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Viele Unternehmen, die von papierbasierten auf computergestützte Ablageverfahren umgestiegen sind, haben verstanden, dass digitale Akten genauso unorganisiert und chaotisch sein können wie analoge. Jedoch, Dokumente digitalisieren spart langfristig viel Aufwand und Zeit; es funktioniert nur, wenn es richtig gemacht wird. Hier kommt die Dokumentenindizierung an.
Die Dokumentenindizierung ist eine hervorragende Möglichkeit, Ihrem Unternehmen zu ermöglichen, Ihre digitalen Dateien zu organisieren und zukünftige Dateien organisiert zu speichern. Es bezieht sich auch auf Akten, die in Verfahren in Ihrer Institution involviert sind, aus der Debitorenbuchhaltung und abbrechnungsverbindlichkeiten zu beschaffen zu bezahlen.
Was ist Dokumentenindizierung?
Die Dokumentenindizierung organisiert Dokumente mit geeigneten Tags oder Attributen für eine bessere Sichtbarkeit beim Suchen oder Abrufen von Dokumenten in der Zukunft.
Beispielsweise könnte ein Unternehmen Dokumente nach Kundennummer, Kundenname, Mitarbeitername, Datum oder anderen wichtigen Merkmalen indizieren, die später in Beziehung gesetzt werden könnten. Es ist ein wesentlicher Teil des Fundaments einer Organisation Dokumentenmanagement-Netzwerke sind gebaut.
Nehmen wir ein Beispiel für ein Wörterbuch. Ein Wörterbuch umfasst eine breite Palette von Wörtern und deren Bedeutung. Wenn Sie ein bestimmtes Werk aus dem Wörterbuch heraussuchen müssen, würde das Durchsehen jeder Seite Stunden dauern.
Aber durch die Verwendung des Index schrumpft Ihre Jagd auf nur wenige Minuten oder Sekunden. Die Dokumentenindizierung regelt eine ähnliche Hypothese. Durch das Anbringen bestimmter Tags an a digitales Dokument, können Sie die Begriffe in diesen Tags verwenden, um die gewünschten Informationen mühelos zu finden, anstatt manuell einen Berg von Dateien zu durchsuchen.
Dokumentindizierungskonzepte
Man kann die Indexierung von Dokumenten in mehreren Konzepten verstehen und kennen. Besuchen wir sie kurz:
- Datenbank: Eine Datenbank ist eine elektronisch Sammlung von Dokumenten, die an einem Ort aufbewahrt und vielen Benutzern für viele verschiedene Zwecke zugänglich gemacht werden. Es kann auch eine organisierte Sammlung von Dokumenten oder Daten sein, die auf einem Computer gespeichert sind, die ein Programm verwenden kann, um Anfragen zu diskutieren und schnell und flexibel zu beantworten.
- RDBMS: Der Begriff „RDBMS“ (Relational Database Management System) bezieht sich auf ein Datenbankverwaltungssystem, bei dem Daten und die Beziehungen zwischen den Daten in Tabellen verwaltet werden.
- Schlüsselfelder– Indexfelder – sind Datenbankfelder, die zum Kategorisieren und Ordnen von Dokumenten verwendet werden. Sie werden normalerweise vom Benutzer definiert und können zum Scannen und Abrufen von Dokumenten verwendet werden. Beispiele hierfür sind die Rechnungsnummer, der Name des Kunden, das Datum und die Adresse.
- Indizierung abgleichen, zusammenführen und ausfüllen Bereiche mit bereits in anderen Systemen vorhandenen Indexdaten, wie z Buchhaltungssysteme. Es ermöglicht Ihnen, ein oder mehrere Felder zu indizieren und die verbleibenden Felder automatisch mit Daten aus einer Tabellensuche oder einer Textdatei auszufüllen, die von einem anderen Netzwerk bereitgestellt werden, z. B. einem Buchhaltungs- oder Personalsystem, das übereinstimmt.
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Warum ist die Indexierung von Dokumenten wichtig?
Die Dokumentenindizierung ermöglicht mehr als nur das schnelle Auffinden von Dokumenten. Die Indexierung von Dokumenten bietet viele Vorteile, darunter die folgenden:
Verbesserte Dokumentenorganisation
Mit dem richtigen Dokumentenindexierungssystem sparen Mitarbeiter Zeit bei der Suche nach dem richtigen Dokument.
Einfachere Prüfungskonformität
Sie können sich das mühsame Sammeln von Papieren rechtzeitig für eine Prüfung ersparen, wenn die Dokumente bereits indiziert und nach Geschäftsjahr und anderen relevanten Kennzahlen organisiert sind.
