Beschaffungstransformation: Warum Exzellenz wichtig ist – IBM Blog

Beschaffungsabteilungen sind für viele Stakeholder tendenziell weniger sichtbar als Vertriebs-, Betriebs- oder sogar Finanzabteilungen, aber die Auswirkungen, die sie auf alles haben, vom Endergebnis bis hin zur Produktqualität und Servicebereitstellung, sollten nicht übersehen werden, weshalb „Procurement Excellence“ so genannt wird eine lohnende Beschäftigung.

Die Optimierung der Beschaffungsfunktion kann dazu beitragen, erfolgreiche Geschäftsergebnisse zu erzielen, wie zum Beispiel:

• 12–20 % Einsparungen bei Beschaffung/Nachfragemanagement
• 95 % Verbesserung der Compliance
• 30 % der verwalteten Zusatzausgaben
• Reduzierung des Vertragswertverlusts um 35 %

Beschaffung transformieren

Wenn Ihr Unternehmen solche Zahlen nicht sieht, könnten Sie ein guter Kandidat für eine Transformation sein. Der erste Schritt auf der Reise besteht darin, zu verstehen, wo Sie sich befinden, und anhand dieser Informationen dann zu bestimmen, wo Sie sein möchten. Manchmal ist es schwierig, die erforderliche Zeit und den nötigen Denkprozess zu finden, um den Weg zur Exzellenz zu ebnen, insbesondere wenn man sich darauf konzentriert, die von anderen an die Beschaffung in einer komplexen Organisation erwarteten Anforderungen zu erfüllen – und zwar jeden einzelnen Tag.

Dann kann die Zusammenarbeit mit Beschaffungsberatungsdiensten dazu beitragen, Ihr Team zu Beschaffungsexzellenz zu führen und Beiträge zu den Zielen Ihres Unternehmens zu leisten: Steigerung der Rentabilität, Verbesserung der Serviceergebnisse, die ein Umsatzwachstum ermöglichen, die Kundenzufriedenheit steigern und sicherstellen können, dass Lieferanten qualitativ hochwertige Waren liefern Dienstleistungen.

Bewertung der aktuellen Umgebung

Einer der wichtigsten Schritte besteht darin, die Mission der Beschaffungsabteilung und die aktuelle Rolle innerhalb der Organisation zu überprüfen. Eine solide Bewertung befasst sich mit dem gesamten Beschaffungslebenszyklus.

Wie verbindet die Beschaffung die Bedürfnisse der Stakeholder mit den Lieferanten, die die richtigen Fähigkeiten liefern können? Wie sind Teams organisiert, um sie an den wichtigsten Zielen auszurichten?

Wie liefern sie in diesen Bereichen:

• Geschäftsplanung, Stakeholder-Verbindung
• Beschaffungsvorgänge und Analysen
• Lieferantenleistungsmanagement und Compliance
• Einkaufsvorgänge, einschließlich Anforderungsbearbeitung und andere wichtige Aktivitäten

Leistungsstarke Organisationen halten die Geschäftsleitung regelmäßig auf dem Laufenden, um den Wert der Beschaffung für das Unternehmen zu demonstrieren. Stellen Sie Berichte bereit, z. B.:

• Bevorzugte Lieferanten werden in Prozent, nach Kategorie und aus organisatorischer Sicht verwendet. Sourcing-Effektivität, geplante Ereignisse im Zeitplan, erzielte Einsparungen und eine Hervorhebung neuer Lieferanten aus neuen Großabschlüssen
• Kennzahlen zur Lieferantenleistung, einschließlich einer Zusammenfassung, der Top-10-Performer (und auch der Low-Performer)

Gestaltung des zukünftigen Staates

Erreichbare Ziele, die auf den Ergebnissen einer funktionalen Beschaffungsbewertung aufbauen, können einen Fahrplan für die Zukunft liefern. Ein Beschaffungsberater hilft dabei, die Lücken zu schließen. Dies führt in der Regel zu einem Plan zur Weiterentwicklung des Kategoriemanagements, zur Entwicklung eines angestrebten Betriebsmodells und zur Identifizierung anderer wichtiger Möglichkeiten, bei denen Handlungsbedarf besteht.

