Оберіть розумніший процес архівування документів із робочими процесами без використання коду за 15 хвилин. Подивіться, як це працює, за допомогою безкоштовної демонстрації продукту від наших консультантів з автоматизації.
or Розпочніть безкоштовну пробну версію—>
Архівація документів — це процес зберігання документів, які зараз більше не використовуються, у безпечному сховищі.
Середній бізнес займається 10,000 документи щороку. Відстежувати їх вручну — велике випробування.
На щастя, архівування документів допомагає прибрати безлад. Шляхом належної категоризації, оцифрування та індексація документів, архівування документів допомагає підприємствам знаходити документи навіть через роки, оскільки ви ніколи не знаєте, коли вони вам знадобляться. Подумайте, перевірте, довідки чи щось інше.
Давайте розглянемо архівування документів і як оптимізувати процес архівування документів, щоб ви ніколи не втратили документ.
Що таке архівація документів?
Архівація документів — це процес зберігання документів, які зараз більше не використовуються, у безпечному сховищі.
Це фіксовані документи – документи, які не можна або не слід змінювати чи редагувати – до яких немає доступу або вони не використовуються регулярно. Архівування неактивних документів має важливе значення з юридичних міркувань або з міркувань відповідності або у випадку, якщо вони потрібні для аудиту. Таким чином, архівні документи потрібно легко відновлювати, навіть якщо вони не використовуються регулярно.
Документи, які є динамічними та використовуються в повсякденних системах бізнесу, не підходять для архівування – вони вимагають постійного активного використання. (Для всіх тих документів, які вам не потрібно архівувати? Зніміть їх, коли закінчите з ними)
Ви можете архівувати як цифрові, так і фізичні документи.
Багато установ вважають за краще оцифровувати паперові документи в електронний архів. Тому що зберігання електронні документи у довгостроковій перспективі легше та заощаджує витрати.
Тому деякі установи мають гібридні архіви, які містять як цифрові, так і фізичні документи.
Подивіться, як ви можете заощадити 80% своїх витрат за допомогою платформи архівування документів Nanonets.
Отримайте безкоштовний огляд продукту or розпочати безкоштовну пробну версію.
or розпочати безкоштовну пробну версію
Різні способи архівування документів
Що стосується архівування документів, існує три основні рішення для зберігання: фізичне архівування, електронне архівування та зберігання за запитом. Давайте подивимося короткий виклад кожного з них.
Фізичне архівування
Фізична архівація - це, по суті, зберігання паперу.
Це коли ви архівуєте свої документи, документуючи їх або використовуючи можливість безпечного зберігання за межами сайту, наприклад сховище для зберігання, щоб зберігати їх для вас. Це широко поширена практика для великих галузей, які вимагають зберігання паперового сліду неважливих документів.
Електронне архівування
Ви також можете оцифрувати свої документи та зберігати їх у цифровій хмарі або локальному сховищі. Перевага цифрового сховища полягає в тому, що воно економить багато місця. Вам не потрібен фізичний простір для зберігання документів — усе зберігається в хмарі.
Програмне забезпечення для оцифрування документів, як-от Nanonets, витягує інформацію з документів і зберігає її у вашій базі даних.
Тим не менш, це не для всіх. Багато власників галузі люблять зберігати фізичні копії та не переміщують свої архіви документів у хмарне сховище з міркувань безпеки.
Зберігання сканування на вимогу
Сканування за вимогою — це найкраще з обох світів. Це рішення, за якого корпорація буде зберігати ваші паперові документи для вас за межами підприємства, але перевірятиме їх і надсилатиме вам цифрову копію за запрошенням.
Це хороший вибір для галузей, які хочуть зберігати величезну кількість документів за межами об’єкта, але час від часу може знадобитися доступ. Тим не менш, сканування на вимогу дорожче, ніж звичайне зберігання паперу, оскільки ви витрачаєте на додаткову послугу.
Фізичне та електронне архівування
Зберігання архіву фізичних документів потребує як грошей, так і часу, а також займає цінний фізичний простір як на вашій роботі, так і в сторонньому сховищі. (Це дорівнює 20 доларів США для файлу на папері документ.)
Електронне архівування документів є економічним і економним за часом і майже не займає фізичного місця.
