Was ist Source to Pay? Der ultimative S2P-Leitfaden

Was ist Source to Pay? Der ultimative S2P-Leitfaden

Zeitstempel: 7. Dezember 2023, 6:30 Uhr
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Wenn Sie ein Bürobedarfsgeschäft betreiben und entscheiden, dass Sie eine große Anzahl an Notebooks kaufen müssen, um Ihr Geschäft zu lagern, werden Sie versuchen, die hochwertigsten und günstigsten Notebooks zu finden, die Sie in großen Mengen kaufen können. Sie sehen sich bei verschiedenen Notebook-Anbietern um, bewerten die Kosten für die Zusammenarbeit mit den einzelnen Anbietern, finden heraus, ob die Qualität der Produkte Ihren Vorstellungen entspricht, und entscheiden dann, bei wem Sie die Notebooks kaufen möchten.

Wenn Sie diese Aktionen abschließen, starten Sie den Source-to-Pay-Prozess (S2P), den jedes Unternehmen bei der Zusammenarbeit mit Lieferanten durchläuft. Für den Erfolg Ihres Unternehmens ist es von entscheidender Bedeutung, die Kosten niedrig zu halten und gleichzeitig stabile Einnahmequellen aufrechtzuerhalten. Die Beherrschung des S2P-Prozesses ist eine der effektivsten Möglichkeiten, die Geschäftskosten zu senken.

Hier sind einige Fragen, die dieser Artikel zu beantworten versucht:

  • Was ist die Zahlungsquelle?
  • Was ist der Unterschied zwischen S2P und P2P?
  • Was ist der Source-to-Pay-Prozess?
  • Wie profitiert Ihr Unternehmen von Source-to-Pay?

Was ist die Zahlungsquelle?

Source-to-Pay, regelmäßig als S2P bezeichnet, ist der gesamte End-to-End-Prozess der Entscheidung, ob Sie ein bestimmtes Produkt oder eine bestimmte Dienstleistung benötigen, der Suche nach dem besten Lieferanten für die Zusammenarbeit, der Einleitung des Procure-to-Pay-Prozesses und dem Tätigen eines Kaufs und Empfang der betreffenden Waren. Wie bei den meisten Geschäftsprozessen heutzutage bietet die Steuerung des Source-to-Pay-Prozesses mit der richtigen S2P-Softwarelösung zahlreiche Vorteile. Sie werden ein einfacheres Lieferantenbeziehungsmanagement, kürzere Lieferzeiten und reduzierte Preismodelle bemerken.

Der Source-to-Pay-Prozess scheint sehr transaktional zu sein, und Teile davon sind es auch, aber er hängt auch unglaublich stark von Lieferantenbeziehungen, intelligenter Strategieentwicklung und ständiger Verbesserung ab. Wenn Sie oder Ihr Sourcing-Team den S2P-Prozess zu einer Priorität machen können, werden Sie sehen, wie viele Vorteile daraus entstehen können.

S2P vs. Procure-to-Pay

Sie denken vielleicht: „Was ist die Quelle, aus der bezahlt werden soll?“ Ist es dasselbe wie Procure-to-Pay?“ 

S2P und P2P sind nicht dasselbe; Der P2P-Prozess ist in den S2P-Prozess eingebettet. Kurz gesagt, der S2P-Prozess ist größer; Es umfasst mehr Schritte als der P2P-Prozess. Der P2P-Prozess ist jedoch eine Teilmenge bestimmter Schritte innerhalb des S2P-Prozesses.

S2P beginnt in dem Moment, in dem ein Unternehmensleiter entscheidet, dass ein neues Produkt oder eine neue Dienstleistung von einem Lieferanten benötigt wird. Anschließend geht es darum, Lieferanten zu recherchieren, Preise zu bewerten, Informationsanfragen zu senden, die Lieferantenauswahl abzuschließen, Bestellungen zu erstellen, die Produkte zu erhalten und Rechnungen zu bezahlen. Es kann Wochen oder sogar Monate dauern, bis der Source-to-Pay-Prozess vollständig durchlaufen ist. 

