Ein ausführlicher Leitfaden zur Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung

Zeitstempel: 6. Juli 2022, 4:54 Uhr
Quellknoten: 1569854

Ein ausführlicher Leitfaden zur Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung

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Rechnungen sind für Unternehmen sowohl entscheidend als auch unvermeidlich. Die Rechnungsbearbeitung ist eine Hauptaufgabe der Kreditorenbuchhaltung. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist mühsam, zeitraubend und fehleranfällig. Eine der effektivsten Lösungen, die ein Gamechanger zu sein scheinen, ist die elektronische Rechnungsstellung.

Die elektronische Rechnungsstellung oder E-Rechnung hilft Unternehmen, AP-Funktionen zu vereinfachen und zu rationalisieren. Es reduziert die Rechnungsbearbeitungszeit, übernimmt wiederkehrende Aufgaben und ermöglicht ein reibungsloses Funktionieren zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden.

Dieser Artikel bietet einen tiefen Einblick, worum es bei der elektronischen Rechnungsstellung geht, wie die Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung helfen kann, welche Vorteile und Herausforderungen es gibt und vieles mehr.

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Was ist E-Rechnung?

E-Invoicing, eine Form der elektronischen Rechnungsstellung, bezieht sich auf den automatisierten Prozess der Rechnungserstellung. Dieser elektronische Dokumentenaustausch wird von einem Lieferanten an einen Käufer für die gelieferten Waren oder Dienstleistungen gesendet und ist ein gesetzlich genehmigtes Dokument, das für den Handel zwischen einem Unternehmen und seinen Kunden/Partnern verwendet wird.

Im Vergleich zu Rechnungen, die per E-Mail als PDF-Anhang verschickt werden, erfolgt die Übermittlung, der Empfang, die Verarbeitung und die Zahlungsabwicklung bei der elektronischen Rechnungsstellung vollständig digital.

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein idealer Ersatz für die Rechnungsstellung in Papierform und hilft, Probleme zu beseitigen, die bei manuellen Rechnungsstellungsprozessen auftreten.

Bedeutung der elektronischen Rechnungsstellung

Das Konzept der elektronischen Rechnungsstellung ist für Unternehmen nicht neu. Seit die Europäische Union die elektronische Rechnungsstellung als Standard angenommen und a Richtlinien 2014 folgten viele Länder, darunter Hongkong, Japan, Südamerika, Asien und mehr.

Das Globale E-Invoicing-Studie 2012 wurde von Basware, einem führenden Anbieter von Cloud-basierten E-Rechnungsstellungs- und Purchase-to-Pay-Lösungen, in Zusammenarbeit mit The Institute of Financial Operations, einer anerkannten Autorität und Ausbilderin für Finanzgeschäfte, durchgeführt und beschreibt, wie die elektronische Rechnungsstellung weltweit expandiert. Der Studie zufolge „wurde 73 bei 2012 % der Befragten, die bis zu einem gewissen Grad elektronische Rechnungsstellung nutzten, eine zunehmende Akzeptanz und Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung festgestellt, was einer Steigerung von gut 14 % gegenüber 2011 entspricht. Ebenso hat der Widerstand der Lieferanten gegenüber der elektronischen Rechnungsstellung erheblich zugenommen von 46 % im Jahr 2011 auf 26 % im Jahr 2012 zurückgegangen“.

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein Gamechanger für viele Unternehmen, die mit mehreren Kunden oder Käufern zu tun haben und täglich zahlreiche Rechnungen bearbeiten müssen. Da sie in Unternehmen rechtlich zulässig sind, dienen sie auch problemlos Compliance-Zwecken.

Die elektronische Rechnungsstellung trägt dazu bei, die Verarbeitung von Rechnungen zu formalisieren, den Arbeitsablauf zu verbessern und den Zahlungsprozess zu rationalisieren. Automatisierungstools, die bei der elektronischen Rechnungsstellung verwendet werden, machen den Prozess reibungslos, sicher, fehlerfrei und effizient.

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Was ist E-Invoicing-Automatisierung?

Die Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung bezieht sich auf den Einsatz von Software, die den Rechnungsstellungsprozess zwecks Benutzerfreundlichkeit elektronisch oder computerisiert macht. Diese E-Invoicing-Lösungen sind in der Lage, den gesamten Prozess vom Lesen der Daten für die Rechnungserfassung bis zur Weiterleitung vom Kreditorensystem des Verkäufers an das Kreditorensystem des Käufers für die Zahlungsabwicklung zu automatisieren, unabhängig vom Rechnungsformat.

