Elimine los cuellos de botella de aprobación manual con nuestra plantilla de flujo de trabajo de aprobación sin código. Brinde a su equipo una idea clara de lo que debe aprobarse, cuándo y cómo, para que ninguna aprobación se quede estancada en el proceso por mucho tiempo.
¿Qué es un flujo de trabajo de aprobación?
Un flujo de trabajo de aprobación es un conjunto de pasos por los que debe pasar un documento o una tarea antes de que pueda aprobarse y completarse. Los pasos en un flujo de trabajo de aprobación generalmente se configuran para garantizar que el documento o la tarea sea revisado y verificado por las personas adecuadas y que cualquier problema o problema se detecte y aborde antes de finalizar el documento o la tarea.
¿Por qué es importante un proceso de flujo de trabajo de aprobación?
A medida que crece una organización, aumenta el número de tareas que deben revisarse. Esta tarea que podría haberse hecho por correo electrónico ahora necesita una estructura adecuada.
Los flujos de trabajo de aprobación ayudan a las empresas a monitorear el flujo de aprobaciones para mantener la canalización de tareas en movimiento. Aquí hay algunas razones por las que un proceso de flujo de trabajo de aprobación es esencial para las empresas:
- Garantiza que las tareas se supervisen y se realicen correctamente.
- Se asegura de que los pequeños detalles no se pasen por alto.
- Permite que diferentes personas o grupos revisen y aprueben un documento o tarea a tiempo.
- Permite realizar un seguimiento del progreso del documento o tarea a través del proceso de aprobación.
- Ayuda a detectar y abordar cualquier problema o problema antes de finalizar el documento o la tarea.
- Mejora la comunicación y colaboración entre las diferentes personas o colectivos implicados en el proceso.
- Mejora la eficiencia organizacional general y la rendición de cuentas.
Acerca de la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets
¿Sus proyectos se retrasan porque uno de los revisores se olvidó de proporcionarle las aprobaciones requeridas?
Es hora de cambiar esto.
Automatice y mejore la visibilidad de todo el proceso de aprobación mediante una plantilla de flujo de trabajo de aprobación automatizada. Asegúrese de que todas las partes interesadas estén actualizadas sobre los documentos entrantes, mejore la responsabilidad y reduzca drásticamente el tiempo para procesar sus aprobaciones.
¿Cómo usar la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets?
Para usar la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets, iniciar sesión a su cuenta de Nanonets o cree una cuenta gratis si aún no lo has hecho
Veamos cómo podemos crear un aprobación de factura flujo de trabajo en Nanonets.
Paso 1: Cree un modelo OCR.
Continúe y seleccione el factura OCR modelo.
Una vez que haya abierto el modelo, cargue una factura de su elección. Ver todos los datos extraídos. Usaremos los datos extraídos para activar el flujo de trabajo de aprobación.
Paso 2: Cree un flujo de trabajo de aprobación de facturas.
Configure el flujo de trabajo de las facturas haciendo clic en el banner y seleccionando flujo de trabajo desde el menú de la izquierda.
Paso 3: Agregar parámetros de flujo de trabajo
Desplácese hacia abajo para ver el módulo de aprobación en el flujo de trabajo.
Aquí puede hacer lo siguiente:
Agregar revisores
Agregue revisores que recibirán archivos marcados en sus bandejas de entrada para revisión manual.
Reglas de actualización
Defina las condiciones para marcar o seleccionar un archivo para revisión manual.
Agrega varias etapas.
¿Necesita más que un solo cheque? Agregue múltiples etapas y reglas para una revisión exhaustiva.
Automatización
Una vez hecho esto, Nanonets ejecutará todas las reglas para cada documento en piloto automático.
Veamos algunos casos de uso
- Compruebe si las fechas son válidas: Si queremos verificar si son correctos, así es como puede hacerlo.
2. Verifique los detalles del proveedor: Si desea verificar los nombres de los proveedores comparándolos en su base de datos existente, puede hacerlo utilizando las siguientes condiciones.
Marque las facturas con un monto en particular: Si desea marcar facturas con un monto total inferior a 5000, así es como puede hacerlo.
Los flujos de trabajo de aprobación son sencillos de configurar en Nanonets. Si tiene algún problema, nuestro equipo está aquí para ayudarlo.