Spart Zeit
Wenn Sie und Ihr Team jedoch über die richtigen Dokumentindizierungsprotokolle verfügen, können Sie die Zeit, die Sie mit der Suche nach produktiver Arbeit verbringen, nutzen.
Arten der Dokumentindizierung
Zusätzlich zu den vielen Vorteilen der Dokumentenindizierung gibt es viele verschiedene Indizierungsansätze, sodass Sie den für Sie am besten geeigneten (oder eine Kombination aus mehreren) auswählen können Dokumenten-Workflow. Diese Strategien bestehen aus Folgendem:
Volltextindizierung
Bei der Volltextindizierung wird der gesamte Inhalt eines Dokuments gescannt, sodass Sie überall im Text nach Phrasen oder Schlüsselwörtern suchen können.
Es ist identisch mit dem „Suchen“-Tool (Strg+F oder Befehl+F), das in den meisten Textverarbeitungsprogrammen und Webbrowsern enthalten ist. Die Benutzerfreundlichkeit dieser Indizierungsart macht sie am einfachsten, erfordert jedoch viel Speicherplatz.
Mit Nanonets können Sie Dokumente durchsuchbar machen. Siehe wie.
Automatisierte Indizierung
Die automatisierte Indexierung, auch bekannt als Indexierung mit variabler Suche, indiziert selektiv wesentliche Teile eines Dokuments, die mit einer Datenbank übereinstimmen, wie z. B. Kundennummern oder -namen, anstatt die gesamte Seite zu indizieren.
Bei diesem Verfahren wird Dokumentindizierungssoftware verwendet. Dennoch kann es für Unternehmen von Vorteil sein, Dokumente wie Rechnungen zu indizieren, die immer solche Felder enthalten Daten übereinstimmen in Datenbanken.
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Indizierung von Metadaten
„Daten über Daten“ ist ein Begriff, der häufig für Metadaten verwendet wird, aber sehr detailliert ist. Ein Beispiel hierfür könnte die Aufnahme von Bildern zur Erstellung einer PDF-Datei sein; Es erfasst den Zeitpunkt der Aufnahme.
Darüber hinaus können Sie zusätzliche „Tags“ hinzufügen, die als „Tags“ bezeichnet werden PDF-Metadaten. Metadaten wie Tags und andere Informationen, die Sie für spätere Suchen verwenden möchten, können beim Digitalisieren oder Scannen eines Dokuments verwendet werden. Wenn es dann darum geht, ein Dokument zu erhalten, scannt es die Metadaten, anstatt Ihr Dokumentenabrufprogramm zu verwenden, um ganze Dokumente zu scannen.
Automatisierte Indexierung mit Felddaten
Die feldbasierte Indizierung bezieht sich auf verschiedene Datenquellen innerhalb einer Datenbank, die auch als Felder bezeichnet werden. Es ist konzeptionell identisch mit der Metadatenindizierung. Beispielsweise können Sie die feldbasierte Indizierung verwenden, um Ihre Datenbank nach Datensätzen mit demselben Namen in der Kundenspalte zu durchsuchen.
Die Indexierung von Dokumenten ist nicht schwierig. Verwenden Sie alle oben genannten Methoden, um Dokumente im Autopiloten zu indizieren.
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Wie funktioniert die Dokumentenindizierung?
Welche Dokumentenindizierung für Sie am besten geeignet ist, hängt davon ab, wie die beteiligten Parteien die von Ihnen indizierten Dokumente verwenden möchten. Die Informationen, die Mitarbeiter am wahrscheinlichsten online nachschlagen, und die Suchbegriffe, die sie am wahrscheinlichsten verwenden, um sie zu finden, müssen Ihnen bekannt sein. Nur wenn Sie die Bedürfnisse der Mitarbeiter verstehen, können Sie sicherstellen, dass Sie so indexieren, dass ein schneller Abruf von Dokumenten möglich ist.
Es ist einfach, die Dokumente zu indizieren, sobald Sie wissen, wie Ihre indizierten Papiere verwendet werden und welche Art der Indexierung für Ihre Organisation am sinnvollsten ist. Der Indizierungsprozess umfasst das Scannen und Kategorisieren digitalisierter und gescannter Materialien, um vorgegebene Schlüsselphrasen manuell oder automatisch zu lokalisieren. Nachfolgend wird der Indexierungsprozess ausführlicher erläutert:
Verstehen Sie den Anwendungsfall der Dokumentindizierung
Die Art der Indexierung, die Sie verwenden sollten, hängt von den Dokumenten ab, die Sie indexieren, ob es sich um Personalakten, Rechnungen oder etwas anderes handelt; Es ist auch wichtig zu wissen, wer diese Dokumente abruft und warum.
