Guide To AP Automation: How To Get Started With Accounts Payable Automation

Перевидано Платоном

читають: 0

Кожна компанія має мати справу із замовленнями на купівлю, рахунками, рахунками-фактурами та платежами низці постачальників, які надають усе, починаючи від основних витратних матеріалів і закінчуючи дороговартісним обладнанням і послугами, необхідними для всіх операцій компанії. Відділ кредиторської заборгованості (AP) відповідає за процес закупівлі до оплати будь-якої добре організованої компанії та займається всім процесом закупівлі, починаючи від обробки замовлення на купівлю (PO) до остаточної оплати постачальникам.

Керування AP вручну є трудомістким і трудомістким, особливо коли компанія розширюється та має справу з кількома постачальниками та закупівлями. Процес перегляду стосів паперових рахунків-фактур, індивідуального звернення до осіб, які затверджують, і надсилання фізичних перевірок є громіздким і схильним до помилок. Обробка AP вручну може призвести до затримки платежів і, у деяких випадках, навіть наражати бізнес на потенційне шахрайство постачальника.

Автоматизація кредиторської заборгованості — це рішення проблем ручного керування AP і може оптимізувати робочий процес від закупівлі до оплати для фінансових команд. Усуваючи повільність ручних процедур і властиві їм помилки, автоматизація AP не тільки покращує партнерські стосунки з партнерами та постачальниками, але й суттєво заощаджує час і кошти.

Відповідно до звіту IOFM за осінь 2020 року під назвою «Вимірювання продуктивності вашого AP: тести ефективності42% рахунків-фактур на замовлення оплачуються вчасно через автоматизацію, тоді як за відсутності автоматизації ця цифра становить 25%. У 2021 році Продуктивність точки доступу світового класу: звіт про показники порівняльного аналізу ефективності, IOFM виявив, що компанії без автоматизації обліку кредиторської заборгованості сплачували найвищу середню вартість за рахунок-фактуру в 1.83 доларів США за рахунок-фактуру за найвищий рівень зрілості процесу. Навпаки, компанії з наскрізною автоматизацією AP і найвищим рівнем зрілості процесу платили лише 1.45 дол. США за рахунок-фактуру.

У відповідності з Звіт Goldman Sachs за 2018 рікПівнічноамериканські B2B-підприємства щорічно витрачають близько 187 мільярдів доларів США на обробку AP, причому лише оплата праці становить понад 90% прямих витрат. Однак витрати на автоматизовану обробку AP становлять лише 33% витрат, витрачених вручну, що призводить до значної щорічної економії 62 мільярдів доларів для відділів AP.

Посібник із впровадження автоматизації AP

Операції з кредиторською заборгованістю можуть вплинути на динаміку грошових потоків і вплинути на кредитний рейтинг підприємства. Крім того, послідовний моніторинг кредиторської заборгованості впродовж часу дає цінну інформацію про моделі витрат та їх кореляцію з ростом бізнесу. Однак цю інформацію можна отримати лише з добре збережених записів AP, накопичених за роки роботи.

Перехід до автоматизації AP вимагає ретельного планування та виконання. Перш ніж приступати до автоматизації AP, важливо мати чітке розуміння того, що, як очікується, буде досягнуто за допомогою автоматизації – чи то зниження вартості за рахунок-фактуру, скорочення еквівалентів повної зайнятості (FTE), скорочення кількості днів до оплати (DPO) або забезпечення знижок при достроковій оплаті. Визначення цих цілей допомагає накреслити чітку структуру для оцінки програмного забезпечення автоматизації кредиторської заборгованості, яка відповідає вашим вимогам. Встановлення цілей на початку також служить орієнтиром, за яким ви можете оцінити ефективність впровадження автоматизації точки доступу в процесі її розвитку.

Незважаючи на те, що специфіка впровадження може відрізнятися залежно від індивідуальних бізнес-потреб і галузей, можна окреслити загальну дорожню карту, щоб керувати процесом.

Крок 1: Планування та оцінка

Шлях до досягнення автоматизації AP починається з оцінки поточних методів, незалежно від того, передбачають вони ручні процедури чи часткову автоматизацію. Вирішальним кроком є визначення існуючих проблем і дослідження того, як автоматизація може запропонувати рішення. Визначення чітких і вимірних цілей є обов’язковим. Ключові фактори, які потрібно оцінити, охоплюють тривалість обробки рахунків-фактур, вартість кожного рахунка-фактури та використання стимулів дострокової оплати.

