Xero ist eine cloudbasierte SaaS-Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmenskunden in vielen Ländern. Das 2006 gegründete Unternehmen Xero hat seinen Sitz in Neuseeland. Die Software von Xero verarbeitet die Kreditorenbuchhaltung wie ein herkömmliches System, das eine manuelle Dateneingabe erfordert. Für die Automatisierung der Kreditorenbuchhaltung mit Xero integrieren Xero-Kunden AP-Automatisierungssoftware von Drittanbietern.
So verwalten Sie AP auf Xero
Verwalten Sie die Kreditorenbuchhaltung (AP) auf Xero durch die Durchführung dieser notwendigen Prozesse:
- Erhalten Sie eine Lieferantenrechnung oder eine andere Rechnung per E-Mail an das Xero-Buchhaltungssystem oder durch Scannen
- Genehmigen Sie die Rechnung
- Zahlungsplan
- Xero fügt Rechnung/Rechnung zur Kreditorenbuchhaltung hinzu
- Zahlung erfolgt
- Rechnung/Rechnung als bezahlt markiert
Beachten Sie jedoch, dass diese in Xero ausführbaren Schritte nicht viele manuelle Aufgaben abdecken. Beispielsweise müssen die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung dies visuell feststellen Rechnungen durch manuelle Überprüfungsprozesse korrekt sind und Genehmigungen einholen.
Zu diesen Genauigkeitsüberprüfungsprozessen gehören der 3-Wege-Abgleich (oder 2-Wege-Abgleich) der Rechnung mit der Bestellung (PO) und ggf. ein Empfangsbericht für den Wareneingang.
Die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung müssen in Übereinstimmung mit der Spesenrichtlinie des Unternehmens bestimmen, welcher/welche Budgetmanager die Rechnung genehmigen müssen. Anschließend leitet die Kreditorenbuchhaltung die abgeglichenen (häufig papierbasierten) Dokumente an den richtigen Genehmiger weiter und setzt sich mit den Genehmigern in Verbindung, wenn deren Genehmigung nicht rechtzeitig erfolgt.
Die Kreditorenbuchhaltung zahlt die Rechnungen stapelweise. Vielleicht werden in der Kreditorenbuchhaltung immer noch Papierschecks der alten Schule verwendet. Bei der Verwendung von Papierschecks sind die folgenden manuellen Schritte erforderlich:
- Lassen Sie den Prüflauf vom CFO oder Controller genehmigen
- Einholen autorisierter Scheckunterschriften
- Schecks auf Papier drucken
- Trennen und Ablegen einer Scheckkopie mit den zugeordneten Rechnungsdokumentkopien
- Füllen und Versenden von Umschlägen mit Schecks und beigefügten Überweisungsbelegen
- Beantwortung eingehender Lieferantenanrufe oder E-Mails mit der Bitte um den aktuellen Zahlungsstatus
Xero-Kreditoren-Workflows
Die folgenden Beschreibungen beziehen sich auf Xero-Kreditorenbuchhaltungs-Workflows zur Durchführung von Kreditorenbuchhaltungsprozessen in der Xero-Kernkreditorenbuchhaltungssoftware.
Erfassen und erfassen Sie Lieferantenrechnungen/Rechnungen
Benutzer der Business Edition-Pläne von Xero, die Early-, Growing- und Established-SaaS-Preispläne umfassen, erhalten die integriertes Hubdoc Funktion, die Rechnungen und Quittungen in Xero erfasst. Hubdoc ist ein Xero-Partner für die OCR-Datenerfassung, der Daten aus Dokumenten extrahiert und Transaktionen in Xero erstellt. Die E-Mail-Adresse für Xero-Rechnungen wird auf jeder Statusregisterkarte auf der Übersichtsseite „Käufe“ angezeigt.
Um Lieferantenrechnungen und Rechnungen in Xero mithilfe der Hubdoc-Funktion zu erfassen, muss die Rechnung ein E-Mail-Anhang sein und darf nicht in die E-Mail selbst eingebettet sein. Für diesen E-Mail-Erfassungsprozess leiten Sie Rechnungen, die Sie von einem beliebigen Lieferanten erhalten, an Ihre Xero-Rechnungs-E-Mail-Adresse weiter.