Rcada uno a nuestro equipo para configurar flujos de trabajo de aprobación personalizados o probarlos usted mismo.
Beneficios de usar la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets
Las aprobaciones pendientes pueden tener un efecto dominó en los plazos de los proyectos. Como empresa, le gustaría optimizar los procesos de aprobación para acelerar los plazos de los proyectos y generar un impacto en los ingresos.
Con la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets, puede
- Configure un proceso de aprobación automatizado en minutos.
- Cree flujos de trabajo de aprobación con 0 errores
- Mejore la responsabilidad financiera con estados de aprobación en tiempo real
- Elimine los cuellos de botella de aprobación con Automatización Inteligente.
¿Por qué Nanonets para flujos de trabajo de aprobación?
Nanonets es un sistema inteligente basado en IA software de automatización de documentos que le permite automatizar los procesos de aprobación de documentos con flujos de trabajo basados en reglas sin código.
Nanonets tiene una amplia gama de herramientas como flujos de trabajo automatizados, verificación de documentos, Emparejamiento de 3 víasy API de OCR, junto con opciones de servicio como capacitación personalizada, anotadores, soporte 24 × 7 y un prueba gratisl.
Automatización inteligente en unos pocos clics
Automatiza la aprobación manual con flujos de trabajo sin código.
Soporte 24 × 7
Obtenga asistencia de migración completa, soporte las XNUMX horas, un equipo de éxito del cliente dedicado y más con Nanonets.
Plataforma sin código
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¿Planea cambiar a Nanonets? Nuestro equipo de expertos lo ayudará a configurar una cuenta y hacer que sus flujos de trabajo funcionen de la manera que desee.
Automatice las aprobaciones con unos pocos clics. Utilice la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets de forma gratuita.
Potencie sus flujos de trabajo de aprobación
Automatice sus flujos de trabajo de aprobación sin código plataforma de automatización inteligente. Optimice el rendimiento de su negocio, ahorre costos e impulse el crecimiento con Nanonets.
Póngase en contacto con nuestros expertos en automatizacióno crear un flujo de trabajo de aprobación usted mismo.
¿Cuáles son los diferentes tipos de flujo de trabajo de aprobación?
Los flujos de trabajo de aprobación son importantes para que una organización funcione mejor y sea más productiva. Ahorran tiempo y reducen los errores. Los flujos de trabajo de aprobación garantizan que las personas de la empresa y las personas importantes a cargo acuerden las cosas antes de ponerlas en acción. Hay diferentes tipos de flujos de trabajo de aprobación que las organizaciones pueden usar.
Proceso de flujo de trabajo
Process Workflow es el tipo de flujo de trabajo más común. Es bueno cuando las tareas de un proyecto son siempre las mismas. Este tipo de flujo de trabajo ayuda a aclarar el camino para terminar el proyecto. Un ejemplo es un flujo de trabajo de gestión de documentos que ayuda a las organizaciones a procesar documentos.
Flujo de trabajo del proyecto
El flujo de trabajo del proyecto es bueno cuando el objetivo del proyecto es claro, pero la forma de llegar a él puede no serlo. Este tipo de flujo de trabajo ayuda a aclarar el camino para terminar el proyecto. Un ejemplo es un flujo de trabajo de gestión financiera, que ayuda a las organizaciones a gestionar el dinero.
Flujo de trabajo de casos
El flujo de trabajo de casos también se denomina flujo de trabajo de investigación. Esto es bueno cuando el objetivo es claro, pero la forma de llegar no lo es. Un ejemplo de esto es un flujo de trabajo de recompensa monetaria. Este flujo de trabajo ayuda a determinar si alguien debe recibir una recompensa y cuánto debe recibir. Pasa por diferentes niveles para su aprobación. Si todos están de acuerdo, la persona recibe la recompensa. Si alguien no está de acuerdo, no se da la recompensa.
Cree cualquier tipo de flujo de trabajo de aprobación con Nanonets. Crea una cuenta nueva or comuníquese con nuestro equipo de expertos para configurar sus flujos de trabajo.