Важливо розпізнавати категорії документів, які вимагають обробки, наприклад рахунки-фактури, квитанції та замовлення на придбання. Необхідно враховувати потенційні варіації форматів, мов або інших відмінних особливостей. Багато компаній включають 2- або 3-сторонню відповідність у свої процеси AP, що потребує точного визначення необхідного типу відповідності. У деяких документах може знадобитися маніпулювання даними, наприклад уточнення дат або додавання символів валюти. Інструмент автоматизації повинен мати можливість виконувати такі операції.

Ключове значення має залучення всіх користувачів і зацікавлених сторін до розробки комплексного плану автоматизації. Цей план має окреслити часові рамки, залучені сторони, фінансові вимоги та основні етапи.

Крок 2: Вибір постачальника та продукту

Вибір правильного постачальника програмного забезпечення для автоматизації обліку кредиторської заборгованості має ключове значення. Велике дослідження та оцінка різних варіантів мають вирішальне значення. При виборі повинні керуватися такі параметри, як функціональність, масштабованість, можливості інтеграції, зручність у використанні, репутація постачальника та відгуки клієнтів.

Наступним кроком зазвичай є надсилання запитів пропозицій (RFP) або отримання специфікацій продукту від постачальників, які увійшли до короткого списку. Хороша система автоматизації обліку кредиторської заборгованості повинна мати можливість підключатися до різних систем бухгалтерського обліку за допомогою таких методів, як API або проміжне програмне забезпечення. Це дозволяє їм легко обмінюватися даними між системами. Програмне забезпечення для автоматизації AP має мати можливість отримувати рахунки-фактури та замовлення на купівлю з однієї облікової системи, обробляти їх і оновлювати інформацію на іншій обліковій платформі. Ця інтеграція дозволяє компаніям використовувати функції програмного забезпечення для автоматизації AP, дотримуючись свого звичного програмного забезпечення для бухгалтерського обліку. Наприклад, Програмне забезпечення для автоматизації AP Nanonets може працювати з іншими обліковими системами, такими як QuickBooks і Sage.

Специфікації, які керують вибором рішення автоматизації, повинні включати не лише технічні можливості програмного забезпечення, але й бюджетні обмеження та передбачуваний графік впровадження. Отримані пропозиції/специфікації потребують ретельного перегляду та оцінки, включаючи такі фактори, як ціноутворення, підтримка впровадження, варіанти налаштування та постійна підтримка клієнтів.

Вибраний постачальник і продукт мають бути такими, що найбільше відповідають вимогам бізнесу, після чого слід провести переговори для встановлення умов контракту.

Крок 3: Налаштування та налаштування

Налаштування програмного забезпечення для автоматизації AP передбачає конфігурацію та налаштування для повторення бажаної маршрутизації рахунків-фактур та ієрархій затвердження в організації. Встановлення ролей користувачів і дозволів у системі гарантує належний доступ і розподіл обов’язків. Адаптація системи для відповідності конкретним бізнес-вимогам включає коригування полів, сповіщень, нагадувань і створення відповідних звітів. Наприклад, підприємства мають можливість запровадити ієрархічні процедури затвердження на основі сум рахунків-фактур. Цей індивідуальний підхід автоматизує повторювані завдання та підтримує відповідність встановленим протоколам.

Крок 4: Навчання та тестування

Комплексне тестування прийнятності користувача (UAT) перед фактичним запуском системи передбачає вивчення ряду сценаріїв, включаючи введення рахунків-фактур, дво- чи тристороннє зіставлення, робочі процеси затвердження, обробку платежів і звітність. Мета полягає в тому, щоб переконатися, що система працює точно так, як задумано, з усіма елементами бездоганно пов’язаними між собою.

Не менш важливим є надання ретельного навчання команді з питань кредиторської заборгованості та відповідним зацікавленим сторонам щодо використання рішення автоматизації AP. Це навчання забезпечує плавний перехід і ефективне впровадження нової системи. Вирішення будь-яких проблем, які можуть виникнути, надання детальної документації та акцентування уваги на перевагах автоматизації може значно сприяти сприйняттю користувачів. Чітка комунікація та освіта про переваги системи допомагають зміцнити довіру та ентузіазм серед користувачів, забезпечуючи успішний процес інтеграції.