E-Invoicing-Lösungen können ein wichtiger Bestandteil der Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung sein. Es ermöglicht reibungslosere Arbeitsabläufe wie die Unterstützung der Integration von Systemen, die Automatisierung von Aufgaben wie Rechnungsabgleich und -genehmigungen und die Abwicklung sich wiederholender Aufgaben, die für den Abschluss des Rechnungszahlungsprozesses erforderlich sind.

Wie funktioniert die Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung?

E-Invoicing-Lösungen generieren automatisch eine Rechnungsdokumentdatei, die in das System importiert wird. EDI (Electronic Data Interchange), XML (Extensible Markup Language) oder CSV (Comma Separated Values) sind einige der üblichen Datenformate, die zum Exportieren von Dateien in der elektronischen Rechnungsstellung verwendet werden.

Technologische Fortschritte haben den Einsatz von Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) und des maschinellen Lernens (ML) automatisch ermöglicht Daten erfassen und eliminieren sogar die entfernte Möglichkeit von Fehlern.

Automatisierte E-Invoicing-Lösungen sind so konzipiert, dass sie alle Validierungen mit voreingestellten Regeln durchführen, um sicherzustellen, dass die ausgestellten und an ihre Kunden gesendeten Rechnungen korrekt und leicht lesbar sind. Die Daten von E-Invoicing-Lösungen werden meist in einer zentralen Cloud-basierten Plattform gespeichert, die Lieferanten und Käufer zur Verwaltung der Rechnungsdaten verwenden können.

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Rolle der Automatisierung bei der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein Segen für viele kleine und mittlere Unternehmen, die auf regelmäßige Zahlungen angewiesen sind, um ihre Unternehmen zu führen und zu erhalten. Die Automatisierung macht die elektronische Rechnungsstellung zum Kinderspiel.

Es erfasst relevante Daten und verhindert unbefugte Änderungen und gewährleistet so einen fehlerfreien Prozess. Es gibt keinen Raum für Überrechnungen oder doppelte Zahlungen, da voreingestellte Regeln die Daten validieren, bevor die Zahlungsabwicklung stattfindet.

Die Automatisierung ermöglicht die Integration von E-Invoicing-Lösungen in bestehende Systeme. Rechnungen können erstellt, gesendet und an die zuständige Person weitergeleitet werden, indem geeignete Zugriffs- und Sicherheitsebenen eingerichtet werden, um Daten vor Missbrauch oder Verlust zu schützen.

E-Invoicing-Lösungen optimieren den Zahlungsprozess, reduzieren die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, ermöglichen Compliance- und Audit-Trails und bieten mehr Einblick in den Kreditorenprozess für Analysen und Entscheidungsfindung.

Wie kann E-Invoicing verwendet werden?

Die elektronische Rechnungsstellung ist ein vollständiger Prozess und es sollten einige grundlegende Anforderungen erfüllt sein, damit sie effektiv genutzt werden kann.

  • Ein ERP- (Enterprise Resource Planning) oder Buchhaltungssystem sollte vorhanden sein, um die beteiligten Transaktionen anzuzeigen.
  • Regeln müssen vordefiniert und das Routing festgelegt werden, nachdem die Eingaben von Kreditoren-, Informationstechnologie- (IT) und Beschaffungsteams besprochen wurden.
  • Validierungsregeln für Rechnungsausnahmen, 3-Wege Rechnungsabgleich, und Senden von Benachrichtigungen, wenn Rechnungen genehmigt oder abgelehnt werden.
  • Pilotversuche, um zu sehen, wie die Systeme und der Prozess funktionieren
  • Implementieren Sie den automatisierten Prozess in Echtzeit

Arten der elektronischen Rechnungsstellung

Die Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung nimmt in vielen Ländern zu. Obwohl einige Länder keine Compliance-Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung haben, wird sie dennoch durchgeführt, da sie eine bessere Effizienz des Rechnungszahlungsprozesses fördert. In diesem Sinne wird die elektronische Rechnungsstellung in zwei Arten eingeteilt – elektronische Rechnungsstellung ohne Compliance und elektronische Rechnungsstellung mit Compliance.