Ви можете отримати кілька переваг від відновлення фізичних документів для зберігання в електронному архіві документів. Вони включають:
- Архів зберігається в електронному вигляді, тому він не займає фізичного місця (більше ніяких шаф для документів і банківських ящиків!)
- Сприяє швидкому пошуку за ключовими словами певних документів
- Зменшує витрати на зберігання та управління
- Без зусиль захищено від несанкціонованого проникнення
Почніть архівувати документи за 15 хвилин із Nanonets. 30 тисяч+ професіоналів довіряють автоматизувати 30 мільйонів документів щороку!
Спробуйте Nanonets безкоштовно or замовте дзвінок до нашого експерта з автоматизації!
Як налаштувати електронну архівацію документів?
Архівація документів не є одноразовою діяльністю; як тільки ви налаштуєте належний бізнес-процес, ви зможете його автоматизувати. Давайте подивимося, як працює архівація документів.
Крок 1: Початкова оцінка
Зрозумійте поточні процеси роботи з документами. Як ви обробляєте важливі та несуттєві документи? У вас є встановлений процес? Чи всі документи обробляються одночасно, чи процес є спеціальним?
Подивіться
- Як документи створюються, записуються, класифікуються та називаються?
- Який порядок оцифрування документів?
- Які вимоги для видалення або відхилення документа?
- Хто обробляє винятки документів?
- Які документи потрібні для перевірки?
Ви також повинні розуміти кількість документів, з якими ви будете працювати, щоб отримати уявлення.
На основі цієї початкової оцінки ви працюєте над складанням потоків для процесів.
Крок 2: Визначте цілі та ролі
Зрозумівши процеси, спробуйте визначити причини архівування документів.
- Бажаєте скоротити оперативні витрати на роботу з документами?
- Ви робите це, щоб дотримуватися правил безпеки даних?
- Ви намагаєтеся оптимізувати свій управління записами?
- Чи робить це виконавча команда, щоб покращити видимість ресурсів?
Виходячи з поставлених цілей, ви можете розставляти їх за пріоритетністю та змінювати процеси архівування документів. Зрозумійте ролі зацікавлених сторін у процесі.
- Хто буде контролювати процес архівування документів?
- Які рівні авторизації ви будете використовувати для обмеження доступу до архівних даних?
- Як ви забезпечите відповідність працівників?
Крок 3. Запровадьте графік зберігання
Тепер настав час встановити графік зберігання. Зрозумійте документи які потрібно зберегти, а які ні.
Ви повинні зберігати оригінальні річні фінансові звіти, оскільки вони можуть знадобитися в майбутньому. Дослідіть федеральні, місцеві, державні та галузеві правила, яких ви повинні дотримуватися.
Наприклад, зберігайте всі пов’язані з IRS та податки документи щонайменше сім років.
Потім видаліть усі документи, які не потребують архівування або ніколи не зберігатимуться назавжди, такі як каталоги постачальників, небажана пошта та дублікати. Ви можете оцифрувати їх, відсканувавши їх і вилучення інформації за допомогою програмного забезпечення OCR.
Крок 4: Оцифруйте паперові файли
Оцифруйте паперові файли щоб зменшити витрати, заощадити місце та покращити організацію документів.
Для покращення можливостей пошуку ви можете використовувати програмне забезпечення OCR та a сканер документів, як і Nanonets, для сортування, упорядкування, позначення та індексні документи.
Крок 5. Виберіть сховище
Для цифрового зберігання вам потрібно вибрати стрічкове, дискове або хмарне сховище. Кожен має переваги та недоліки, пов’язані з довгостроковою безпекою, цілісністю та легкістю входу програмне забезпечення для роботи з документами.
Крок 6. Автоматизуйте за допомогою документообіг
Коли всі процеси та всі змінні визначено, настав час розгортати процес.
Ви можете використовувати програмне забезпечення для роботи з документами як Нанонети щоб автоматизувати весь процес за допомогою робочих процесів без коду. Він також має параметри хмарного або локального сховища для автоматичного зберігання ваших документів. Дивись, як це працює.
Крок 7: Моніторинг і оптимізація
Жоден процес не є ідеальним спочатку. Після впровадження документообігу отримайте відгуки від зацікавлених сторін щодо вдосконалення процесу.
