Заявка на купівлю проти замовлення на купівлю: відмінності

Заявка на купівлю проти замовлення на купівлю: відмінності

Мітка часу: 27 листопада 2023 р., 11:29
Вихідний вузол: 2982246

Управління грошовими потоками у вашому бізнесі має першочергове значення для фінансового успіху – це проста справа. У той час як облік за нарахуванням дає змогу налаштовувати та коригувати статистику, щоб відобразити безготівкові витрати, усі підприємства живуть і помирають на касовому обліку: чи ваші продукти чи послуги приносять більше готівки, ніж ви надсилаєте?

 Хоча продаж високоякісної послуги чи продукту залежить від сил, які ви не контролюєте, як-от ринкові та економічні фактори, ви може належним чином керуйте відтоком грошових коштів. Але, як сказав легенда бізнесу Пітер Друкер, «Ви не можете керувати тим, що не вимірюєте».

Правильне управління відтоком грошових коштів спочатку вимагає розуміння хто є витратами що у вашій організації. Встановлення чітких інструкцій для заявок на купівлю та замовлень на купівлю є важливим першим кроком у вимірюванні того, чим ви збираєтеся керувати.  

Замовлення на купівлю проти заявки на купівлю: у чому різниця?

Заявка на купівлю (PR) і замовлення на купівлю (PO) є ключовими моментами у вашому стратегія закупівель. Різниця полягає в їх порядку в робочому процесі закупівель вашої компанії. Різниця між PO та PR проста:

  • Заявка на купівлю призначена для внутрішнього використання та пов’язує кінцевого користувача (працівника) продукту чи послуги з органами затвердження за допомогою документації з детальним описом витрат. 
  • Замовлення на купівлю походить із заявки та надсилається постачальнику для задоволення потреби. 

Обидва виконують найважливіші функції, включаючи керування документацією, контроль бюджету та перевірку фінансових функцій вашого бізнесу. 

Що таке заявка на купівлю?

Заявка на купівлю може бути настільки складною чи простою, наскільки вам потрібно, причому більші організації часто потребують більших перевірок і процесів у робочому процесі PR, ніж невеликі магазини з невеликою кількістю співробітників. Однак в обох випадках основна суть PR однакова: її мета полягає в тому, щоб служити офіційним запитом від співробітника на купівлю або закупівлю товарів чи послуг, що направляється через ваш робочий процес.

Навіщо вам потрібні заявки на закупівлю?

Пам’ятайте, що ви не можете керувати тим, що не вимірюєте, і вимірювання ваших витрат починається з твердого розуміння того, як гроші надходять назовні. Якщо ви особисто не ініціюєте кожну покупку у своїй організації без участі співробітників (малоймовірно), вам потрібно буде ретельно відстежувати хто замовляє що, Для яка мета, А для скільки. Заявка на закупівлю відповідає всім цим критеріям і завершується остаточною перевіркою призначеним персоналом для запобігання фінансовому шахрайству, марнотратству та зловживанням у вашому бізнесі.

Вам також потрібно вести точні записи про витрати для ваших систем управління фінансами на випадок, якщо податкове управління постукає для перевірки. У будь-якому випадку добре налагоджений процес подання заявок на купівлю автоматично створює та підтримує комплексну систему обліку витрат компанії. 

Як працює заявка на купівлю?

Як я вже сказав, конкретні робочі процеси залежать від компаній. У цьому робочому процесі ми розглянемо, як підприємство середнього розміру зі 100 співробітниками може направити заявку на купівлю. Залежно від вашого розміру та обсягу робочий процес вашої заявки на купівлю може бути більш оптимізованим або набагато довшим і складнішим.

Ось базова схема типової послідовності заявок на купівлю:

  1. Співробітник визначає потребу – звичайну чи особливу – і подає форму заявки на закупівлю. Форма зазвичай містить:
    1. Назва співробітника або відділу
    2. Розташування (якщо офіси територіально відрізняються або ви переважно працюєте віддалено)
    3. Кількість і тип товарів, що запитуються
    4. Назва та адреса підприємства постачальника
    5. Точна або орієнтовна ціна
    6. Термін виконання/коли необхідний товар чи послуга
  2. Перший менеджер або орган, який надає рекомендації щодо схвалення, підтверджує, що продукт або товар ще не є частиною вашого асортименту/не є під рукою, і надсилає заявку команді фінансового управління.
  3. Фінансовий відділ гарантує, що постачальник відповідає стандартам і практикам вашої компанії, гарантує, що існує обґрунтована потреба, яка виправдовує витрати, і що заявка відповідає вашому бюджету.

Отримавши благословення від фінансів, ви створюєте a purchase order задовольнити заявку.