E-Rechnung ohne Compliance

Bei dieser Art hält sich die E-Rechnung nur an das zwischen Käufer und Verkäufer vereinbarte Datenformat und entspricht nicht den Vorschriften des Landes zur elektronischen Rechnungsstellung. Die folgenden Prozesse sind:

  • Die beteiligten Parteien, dh der Käufer und der Lieferant, entscheiden und vereinbaren die Daten und das Format der Rechnung.
  • Die Rechnung enthält strukturierte Daten, die entweder EDI-Technologie oder einfache Webformulare verwenden
  • Eine E-Rechnung wird vom Lieferanten entweder aus seinem Debitorensystem oder über ein webbasiertes Formular erstellt und versendet.
  • Die E-Rechnung wird in einem Format empfangen, das vom Kreditorensystem des Käufers sofort verarbeitet werden kann

E-Rechnung mit Compliance

Die Länder unterscheiden sich in ihren Regeln und Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung. E-Rechnungen, die der Compliance entsprechen, folgen einem ähnlichen Prozess, mit Ausnahmen:

  • Das Rechnungsformat ist an die Gesetze und Vorschriften der Länder der Handelsparteien gebunden
  • Bei der elektronischen Rechnungsstellung werden spezifische Richtlinien der Regierung bezüglich Inhaltsvalidierung, Sicherheit usw. befolgt.
  • Rechnungen können für Prüfungs- und Mehrwertsteuerzwecke verwendet werden
  • Kein Papier beteiligt

Die elektronische Rechnungsstellung mit Compliance ist eine bessere Methode, da sie Audit-Trails erleichtert. Abhängig von den Gebieten, in denen die Handelstransaktionen stattfinden, ist es ratsam, dieser Art der elektronischen Rechnungsstellung zu folgen, um größere geschäftliche Vorteile zu erzielen.

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Vorteile der Verwendung der E-Invoicing-Automatisierung

Die Automatisierung mit E-Invoicing-Lösungen kann die Kreditorenbuchhaltung vereinfachen und Handelspartnern und ihren Unternehmen enorme Vorteile bringen. Einige der größten Vorteile der Verwendung automatisierter elektronischer Rechnungsstellungslösungen sind:

Idealer Ersatz für Papierrechnungen

Die Erstellung und Bearbeitung von Papierrechnungen ist umständlich, fehleranfällig und erfordert Zeit und Mühe sowohl für Verkäufer als auch für Käufer. Wenn viele Transaktionen oder mehrere Käufer involviert sind, wird der Prozess äußerst schwierig. E-Invoicing-Lösungen können solche Probleme wie die Rechnung in Datenform beseitigen und benötigen kein Papier.

Optimierte Prozesse und kürzere Durchlaufzeiten

E-Invoicing-Lösungen helfen bei der Optimierung des Rechnungsverarbeitungszyklus und reduzieren den Zeit- und Arbeitsaufwand in verschiedenen Phasen, einschließlich Nachverfolgung, Genehmigung und Verarbeitung von Zahlungen. Die Eliminierung der Notwendigkeit von Papierrechnungen, die Validierung und der Abgleich verwandter Dokumente und die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben können die Bearbeitungszeit verkürzen und zu einer schnelleren Bearbeitungszeit führen.

Verbesserte Beziehungen

E-Invoicing-Lösungen fungieren als Brücke zur Aufrechterhaltung guter Beziehungen zwischen Geschäftspartnern. Da alles automatisiert ist, können Lieferanten den Status ihrer Rechnungen verfolgen, ohne wiederholt zur Bestätigung anrufen oder mailen zu müssen. Auch Fehler werden schneller behoben und Freigaben gesetzt, um eine schnellere Bearbeitung von Rechnungen zu ermöglichen. Insgesamt trägt dies zu verbesserten Beziehungen und einem reibungslosen Funktionieren bei.

Fördert Sichtbarkeit und Transparenz

Die elektronische Rechnungsstellung kann die Transparenz des gesamten Rechnungsstellungsprozesses verbessern. Automatisierte E-Invoicing-Lösungen verfolgen Rechnungen, Validierungen und Genehmigungsprozesse und ermöglichen detaillierte Audit-Trails. Echtzeit-Transaktionsdaten bieten einen besseren Einblick in Verpflichtungen und verbessern so die Prognosegenauigkeit.