Для чого використовувати архівацію документів?
Вашій компанії необхідно зосередитися на архівації документів, якщо:
- Ваша компанія регулярно має справу з великою кількістю документів
- У майбутньому вам може знадобитися доступ до старих документів
- Для компаній, подібних до вас, перевірки є звичайним явищем
- Вам потрібно зберігати документи як частину відповідності та нормативних вимог
Якщо ці фактори стосуються вашої компанії, вам може знадобитися архівувати документи.
Скоротіть час архівування документів з днів до хвилин за допомогою Nanonets. Зменште витрати та час. Цікаво дізнатися, як це працює?
Почніть свою безкоштовну пробну версію or заплануйте дзвінок з нами.
Як автоматизувати архівацію документів?
Ви можете автоматизувати архівування документів за допомогою Nanonets простими кроками.
Для цього створіть безкоштовний обліковий запис на Nanonets або увійдіть у свій обліковий запис.
Крок 1: Потрібно налаштувати збір документів. Документи можна автоматично завантажувати на платформу за допомогою параметрів завантаження даних.
Крок 2: Тепер нам потрібно класифікувати документи. Платформа Nanonets автоматично визначає тип документа за допомогою моделі класифікатора документів.
Крок 3: На наступному кроці ви можете витягувати дані з документів і використовувати їх для виконання таких дій, як зіставлення даних, затвердження документів, суперечка даних, покращення даних, зіставлення баз даних, перейменування PDF-файлів тощо за допомогою автоматизації робочого процесу.
Крок 4: Тепер, після обробки документів, настав час зберегти їх документи. Ви можете експортувати документ у хмарне сховище за вашим вибором або зберегти його в базі даних Nanonets.
Архівація документів за допомогою Nanonets
Наномережі - це програмне забезпечення для інтелектуального керування документами із вбудованим програмним забезпеченням OCR, яке допоможе вам перетворити всі ваші паперові документи в цифровий формат із можливістю пошуку. Nanonets простий у використанні з конструктором робочих процесів без коду, що перетягує та скидає, який може автоматизувати будь-який ручний процес обробки документів.
Потрібна допомога? Наша команда тут, щоб допомогти вам все це налаштувати!
Перейдіть до Nanonet і спробуйте зробити це самостійно. Або попросіть нашу команду зробити це за вас!
Nanonets використовують понад 30,000 XNUMX щасливих професіоналів автоматизувати процеси документообігу щороку. Ось знімок продуктивності Nanonets
Ось що говорять про нас наші клієнти.
Припустимо, у вас є складний процес архівування документів. У такому випадку наша талановита команда може допомогти вам спростити й автоматизувати весь процес, щоб він був ефективним і працював відповідно до ваших вимог. Хочете поділитися з нами своїми вимогами? Налаштувати дзвінок or надішліть нам електронний лист.
or розпочати безкоштовну пробну версію
Чому ви повинні його використовувати?
Є багато переваг використання електронного архіву документів:
- Економія місця: Цифрове архівування документів може заощадити простір і витрати, звільнивши простір і зменшивши експлуатаційні витрати.
- Ефективне управління документами: Завдяки електронному архіву документів ви можете систематизувати, класифікувати та зберігати всі свої документи в одному централізованому місці. Це полегшує керування документами.
- Підвищення безпеки документів: Ви можете обмежити шахрайський доступ і покращити безпеку документів, зберігаючи документи в безпечному хмарному сховищі.
- Зручний пошук документів: Програмне забезпечення DMS перетворює документи на базу даних з можливістю пошуку, що означає, що ви можете шукати документи за ключовими словами з документів.
- Зробити вас поступливим: Певним галузям необхідно запровадити архівування документів, щоб відповідати вимогам.
Почніть архівувати документи за допомогою Nanonets.
30,000 500+ користувачів з 30+ підприємств довіряють автоматизувати XNUMX мільйонів+ документів!
Оцінка 4.9 на G2. Спробувати!
Почніть свою безкоштовну пробну версію
Варіанти використання архівації документів
Архівація документів корисна майже для всіх видів бізнесу. Давайте розглянемо деякі реальні застосування архівування документів у різних галузях.
