Elimine los cuellos de botella de aprobación manual con nuestra plantilla de flujo de trabajo de aprobación sin código. Brinde a su equipo una idea clara de lo que debe aprobarse, cuándo y cómo, para que ninguna aprobación se quede estancada en el proceso por mucho tiempo.
¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación?
Un flujo de trabajo de aprobación es un conjunto de pasos por los que debe pasar un documento o una tarea antes de que pueda aprobarse y completarse. Los pasos en un flujo de trabajo de aprobación generalmente se configuran para garantizar que el documento o la tarea sea revisado y verificado por las personas adecuadas y que cualquier problema o problema se detecte y aborde antes de finalizar el documento o la tarea.
¿Por qué es importante un proceso de flujo de trabajo de aprobación?
As an organization grows, the number of tasks that need to be reviewed increases. This task which could've been done over email now needs a proper structure.
Los flujos de trabajo de aprobación ayudan a las empresas a monitorear el flujo de aprobaciones para mantener la canalización de tareas en movimiento. Aquí hay algunas razones por las que un proceso de flujo de trabajo de aprobación es esencial para las empresas:
- Garantiza que las tareas se supervisen y se realicen correctamente.
- Se asegura de que los pequeños detalles no se pasen por alto.
- Permite que diferentes personas o grupos revisen y aprueben un documento o tarea a tiempo.
- Permite realizar un seguimiento del progreso del documento o tarea a través del proceso de aprobación.
- Ayuda a detectar y abordar cualquier problema o problema antes de finalizar el documento o la tarea.
- Mejora la comunicación y colaboración entre las diferentes personas o colectivos implicados en el proceso.
- Mejora la eficiencia organizacional general y la rendición de cuentas.
Acerca de la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets
¿Sus proyectos se retrasan porque uno de los revisores se olvidó de proporcionarle las aprobaciones requeridas?
Es hora de cambiar esto.
Automatice y mejore la visibilidad de todo el proceso de aprobación mediante una plantilla de flujo de trabajo de aprobación automatizada. Asegúrese de que todas las partes interesadas estén actualizadas sobre los documentos entrantes, mejore la responsabilidad y reduzca drásticamente el tiempo para procesar sus aprobaciones.
¿Cómo usar la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets?
Para usar la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets, iniciar sesión a su cuenta de Nanonets o cree una cuenta gratis si aún no lo has hecho
Veamos cómo podemos crear un aprobación de factura flujo de trabajo en Nanonets.
Paso 1: Cree un modelo OCR.
Continúe y seleccione el factura OCR modelo.
Una vez que haya abierto el modelo, cargue una factura de su elección. Ver todos los datos extraídos. Usaremos los datos extraídos para activar el flujo de trabajo de aprobación.
Paso 2: Cree un flujo de trabajo de aprobación de facturas.
Configure el flujo de trabajo de las facturas haciendo clic en el banner y seleccionando flujo de trabajo desde el menú de la izquierda.
Paso 3: Agregar parámetros de flujo de trabajo
Desplácese hacia abajo para ver el módulo de aprobación en el flujo de trabajo.
Aquí puede hacer lo siguiente:
Agregar revisores
Agregue revisores que recibirán archivos marcados en sus bandejas de entrada para revisión manual.
Reglas de actualización
Defina las condiciones para marcar o seleccionar un archivo para revisión manual.
Agrega varias etapas.
¿Necesita más que un solo cheque? Agregue múltiples etapas y reglas para una revisión exhaustiva.
Automatización
Una vez hecho esto, Nanonets ejecutará todas las reglas para cada documento en piloto automático.
Veamos algunos casos de uso
- Compruebe si las fechas son válidas: Si queremos verificar si son correctos, así es como puede hacerlo.
2. Verifique los detalles del proveedor: Si desea verificar los nombres de los proveedores comparándolos en su base de datos existente, puede hacerlo utilizando las siguientes condiciones.
Marque las facturas con un monto en particular: Si desea marcar facturas con un monto total inferior a 5000, así es como puede hacerlo.
Los flujos de trabajo de aprobación son sencillos de configurar en Nanonets. Si tiene algún problema, nuestro equipo está aquí para ayudarlo.
Rcada uno a nuestro equipo para configurar flujos de trabajo de aprobación personalizados o probarlos usted mismo.
Beneficios de usar la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets
Las aprobaciones pendientes pueden tener un efecto dominó en los plazos de los proyectos. Como empresa, le gustaría optimizar los procesos de aprobación para acelerar los plazos de los proyectos y generar un impacto en los ingresos.
Con la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets, puede
- Configure un proceso de aprobación automatizado en minutos.
- Cree flujos de trabajo de aprobación con 0 errores
- Mejore la responsabilidad financiera con estados de aprobación en tiempo real
- Elimine los cuellos de botella de aprobación con Automatización Inteligente.
¿Por qué Nanonets para flujos de trabajo de aprobación?
Nanonets es un sistema inteligente basado en IA software de automatización de documentos que le permite automatizar los procesos de aprobación de documentos con flujos de trabajo basados en reglas sin código.