Gesenkte Kosten

Die elektronische Rechnungsstellung kann Unternehmen große Einsparungen bringen. Die elektronische Rechnungsstellung sorgt für einen erhöhten Cashflow, da Rechnungen sofort zur Bearbeitung geliefert werden. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung kann die Papierkosten und die Bearbeitungskosten um fast 70 % senken. Mithilfe von E-Invoicing-Lösungen können Stakeholder Zahlungen verfolgen, Ausgabentrends analysieren und weitere Möglichkeiten zur Kosteneinsparung finden. Während pünktliche Zahlungen Lieferanten zugute kommen, profitieren Käufer von Frühzahlungsrabatten, was zu Kosteneinsparungen für beide Parteien führt.

Höhere Compliance

Compliance ist einer der größten Vorteile bei der Verwendung von E-Invoicing-Lösungen. Diese Lösungen wurden entwickelt, um Compliance zu handhaben. Die elektronische Rechnungsstellung eliminiert Papierspuren und speichert Rechnungsdaten und alle anderen zugehörigen Dokumente zentral, um die Einhaltung der Mehrwertsteuergesetze zu erleichtern. Es erhält die Authentizität der Rechnungsdaten und verhindert, dass sie leicht geändert werden können.

Reduzierte Risiken

Mit E-Invoicing-Lösungen werden verschiedene Risiken gesenkt oder eliminiert. Doppelte Rechnungen und übermäßige Rechnungsstellung, die bei manuellen Rechnungen üblich sind, sind bei der elektronischen Rechnungsstellung ausgeschlossen, da Validierungsregeln dafür sorgen. Sichere Verschlüsselungsprotokolle prüfen jede E-Rechnung, kennzeichnen betrügerische Rechnungen und verhindern Datenmissbrauch oder Datenverlust von Geschäftsinformationen.

Grüne Initiative

Durch die Umstellung auf E-Invoicing entfällt die Pflege von Papierrechnungen. E-Invoicing-Lösungen unterstützen nicht nur die grüne Initiative für eine bessere globale Umwelt, sondern machen Unternehmen auch kostengünstiger und energieeffizienter. Einige der größten Vorteile an dieser Front sind:

  • Wegfall des Papierbedarfs im Rechnungsprozess
  • Reduzierter Druck und Transport
  • Geringerer Bedarf an menschlicher Arbeitskraft
  • Geringere Verschwendung
  • Weniger physischer Speicher

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Die wichtigsten Anwendungsfälle für die Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung

Die elektronische Rechnungsstellung erhöht die Sichtbarkeit der finanziellen Situation eines Unternehmens und dient als unverzichtbares Prognosetool. E-Invoicing-Lösungen können auch kooperative Kundenbeziehungen ermöglichen, was wiederum rechtzeitige Rechnungszahlungen unterstützt. Ein gemeinsames Portal für die elektronische Rechnungsstellung zwischen Anbieter und Kunden ermöglicht den Zugriff auf relevante Dokumente für beide Parteien, was Streitigkeiten und Missverständnisse reduzieren und somit bessere Kundenbeziehungen fördern kann. Nanonets wurden von vielen Kunden für die Digitalisierung von Rechnungen verwendet. Nachfolgend finden Sie einige erfolgreiche Anwendungsfälle für die Automatisierung der elektronischen Rechnungsstellung mit Nanonets:

