Liiketoimintaprosessien automatisointi

Business Process Automation (BPA) on kehittyneiden tekniikoiden käyttö liiketoimintaprosessien automatisoimiseen yksinkertaisen tiedon syöttämisen, tallennuksen ja käsittelyn lisäksi.

Automaatio ei todellakaan ole uusi käsite. Muinaisessa Kreikassa automaatteja käytettiin leluina, suihkulähteinä, varsijousina, portteina ja jopa sotakoneina. Prosessiautomaatio kehittyi kuitenkin liiketoiminnan työkaluksi 1900-luvulla, kun yritykset alkoivat käyttää tietokoneita yksinkertaisten tehtävien ja prosessien suorittamiseen, mikä aloitti älykkään liikkeenjohdon aikakauden.

Nykyään Business Process Automation on siirtynyt tuotannon ja yksinkertaisten arkipäiväisten tehtävien ulkopuolelle ja tunkeutuu liike-elämän eri toimintoihin. Tietoihin perustuvien yritystehtävien älykäs automatisointi on saattanut alkaa 1960-luvulla yrityksen toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönotosta, ja se on nyt kehittynyt sisältämään tekoälyn, IDP:n ja robottiprosessiautomaation.

Mikä on BPA

Liiketoimintaprosessien automatisointi sisältää liiketoiminnan kriittisten ydinprosessien automatisoinnin. Prosessi voi olla niinkin yksinkertainen kuin sähköpostien sieppaaminen ja automaattinen vastaaminen sekä seurantatoimien ajoittaminen, tai se voi kattaa monimutkaisia, monitasoisia organisaation työnkulkuja. A tutkimus McKinsey osoittaa, että vaikka harvat ammatit ovat täysin automatisoitavissa (1 %), 60 prosenttia kaikista ammateista pystyy automatisoimaan vähintään 34 prosenttia tehtävistään / toiminnoistaan.

Liiketoimintaprosessien automatisoinnin edut

Arkipäiväisten toistuvien tehtävien automatisointi voi lisätä toimintojen nopeutta, tarkkuutta ja johdonmukaisuutta. Nämä parantavat liiketoiminnan tehokkuutta ja kannattavuutta.

BPA:n hyödyt organisaatiolle vaihtelevat:

1. Ajansäästö ja nopeammat läpimenoajat: Manuaaliset liiketoimintaprosessit kuluttavat paljon aikaa osastosta ja työn luonteesta riippumatta. Esimerkiksi matalan tason automatisoitavien tehtävien on raportoitu kuluttavan 30 % IT-osastojen ajasta, 47 % AP-osaston ajasta ja 75 % henkilöstö- ja palkkaosaston henkilökunnan ajasta. Tämä johtaa luonnollisesti aikaviiveisiin ja niihin liittyviin rangaistuksiin, joilla on heijastusvaikutus tiimin ja yrityksen tuottavuuteen. Automatisoidut liiketoimintaprosessit voivat auttaa välttämään tällaisia ​​viivästyksiä ja pullonkauloja yrityksen päivittäisessä toiminnassa.
2. Kustannussäästöt: Manuaaliset liiketoimintaprosessit vaativat huomattavaa inhimillistä pääomaa. McKinsey osoitti, että 45 % nykyisistä palkallisista toiminnoista, jotka maksavat 2 biljoonaa dollaria vuosipalkoista, voidaan mahdollisesti automatisoida. Lisäksi ylimääräisten, mahdollisesti automatisoitavien tehtävien manuaalinen suorittaminen heikentää yrityksen tuottavuutta ja alhainen tuottavuus voi maksaa työnantajille noin 1.8 miljardia dollaria vuodessa. Vaikka näyttää siltä, ​​että prosessiautomaation asennuskustannukset voidaan pitää korkeina, toiminnalliset säästöt enemmän kuin korvaavat sen.
3. Virheiden vähentäminen: Manuaaliset tehtävät liittyvät virheisiin, jotka johtuvat uupumuksesta tai huolimattomuudesta vakavampiin ongelmiin, kuten tietämättömyyteen tai apatiaan. Jopa näennäisesti yksinkertaiset tehtävät liittyvät virheisiin, kun ne suoritetaan manuaalisesti – esimerkiksi tietojen manuaaliseen syöttämiseen yksinkertaisiin laskentataulukoihin on osoitettu liittyvän 18–40 prosentin inhimillisiä virheitä. Sanotaan, että ihminen tekee todennäköisesti 10 virhettä jokaisessa 100 vaiheessa tehdessään turhaa työtä.
4. Lisääntynyt keskittyminen strategisiin tehtäviin: Maailmanlaajuinen prosessien automatisointia koskeva tutkimus havaitsi, että keskimääräinen työntekijä viettää yli 3 tuntia päivässä arkipäiväisiin, toistuviin tehtäviin, mikä vähentää keskittymistä arvokkaampiin tehtäviin, joihin liittyy ihmisen strategioita ja suunnittelua organisaation parantamiseksi. . Tietohallintojohtajan raportin mukaan työntekijöiden tuottavuus ja tyytyväisyys lisääntyvät, kun he viettävät aikaa mielenkiintoisiin ja palkitseviin tehtäviinsä, mikä vähentää työntekijöiden vaihtuvuutta ja parantaa työntekijöiden pysyvyyttä.
5. Läpinäkyvyys: Manuaalisia tehtäviä on vaikea seurata. Prosessiautomaatio voi keskittää prosesseja ja lisätä läpinäkyvyyttä kautta linjan samalla kun integroi loogisesti koko organisaation liiketoimintatoiminnot. Liiketoimintaprosessien automaatio asettaa myös turvatoimia ja tiedon jäljitettävyyttä, mikä varmistaa paremman säännösten noudattamisen.
6. Tarkastusvalmius: Automatisoidut liiketoimintaprosessit eivät ainoastaan ​​mahdollista toimintojen standardointia, vaan myös varmistavat liiketoimintaprosessin kaikkien vaiheiden tietueiden ylläpidon, mikä luo kirjausketjun.
7. Tukee laajentumista: Asiakaskunnan ja operatiivisen portfolion laajentuessa manuaalinen liikkeenjohto voi muuttua raskaaksi ja mahdottomaksi. Prosessiautomaatio mahdollistaa kaikkien liiketoimintaprosessien virtaviivaistamisen, mikä mahdollistaa liiketoiminnan skaalaamisen.

Liiketoimintaprosessien automatisoinnin elementit

BPA:ssa on kolme elementtiä:

1. Liiketoimintasäännöt: Nämä ovat yrityksen käytäntöjä, joita noudatetaan sen toiminnassa liiketoimintalogiikan ja toimintavaiheiden kautta. BPA-järjestelmissä liiketoimintasäännöt ovat perusta, jolle automaatiojärjestelmä rakennetaan.
2. Strukturoitu data. Nämä ovat organisoituja tietoja, joilla on merkitystä yrityksen ja sen toiminnan kannalta. Se voi sisältää työntekijäluettelon, lasku- ja myyntitiedot sekä taloustiedot, joihin viitataan usein päivittäisessä toiminnassa. BPA-työkalut hallitsevat ja järjestävät keräämistä ja integroivat nämä tiedot hyödyllisiksi ja tiiviiksi raporteiksi, joita voidaan käyttää tehokkaasti loppupään prosesseihin.
3. Strukturoimaton data: Nämä ovat tietoja, jotka eivät noudata jäsenneltyä muotoa, mutta ovat kuitenkin hyödyllisiä yritykselle. Tällaisia ​​tietoja voivat olla tuotekuvaukset, verkkosivut, arvostelut, sosiaalinen media, sähköpostit jne. ja hyvä BPA hallitsee ja käsittelee näitä tietoja hyvin niin, että niistä on yritykselle hyötyä strategioiden ja suunnittelun kannalta.

Vahva automaatioprosessi yhdistää saumattomasti nämä kolme elementtiä liiketoiminnan sujuvan toiminnan takaamiseksi.