Nanonets tiene una amplia gama de herramientas como flujos de trabajo automatizados, verificación de documentos, Emparejamiento de 3 víasy API de OCR, junto con opciones de servicios como capacitación personalizada, anotadores, soporte 24 horas al día, 7 días a la semana y un prueba gratisl.
Automatización inteligente en unos pocos clics
Automatiza la aprobación manual con flujos de trabajo sin código.
24x7 Soporte
Obtenga asistencia de migración completa, soporte las XNUMX horas, un equipo de éxito del cliente dedicado y más con Nanonets.
Plataforma sin código
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Asistencia migratoria gratuita
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¿Cuáles son los diferentes tipos de flujo de trabajo de aprobación?
Los flujos de trabajo de aprobación son importantes para que una organización funcione mejor y sea más productiva. Ahorran tiempo y reducen los errores. Los flujos de trabajo de aprobación garantizan que las personas de la empresa y las personas importantes a cargo acuerden las cosas antes de ponerlas en acción. Hay diferentes tipos de flujos de trabajo de aprobación que las organizaciones pueden usar.
Proceso de flujo de trabajo
Process Workflow is the most common type of workflow. It is good when a project's tasks are the same every time. This kind of workflow helps make the way to finish the project clear. An example is a Document Management Workflow which helps organizations process papers.
Flujo de trabajo del proyecto
Project Workflow is good when the project's goal is clear, but the way to get there may not be. This kind of workflow helps make the way to finish the project clear. An example is a Finance Management Workflow, which helps organizations manage money.
Flujo de trabajo de casos
El flujo de trabajo de casos también se denomina flujo de trabajo de investigación. Esto es bueno cuando el objetivo es claro, pero la forma de llegar no lo es. Un ejemplo de esto es un flujo de trabajo de recompensa monetaria. Este flujo de trabajo ayuda a determinar si alguien debe recibir una recompensa y cuánto debe recibir. Pasa por diferentes niveles para su aprobación. Si todos están de acuerdo, la persona recibe la recompensa. Si alguien no está de acuerdo, no se da la recompensa.
Cree cualquier tipo de flujo de trabajo de aprobación con Nanonets. Crea una cuenta nueva or comuníquese con nuestro equipo de expertos para configurar sus flujos de trabajo.
Mejores prácticas para flujos de trabajo de aprobación
Cualquier empresa, con la ayuda de los flujos de trabajo de aprobación, puede aumentar sus ganancias y ayudar a reducir el tiempo y el esfuerzo, que a su vez pueden utilizarse para hacer algo productivo. Además, puede facilitar todo el proceso de aprobación para la empresa y los equipos pueden trabajar de manera más productiva y flexible. A continuación se presentan algunas de las mejores prácticas a seguir cuando se utiliza un flujo de trabajo de aprobación.
- Determinar los aprobadores para cada equipo.
- Transmisión de aprobaciones de varias etapas con la ayuda de plantillas de flujo de trabajo automatizadas.
- Identificación de redundancias en los flujos de trabajo para un procedimiento de aprobación optimizado.
- Prepararse para retrasos y situaciones de cuello de botella al asignar tareas.
- Asegurarse de que cada miembro del equipo tenga los recursos necesarios para finalizar las tareas.
Cinco desafíos clave de un flujo de trabajo de aprobación manual
Requiere mucho tiempo
El trabajo de aprobación puede tomar mucho tiempo si se hace a mano. Puede ser agotador y cometer errores. pero con aprobación software de automatización de flujo de trabajo, se puede hacer rápidamente sin perder tiempo y esfuerzo. Esto ayuda a los empleados a tener más tiempo para hacer cosas importantes para la empresa.
Resultado en retrasos
In the manual approval process, email takes the members' approval. It could be lengthy as you'd have to wait for the person to respond; if he doesn't, you need to send the email again, which leads to added delays.
Reduce la transparencia
It is hard to determine the bottleneck in a manual approval process. With the approval workflow template, you can make the entire process transparent for everyone in the organization. Moreover, approval workflow with customizable dashboards helps you track the approval workflows, increasing the company's combination and productivity.
Las tareas repetitivas pueden ser contraproducentes
Entering manual data could be a repetitive and tedious task, and this could result in errors. In addition, handling many physical documents could be time consuming, increasing the chances of mistakes, which could be bad for the company's growth. Approval workflow processes can help to reduce these errors and stressful issues for employees, giving them time to engage in something productive for the company.
Cambie de procesos de aprobación manuales a flujos de trabajo de aprobación automatizados con Nanonets. ¡Configure flujos de trabajo de aprobación en 5 minutos!
Preguntas Frecuentes
¿Qué es la automatización de aprobación?
La automatización de la aprobación es un proceso en el que el trabajo del proyecto se envía a uno o más niveles para su rechazo o aprobación. Este proceso ayuda a mejorar la comunicación, promueve la flexibilidad y reduce el tiempo, el esfuerzo y las posibilidades de errores que hacen que la organización prospere.