  • ACM-Dienste: ACM Services ist ein Full-Service-Unternehmen für Umweltsanierungen mit Sitz in Maryland, USA. Der Einsatz von Nanonets AI hat ACM Services dabei geholfen, die Rechnungsextraktion zu automatisieren, wodurch das Kreditorenbuchhaltungsteam 90 % Zeit spart.
  • In2 Projektmanagement, ein australisches städtisches Wasserunternehmen, nutzte den vortrainierten Invoice Extractor von Nanonets, um Rechnungsinformationen in Echtzeit zu erfassen, und leitete diese Informationen an die SQL-Datenbank von In2 Project Management weiter. Die extrahierten Informationen wurden anhand des Ausgabenverwaltungssystems des Kunden validiert. Die aktualisierte Datenbank wurde in Power BI eingebunden, das aufschlussreiche Visualisierungen per E-Mail verschickte.
  • Augeo, eine virtuelle Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in den Vereinigten Staaten, nutzte die KI-gesteuerte Datenverarbeitungsplattform von Nanonets für die Digitalisierung von Rechnungen und das Hochladen der E-Rechnungsdaten in ein Buchhaltungsprogramm zur weiteren Verarbeitung und zum Workflow.
  • Glückliche Juweliere, ein Familienunternehmen in den USA, verwendet NanoNets, um als E-Mails eingehende Rechnungen zu digitalisieren und zu organisieren, sie durch das Rechnungsmodell zu führen, um wichtige Rechnungsinformationen wie Verkäufername, Rechnungsbetrag, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum usw. zu erfassen, und Speichern Sie die Rechnungen in der Cloud in Ordnern, die nach Verkäufernamen strukturiert sind. NanoNets implementierte den benutzerdefinierten Workflow für Happy Jewelers in weniger als 7 Tagen ab Vertragsunterzeichnung. Dies wirkte sich direkt auf das Finanzteam aus, das jetzt 50 % mehr Rechnungen gleichzeitig bearbeiten konnte, ohne mehr Personal einzustellen.

Herausforderungen bei der Verwendung von E-Invoicing- und E-Invoicing-Automatisierungssystemen

So wie die Verwendung der elektronischen Rechnungsstellung viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen bei der Einführung der elektronischen Rechnungsstellung. Sie sind:

Auswahl einer E-Invoicing-Lösung

Die wichtigste Herausforderung besteht darin, sich für eine E-Invoicing-Lösung unter Nutzung vorhandener Ressourcen oder für einen E-Invoicing-Dienstleister zu entscheiden. Die Implementierung einer E-Invoicing-Lösung bedeutet Investitionen in Kosten, Ressourcen, Zeit und Fähigkeiten. Erforderliche Lizenzen zu beschaffen, Partner an verschiedenen Standorten mit unterschiedlichen technischen Fähigkeiten einzubinden, Updates zu pflegen und Änderungen anzupassen, sind die verschiedenen Herausforderungen bei der Auswahl einer internen E-Invoicing-Lösung. Die Nutzung eines Dienstanbieters kann eine viel einfachere und praktikable Option sein, aber Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie B2B-Standards unterstützen, Integrationsoptionen bereitstellen, über mehrsprachige Unterstützung verfügen, einen Cloud-basierten Zugriff bieten und sich auf sich ändernde Vorschriften einstellen können.

Hochtechnischer und komplexer Prozess

Die Implementierung der elektronischen Rechnungsstellung kann eine schwierige Aufgabe sein. Es braucht den Konsens und die Bemühungen beider interner Teams wie IT, Beschaffung, Finanzteams und möglicherweise auch einiger Steuerberater, um bei den Ländervorschriften zu helfen. Die Verfügbarkeit der notwendigen Ressourcen und des technischen Know-hows, um ein reibungsloses Funktionieren der Systeme auf beiden Seiten einzurichten, ist eine große Herausforderung, die es zu lösen gilt.

Systemintegration

Die Integration ist eine der größten Herausforderungen bei der Ausführung der elektronischen Rechnungsstellung. Automatisierte Lösungen müssen sicherstellen, dass alle Systeme, einschließlich Kreditoren-, Debitoren- und ERP-Systeme, einen reibungslosen Rechnungszahlungsprozess ermöglichen. Die durchgeführte Integration sollte den Austausch des Dokuments unabhängig vom Format unterstützen, Validierungen ermöglichen und den Landesvorschriften entsprechen.

Zurückhaltung der Kunden

Die elektronische Rechnungsstellung funktioniert nur, wenn auf Kundenseite die Akzeptanz besteht, von einem manuellen auf einen digitalen Prozess umzusteigen. Viele Kunden bevorzugen möglicherweise den traditionellen Prozess der Verwaltung manueller Rechnungen, insbesondere wenn es kein Landesgesetz gibt, das sie zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Kunden zu überzeugen, indem die Vorteile im Voraus besprochen und sogar Schulungen für den Umgang mit dem digitalen Prozess angeboten werden, kann die Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung erleichtern.

