Business Process Automation

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) ist der Einsatz fortschrittlicher Technologien zur Automatisierung von Geschäftsprozessen, die über die einfache Dateneingabe, -speicherung und -bearbeitung hinausgehen.

Automatisierung ist nicht wirklich ein neues Konzept. Im antiken Griechenland wurden Automaten als Spielzeug, Brunnen, Armbrüste, Tore und sogar Kriegsmaschinen verwendet. Die Prozessautomatisierung entwickelte sich jedoch im XNUMX. Jahrhundert zu einem Geschäftstool, als Unternehmen damit begannen, Computer zur Durchführung einfacher Aufgaben und Prozesse einzusetzen, was eine Ära der intelligenten Unternehmensführung einleitete.

Heute hat sich die Geschäftsprozessautomatisierung über die Fertigung und einfache alltägliche Aufgaben hinaus bewegt und dringt in die verschiedenen Aktivitäten der Geschäftswelt vor. Die intelligente Automatisierung datengesteuerter Unternehmensaufgaben begann möglicherweise in den 1960er Jahren mit der Einführung von Enterprise-Resource-Planning-Systemen und hat sich nun zu KI, IDP und robotergestützter Prozessautomatisierung entwickelt.

Was ist BPA

Business Process Automation umfasst die Automatisierung der unternehmenskritischen Kernprozesse eines Unternehmens. Der Prozess kann so einfach sein wie das Erfassen und automatische Beantworten von E-Mails und das Planen von Folgemaßnahmen, oder er kann komplexe, mehrstufige organisatorische Arbeitsabläufe abdecken. A Umfrage von McKinsey zeigt, dass, obwohl nur wenige Berufe vollständig automatisierbar sind (1 %), 60 Prozent aller Berufe mindestens 34 Prozent ihrer Aufgaben/Tätigkeiten automatisieren können.

Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung

Die Automatisierung alltäglicher wiederkehrender Aufgaben kann die Geschwindigkeit, Genauigkeit und Konsistenz von Vorgängen erhöhen. Diese führen zu einer verbesserten Effizienz und Rentabilität des Unternehmens.

Die Vorteile von BPA für eine Organisation sind vielfältig:

1. Zeitersparnis und schnellere Durchlaufzeiten: Unabhängig von Abteilung und Art der Arbeit fressen manuelle Geschäftsprozesse viel Zeit. Beispielsweise wurde berichtet, dass automatisierbare Aufgaben auf niedriger Ebene 30 % der Zeit der IT-Abteilungen, 47 % der Zeit der Kreditorenbuchhaltung und 75 % der Zeit der Mitarbeiter der Personal- und Gehaltsabteilungen in Anspruch nehmen. Dies führt natürlich zu Zeitverzögerungen und damit verbundenen Strafen, die sich auf die Produktivität des Teams und des Unternehmens auswirken. Automatisierte Geschäftsprozesse können helfen, solche Verzögerungen und Engpässe im täglichen Betrieb des Unternehmens zu vermeiden.
2. Kosteneinsparungen: Manuelle Geschäftsprozesse erfordern erhebliches Humankapital. McKinsey hat gezeigt, dass 45 % der aktuellen bezahlten Aktivitäten, die einen Jahreslohn von umgerechnet 2 Billionen US-Dollar kosten, potenziell automatisiert werden können. Darüber hinaus verringert die manuelle Ausführung redundanter, möglicherweise automatisierbarer Aufgaben die Produktivität des Unternehmens, und eine geringe Produktivität kann Arbeitgeber jährlich rund 1.8 Milliarden US-Dollar kosten. Während die Installationskosten der Prozessautomatisierung scheinbar hoch sind, machen die Einsparungen im Betrieb dies mehr als wett.
3. Fehlerreduzierung: Manuelle Aufgaben sind mit Fehlern verbunden, die von so einfachen Dingen wie Erschöpfung oder Nachlässigkeit bis hin zu ernsteren Problemen wie Unwissenheit oder Apathie reichen. Selbst scheinbar einfache Aufgaben sind mit Fehlern verbunden, wenn sie manuell ausgeführt werden – zum Beispiel wurde gezeigt, dass die manuelle Eingabe von Daten in einfache Tabellenkalkulationen mit menschlichen Fehlern von 18 % bis 40 % verbunden ist. Es wird gesagt, dass ein Mensch wahrscheinlich 10 Fehler in jeweils 100 Schritten macht, wenn er redundante Arbeit verrichtet.
4. Verstärkter Fokus auf strategische Aufgaben: Eine weltweite Studie zur Automatisierung von Prozessen ergab, dass ein durchschnittlicher Mitarbeiter mehr als 3 Stunden pro Tag mit alltäglichen, sich wiederholenden Aufgaben verbringt, was den Fokus auf höherwertige Aufgaben verringert, die eine menschliche Strategie und Planung zur Verbesserung der Organisation beinhalten . Ein CIO-Bericht besagt, dass Produktivität und Zufriedenheit der Mitarbeiter steigen, wenn sie Zeit mit interessanten und lohnenden Aspekten ihrer Arbeit verbringen, und dies reduziert die Mitarbeiterfluktuation und erhöht die Mitarbeiterbindung.
5. Transparenz: Manuelle Aufgaben sind schwer nachzuverfolgen. Die Prozessautomatisierung kann Prozesse zentralisieren und die Transparenz auf ganzer Linie verbessern, während sie gleichzeitig die über die Organisation verteilten Geschäftsfunktionalitäten logisch integriert. Die Automatisierung von Geschäftsprozessen richtet auch Sicherheitsmaßnahmen und die Rückverfolgbarkeit von Informationen ein, was eine bessere Einhaltung relevanter Vorschriften gewährleistet.
6. Audit-Bereitschaft: Automatisierte Geschäftsprozesse ermöglichen nicht nur die Standardisierung von Abläufen, sondern stellen auch die Pflege von Aufzeichnungen aller Phasen eines Geschäftsprozesses sicher, wodurch ein Audit-Trail erstellt wird.
7. Unterstützt die Expansion: Wenn der Kundenstamm und das operative Portfolio wachsen, kann die manuelle Unternehmensverwaltung unhandlich und unmöglich werden. Die Prozessautomatisierung ermöglicht die Rationalisierung aller Geschäftsprozesse und ermöglicht so die Skalierung des Unternehmens.

Elemente der Geschäftsprozessautomatisierung

BPA besteht aus drei Elementen:

1. Geschäftsregeln: Dies sind Richtlinien des Unternehmens, die in seinem Betrieb durch Geschäftslogik und Aktionsschritte befolgt werden. In BPA-Systemen sind Geschäftsregeln die Grundlage, auf der das Automatisierungssystem aufbaut.
2. Strukturierte Daten. Dies sind organisierte Daten, die für das Unternehmen und seinen Betrieb von Bedeutung sind. Es kann die Mitarbeiterliste, Rechnungs- und Verkaufsinformationen sowie Finanzdaten enthalten, auf die im täglichen Betrieb häufig Bezug genommen wird. BPA-Tools verwalten und organisieren die Erfassung und integrieren diese Daten in nützliche und präzise Berichte, die effektiv für nachgelagerte Prozesse verwendet werden können.
3. Unstrukturierte Daten: Dies sind Daten, die keiner strukturierten Form folgen, aber dennoch für das Unternehmen nützlich sind. Solche Daten können Produktbeschreibungen, Webseiten, Rezensionen, soziale Medien, E-Mails usw. sein, und ein guter BPA verwaltet und verarbeitet diese Daten gut, damit sie für das Unternehmen in Bezug auf Strategie und Planung von Nutzen sind.

Ein starker Automatisierungsprozess kombiniert diese drei Elemente nahtlos für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb.