Liiketoiminnan automatisointiprosessien tyypit

Yrityksen tarpeista riippuen voidaan käyttää neljää BPA-tyyppiä:

1. Perusautomaatio sisältää organisaation yksinkertaisten töiden digitalisoinnin ja automatisoinnin ja järjestää kaikki näihin yksinkertaisiin töihin liittyvät tiedot helppokäyttöisiksi. Viestityökalu tai työryhmä, joka koostuu tietyn projektin parissa työskentelevistä työntekijöistä, on esimerkki perusautomaatiosta.
2. Prosessiautomaatio hallitsee tehtäviä, prosesseja ja projekteja. Siinä on myös sisäänrakennetut tarkistuspisteet, hyväksynnät ja päivitykset prosessin/projektin saumattomalle kuljetukselle alusta loppuun. Tämä tarjoaa myös täyden läpinäkyvyyden kaikille liiketoimintaprosessin osallistujille.
3. Integraatioautomaatio on kehittyneempää, koska se korvaa suurelta osin ihmistyöntekijöitä tietyissä toistuvissa tehtävissä; Ihmisen osallistuminen tulee vain sääntöjen asettamiseen ja valvontaan, ja BPA huolehtii työstä selkeiden työnkulkujen mukaisesti. Integraatioautomaatio nähdään usein asiakastukialustoissa, joissa asiakkaiden kommentit/palautteet käsitellään automaattisesti ja luokitellaan/kommentoidaan jatkotoimenpiteitä varten.
4. Tekoälyautomaatio on BPA:n edistynein muoto, jossa tietokoneohjelmistosovellukset tekevät ihmisen kaltaisia ​​päätöksiä. Tekoäly BPA-järjestelmät käsittelevät dataa ja informaatiota tavoilla, joilla ne on koulutettu, jotta ne matkisivat suurelta osin ihmisen toimintaa.

Liiketoimintaprosessiautomaation käyttöalueet yrityksen sisällä

Liiketoimintaprosessien automatisointia voidaan käyttää lähes kaikilla organisaation osastoilla, ja ihmisen toiminnan taso vaihtelee. Jotkut erityiset käyttöalueet ovat:

Ostovelkasovellukset

Yritykset ymmärtävät yhä enemmän yrityksen toiminnan taloudellisten näkökohtien automatisoinnin edut. Tämä on edellyttänyt automatisoinnin käyttöönottoa taloushallinnon työnkulkurakenteissa. Tämä näkyy erityisesti laitoksen toiminnassa Ostovelkojen osasto joka tarjoaa taloudellista, hallinnollista ja toimistotukea yrityksen ostoprosessille. AP-osaston toiminnassa on integroitava saumattomasti AP-osaston eri toiminnot hanki maksuun -prosessi joka kattaa ostotilausten hallinta, toimittajaviestintä, laskujen hallinta, tuotteiden seuranta ja maksaminen. AP-toimintojen automatisointi, kuten laskujen hallinta ja ostotilausten hallinta, voi auttaa organisoimaan hankintaprosessia yrityksissä

Tekoälypohjaiset BPA-työkalut, kuten Nanonets, voivat auttaa AP-tehtävien, kuten laskun hyväksymisen, automatisoinnissa, jotta se olisi vaivaton prosessi.

Hankinta ja hankinta

Teknologia ja automaatio voivat helpottaa saumatonta hankinta- ja hankintatoiminta niiden kyky koota dataa/faktoja/informaatiota/analytiikkaa ja tarjota helpon pääsyn kaikille sidosryhmille. Automatisointi voi varmistaa toimittajasuhteiden jatkuvuuden, tukea analyyttistä päätöksentekoa, tarjota pääsyn tietoihin koko liiketoiminnassa ja toimittajakannassa sekä asettaa strategioita ja ehtoja vastineen rahalle maksimoimiseksi. Automatisointi voi myös varmistaa, että strategisia hankintavalmiuksia voidaan skaalata, jotta estetään viiveet ja viiveet liiketoiminnan tuloksissa.

kirjanpito

Kirjanpitoprosessin automatisointi sisältää digitaalisen tilien täsmäytyksen, talouskirjanpidon ja tilinpäätösten laatimisen minimaalisella ihmisen väliintulolla. Eräitä kirjanpidon automatisointiin liittyviä etuja ovat parempi tietojen eheys, parantunut tehokkuus, tarkastettavuus ja tietueiden ylläpito. Hyvä kirjanpidon automaatioohjelmisto tarjoaa joukon erilaisia ​​toimintoja, jotka ovat päällekkäisiä muiden osastojen kanssa, kuten ostot, ostovelat, palkanlaskenta ja vero-/taloustietojen käsittely.