Datenspeicher

Die Wahl der elektronischen Rechnungsstellung kann die erforderliche Datenspeicherung im Vergleich zu Papierrechnungen reduzieren. Aus diesem Grund können staatliche Gesetze die Aufbewahrung von E-Rechnungen für lange Zeiträume vorschreiben. Auch ein mittelständisches Unternehmen kann täglich mit zahlreichen Rechnungen umgehen. Außerdem müssen möglicherweise Begleitdokumente wie Bestellungen, Wareneingänge und Verträge zur Erleichterung der Umsatzsteuer und zu Prüfungszwecken aufbewahrt werden. Dies macht eine Menge Datenspeicher aus, was sich für Unternehmen als zunehmend schwierig erweisen kann.

Fehler und Verzögerungen

Kleine Fehler können zu unüberwindbaren Verzögerungen führen. Verzögerungen können aufgrund von inkompatiblen Versionen von E-Invoicing-Lösungen, fehlenden oder überzähligen Zahlen in Datenfeldern und Nichtübereinstimmungen von Stammdaten mit denen auf Lieferantenrechnungen entstehen. Obwohl die elektronische Rechnungsstellung eine berührungslose Verarbeitung bedeutet, können diese Arten von Verzögerungen menschliches Eingreifen erfordern und den gesamten Rechnungsprozess von Grund auf neu durchführen, was es für den Lieferanten zu einer großen Herausforderung macht, Zahlungen zu erhalten.

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Wie wählt man die beste Software gemäß den Anforderungen aus?

Mit der steigenden Nachfrage nach E-Invoicing-Lösungen wird die Auswahl einer guten Lösung zu einer schwierigen Aufgabe. Hier sind einige wichtige Hinweise, die verwendet werden können, um die beste E-Invoicing-Lösung für geschäftliche Anforderungen auszuwählen:

Erleichtert den elektronischen Dokumentenaustausch

Die E-Invoicing-Lösung muss die Konfiguration verschiedener Rechnungsformate und mehrerer Zahlungsformulare unterstützen. Es soll den Austausch von Dokumenten zwischen den Handelsparteien unabhängig von deren Größe oder technischen Möglichkeiten ermöglichen. Andere Begleitdokumente, die für die Bearbeitung der Rechnung benötigt werden, müssen unterstützt werden, um den Prozess abzuschließen.

Einfache Systemintegration

Die meisten Unternehmen möchten die Funktionalitäten der ERP-Systeme (Enterprise Resource Planning) beibehalten. Eine E-Invoicing-Lösung sollte in der Lage sein, sich leicht in bestehende Systeme und Webformulare zu integrieren und eine direkte Verarbeitung (STP) mit den Systemen des Käufers und Verkäufers zu ermöglichen.

Validierungsprüfungen und Konformität

Effektive Lösungen für die elektronische Rechnungsstellung sollten in der Lage sein, gute Datenqualitätsprüfungen durchzuführen. Es sollte validieren, ob Pflichtfelder erfasst werden, Daten in der Rechnung mit denen in zugehörigen Dokumenten wie Bestellungen oder Verträgen und Wareneingängen übereinstimmen, etablierte Handelsregeln erfüllen und die von den jeweiligen Ländern festgelegten Konformitätskriterien einhalten.

Archivierung und Cloud-Speicher

Die Archivierung von E-Rechnungen über längere Zeiträume ist in vielen Ländern als Kriterium festgelegt. Daher sollte die E-Invoicing-Lösung in der Lage sein, dies mit angemessenen Cloud-Speicheranforderungen zu unterstützen. Außerdem ist der Cloud-basierte Zugriff der bevorzugte Modus für die Speicherung und den Zugriff während der Verarbeitung von Rechnungen und um einfache Audit-Trails zu ermöglichen.

Effizientes Support-System

Eine gute E-Invoicing-Lösung bietet ihren Kunden wahrscheinlich eine gute Unterstützung in Bezug auf Funktionen und mögliche Anpassungen. Es sollte mehrere Sprachen und Zeitzonen unterstützen, um globale Partnerschaften und Geschäftstransaktionen zu ermöglichen. Es sollte auch in der Lage sein, zeitnahe Aktualisierungen durchzuführen, um mit Änderungen der Vorschriften oder der Mehrwertsteuergesetze der Länder Schritt zu halten.