Der P2P-Prozess hingegen startet nach der Auswahl eines Lieferanten. Das Beschaffungsteam erhält den Staffelstab vom Beschaffungsteam und arbeitet weiter daran Beschaffungsaktivitäten des S2P-Prozesses. Dazu gehört das Verwalten Kauforder und Bestellanforderungen, Verfolgung der Produktlieferfristen, Sicherstellung des Wareneingangs und Zusammenarbeit mit der Kreditorenbuchhaltung, um die damit verbundene Lieferantenzahlung abzuschließen in rechnung stellen das mit der Transaktion übereinstimmt.

Überblick über den Source-to-Pay-Prozess

Wenn Ihr Sourcing-Team im Wesentlichen über eine Checkliste mit allem verfügt, was während des gesamten Source-to-Pay-Prozesses erledigt werden muss, ist es weniger wahrscheinlich, dass es etwas übersieht, Ihr Unternehmen einem Risiko aussetzt oder eine vorteilhafte Sourcing-Chance verpasst. Darüber hinaus ermöglicht die Standardisierung von Source-to-Pay-Aktionselementen, den Prozess zu entlasten, Synergien in Ihrem Unternehmen zu finden und ein Source-to-Pay-System zu implementieren, das Prozessautomatisierung und Rationalisierung ermöglicht Lieferanten-Onboarding. 

Die Schritte im S2P-Prozess sind:

Identifizieren von Geschäftsanforderungen 

Ohne die Notwendigkeit eines neuen Produkts oder einer neuen Dienstleistung würde ein Unternehmen den Source-to-Pay-Prozess einfach nicht initiieren. Denken Sie daran, dass es im Geschäftsleben eine Nachfrage geben muss. In diesem Fall ist Ihr Bedarf an Notebooks die Nachfrage. Sobald das geklärt ist, beginnen Sie mit dem Einkaufen.

Optionen für Beschaffungsanbieter

Es gibt viele Notebook-Anbieter. Finden Sie mehrere, die vielversprechend aussehen. Gefällt Ihnen das Angebot, das sie haben? Scheint ihre Preisgestaltung fair zu sein? Sie können ein Source-to-Pay-System verwenden, um potenzielle Anbieter zu identifizieren, den S2P-Prozess bei jedem zu verfolgen und eine Datenbank mit Informationen zu erstellen, falls Sie diesen Prozess jemals erneut durchlaufen (was Sie tun werden!).

Auswahl eines Anbieters

Sobald Sie Informationsanfragen (RFIs) verschickt haben, Vorschläge (RFPs) und Angebote (RFQs)erhalten Sie eine Reihe von Antworten von den Anbietern, an die Sie sie gesendet haben. Sie sehen sich die Antworten an, finden heraus, welcher Anbieter Ihren Anforderungen am besten entspricht, und wählen je nach Ihren Beschaffungsanforderungen einen oder mehrere Anbieter aus, mit denen Sie weitermachen möchten.

Abschluss von Verträgen

Mit der Anbieter ausgewählt, es ist Zeit, den Stift zu Papier zu bringen. Sie erstellen rechtsverbindliche Verträge, die die Lieferantenpartnerschaft darlegen, binden die Lieferanten in Ihr Source-to-Pay-System ein und beziehen das Beschaffungsteam ein, um den P2P-Abschnitt des S2P-Prozesses abzuschließen.

Einkauf

Der obige Vertrag ist nicht dasselbe wie eine Bestellung. Sobald der Lieferantenvertrag vorliegt, erstellt das Beschaffungsteam dann eine Bestellung für das, was Sie benötigen, und sendet diese an den Lieferanten. Sobald der Lieferant die Bestellung akzeptiert, ist sie für beide Parteien rechtsverbindlich. Abschließend versendet der Verkäufer die Notebooks entsprechend der Bestellung an Ihr Geschäft.

Bearbeitung der Lieferantenrechnung

Nachdem die Ware verschickt wurde, erhalten Sie vom Lieferanten eine Rechnung mit der genauen Angabe, wie viel Sie für den Abschluss der Transaktion bezahlen müssen. Gehen Sie unbedingt durch Drei-Wege-Matching Prozess, um sicherzustellen, dass die Rechnung mit der Bestellung und den erhaltenen Artikeln übereinstimmt.

Zahlung abschließen

Zu diesem Zeitpunkt wird das Kreditorenbuchhaltungsteam die Zahlung abschließen. Abhängig von der Vereinbarung mit dem Lieferanten können sie diese verwenden EFT-, ACH- oder EDI-Zahlungen. AP-Automatisierungssoftware ist ein tolles Werkzeug für Vereinfachung der Rechnungsbegleichung.