Human Resources

Henkilöstöresurssit sisältävät paljon paperityötä ja aikaa vieviä prosesseja, jotka voidaan automatisoida. HR BPA voi sisältää työntekijöiden perehdyttämisen hallinnon, palkanlaskennan, ajankäytön ja etuuksien hallinnan automatisoinnin. HR-automaatiojärjestelmät voivat järjestää ja tallentaa tietoja, kuten työntekijäprofiileja, aikatauluja, läsnäolotietoja ja niihin liittyviä tietoja. Palkanlaskentaautomaatio voi poistaa virheet palkanlaskennassa ja ylläpitää palkkakirjanpitoa verotusta varten. Automaattinen arviointijärjestelmä voi auttaa työntekijöitä ja työnantajia arvioimaan suorituksia ja edistämään suoritusten parantamista ja yhteistyötä.

Asiakaspalvelu

Ihmisten osallistumista asiakastukeen ei voida kokonaan poistaa. Prosessiautomaatiolla voidaan kuitenkin säästää aikaa ja kustannuksia yritykselle ja parantaa asiakassuhteita. McKinsey raportoi, että automaation käyttö asiakaskokemuksen parantamiseen voi säästää jopa 40 % palvelukustannuksissa. Automaatio voi mahdollistaa 24 × 7 -asiakastuen; Ympärivuorokautinen asiakastuki manuaalisessa toiminnassa edellyttää rekrytointia lisää vuorotyöhön. Lisäksi asiakaspalvelun automaatio voi auttaa yhdistämään ja järjestämään asiakkaiden huolenaiheita tuotteiden parantamiseksi ja brändin rakentamiseksi. Asiakaspalvelun automatisoinnilla voidaan palvella myös nuorempia asiakkaita, jotka haluavat asiakastuen digitaalista kanavaa.

Myynti/CRM-prosessi

Myynnin automaatio voi alentaa myynnin kustannuksia tavoittamalla asiakkaat paremmin myyntisuppilossa. Se voi helpottaa myyntiprosessia myyntitiimien, kumppaneiden, jakelukanavien ja asiakkaiden välillä ja helpottaa tehtäviä, kuten yhteystietojen päivittämistä, kalenterien hallintaa ja käsittelymahdollisuuksia. Toiminnot, kuten puhelujen kirjaaminen, arkistointi ja kanavanvaihdot, voidaan automatisoida ajan säästämiseksi. Todellakin, McKinsey raportit että kolmannes myynnin ja myyntitoiminnan tehtävistä on automatisoitavissa, mikä tekee myynnistä yhden automaatiopotentiaalin lupaavimpia toimintoja. Raportin mukaan myynnin automatisointi voisi johtaa "10-15 prosentin kokonaiskustannusten alenemiseen ja tilauksen käsittelyajan lyhenemiseen - vahvistetusta tilauksesta vahvistettuun toimitukseen - kahdesta tai kolmesta päivästä yhteen tai kahteen tuntiin".

Sosiaalisen median hallinta

Yrityksen sosiaalisen median sisällön prosessiautomaatio voi optimoida sosiaalista vuorovaikutusta yleisön kanssa ja siten tuoda asiakkaita ja säilyttää vanhoja. Sosiaalisen median automatisointiin voi kuulua sosiaalisten viestien ajoittaminen etukäteen tai suosittujen artikkelien uudelleenjulkaiseminen ajoittain, jotta saadaan lisää vetoa ja rakentaa brändiä. Sosiaalisen median hallintatehtävien automatisointi voi siirtää aikaa ja resursseja muille markkinoinnin osa-alueille, jotka edellyttävät ihmisen osallistumista, kuten budjetointiin ja strategioihin.