Arten von Geschäftsautomatisierungsprozessen

Es gibt vier Arten von BPA, die je nach Bedarf des Unternehmens verwendet werden können:

1. Die Basisautomatisierung umfasst die Digitalisierung und Automatisierung einfacher Jobs in einer Organisation und organisiert alle Daten, die sich auf diese einfachen Jobs beziehen, für einen einfachen Zugriff. Ein Messaging-Tool oder eine Arbeitsgruppe, die Mitarbeiter umfasst, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, ist ein Beispiel für grundlegende Automatisierung.
2. Process Automation verwaltet Aufgaben, Prozesse und Projekte. Es verfügt auch über integrierte Prüfpunkte, Genehmigungen und Aktualisierungen für einen nahtlosen Übergang des Prozesses/Projekts von Anfang bis Ende. Dies bietet auch volle Transparenz für alle Beteiligten des Geschäftsprozesses.
3. Die Integrationsautomatisierung ist insofern weiter fortgeschritten, als sie menschliche Mitarbeiter bei bestimmten sich wiederholenden Aufgaben weitgehend ersetzt; Die menschliche Beteiligung dient nur der Regelsetzung und Überwachung, und die BPA kümmert sich um die Arbeit, die durch klare Arbeitsabläufe definiert ist. Integrationsautomatisierung wird häufig in Kundensupportplattformen gesehen, in denen Kundenkommentare/Feedback automatisch verarbeitet und für weitere Maßnahmen klassifiziert/annotiert werden.
4. KI-Automatisierung ist die fortschrittlichste Form von BPA, bei der Computersoftwareanwendungen menschenähnliche Entscheidungen treffen. KI-BPA-Systeme gehen trainiert mit Daten und Informationen um, um menschliches Handeln weitgehend nachzuahmen.

Einsatzgebiete für Business Process Automation im Unternehmen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen kann in fast allen Abteilungen einer Organisation mit unterschiedlichen Ebenen menschlicher Eingriffe eingesetzt werden. Einige spezielle Einsatzgebiete sind:

Anwendungen für die Kreditorenbuchhaltung

Die Vorteile der Automatisierung der finanziellen Aspekte der Betriebsabläufe eines Unternehmens werden zunehmend von Unternehmen erkannt. Dies hat die Einführung von Automatisierung in finanziellen Workflow-Strukturen erforderlich gemacht. Dies zeigt sich besonders deutlich im Betrieb der Kreditorenabteilung die den Kaufprozess eines Unternehmens finanziell, administrativ und bürokratisch unterstützt. Die Abläufe der Kreditorenbuchhaltung müssen die verschiedenen Funktionen des nahtlos integrieren Procure-to-Pay-Prozess das erstreckt sich Bestellverwaltung, Lieferantenkommunikation, Rechnungsmanagement, Produktverfolgung und Zahlung. Die Automatisierung von Kreditorenbuchhaltungsvorgängen wie Rechnungsverwaltung und Bestellverwaltung kann helfen, den Beschaffungsprozess in Unternehmen zu organisieren

KI-basierte BPA-Tools wie Nanonets können bei der Automatisierung von AP-Aufgaben wie der Rechnungsgenehmigung helfen, um den Prozess problemlos zu gestalten.

Beschaffung und Beschaffung

Technologie und Automatisierung können nahtlos erleichtern Beschaffungs- und Beschaffungsaktivitäten mit ihrer Fähigkeit, Daten/Fakten/Informationen/Analysen zu sammeln und allen Beteiligten einen einfachen Zugang zu bieten. Die Automatisierung kann die Kontinuität der Lieferantenbeziehungen sicherstellen, die analytische Entscheidungsfindung unterstützen, den Zugriff auf Daten im gesamten Unternehmen und in der Lieferantenbasis ermöglichen und Strategien und Bedingungen festlegen, um das Preis-Leistungs-Verhältnis zu maximieren. Die Automatisierung kann auch sicherstellen, dass strategische Sourcing-Funktionen skaliert werden können, um Verzögerungen und Verzögerungen bei den Geschäftsergebnissen zu vermeiden.

Buchhaltung

Die Automatisierung des Buchhaltungsprozesses umfasst den digitalen Kontenabgleich, die Pflege von Finanzunterlagen und die Erstellung von Jahresabschlüssen mit minimalem menschlichem Eingriff. Einige der mit der Buchhaltungsautomatisierung verbundenen Vorteile sind eine bessere Datenintegrität, verbesserte Effizienz, Überprüfbarkeit und Pflege von Aufzeichnungen. Eine gute Buchhaltungsautomatisierungssoftware bietet eine Reihe verschiedener Funktionalitäten, die sich mit anderen Abteilungen wie Einkauf, Kreditorenbuchhaltung, Gehaltsabrechnung und Verarbeitung von Steuer- und Finanzunterlagen überschneiden.