Vorteile von Source-to-Pay

Das Source-to-Pay-Verfahren gibt es schon seit langem. Obwohl die Schritte relativ gleich geblieben sind, hat sich die Art und Weise, wie sie ausgeführt werden, durch den Einsatz digitaler Tools, P2P-Software und Automatisierungsfunktionen verändert. 

Da es schlanker denn je ist, profitieren Unternehmen von einem durchdachten, optimierten Source-to-Pay-Management, wie zum Beispiel:

  • Verbesserte Lieferantenbeziehungen sind ein wunderbares Ergebnis des heutigen S2P-Prozesses. Optimierte Prozessschritte erleichtern die Zusammenarbeit und Technologie kann dazu beitragen, Vertragsstrukturen zu schaffen, die alle glücklich machen.
  • Durch die Suche nach den besten Anbietern zu den besten Preisen kann Ihr Unternehmen Geld sparen. Ganz gleich, ob Sie in großen Mengen einkaufen, einem langfristigen Lieferantenvertrag zustimmen oder einen alten Lieferanten gegen einen neuen austauschen – Source-to-Pay wird Ihnen mit Sicherheit dabei helfen, im Laufe der Zeit Einsparungen zu erzielen.
  • Die Datenverfolgung ist viel genauer. Dies hilft bei Audit-Trails, Lieferantenanalysen und Geschäftsprognosen in diesem Bereich.
  • Während Ihre Beziehung zu jedem Lieferanten fortbesteht, müssen Sie sicherstellen, dass die Partnerschaft weiterhin positiv bleibt. Der Source-to-Pay-Prozess kann Ihnen dabei helfen, bestimmte Kennzahlen einfach zu verfolgen, die Leistung Ihrer Lieferanten zu überwachen und etwaigen Problemen einen Schritt voraus zu sein.
  • Die interne Zusammenarbeit wird bei jedem Schritt unterstützt. Ihr Beschaffungsteam muss gut mit der Beschaffung zusammenarbeiten, und am Ende des Prozesses greift die Kreditorenbuchhaltung ein, um den Prozess über die Ziellinie zu bringen. Diese Zusammenarbeit kann funktionale Silos aufbrechen und die Vorteile der Zusammenarbeit in unterschiedlichen Funktionen verdeutlichen. 

Ich freue mich auf

Das Source-to-Pay-System bringt Beschaffung, Beschaffung und abbrechnungsverbindlichkeiten Funktionen zusammen. Ohne die Erledigung aller Fachexperten würde der Prozess scheitern und die Gesundheit Ihres Unternehmens gefährden. Wenn Sie ein Bürobedarfsgeschäft betreiben und scheinbar keine Notebooks vorrätig haben, weil Ihr S2P-Team versagt, könnte Ihr Geschäft sehr wohl pleitegehen. Obwohl wir den S2P-Prozess ganzheitlich betrachten, können Verbesserungsmöglichkeiten gefunden werden, wenn man sich die Verantwortlichkeiten und Funktionalitäten jeder Funktion genauer ansieht.

Die Kreditorenbuchhaltung stellt möglicherweise das letzte Ende des Prozesses dar, aber um sicherzustellen, dass die Rechnungen pünktlich bezahlt werden, ist es von entscheidender Bedeutung, den Abschluss des Geschäfts aufrecht zu erhalten. Mit dem Recht AP-Automatisierung Software wie Nanonetzekönnen Sie häufige Fallstricke im S2P-Prozess vermeiden. Effektives AP-Management kann dazu beitragen, die S2P-Herausforderungen zu mildern, die mit verspäteten Zahlungen, fehlerhaftem Rechnungsmanagement und Lieferantenbeziehungen insgesamt einhergehen. Wenn du Optimierung des Lieferantenzahlungsprozesses, jeder gewinnt.

Technologie ist heute ein Teil des Geschäftslebens, egal in welcher Branche Sie tätig sind. Wie können Sie Technologie in Prozesse wie S2P integrieren, um das Leben Ihrer Mitarbeiter zu erleichtern, bessere externe Partnerschaften aufzubauen und das Beste für Ihr Geld herauszuholen? Wenn Sie nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, ist die Implementierung eines Source-to-Pay-Systems der perfekte Ausgangspunkt.

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