Finalisieren Sie die Art der Dokumentindizierung, die Sie verwenden möchten
Es ist möglich, dass einige Arten von Papieren leicht gefunden werden können, ohne dass so viele Informationen indiziert werden müssen. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise nur die grundlegenden Informationen von Rechnungen, wie die Kontonummer oder den Namen des Lieferanten.
Indizieren Sie die zutreffenden Daten
Sie können die Daten manuell indizieren oder sich vorzugsweise auf die Software verlassen, die die Daten indizieren könnte, nachdem Sie festgestellt haben, welche Form der Indizierung sinnvoll ist.
Die Doppelschlüsselmethode ist die effektivste Indizierungstechnik, wenn sie manuell durchgeführt wird. Zwei Personen markieren jedes gescannte Dokument mit dieser Methode mit den erforderlichen Indizierungsphrasen, indem sie die Informationen, die sie sehen, in die entsprechenden Metadatenfelder für die Datei eingeben. Dies ermöglicht einen Kreuzvergleich, um eventuelle Fehler zu finden. Der Doppelschlüssel spart viel Zeit und reduziert Fehler drastisch.
Sie müssen die Richtlinien angeben, aus denen die Software Teile des Dokuments entnehmen soll, wenn Sie sich auf Software verlassen. Beispielsweise arbeitet die richtige Dokumentenindizierungssoftware mit OCR-Technologie um es dem Computer zu ermöglichen, Text aus Bildern zu lesen, was für die Indizierung relevanter Daten und die Digitalisierung physischer Kopien von Dokumenten von entscheidender Bedeutung ist.
Nanonets – Die beste Software zur Dokumentenindizierung
Nanonets ist ein KI-basiertes Dokumentenmanagementsystem das ermöglicht Benutzern mit einer No-Code-Plattform für End-to-End-Dokumentenverwaltung. Nanonets automatisiert alle Dokumentenprozesse wie
Und mehr. Nanonets verfügt über eine integrierte OCR-Software, die mithilfe von Schlüsselwortextraktion Dokumente identifiziert und sie entsprechend den jeweiligen Datenbanken indexiert. Der KI-Algorithmus von Nanonets lernt mit der Zeit und verarbeitet problemlos unstrukturierte, halbstrukturierte oder benutzerdefinierte Dokumente.
Über 30,000 Fachleute aus über 500 Unternehmen vertrauen auf Nanonets, um Dokumente effizient zu verwalten.
Die Verwendung von Nanonets kann eine Vielzahl von Vorteilen bringen, darunter Kosteneinsparungen, verbesserte Compliance und verbesserte Produktivität. Hier sind einige einzigartige Vorteile, die Nanonets auszeichnen:
- Keine programmier Kenntnisse erforderlich
- Funktioniert mit allen Dokumenttypen
- Benutzerdefinierte KI-Modelle
- Es ist keine Nachbearbeitung oder Vorbearbeitung erforderlich.
- Verarbeitet mehrsprachige Dokumente
- Erkennt mehr als 200 Sprachen
- 1 Tag Einrichtung
- Über 5000 Integrationen mit API und Zapier
- Live-Support rund um die Uhr
- Transparente Preisoptionen
- White-Label-Lösung
- On-Premise- und Cloud-Hosting
Hier ist eine Momentaufnahme der von Nanonets erwarteten Leistung.
Wie unten gezeigt, wird Nanonets auf Peer-to-Peer-Websites für Kundenbewertungen hoch bewertet.
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Wie verwendet man Nanonets für die Indexierung von Dokumenten?
Schritt 1: Ein Konto erstellen auf Nanonets (Jetzt kostenlos starten) und melden Sie sich an.
Schritt 2: Wählen Sie das Dokumentklassifizierungsmodell auf dem Hauptbildschirm aus.
Schritt 3: Wählen Sie die Dokument-Tags aus, die Sie einschließen möchten.
Schritt 4: Der KI-Algorithmus von Nanonets benötigt nur 25 Dokumente, um das KI-Modell zu trainieren, Ihren Dokumententyp zu erkennen. Laden Sie 25 Dokumente für jeden Dokumenten-Tag hoch und lassen Sie das Modell trainieren.
Schritt 5: Sobald Sie fertig sind, können Sie den Dokumenten-Workflow verwenden, um Dokumente automatisch zu senden, zu indizieren und bei Bedarf an die Datenbank zu senden. Sie können Dokument-Workflows verwenden, um Daten aus Dokumenten zu extrahieren, Dokumente zu verarbeiten oder sie durch einen Genehmigungsprozess zu schicken. Ihre Vorstellungskraft ist die Grenze.
Die Indexierung von Dokumenten mit Nanonets ist einfach.
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Wie hilft es Ihnen, Dokumente zu finden?