- Фінансові послуги компанії повинні переконатися, що всі їхні документи готові до аудиту. Саме тут архівація документів допомагає їм зберігати всі журнали клієнтів, квитанції про обмін грошей та інші юридичні документи, якщо це необхідно. Прочитайте, як це можна автоматизувати за допомогою фінансова автоматизація.
- Роздрібна торгівля фірми повинні зберігати всю інформацію про своїх клієнтів, постачальників і постачальників на випадок будь-яких розбіжностей у майбутньому. Докладніше про автоматизація роздрібної торгівлі.
- Юридичні фірми та юридичні відділи потрібно все зберігати договори, пов'язані з випадками, документи та факси у форматі PDF. Їм потрібно швидко знаходити документи та цитати за допомогою інтелектуального пошуку та тегів. Ось де на допомогу приходить архівування документів.
- Державні послуги мати справу з великою кількістю інформації день у день. Не все актуально зараз, але вони повинні зберігати всю інформацію, яка має бути легкодоступною пізніше, натиснувши кнопку.
- Підприємства можуть оптимізувати управління документами за допомогою ефективного архівування документів. Перетворюючи свої паперові документи на a бібліотека з можливістю пошуку, співробітники можуть скоротити час, витрачений на пошук документів, а оцифрування також може покращити видимість даних.
Автоматизуйте архівування документів за допомогою Nanonets. Витягуйте дані з рахунків-фактур, посвідчень особи чи будь-якого паперу на автопілоті!
or Почніть свою безкоштовну пробну версію
Архівація документів проти резервного копіювання файлів
Архівація документів — це резервне копіювання файлів, чи не так? Ну, це трохи інакше.
Процес архівування документів призначений для пасивних документів, тоді як резервні копії використовуються для активних файлів у повсякденних системах.
Метою архіву документів є збереження оригінальних документів на випадок, якщо вони знадобляться з кількох причин у майбутньому. Навпаки, метою резервного копіювання файлів є збереження копії активних файлів на випадок пошкодження або втрати фактичних файлів, що забезпечує безперервність роботи.
Давайте розглянемо більше відмінностей між архівуванням документів і резервним копіюванням файлів.
Архів документів |
Резервне копіювання документів |
|
Мета |
Довгострокове зберігання документів, які зараз не використовуються |
Збереження копії останніх даних у разі втрати або пошкодження даних |
Використаний |
За потреби – напр. Аудит |
Коли поточні дані пошкоджені або не завантажуються |
дані |
Збережено як копію. Дані не перезаписуються |
Дані перезаписані |
Тип збережених даних |
Оригінальні дані – напр. Фінансові звіти |
Дублікат поточних даних як копія |
швидкість |
Швидкість відновлення не проблема |
Має бути в режимі реального часу |
Термін |
Тривале зберігання |
Короткочасне та середньострокове зберігання |
Покращуйте архівування документів за допомогою Nanonets.
Оптимізуйте всі свої бізнес-процеси, пов’язані з документами, за допомогою Nanonets. Ніколи не втрачайте документ, тримайте всі журнали аудиту напоготові та зменшуйте шахрайство з документами за незначну вартість.
Ми допомогли багатьом організаціям, таким як Toyota, P&G і EY, оцифрувати їхні ручні процеси за допомогою робочих процесів без коду, що призвело до економії коштів і часу.
Заплануйте 10-хвилинний короткий дзвінок, під час якого наші експерти з автоматизації побачать ваші поточні процеси обробки документів і допоможуть вам легко оцифрувати ваші ручні процеси.
Отримайте безкоштовний огляд продукту or спробуйте самі.
8 лютого 2023 р. Цей блог було вперше опубліковано в червні 2022 р., а 8 лютого 2023 р. оновлено вміст.
Докладніше про документообіг:
FAQ
Навіщо оцифровувати документи?
Продуктивні управління документами: Індексовані оцифровані документи можна експортувати в систему та автоматично зберігати в цифрових бібліотеках, де їхнє використання можна документувати, відстежувати та керувати ним.
Просте повторне використання тексту: коли надруковану тему відновлено в редагований текст, її можна змінити та повторно використовувати в Microsoft Excel або Word, заощаджуючи час, який зазвичай витрачається на повторне створення та повторне введення документів.