Liiketoimintaprosessiautomaatiojärjestelmän käyttöönotto

BPA-järjestelmän käyttöönotto organisaatiossa alkaa yrityksen liiketoimintaprosessien arvioinnista ja automaatiomahdollisuuksien ja -alueiden tunnistamisesta. BPA-työkalun valinta riippuu seuraavista tekijöistä:

• Vaadittava automaatiotaso:. Jokaisella yrityksellä on omat vaatimukset ja tyylinsä ostoprosessin suhteen. Ohjelmiston kykyä sisällyttää yrityksen käytäntöjä ja käytäntöjä tulee arvioida. Muutamia hyödyllisiä kysymyksiä yrityksen tarpeiden arvioimiseksi ovat:
  Miten BPM-järjestelmä mukautuu yrityksesi yleisiin sääntöihin ja logistiikkaan?
  Mitkä ovat valitun BPM:n avainroolit ja kuka ne hoitaa?
  Sopiiko BPM organisaation yleiseen kulttuuriin?
• Budjetti: Prosessiautomaatiojärjestelmän perustamiseen sijoitettava rahamäärä riippuu liiketoiminnan laajuudesta, tuloksesta ja yrityksen investointipotentiaalista
• Helppokäyttöisyys: Jopa edistyneissä prosessiautomaatiojärjestelmissä tarvitaan tietty määrä ihmisen toimenpiteitä asennuksen ja toteutuksen aikana. Ohjelmistoa käyttävien työntekijöiden taitotaso päättää, kuinka käyttäjäystävällinen ohjelmiston käyttöliittymän tulee olla ja kuinka paljon teknistä tukea kehittäjältä vaaditaan. Myös koulutuksen ja teknisen tuen tarve on otettava huomioon ennen tarkoitukseen oikean työkalun valintaa.
• Hajauttamisen ja yhteistyön laajuus: Suurin osa suurten yritysten osastoja/tiimejä/yksiköitä ovat toiminnassaan yhteydessä toisiinsa. Automaatioprosessissa käytettävän ohjelmistotyökalun on pystyttävä tarjoamaan pääsy eri tasoilla ja mahdollistamaan helppo yhteistyö kaikkien osallistujien kesken. On myös säädettävä eritasoisten hyväksyntöjen sisällyttämisestä prosessiin.
• Integrointi yrityksen muihin järjestelmiin: BPA-työkalun tulee integroitua muihin yrityksessä käytössä oleviin järjestelmiin, kuten kirjanpidon hallintatyökaluihin. Itsenäiset prosessiautomaatiotyökalut, jotka eivät integroidu yrityksessä käytettäviin digitaalisiin työkaluihin, johtaisivat tietojen huonoon hallintaan ja ajanhukkaan.

Yksi suurimmista haasteista BPM-järjestelmien käyttöönotossa on automaation työnkulkujen suunnittelu. Kun automatisoitavat prosessit on tunnistettu, prosessin jokainen vaihe on määriteltävä selkeästi, jotta prosessit voidaan täysin automatisoida tehokkaasti. Lisäksi prosessiautomaatio tulee toteuttaa vaiheittain, jotta se voidaan testata perusteellisesti ennen integrointia koko liiketoimintaan. Jatkuva valvonta on myös välttämätöntä – aseta ja unohda ei ole vaihtoehto ja valvonnan puute voi johtaa toimintojen vanhentumiseen.

Noutoateria

Liiketoimintaprosessiautomaatiosta on nopeasti tulossa tärkeä työkalu, joka auttaa yrityksiä hallitsemaan toimintaansa ja kasvamaan. Automatisoitujen prosessien edut, kuten prosessien suurempi läpinäkyvyys, alemmat kustannukset, parantunut työntekijöiden tuottavuus ja asiakastyytyväisyys, tekevät niistä ihanteellisia yrityksille, jotka haluavat laajentaa liiketoimintaansa ja tulostaan. BPA:ta ei enää pidetä uhkana ihmisten työllisyydelle, vaan sitä pidetään synergistisenä työkaluna, jonka avulla työntekijät voivat keskittyä vähemmän arkipäiväisiin, arvokkaampiin tehtäviin, kuten liiketoiminnan kehittämiseen ja muihin toimintoihin, jotka lisäävät yrityksen arvoa.

Lähde: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/