Human Resources

Human Resources beinhaltet eine Menge Papierkram und zeitaufwändige Prozesse, die automatisiert werden können. HR BPA kann die Automatisierung der Mitarbeiter-Onboarding-Verwaltung, Gehaltsabrechnung, Zeiterfassung und Leistungsverwaltung umfassen. HR-Automatisierungssysteme können Daten wie Mitarbeiterprofile, Zeitpläne, Anwesenheitslisten und zugehörige Informationen organisieren und speichern. Die Automatisierung der Gehaltsabrechnung kann Fehler in der Gehaltsabrechnung beseitigen und Gehaltsabrechnungen für Steuerzwecke führen. Ein automatisiertes Bewertungssystem kann Arbeitnehmern und Arbeitgebern helfen, Leistungen zu bewerten und die Leistungsverbesserung und Zusammenarbeit zu fördern.

Kundensupport

Die menschliche Beteiligung an der Kundenbetreuung kann nicht vollständig eliminiert werden. Die Prozessautomatisierung kann dem Unternehmen jedoch Zeit- und Kosteneinsparungen bringen und die Kundenbeziehungen verbessern. McKinsey berichtet, dass der Einsatz von Automatisierung zur Verbesserung des Kundenerlebnisses bis zu 40 % der Servicekosten einsparen kann. Die Automatisierung kann einen 24×7-Kundensupport ermöglichen; Die Kundenbetreuung rund um die Uhr im manuellen Betrieb erfordert die Rekrutierung von mehr Mitarbeitern für Schichtarbeit. Darüber hinaus kann die Kundendienstautomatisierung dazu beitragen, Kundenanliegen für die Produktverbesserung und den Markenaufbau zu konsolidieren und zu organisieren. Die Automatisierung des Kundenservice kann auch jüngere Kunden ansprechen, die den digitalen Kanal für den Kundensupport bevorzugen.

Verkaufs-/CRM-Prozess

Die Vertriebsautomatisierung kann die Vertriebskosten durch eine bessere Kundenansprache im Verkaufstrichter senken. Es kann den Verkaufsprozess über Vertriebsteams, Partner, Vertriebskanäle und Kunden hinweg vereinfachen und Aufgaben wie das Aktualisieren von Kontaktinformationen, das Verwalten von Kalendern und das Bearbeiten von Opportunities vereinfachen. Aktivitäten wie Anrufprotokollierung, Archivierung und Übergaben können zur Zeitersparnis automatisiert werden. In der Tat, McKinsey Berichte dass ein Drittel der Vertriebs- und Vertriebsaufgaben automatisiert werden können, was den Vertrieb zu einer der vielversprechendsten Funktionen in Bezug auf das Automatisierungspotenzial macht. Dem Bericht zufolge könnte die Vertriebsautomatisierung zu „einer Gesamtkostensenkung von 10 bis 15 Prozent und einer Verkürzung der Auftragsbearbeitungszeit – von der bestätigten Bestellung bis zur bestätigten Lieferung – von zwei oder drei Tagen auf ein oder zwei Stunden“ führen.

Social Media Management

Die Prozessautomatisierung der Social-Media-Inhalte eines Unternehmens kann die sozialen Interaktionen mit einem Publikum optimieren, wodurch Kunden gewonnen und alte gehalten werden. Die Automatisierung sozialer Medien kann die Planung von Social-Media-Beiträgen im Voraus oder die regelmäßige Neuveröffentlichung beliebter Artikel umfassen, um mehr Traktion zu erzielen und eine Marke aufzubauen. Durch die Automatisierung der Verwaltungsaufgaben für soziale Medien können Zeit und Ressourcen in andere Marketingbereiche umverteilt werden, die eine menschliche Beteiligung erfordern, z. B. Budgetierung und Strategieplanung.