Die meisten Dokument- und Bildformate funktionieren, wenn Rechnungen per E-Mail versenden an die eindeutige E-Mail-Adresse Ihrer Xero-Organisation, um einen Rechnungsentwurf mit einer angehängten E-Mail-Rechnung zu erstellen. Sie können bis zu 10 Rechnungen in einer einzigen E-Mail versenden, wodurch in Xero separate Rechnungen erstellt werden. Die maximale E-Mail-Größe beträgt 25 MB.
Die per E-Mail verschickte Rechnung erfolgt in der Basiswährung Ihres Unternehmens und nicht in einer Fremdwährung. Nur bei einem Abonnement, das mehrere Währungen beinhaltet, können Sie die Währung auf dem Rechnungsentwurf oder der Rechnung in Xero manuell in die Fremdwährung ändern.
Nur wenn Xero die per E-Mail gesendete Rechnung erfolgreich lesen kann, werden einige Felder, einschließlich dieser, automatisch ausgefüllt und in Xero durch ein Blitzsymbol gekennzeichnet:
- Kontakt
- Datum
- Gesamt
- Geburtstermin
- Referenz
Beachten Sie, dass dieser Rechnungserfassungsprozess möglicherweise nicht vollständig oder korrekt ist und dennoch die Durchführung manueller Schritte (aufgelistet im Xero-Link zum Versenden von Rechnungen per E-Mail) im Menü „Geschäft/Zu zahlende Rechnungen“ und für die erforderliche Währungsumrechnung erfordert.
Wenn Sie die Hubdoc-Funktion von Xero nicht für die Erfassung von Rechnungsdaten per E-Mail verwenden, müssen Sie eine manuelle Dateneingabe durchführen Rechnungen hinzufügen und Rechnungen in das Xero-Buchhaltungssoftwaresystem. Wählen Sie im Menü „Geschäft/Zu zahlende Rechnungen“ die Option „Neue Rechnung“ und geben Sie die Details für die Felder ein. Speichern Sie die Rechnung und senden Sie sie zur Genehmigung, bevor Sie die Rechnung bezahlen.
Sie kodieren diese Kreditorenrechnungen manuell dem richtigen Aufwands- oder Vermögenskonto, z. B. dem Inventar.
Bezahlen Sie Rechnungen und erfassen Sie Zahlungen
Zu Rechnungen bezahlenPlanen Sie Rechnungen im System (nach Stapel), indem Sie das Zahlungsdatum eingeben und ein Häkchen bei den zu bezahlenden Rechnungen setzen. Wenn die Rechnung bezahlt wird, verbucht Xero die Transaktion als Reduzierung der Verbindlichkeiten als Belastung und als Gutschrift aus der doppelten Buchführung in bar (sowie etwaige Skonti bei vorzeitiger Zahlung).
Hinzufügen neuer Lieferanten
In der Buchhaltungssoftware Xero Xero richtet neue Lieferanten als Kontakte ein und bestimmt, wie Sie diese Kontakte nutzen – entweder als Lieferanten oder Kunden oder beides. Wenn Sie eine Rechnung laden, wird der Kontakt als Lieferant verwendet. Daher müssen Sie Kontakte nicht zu Lieferanten verschieben. Wenn Sie Hubdoc in Xero verwenden, wird Hubdoc dies automatisch tun Richten Sie den Lieferanten im Xero ein Buchhaltungssoftwaresystem für Sie, sobald die Rechnung eingegangen ist. Andernfalls ist eine manuelle Dateneingabe erforderlich, um Lieferanten in Xero einzurichten.
Verwalten Sie Ausgaben und Rückerstattungen
Mit Xero können Sie Rechnungen, Ausgaben und Rückerstattungen über die cloudbasierte Online-Software oder mit einem mobilen Gerät, das die Xero-App verwendet, einsehen und verwalten. Ihr Einblick in das Ausgabenmanagement wird nicht so umfassend sein wie bei der Integration von AP-Automatisierungssoftware.
Automatisierung des Xero AP-Workflows mit Nanonets
Mit Nanonets Flow, seiner AP-Automatisierung und können Sie den gesamten Xero AP-Workflow für den Rechnungseingang und die Rechnungsverarbeitung, einschließlich Zahlungen, vollständig automatisieren Rechnungsbearbeitungssoftware für Verbindlichkeiten. Nanonets verwendet Best Practices für die Kreditorenbuchhaltung in seiner AP-Automatisierungssoftware.