Можливість пошуку: документи, включно з ключовими словами в метаданих або тексті, можуть бути виявлені електронними пошуковими мережами та вказані протягом секунд.
Простий доступ: цифрові документи можна отримати з головного сховища в будь-який час і швидко розповсюдити електронною поштою, усуваючи необхідність робити друковані копії.
Що таке програмне забезпечення для архівування документів?
Програмне забезпечення для архівування документів перетворює документи на цифрові записи, які можна архівувати, легко отримувати доступ і ефективно керувати, допомагаючи вашій установі заощадити витрати на зберігання, підвищити продуктивність співробітників і прискорити бізнес-процедури.
Достатні для тривалого архівування, перетворені списки невеликі з підвищеною візуальною якістю. Їх можна читати на різних пристроях, легко отримати до них із ізольованих місць і централізовано архівувати в електронних архівах, цифрових бібліотеках або мережі управління документами. Будь-яка корпорація може пришвидшити внутрішні процедури та підвищити ефективність, забезпечивши легкий доступ до цифрових копій із визначеними правами доступу.
Замовте дзвінок, під час якого наші експерти з автоматизації переглянуть поточні процеси обробки документів і покажуть, як оптимізувати процеси архівування.
Почніть свою безкоштовну пробну версію
- Розповсюдження контенту та PR на основі SEO. Отримайте посилення сьогодні.
- Платоблокчейн. Web3 Metaverse Intelligence. Розширені знання. Доступ тут.
- джерело: https://nanonets.com/blog/document-archiving/
- 000
- 1
- 10
- 2022
- 2023
- 7
- 9
- a
- МЕНЮ
- доступ
- доступний
- За
- рахунки
- активний
- діяльності
- діяльність
- Додатковий
- дотримуватися
- після
- проти
- ВСІ
- кількість
- суми
- та
- щорічний
- техніка
- застосування
- архів
- ПЛОЩА
- Прибуває
- оцінка
- Допомога
- асоційований
- аудит
- авторизації
- автоматизувати
- Автоматизований
- автоматично
- Автоматизація
- доступний
- резервна копія
- резервне копіювання
- оскільки
- користь
- Переваги
- КРАЩЕ
- між
- Великий
- Біт
- Блог
- підвищення
- будівельник
- бізнес
- ділові угоди
- Бізнес-процес
- ділові процеси
- підприємства
- button
- call
- Cards
- випадок
- каталоги
- категоризація
- централізована
- вибір
- Вибирати
- Класифікувати
- Очищення
- близько
- хмара
- Cloud Storage
- безлад
- збір
- COM
- загальний
- Компанії
- компанія
- комплекс
- дотримання
- поступливий
- Консультанти
- зміст
- контрастність
- конвертувати
- перероблений
- copies
- КОРПОРАЦІЯ
- пошкоджені
- Коштувати
- витрати
- створювати
- створює
- Поточний
- клієнт
- Клієнти
- дані
- втрати даних
- безпеку даних
- Database
- день
- з дня на день
- Днів
- угода
- справу
- Пропозиції
- певний
- надання
- Попит
- Демонстрація
- відомства
- виявлено
- різниця
- Відмінності
- різний
- цифровий
- цифрові документи
- в цифровому вигляді
- оцифрування
- оцифрувати
- оцифровані
- оцифрування
- розподілений
- документ
- управління документами
- документний процес
- документація
- справи
- Не знаю
- вниз
- динамічний
- кожен
- легше
- легко
- ефективність
- ефективний
- продуктивно
- або
- Electronic
- в електронному вигляді
- піднесений
- усуваючи
- Співробітник
- співробітників
- підвищена
- забезпечувати
- забезпечення
- підприємств
- Весь
- запис
- істотний
- по суті
- Ефір (ETH)
- Навіть
- НІКОЛИ
- Кожен
- все
- все
- перевершувати
- обмін
- виконавчий
- витрати
- experts
- експорт
- витяг
- Виписки
- EY
- фактори
- зазнає невдачі
- FAQ
- Федеральний
- зворотний зв'язок
- філе
- Файли