¿Cómo se crea una matriz de aprobación?
To create an approval matrix, it is essential to formulate the hierarchy of approvers. For example, the VP of Finance is placed at the top tier, and direct team managers come into the scene. Most probably, this hierarchy is based on the organization's structure.
¿Por qué son críticos los flujos de trabajo de aprobación?
Approval workflows are essential for any organization because it helps to reduce the time and effort of employees doing the approval process manually. It also reduces the chances of any reports, enhancing the company's productivity.
¿Cuáles son los pasos para usar la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets?
Una vez que haya iniciado sesión, puede agregar un flujo de trabajo de aprobación a sus modelos de OCR de documentos.
- Para agregar un flujo de trabajo de aprobación, vaya a FLUJO DE TRABAJO > Aprobaciones
- Verá un módulo como este donde "Comprobaciones generales" y "Verificación del proveedor" son etapas de revisión diferentes.
- En cada etapa de revisión, puede agregar lo siguiente
- Tipos de revisión
- Los revisores
- Reglas para marcar archivos
- Puede agregar las siguientes condiciones bajo las reglas para marcar archivos:
- Es una fecha válida: Comprueba si la cadena es uno de los formatos de fecha aceptados
- no es una fecha futura: Comprobar si la fecha es posterior a la fecha actual
- Largancia de contenido: Comprueba el número de caracteres en un campo
- Es puntuación >=: La puntuación de confianza de los controles es superior al valor especificado
- Bases de datos de coincidencias: Busca un valor capturado en su base de datos o ERP (coincidencia de 2 o 3 vías)
- Coincide con el campo: Debe coincidir con otro campo capturado en la factura
- Secuencia de comandos de Python: Crea tu propia regla personalizada con Python
¿Qué es un ejemplo de flujo de trabajo de aprobación?
Let's explain the approval workflow process with the ejemplo de aprobacion de presupuesto. While drafting an organization's budget, it is necessary to pass it to numerous levels for changes and approvals. Budget is an essential part of an organization to function smoothly as it keeps track of how much money is spent and received, showing the company's profit at the end. As the approval procedure is multi-tiered and requires several approvals for every tier but with the help of approval workflow, they could complete this process quickly.
Un software de gestión del flujo de trabajo de aprobación crea y envía los formularios para modificaciones y aprobación a todos los miembros de la empresa. A la larga, esto reduce el tiempo, el esfuerzo y la posibilidad de errores al establecer la transparencia en el proceso de elaboración del presupuesto. Además, generan automáticamente documentos, formularios, hojas y datos y los envían por correo electrónico o cualquier otra fuente registrada por la empresa para su aprobación, por lo que es un proceso flexible.
¿Cuáles son los diferentes elementos del proceso de flujo de trabajo de aprobación?
Toda empresa necesita un proceso de aprobación para que la organización funcione correctamente. Lo necesitan para diversas operaciones como facturación, descuentos, procesos de facturación, etc. Un mejor flujo de trabajo de aprobación realiza mejores funciones que permiten que la organización funcione sin problemas. Los flujos de trabajo de aprobación son únicos, pero algunos elementos comunes están disponibles en todos los flujos de trabajo de aprobación. Ellos son.
Sumisión
El proceso de envío es necesario para el funcionamiento de un flujo de trabajo de aprobación. Los miembros del personal deben enviar los datos, como documentos, para iniciar el proceso de flujo de trabajo. Los diferentes proyectos requieren datos diferentes, pero todos ellos requieren el envío de datos en primer lugar.
Lista de tareas
El desglose de los objetivos de nivel superior en pasos más refinados es el trabajo de una lista de tareas. Esto se hace para que los miembros del personal sean conscientes de su trabajo y del equipo en su conjunto.
Niveles de permiso
The function of permission levels is to allocate the level of authority for every member of the organization. The whole objective of administering authority is that the company's operations should be performed smoothly. It also enables the management to give the power to reject and approve the data.
Aprobadores
Todo el proceso de aprobación depende de quién aprobará el trabajo. Los aprobadores ayudan a la empresa a dividir el trabajo de aprobación entre cada miembro para que quién apruebe qué datos. Resulta ser un proceso de aprobación de varios niveles que ayuda a mantener la flexibilidad en la organización.
Condiciones de aprobación
Como sugiere el nombre, las condiciones de aprobación eliminan algunos estándares por los cuales se rechaza o aprueba una presentación. Los estándares se definen según la tarea para cada proyecto. Por ejemplo, en el flujo de trabajo de aprobación de diseño gráfico, las condiciones de aprobación podrían ser diseño y calidad únicos.
Alertas y notificaciones
Este es uno de los elementos esenciales del flujo de trabajo de aprobación, ya que las actualizaciones son necesarias para que el equipo pueda mantenerse al día con la tarea. Además, las notificaciones de rechazo y aprobación pueden ayudar a los miembros del personal a trabajar en ellas inmediatamente para pasar al siguiente nivel. Permite que la empresa funcione sin problemas y aumente la productividad.
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