Mejores prácticas para flujos de trabajo de aprobación
Cualquier empresa, con la ayuda de los flujos de trabajo de aprobación, puede aumentar sus ganancias y ayudar a reducir el tiempo y el esfuerzo, que a su vez pueden utilizarse para hacer algo productivo. Además, puede facilitar todo el proceso de aprobación para la empresa y los equipos pueden trabajar de manera más productiva y flexible. A continuación se presentan algunas de las mejores prácticas a seguir cuando se utiliza un flujo de trabajo de aprobación.
- Determinar los aprobadores para cada equipo.
- Transmisión de aprobaciones de varias etapas con la ayuda de plantillas de flujo de trabajo automatizadas.
- Identificación de redundancias en los flujos de trabajo para un procedimiento de aprobación optimizado.
- Prepararse para retrasos y situaciones de cuello de botella al asignar tareas.
- Asegurarse de que cada miembro del equipo tenga los recursos necesarios para finalizar las tareas.
Cinco desafíos clave de un flujo de trabajo de aprobación manual
Requiere mucho tiempo
El trabajo de aprobación puede tomar mucho tiempo si se hace a mano. Puede ser agotador y cometer errores. pero con aprobación software de automatización de flujo de trabajo, se puede hacer rápidamente sin perder tiempo y esfuerzo. Esto ayuda a los empleados a tener más tiempo para hacer cosas importantes para la empresa.
Resultado en retrasos
En el proceso de aprobación manual, el correo electrónico toma la aprobación de los miembros. Podría llevar mucho tiempo, ya que tendría que esperar a que la persona responda; si no lo hace, debe enviar el correo electrónico nuevamente, lo que genera demoras adicionales.
Reduce la transparencia
Es difícil determinar el cuello de botella en un proceso de aprobación manual. Con la plantilla de flujo de trabajo de aprobación, puede hacer que todo el proceso sea transparente para todos en la organización. Además, el flujo de trabajo de aprobación con paneles personalizables lo ayuda a realizar un seguimiento de los flujos de trabajo de aprobación, lo que aumenta la combinación y la productividad de la empresa.
Las tareas repetitivas pueden ser contraproducentes
La introducción manual de datos puede ser una tarea repetitiva y tediosa, y esto puede dar lugar a errores. Además, el manejo de muchos documentos físicos puede llevar mucho tiempo, lo que aumenta las posibilidades de cometer errores, lo que podría ser perjudicial para el crecimiento de la empresa. Los procesos de flujo de trabajo de aprobación pueden ayudar a reducir estos errores y problemas estresantes para los empleados, dándoles tiempo para participar en algo productivo para la empresa.
Cambie de procesos de aprobación manuales a flujos de trabajo de aprobación automatizados con Nanonets. ¡Configure flujos de trabajo de aprobación en 5 minutos!
Preguntas Frecuentes
¿Qué es la automatización de aprobación?
La automatización de la aprobación es un proceso en el que el trabajo del proyecto se envía a uno o más niveles para su rechazo o aprobación. Este proceso ayuda a mejorar la comunicación, promueve la flexibilidad y reduce el tiempo, el esfuerzo y las posibilidades de errores que hacen que la organización prospere.
¿Cómo se crea una matriz de aprobación?
Para crear una matriz de aprobación, es esencial formular la jerarquía de aprobadores. Por ejemplo, el vicepresidente de finanzas se coloca en el nivel superior y los gerentes directos del equipo entran en escena. Lo más probable es que esta jerarquía se base en la estructura de la organización.
¿Por qué son críticos los flujos de trabajo de aprobación?
Los flujos de trabajo de aprobación son esenciales para cualquier organización porque ayudan a reducir el tiempo y el esfuerzo de los empleados que realizan el proceso de aprobación manualmente. También reduce las posibilidades de cualquier informe, mejorando la productividad de la empresa.
¿Cuáles son los pasos para usar la plantilla de flujo de trabajo de aprobación de Nanonets?
Una vez que haya iniciado sesión, puede agregar un flujo de trabajo de aprobación a sus modelos de OCR de documentos.
- Para agregar un flujo de trabajo de aprobación, vaya a FLUJO DE TRABAJO > Aprobaciones
- Verá un módulo como este donde "Comprobaciones generales" y "Verificación del proveedor" son etapas de revisión diferentes.