Zusammenfassung

Die elektronische Rechnungsstellung ist derzeit eine steigende Flut, die viele Länder nutzen können, um gute geschäftliche Vorteile zu erzielen. Es ist eine der besten Strategien, die Unternehmen anwenden können, um die Digitalisierung von Rechnungsprozessen zu ermöglichen. Die Verwaltung von Zahlungsprozessen ist notwendig und entscheidend für alle Unternehmen, um in einer wettbewerbsorientierten Welt zu bestehen. Die Verwendung von Automatisierung bei der elektronischen Rechnungsstellung stellt sicher, dass der Rechnungsprozess beschleunigt, gestrafft, sicher und konform gemacht werden kann und nicht nur dem Lieferanten und dem Käufer, sondern auch den Ländern, die dies fördern, gute Renditen garantieren kann.

FAQs

Was ist E-Rechnung und wie funktioniert sie?

Elektronische Rechnungsstellung oder kurz E-Invoicing bezieht sich auf die Verwendung digitaler Methoden zur Erstellung und Versendung von Rechnungen an Käufer zur Zahlungsabwicklung, anstatt normale Papierrechnungen zu verwenden.

Die elektronische Rechnungsstellung funktioniert durch die Verwendung strukturierter Datenformate, die die Interoperabilität der Systeme zwischen Käufer und Verkäufer gewährleisten. Validierungsregeln, Compliance-Einhaltung und Cloud-basierter Zugriff machen E-Rechnungen zu einem sicheren und rechtsgültigen digitalen Dokument für Geschäftstransaktionen.

Ist die elektronische Rechnungsstellung obligatorisch?

Die elektronische Rechnungsstellung wird insofern immer beliebter, als sie in vielen Ländern obligatorisch geworden ist, um die Hinterziehung von GST zu vermeiden und die Steuererhebung zu erhöhen, wobei Europa eine Vorreiterrolle einnimmt. Während Länder wie Mexiko und Brasilien staatlich kontrollierte Systeme verwenden, um die elektronische Rechnungsstellung vorzuschreiben, hat das US-Finanzministerium die elektronische Rechnungsstellung für alle seine Lieferanten vorgeschrieben. In ähnlicher Weise haben Norwegen und Dänemark die elektronische Rechnungsstellung für ihre Transaktionen im öffentlichen Sektor vorgeschrieben, und Indien hat die elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen vorgeschrieben, die einen Umsatz von 20 crores überschreiten, um die Einhaltung der GST zu ermöglichen. Länder wie Großbritannien, Deutschland, Frankreich und andere versuchen, die elektronische Rechnungsstellung für den öffentlichen Sektor obligatorisch zu machen.

Wer hat Anspruch auf E-Rechnung in GST?

Die aufkommende digitale Globalisierung hat die Besteuerung kompliziert gemacht, und Regierungen auf der ganzen Welt nutzen Technologien, um eine methodische Besteuerung zu ermöglichen. Viele Länder verlangen jetzt bei der Einreichung von Steuererklärungen die direkte Übermittlung elektronischer Finanzdokumente direkt aus dem ERP-System eines Unternehmens. Solche automatisierten digitalen Einreichungen ermöglichen eine bessere Prüfung und Durchsetzung durch Regierungen und Steuerbehörden. E-Invoicing ist in dieser Hinsicht besonders nützlich. Laut a berichten vom Accounts Payable Network haben bereits 56 mindestens 2013 Länder die elektronische Rechnungsstellung eingeführt oder ernsthaft darüber nachgedacht, eine Zahl, die seitdem sicherlich gestiegen ist.

Die Arten von Unternehmen, die für die elektronische Rechnungsstellung in Frage kommen, insbesondere für Steuer- und GST-Zwecke, unterscheiden sich von Land zu Land. Die meisten Länder, die ein GST-System haben, haben Eignungskriterien für die elektronische Rechnungsstellung.

Die USA sind die einzige große Volkswirtschaft, die kein Mehrwertsteuer- oder GST-System hat, und daher gibt es in diesem Land noch keinen Rahmen oder Auftrag für die elektronische Rechnungsstellung. Dennoch greifen einige Bundesstaaten in den USA langsam auf die digitale Rechnungsstellung zurück. Beispielsweise fördert die von der Federal Reserve Bank of Minneapolis geführte Business Payments Coalition (BPC) die Einführung elektronischer Business-to-Business (B2B)-Zahlungen, Überweisungsdaten und Rechnungsstellung. Eine aktuelle Initiative des BPC besteht darin, die Standards und Anforderungen zu entwickeln und aufrechtzuerhalten, um den umfassenden Austausch elektronischer Rechnungen zu ermöglichen.