Крок 6: Реалізація та доопрацювання

Впровадження системи автоматизації AP означає початок використання програмного забезпечення. Ретельний нагляд на початковому етапі має важливе значення, оскільки це дозволяє швидко виявити та вирішити будь-які потенційні проблеми, які можуть виникнути.

Забезпечення ефективності системи є постійним зобов’язанням. Невід’ємними складовими цього етапу є постійна оцінка та оптимізація. Регулярна ретельна перевірка ключових показників продуктивності, збір інформації з відгуків користувачів і введення необхідних удосконалень — це методи, які забезпечують синхронізацію системи з динамічним розвитком бізнес-вимог.

Налагодження міцного партнерства з постачальником систем автоматизації є важливим для забезпечення постійної підтримки, підтримки системи в актуальному стані за допомогою своєчасних оновлень і оперативного вирішення будь-яких технічних проблем, які можуть виникнути. Досвід і допомога постачальника засобів автоматизації допоможуть підтримувати безперебійну функціональність системи, таким чином сприяючи стабільному успіху процесу автоматизації.

Наномережі на вашому шляху автоматизації AP

Такі інструменти автоматизації AP, як Nanonets, пропонують безліч переваг. Завдяки потужності штучного інтелекту ці інструменти дозволяють легко створювати робочі процеси AP, які автоматично об’єднують файли та документи з різних джерел, починаючи від електронних листів і відсканованих документів і закінчуючи цифровими файлами, хмарними сховищами та системами ERP.

Окрім можливостей інтелектуального захоплення, ефективні інструменти автоматизації AP, зокрема Nanonets, надають повний набір функцій. Вони охоплюють автоматичне та інтелектуальне вилучення даних із різноманітних типів документів, зіставлення витрат і узгодження, оптимізоване керування робочими процесами витрат, від створення звітів до забезпечення схвалення менеджерів, а також повну інтеграцію щомісячного закриття бухгалтерського обліку з бажаними ERP-системами, бухгалтерським програмним забезпеченням або бізнесом інструменти.

Nanonets чудово вилучає дані з різноманітних рахунків-фактур, включаючи кредитні/дебетові рахунки-фактури, рахунки-проформи, комерційні рахунки-фактури тощо. Окрім рахунків-фактур, Nanonets демонструє свій досвід у скануванні різноманітних фінансових документів, таких як квитанції, цінники, замовлення на купівлю, дебетові та кредитні картки та інші.

Nanonets пропонує значні переваги для команд AP, включаючи вражаюче 80% зниження витрат для підприємств, до десятикратного збільшення швидкості обробки рахунків-фактур і покращену оптимізацію днів AP. Він ефективно усуває неточності, що виникають у результаті ручних перевірок і верифікацій, уміло усуває винятки та розумно направляє їх до відповідного персоналу. Крім того, Nanonets може допомогти у виявленні та усуненні шахрайства, крадіжки, подвійних платежів та інших недоліків.

Центральним елементом можливостей Nanonet є його платформа Flow, керована ШІ. Ця інноваційна платформа переосмислює процес AP, плавно включаючи ключові елементи ШІ в робочий процес обробки облікових записів. Наномережі допомагають автоматизувати AP, створювати наскрізні облікові робочі процеси та легко інтегруватися з рядом платформ, включаючи Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks тощо. Крім того, Nanonets підтримує як внутрішні, так і глобальні методи оплати, включаючи ACH, банківські перекази, кредитні картки, гаманці та необанки.

Забрати

Автоматизація AP може суттєво вплинути на фінансовий стан бізнесу, ефективність роботи та загальну конкурентоспроможність. Як видно з галузевих звітів і статистики, переваги автоматизації AP є суттєвими. Впровадження автоматизації призводить до значного збільшення рівня своєчасних платежів, зниження витрат на обробку та більш ефективного управління рахунками-фактурами. Оскільки компанії витрачають мільярди на обробку AP, потенціал економії значних сум завдяки автоматизації очевидний. Оскільки технології продовжують розвиватися, застосування таких рішень, як наномережі, не тільки приносить короткострокові переваги, але й дає змогу підприємствам досягти стійкого зростання та успіху в бізнес-ландшафті, що стає все більш цифровим.