Nanonets hilft Ihnen dabei Onboarding von Anbietern einfach und verfügen über eine hervorragende Dokumentenverwaltung im Zusammenhang mit der Kreditorenbuchhaltung. Lieferanten wählen eine Zahlungsmethode.
Mit der Nanonets Flow AP-Automatisierungssoftware können Sie E-Mails weiterleiten oder Rechnungen mit KI/ML-gestützter intelligenter OCR (optische Zeichenerkennung) in Nanonets einscannen, um Rechnungsdaten elektronisch nach Einzelposten mit Kopfzeilen zu erfassen. Aber Nanonets ist ein OCR-Experte und verfügt über eine viel höhere Genauigkeit bei der Erfassung von Rechnungsdaten als Xero mit HubDocs zuverlässig für jede Rechnung bieten kann. Nanonetze KI-Dateneingabe ist der Schlüssel zur Erzielung von Genauigkeit und Effizienz.
Nanonets ermöglicht Ihrem Unternehmen eine zeitnahe, berührungslose Rechnungsverarbeitung, ohne menschliches Eingreifen oder manuelle Prozesse, die auf künstlicher Intelligenz (KI) und ihrer Teilmenge, maschinellem Lernen (ML), basieren. Die automatisierte Software-Rechnungsverarbeitung umfasst Schritte zur Rechnungsprüfung, Rechnungsabgleich, Rechnungen zur Zahlung genehmigen und genehmigte Rechnungen und Rechnungen in Stapeln bezahlen.
Sie können die Frühzahlungsrabatte des Anbieters in Anspruch nehmen, wenn Sie innerhalb der in den Zahlungsbedingungen Ihrer Rechnung angegebenen kurzen Anzahl von Tagen zahlen, z. B. innerhalb von 10 Tagen für 2/10, netto 30, um einen Rabatt von 10 % auf den fälligen Rechnungssaldo zu erhalten anstatt den gesamten Rechnungsbetrag innerhalb von 30 Tagen zu bezahlen. Bei vorzeitiger Zahlung nehmen Sie Skonti in Anspruch Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Bei Lagerartikeln sind die Kosteneinsparungen beeindruckend.
Nachdem Sie die Rechnungsdaten erfasst haben, überprüft Nanonets mit Nanonets die Rechnungen und die Kontocodierung und synchronisiert diese Daten mit Ihrem Buchhaltungssystem. Nanonets gleicht Rechnungen mit Belegen ab, einschließlich Kauforder (Bestellungen) und ggf. Wareneingänge.
Ihr Unternehmen kann Rechnungsgenehmiger und Ausgabenlimits einrichten, die Ihren Unternehmensrichtlinien entsprechen, oder die KI damit beauftragen Rechnungsfreigabe-Workflows automatisch für Sie innerhalb von Nanonets, wenn Sie es vorziehen. Genehmiger haben die Wahl, Rechnungen zur Zahlung abzulehnen oder zu genehmigen.
Planen und tätigen Sie mit Nanonets globale elektronische Zahlungen in verschiedenen Währungen mithilfe effizienter, großer Mengen. Dann wird Nanonets interne Aufzeichnungen oder Transaktionen oder Zahlungen mit Bankkonten, Kreditkartenabrechnungen oder anderen Quellen abgleichen und abgleichen Kontenabstimmung.
Nanonets bietet Ihrem Geschäftsteam intelligente Ansichten mit Einblick in die Geschäftsausgaben und gibt Ihnen so mehr Kontrolle bei der Verwaltung der Geschäftskosten.
Zusammenfassung
Die Workflows der Xero-Kreditorenbuchhaltung sind sehr zeitaufwändig. Wenn Ihr Unternehmen beginnt, Arbeitsabläufe mit Xero + AP-Automatisierung zu optimieren, müssen die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung diese sich wiederholenden manuellen Dateneingabeschritte nicht für jeden Lieferanten, jede Rechnung oder jede Mitarbeiterspesenabrechnung durchführen, die eine Erstattung erfordert.
Finden Sie heraus, wie es geht Fluss durch Nanonetze kann die Automatisierungsworkflows der Xero-Kreditorenbuchhaltung beschleunigen und für mehr Genauigkeit und Finanzkontrolle sorgen.
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