Wozu dient die E-Rechnung?

Der Zweck der Verwendung einer E-Rechnung besteht darin, die Notwendigkeit der Verwendung von Papierrechnungen zu überwinden und die Effizienz des Rechnungszahlungsprozesses zu steigern. Unternehmen möchten neben der Erhöhung der Geschwindigkeit und Genauigkeit von der Erstellung der Rechnung bis zum Zeitpunkt der Zahlungsabwicklung Einsparungen in Bezug auf Kosten, Aufwand und Zeit erzielen. Die Digitalisierung von E-Rechnungen hilft auch dabei, Compliance- und Mehrwertsteuervorschriften einzuhalten und die Sicherheit wichtiger Dokumente für Audits zu gewährleisten.

Was ist der Unterschied zwischen Rechnung und E-Rechnung?

Eine Rechnung ist ein kommerzielles Papierdokument, das von einem Lieferanten an den Käufer gesendet wird, um Zahlungen für Waren und Dienstleistungen einzuziehen. Eine gescannte Papierrechnung oder eine in Word erstellte Rechnung wird als digitale Rechnung bezeichnet. E-Rechnungen sind Rechnungsdatendateien, die entweder unter Verwendung von EDI- (Electronic Data Interchange) oder XML-Formaten (Extensible Markup Language) oder über internetbasierte Standard-Webformulare ausgestellt werden.

Wie wird eine E-Rechnung erstellt?

E-Rechnungen werden von Lieferanten oder Anbietern über Buchhaltungs- oder Abrechnungssoftware erstellt. Im Folgenden sind die Schritte zum Erstellen einer E-Rechnung aufgeführt:

  • Das E-Rechnungsschema mit obligatorischen Parametern wird zuerst vervollständigt und dann eine JSON-Datei erstellt
  • Es wird eine eindeutige Rechnungsreferenznummer (IRN) generiert
  • Die E-Rechnung wird dann digital signiert und ein QR-Code (Quick Response) generiert, sodass sie auch über Handheld-Geräte abgerufen werden kann.
  • Die Rechnung wird zur Genehmigung in das Rechnungsregistrierungsportal (IRP) hochgeladen
  • Die hochgeladenen Daten werden mit dem E-Way-Rechnungs- und GST-System geteilt
  • Das digital signierte JSON zusammen mit IRN und QR-Code wird vom Portal an den Verkäufer zurückgesendet und der Käufer erhält die Rechnung auch an seine E-Mail-ID.

Wer ist von der elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen?

Auch die Arten von Unternehmen, die von der elektronischen Rechnungsstellung ausgenommen sind, variieren von Land zu Land. In Indien sind beispielsweise Versicherungsunternehmen, Banken und Finanzinstitute, Warentransportagenturen, Transportdienstleister und Einheiten in der Sonderwirtschaftszone, Freihandels- und Lagerzonen von der Übermittlung elektronischer Rechnungen für GST/Steuern befreit. ZUGFeRD, NLCIUS und Finvoice sind einige der Standards für die elektronische Rechnungsstellung, die in der gesamten EU verwendet werden, mit Informationen darüber, welche Arten von Unternehmen für die elektronische Rechnungsstellung berechtigt sind und welche nicht. Alle diese Normen basieren auf der Norm EN 16931 (semantisches Datenmodell) und können für weitere Einzelheiten zu Ausnahmen herangezogen werden.

Was ist E-Invoicing-Software?

Eine E-Invoicing-Lösung oder -Software ist ein Tool zur Rationalisierung des Rechnungsprozesses in der Kreditorenbuchhaltung (AP). Es verwendet strukturierte Datenformate, um Anbieter- und Kundensysteme kompatibel zu machen, und verwendet eine geeignete Feldzuordnung für eine bessere Interoperabilität. Die Software verwendet normalerweise eine Cloud-basierte Datenbank oder SAA für den Zugriff und die Speicherung.

Was ist das Limit für eine E-Rechnung?

Das Limit für E-Rechnungen ist von Land zu Land unterschiedlich und es ist am besten, Informationen über festgelegte Limits bei der Steuerbehörde des jeweiligen Landes einzuholen. Beispielsweise sind in Indien Unternehmen mit einem Umsatz von 50 Cr. – 100 Cr. müssen aus steuerlichen Gründen elektronische Rechnungen einreichen.

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