Bei IBM mit Niederlassungen in mehr als 170 Ländern und über 13,000 Lieferanten war dies keine leichte Aufgabe. Mithilfe von Design Thinking und anderen Methoden konnte das Beschaffungsteam die Vision für den zukünftigen Zustand definieren und eine funktionierende Lösung skalieren. Durch die Transformation der Beschaffung mit intelligenten Arbeitsabläufen konnten die Beschaffungsexperten Lieferanten zehnmal schneller einbinden und Preisanalysen in 10 Minuten statt in 10 Tagen durchführen. KI, Automatisierung, Blockchain und mehr haben die Transformation ermöglicht.

Tatsächlich denken immer mehr Beschaffungsorganisationen darüber nach, generative KI als Teil ihrer Zukunftspläne zu integrieren, um schnellere und genauere Entscheidungen zu treffen, die Betriebskosten zu senken und die Ausfallsicherheit zu verbessern.

Die Bedeutung des Lieferantenökosystems

Lieferanten gehören zu den wertvollsten Elementen des Unternehmens, daher ist es wichtig, in diesem Bereich gut zusammenzuarbeiten. Bevorzugte Lieferantenprogramme mit gut ausgehandelten Verträgen und Preisen im Einklang mit den wichtigsten Geschäftsstrategien können die Lieferung von Waren und Dienstleistungen – und, was ebenso wichtig ist, die Kundenzufriedenheit verbessern.

Eine gründliche Überprüfung Ihres gesamten Lieferanten-Ökosystems, von der Anbieterauswahl und Source-to-Pay bis hin zum Benchmarking der Preise, kann wichtige Einblicke in den Reifegrad Ihres Ökosystems liefern. Die Messung der Compliance ist ein entscheidender KPI für die Verantwortlichkeit. Befolgen interne Stakeholder Richtlinien oder verlassen sie das System? Erfüllen Lieferanten die Vertragsanforderungen, Serviceniveaus und Nachhaltigkeitsziele?

Steigerung der Stakeholder-Zufriedenheit

Viele Unternehmen überwachen ihre Net Promoter Scores (NPS) genau im Hinblick auf positive und negative Trends. Selbst im B2B-Bereich fordern Kunden, dass Transaktionen intuitiv und einfach abzuwickeln sind und den Unternehmensrichtlinien entsprechen. Eine optimierte Beschaffungsfunktion schafft in vielerlei Hinsicht die Voraussetzungen für die qualitativ hochwertige und pünktliche Lieferung von Waren und Dienstleistungen, die die Erwartungen übertreffen und zu einer Verbesserung des NPS um 30–50 % führen können.

Neben externen Stakeholdern ist es für das Beschaffungsteam wichtig, interne Beziehungen aufzubauen und zu pflegen. Dies hilft nicht nur bei der Anforderungserfassung, sondern stärkt auch das Vertrauen im gesamten Unternehmen. Ein Modell, das eine enge Interaktion mit „Kategorie „Experten“ (die häufig ihre Beschaffung selbst abwickeln möchten) können dabei helfen, Beschaffung, Vertragsabschlüsse und Erfolgsmessung zu verwalten und gleichzeitig Transparenz, Verantwortlichkeit und Ausgabendisziplin aufrechtzuerhalten.

Exzellente Beschaffung funktioniert

In einem aktuellen Expert Insights-Bericht heißt es: „Intelligente Beschaffung intelligenter gemacht„Das IBM Institute for Business Value hat herausgefunden, dass ein integriertes Betriebsmodell Beschaffungsentscheidungen auf der Grundlage von Echtzeitdaten durch fortschrittliche Analysen und Vorhersagealgorithmen fördert. Die leistungsstärksten Unternehmen erzielten 52 % niedrigere Kosten für die Bestellung von Materialien und Dienstleistungen sowie 60 % niedrigere Kosten für die Abwicklung der Kreditorenbuchhaltung – und mehr als die Hälfte übertraf die Konkurrenz in Bezug auf Umsatzwachstum und Effektivität über einen Zeitraum von drei Jahren deutlich.

Transformieren Sie Ihre Beschaffungsvorgänge