Що таке замовлення на покупку?

Замовлення на купівлю — це офіційний запит, надісланий постачальнику на товари чи послуги, зазначені в заявці. Замовлення на купівлю часто є набагато складнішим, ніж закупівля, за обсягом і містить юридичні формулювання, які зобов’язують кожну сторону договірно брати участь у транзакції. Він також організований відповідно до ваших внутрішніх систем управління. Якщо постачальник досить великий або у вас є постійні відносини, він, імовірно, відформатований відповідно до їхніх інструментів CRM.

Навіщо потрібні замовлення?

Замовлення на купівлю існує для офіційного та юридичного запиту товарів або послуг від постачальника. Ця юридична угода зобов’язує кожну сторону транзакції та забезпечує загальне розуміння того, що очікується, скільки та коли це потрібно. Це допомагає уникнути сюрпризів у виставленні рахунків і зберігає відповідальність і чесність усіх, хто бере участь у закупівлях, уникаючи неправильного спілкування або людських помилок, які часто трапляються під час усних транзакцій або домовленостей про рукостискання.

 І, як і заявки на закупівлю, замовлення на купівлю існує, щоб служити паперовим слідом для перевірки для вашого внутрішнього керівництва або на випадок, якщо вас перевіряє зовнішнє агентство.

Як працює замовлення на купівлю?

 Після схвалення заявки ваш фінансовий відділ завершує оформлення замовлення на закупівлю та продовжує робочий процес із закупівлі.

  1.  Фінансовий відділ надсилає замовлення на купівлю постачальнику та отримує його рахунок-фактура. Звідти, Постачальник оплачується відразу, або рахунок-фактура зберігається в рахунках кредиторської заборгованості протягом певного періоду або до виконання замовлення на придбання (залежно від товару, ваших внутрішніх процесів і угоди з постачальником).
    1. Ключовою частиною належної перевірки вашої фінансової команди є тристороннє зіставлення. Це ан кредиторська заборгованість функція відділу, яка перехресно перевіряє замовлення на купівлю, рахунок-фактура, а також квитанцію про доставку, щоб підтвердити відсутність шахрайства чи людської помилки, які можуть спричинити несподівані витрати.
  2. Після того, як товар доставлено або надано послугу, відповідальна сторона (первісний запитувач або фінансова команда) створює квитанцію та подає її разом із кредиторською заборгованістю, щоб полегшити тристороннє зіставлення та показати, що замовлення на купівлю виконано.

Висновок

 Це була дуже проста розбивка робочих процесів заявки на купівлю та замовлення на купівлю. Насправді процес запиту та отримання товарів від зовнішнього постачальника трудомісткий і може бути тривалим. Ось чому створення стандартної робочої процедури для заявок на купівлю та замовлень на купівлю є ключовим фактором забезпечення безперебійних закупівель та якісного ведення обліку.

 І, як і багато адміністративних бізнес-функцій, ці аспекти закупівель дедалі більше оцифровуються або автоматизуються. Це чудова новина для власників бізнесу та співробітників – хоча оптимізовані робочі процеси можуть пришвидшити роботу, ви не можете оптимізувати швидкість, окрім швидкості передачі паперів туди й назад, особливо в налаштуваннях віддаленої роботи або якщо ваш головний офіс і офіси дислоковані.

 Ефективний автоматизація кредиторської заборгованості інструменти включають комплексне керування заявками на купівлю та замовленнями на купівлю. Серед нововведень у робочому процесі:

  • Інструменти скринінгу на основі штучного інтелекту для створення офіційних заявок із електронних листів співробітників або повідомлень Slack.
  • Автоматизоване затвердження AP для певних категорій або заявок на певну суму в доларах, які не потребують людської перевірки.
  • Синхронізація з обліковим програмним забезпеченням для переміщення заявок, виставлення рахунків і квитанцій для швидкого тристороннього зіставлення та звірки.
  • Довгострокове зберігання даних у захищеній хмарі гарантує, що ви відповідаєте вимогам і готові до аудиту.

Це лише деякі з нововведень, які формують закупівлі, але кожна унікальна оптимізує робочі процеси вашої заявки та замовлення на купівлю. І чим більше ви розвиваєте і плекаєте свій управління закупівлями та Автоматизація точки доступу, чим більшу екосистему ви створюєте – і тим легше ви зможете керувати адміністративними завданнями, які інакше відволікають вашу оперативну спрямованість.

Незалежно від вашого рівня автоматизація фінансіврозуміння замовлення на купівлю та заявки на купівлю є першим кроком до управління витратами та збереженням надходження готівки – якщо ви керуєте тим, що зараз можете виміряти.

Часова мітка:

Більше від ШІ та машинне навчання