- En cada etapa de revisión, puede agregar lo siguiente
- Tipos de revisión
- Los revisores
- Reglas para marcar archivos
- Puede agregar las siguientes condiciones bajo las reglas para marcar archivos:
- Es una fecha válida: Comprueba si la cadena es uno de los formatos de fecha aceptados
- no es una fecha futura: Comprobar si la fecha es posterior a la fecha actual
- Largancia de contenido: Comprueba el número de caracteres en un campo
- Es puntuación >=: La puntuación de confianza de los controles es superior al valor especificado
- Bases de datos de coincidencias: Busca un valor capturado en su base de datos o ERP (coincidencia de 2 o 3 vías)
- Coincide con el campo: Debe coincidir con otro campo capturado en la factura
- Secuencia de comandos de Python: Crea tu propia regla personalizada con Python
¿Qué es un ejemplo de flujo de trabajo de aprobación?
Expliquemos el proceso de flujo de trabajo de aprobación con el ejemplo de aprobacion de presupuesto. Al redactar el presupuesto de una organización, es necesario pasarlo a numerosos niveles para cambios y aprobaciones. El presupuesto es una parte esencial para que una organización funcione sin problemas, ya que realiza un seguimiento de cuánto dinero se gasta y se recibe, y muestra las ganancias de la empresa al final. Como el procedimiento de aprobación tiene varios niveles y requiere varias aprobaciones para cada nivel, pero con la ayuda del flujo de trabajo de aprobación, podrían completar este proceso rápidamente.
Un software de gestión del flujo de trabajo de aprobación crea y envía los formularios para modificaciones y aprobación a todos los miembros de la empresa. A la larga, esto reduce el tiempo, el esfuerzo y la posibilidad de errores al establecer la transparencia en el proceso de elaboración del presupuesto. Además, generan automáticamente documentos, formularios, hojas y datos y los envían por correo electrónico o cualquier otra fuente registrada por la empresa para su aprobación, por lo que es un proceso flexible.
¿Cuáles son los diferentes elementos del proceso de flujo de trabajo de aprobación?
Toda empresa necesita un proceso de aprobación para que la organización funcione correctamente. Lo necesitan para diversas operaciones como facturación, descuentos, procesos de facturación, etc. Un mejor flujo de trabajo de aprobación realiza mejores funciones que permiten que la organización funcione sin problemas. Los flujos de trabajo de aprobación son únicos, pero algunos elementos comunes están disponibles en todos los flujos de trabajo de aprobación. Ellos son.
Sumisión
El proceso de envío es necesario para el funcionamiento de un flujo de trabajo de aprobación. Los miembros del personal deben enviar los datos, como documentos, para iniciar el proceso de flujo de trabajo. Los diferentes proyectos requieren datos diferentes, pero todos ellos requieren el envío de datos en primer lugar.
Lista de tareas
El desglose de los objetivos de nivel superior en pasos más refinados es el trabajo de una lista de tareas. Esto se hace para que los miembros del personal sean conscientes de su trabajo y del equipo en su conjunto.
Niveles de permiso
La función de los niveles de permiso es asignar el nivel de autoridad para cada miembro de la organización. Todo el objetivo de la autoridad administradora es que las operaciones de la empresa se realicen sin contratiempos. También permite que la gerencia otorgue el poder de rechazar y aprobar los datos.
Aprobadores
Todo el proceso de aprobación depende de quién aprobará el trabajo. Los aprobadores ayudan a la empresa a dividir el trabajo de aprobación entre cada miembro para que quién apruebe qué datos. Resulta ser un proceso de aprobación de varios niveles que ayuda a mantener la flexibilidad en la organización.
Condiciones de aprobación
Como sugiere el nombre, las condiciones de aprobación eliminan algunos estándares por los cuales se rechaza o aprueba una presentación. Los estándares se definen según la tarea para cada proyecto. Por ejemplo, en el flujo de trabajo de aprobación de diseño gráfico, las condiciones de aprobación podrían ser diseño y calidad únicos.
Alertas y notificaciones
Este es uno de los elementos esenciales del flujo de trabajo de aprobación, ya que las actualizaciones son necesarias para que el equipo pueda mantenerse al día con la tarea. Además, las notificaciones de rechazo y aprobación pueden ayudar a los miembros del personal a trabajar en ellas inmediatamente para pasar al siguiente nivel. Permite que la empresa funcione sin problemas y aumente la productividad.
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