Die Dokumentenindizierung ist ein grundlegendes Element jeder Verwaltungstechnik für Geschäftsdokumente und eine hervorragende Möglichkeit, effizientere Arbeitsabläufe aufzubauen. Mit einer angemessenen Indexierung ist jedes Dokument, das Ihre Mitarbeiter benötigen, mit nur einem begrenzten Tastendruck einfach zu suchen und abzurufen. Es kann jedoch kompliziert sein, eine leistungsstarke Dokumentenindizierung zu implementieren, wenn Sie nicht über geeignete Tools verfügen.
Zusammenfassung
Die Dokumentenindizierung ist ein leistungsstarker Ansatz, um das spätere Abrufen von Dokumenten aus riesigen Archiven, einschließlich Tausenden von Dokumenten, zu erleichtern. Dokumente können anhand ihres Volltextinhalts (so wie auf jedes Wort in den Daten zugegriffen werden kann) oder anhand von Informationen in Bezug auf das Dokument indiziert werden, wie z. B. einem Produktionstag, einer eindeutigen Kennung oder dem zentralen Thema des Dokuments.
Lesen Sie mehr über Dokumentenmanagement:
FAQ
Welche Daten werden zum Indexieren von Dokumenten verwendet?
Eine wichtige Entscheidung, um das Beste aus den neuen digitalen Dateien herauszuholen, ist die Auswahl der zu verwendenden Indizierungsstandards. Einige Instanzen von Daten, die für die Indizierung verwendet werden, umfassen:
- Bestellnummer
- Adressen
- Datum
- Vor- und Nachnamen
- Telefonnummern
- Rechnungsnummer
- Kundennummern
- Kontonummern
- Schlüsselwortdeskriptoren
Was ist der Zweck der Indexierung?
Der grundlegende Zweck der Indizierung besteht darin, schnell nach Informationen suchen und diese abrufen zu können, die in Ihren gescannten Papieren enthalten sind. Es kann auch Ihre Büroeffizienz verbessern, indem es Ihren Mitarbeitern ermöglicht, nach Informationen zu suchen, ohne manuell Kisten mit Akten durchsuchen zu müssen.
Was sind die Qualitäten einer guten Indizierung?
Das Endziel eines Indizierungsprojekts besteht darin, ein System aufzubauen, in dem Benutzer Daten effizient abrufen können. Dies wird erreicht durch:
- Arbeiten Sie mit Endbenutzern (Abteilungsleitern, Managern, Mitarbeitern) zusammen, um deren Meinungen einzuholen.
- Ein einfaches System, das einfach zu bedienen ist.
- Einschließlich der Möglichkeit, nach bestimmten Feldern in einem Dokument und Volltext zu suchen.
- Die Einbeziehung von erfahrenen Indexierungsexperten, die Sie durch den Prozess führen und beraten.
Wie unterscheidet es sich von einer Branche zur anderen?
Einer der wesentlichen Faktoren bei der Auswahl von Indizierungsbegriffen ist, wie Dokumente untersucht werden. So würden in einer Reihe von Personalakten vor allem Vor- und Nachnamen sowie Beschäftigungsdaten beliebte Suchmittel sein
Im Gegensatz dazu könnten ärztliche Atteste auf das Parsen von Geburtsdaten oder Versicherungspolicennummern verweisen. Das Einbeziehen häufig verwendeter Suchbegriffe während der Indexierung von Dokumenten führt zu besseren Ergebnissen.
Wie funktioniert die Dokumentenindizierung?
Die Dokumentenindizierung funktioniert, indem gescannten Dokumenten bestimmte Informationen zugeordnet werden, was ein effizientes und schnelles Auffinden ermöglicht. Es gibt verschiedene Methoden zur Indexierung von Dokumenten, jede mit ihren einzigartigen Vorteilen.
Was ist Ihre beste Dokumentenindizierungsoption?
Die Dokumentenindizierung ermöglicht bei entsprechender Anwendung die nahtlose Suche und den Abruf großer Mengen von Dokumenten. Nichtsdestotrotz ist das richtige Indizierungsverfahren kein Einheitsbrei. Ob Dokumente nach ihrem gesamten Text indexiert, nach Bereichen organisiert oder mit guten Metadaten ergänzt werden, diese Option treibt den Erfolg des gesamten Systems voran. Ein kompetenter Partner kann Ihr Team in die Lage versetzen, die richtigen Indizierungstechniken auszuwählen, die zu den einzigartigen Übungen Ihres Teams passen.
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8. Februar 2023: Dieser Blog wurde ursprünglich im Juni 2022 veröffentlicht und am 8. Februar 2023 mit aktualisierten Inhalten aktualisiert.
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