- Подача
- фінансовий
- знайти
- фірми
- Перший
- відповідати
- фіксованою
- Потоки
- Сфокусувати
- стежити
- формат
- фракція
- шахрайство
- шахрайський
- Безкоштовна
- безкоштовне випробування
- від
- майбутнє
- G2
- Отримувати
- в цілому
- генерується
- отримати
- GIF
- Давати
- мета
- Цілі
- добре
- керівництво
- керівні вказівки
- обробляти
- Ручки
- мобільний
- щасливий
- допомога
- допоміг
- корисний
- допомогу
- допомагає
- тут
- Як
- How To
- HTTPS
- гібрид
- ідея
- ідентифікує
- ідентифікувати
- Особистість
- здійснювати
- реалізації
- удосконалювати
- поліпшення
- in
- неактивний
- У тому числі
- індекс
- промисловості
- промисловість
- галузевий
- інформація
- початковий
- Установа
- установи
- цілісність
- Розумний
- зацікавлений
- внутрішній
- запрошення
- залучати
- IRS
- ізольований
- IT
- робота
- тримати
- зберігання
- Знати
- етикетка
- великий
- легальний
- рівні
- libraries
- МЕЖА
- списки
- місцевий
- розташування
- місць
- Довго
- довгостроковий
- довше
- подивитися
- втрачати
- від
- серія
- головний
- підтримувати
- основний
- зробити
- РОБОТИ
- управляти
- вдалося
- управління
- керівництво
- вручну
- багато
- карта
- масивний
- узгодження
- засоби
- метадані
- Microsoft
- Microsoft Excel
- середнього розміру
- може бути
- мільйона
- протокол
- модель
- гроші
- монітор
- більше
- рухатися
- Названий
- майже
- Необхідність
- потреби
- мереж
- наступний
- нормальний
- номер
- мета
- OCR
- Програмне забезпечення OCR
- Старий
- ONE
- оперативний
- Оптимізувати
- Опції
- організація
- організації
- оригінал
- спочатку
- Інше
- Власники
- Папір
- документи
- оформлення документів
- частина
- приватність
- партія
- пасивний
- ідеальний
- продуктивність
- постійно
- фізичний
- платформа
- plato
- Інформація про дані Платона
- PlatoData
- розташовані
- практика
- надавати перевагу
- Пріоритетність
- Процедури
- процес
- процеси
- обробка
- Product
- продуктивність
- професіонали
- правильний
- правильно
- опублікований
- якість
- Швидко
- швидко
- Читати
- готовий
- Причини
- надходження
- останній
- записаний
- облік
- зменшити
- зниження
- посилання
- регулярний
- регулярно
- регуляторні
- доречний
- Звіти
- Сховище
- вимагати
- вимагається
- Вимога
- дослідження
- ресурси
- відновлення
- відновлення
- утримує
- утримання
- Відгуки
- праві
- дорога
- ролі
- Котити
- Правила
- зберегти
- економія
- Економія
- сканування
- розклад
- Пошук
- Грати короля карти - безкоштовно Nijumi логічна гра гри
- seconds
- безпечний
- Забезпечений
- безпеку
- обслуговування
- Послуги
- комплект
- сім
- кілька
- Поділитись
- стріляти
- Короткий
- Повинен
- Показувати
- аналогічний
- простий
- спростити
- невеликий
- розумнішими
- Знімок
- So
- Софтвер
- рішення
- Рішення
- деякі
- Простір
- швидкість
- Витрати
- відпрацьований
- зацікавлених сторін
- стан
- залишатися
- Крок
- заходи
- акції
- зберігання
- варіанти зберігання
- зберігати
- зберігати
- магазинів
- тема
- такі
- РЕЗЮМЕ
- система
- Systems
- Приймати
- приймає
- взяття
- талановитий
- команда
- Команда
- Майбутнє
- інформація
- їх
- три
- час
- до
- занадто
- Тойота
- трек
- Перетворення
- суд
- Довірений
- розуміти
- оновлений
- завантажено
- us
- Використання
- використання
- користувачі
- використовувати
- Цінний
- різний
- склеп
- продавець
- перевірка
- через
- видимість
- способи
- Що
- Що таке
- який
- широко поширений
- волі
- в
- слово
- Work
- робочий
- автоматизація робочого процесу
- Робочі процеси
- працює
- світі
- рік
- років
- вашу
- себе
- зефірнет