Einrichten des Business Process Automation-Systems

Die Einrichtung eines BPA-Systems innerhalb einer Organisation beginnt mit einer Bewertung der Geschäftsprozesse des Unternehmens und dem Erkennen von Möglichkeiten und Bereichen für die Automatisierung. Die Wahl des BPA-Tools hängt von folgenden Faktoren ab:

• Der erforderliche Automatisierungsgrad:. Jedes Unternehmen hat seine eigenen Anforderungen und Stile, wenn es um den Kaufprozess geht. Die Fähigkeit der Software, die Praktiken und Richtlinien des Unternehmens zu integrieren, muss bewertet werden. Einige nützliche Fragen, die Sie stellen sollten, um den Bedarf des Unternehmens einzuschätzen, sind:
  Wie passt das BPM-System zu den allgemeinen Regeln und der Logistik Ihres Unternehmens?
  Was sind die Schlüsselrollen im gewählten BPM und wer wird sie besetzen?
  Passt das BPM in die Gesamtkultur der Organisation?
• Budget: Der Geldbetrag, der in die Einrichtung eines Prozessautomatisierungssystems investiert werden muss, hängt von der Größe des Unternehmens, dem Gewinn und dem Investitionspotenzial des Unternehmens ab
• Benutzerfreundlichkeit: Selbst für fortschrittliche Prozessautomatisierungssysteme ist während der Einrichtung und Implementierung ein gewisses Maß an menschlichem Eingreifen erforderlich. Das Qualifikationsniveau der Mitarbeiter, die die Software verwenden, entscheidet darüber, wie benutzerfreundlich das Frontend der Software sein sollte und wie viel technischer Support vom Entwickler benötigt wird. Der Bedarf an Schulungen und technischem Support muss ebenfalls berücksichtigt werden, bevor das richtige Tool für den jeweiligen Zweck ausgewählt wird.
• Verbreitung und Zusammenarbeit: Die meisten Abteilungen/Teams/Einheiten in großen Unternehmen sind in ihren Aktivitäten miteinander verbunden. Das für den Automatisierungsprozess verwendete Softwaretool muss Zugriffe auf verschiedenen Ebenen ermöglichen und eine einfache Zusammenarbeit aller Beteiligten ermöglichen. Es muss auch vorgesehen werden, verschiedene Genehmigungsebenen in den Prozess einzubeziehen.
• Integration mit den anderen im Unternehmen verwendeten Systemen: Das BPA-Tool muss mit den anderen Systemen, wie z. B. den bereits im Unternehmen verwendeten Buchhaltungsmanagement-Tools, integriert werden. Eigenständige Tools zur Prozessautomatisierung, die sich nicht mit den im Unternehmen verwendeten digitalen Tools integrieren lassen, würden zu Datenmissmanagement und Zeitverlust führen.

Eine der größten Herausforderungen beim Aufbau von BPM-Systemen ist die Gestaltung von Workflows für die Automatisierung. Sobald die zu automatisierenden Prozesse identifiziert sind, muss jeder Schritt im Prozess klar definiert werden, um Prozesse effektiv vollständig automatisieren zu können. Darüber hinaus muss die Prozessautomatisierung in Phasen implementiert werden, damit sie vor der Integration in das gesamte Unternehmen gründlich getestet werden kann. Eine ständige Überwachung ist ebenfalls unerlässlich – Set-and-Forget ist keine Option, und mangelnde Überwachung kann dazu führen, dass Funktionalitäten veraltet sind.

Zusammenfassung

Die Geschäftsprozessautomatisierung entwickelt sich schnell zu einem wichtigen Werkzeug, um Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Betriebsabläufe und beim Wachstum zu unterstützen. Die Vorteile automatisierter Prozesse, wie größere Prozesstransparenz, reduzierte Kosten, verbesserte Mitarbeiterproduktivität und Kundenzufriedenheit, machen sie ideal für Unternehmen, die ihr Geschäftsfeld und ihre Gewinne erweitern möchten. BPA wird nicht mehr als Bedrohung für die menschliche Beschäftigung angesehen, sondern als synergetisches Werkzeug, das es menschlichen Mitarbeitern ermöglicht, sich auf weniger alltägliche, höherwertige Aufgaben wie Geschäftsentwicklung und andere Aktivitäten zu konzentrieren, die zum Unternehmenswert beitragen.

Quelle: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/