Як задокументувати перевірку контролю для засобів контролю закупівель?

Перевидано Платоном

читають: 0

У сучасному діловому середовищі організації стикаються з безліччю проблем, пов’язаних із фінансовою цілісністю, дотриманням нормативних вимог і операційною ефективністю. Серед критичних сфер, які потребують пильної уваги, є контроль закупівельної діяльності. Ефективний контроль закупівель забезпечує дотримання нормативних актів, знижує ризики та сприяє ефективності роботи.

Щоб забезпечити ефективність засобів контролю за закупівлями, організації повинні задокументувати та оцінити свої механізми контролю за допомогою комплексного тестування контролю. У цьому блозі досліджується важливість документування перевірки контролю для контролю закупівель і те, як інструменти автоматизації можуть оптимізувати цей процес, підвищуючи точність, ефективність і прийняття рішень.

Приєднуйтесь до нас, коли ми досліджуємо важливість документування перевірки контролю для контролю закупівель і дізнаємось, як використання передових технологій може оптимізувати середовище контролю та сприяти успіху організації.

Розуміння засобів контролю закупівель

Контроль закупівель є життєво важливим компонентом системи внутрішнього контролю організації. Вони призначені для того, щоб гарантувати, що покупки, зроблені організацією, є дозволеними, відповідними та відповідають відповідним політикам і нормам. Контроль закупівель допомагає запобігти шахрайству, мінімізувати помилки та гарантувати, що організація отримує товари та послуги за прийнятними цінами.

Коли справа доходить до розуміння засобів контролю закупівель, важливо мати чітке розуміння їх мети та цілей. Основні цілі контролю закупівель включають:

Авторизація та затвердження: Контроль закупівель гарантує, що всі закупівлі належним чином санкціоновані уповноваженим персоналом організації. Це допомагає запобігти неавторизованим покупкам і гарантує, що закупівлі відповідають бюджету та цілям організації.
Вибір постачальника та оцінка: Контроль закупівель передбачає процеси відбору та оцінки постачальників, щоб гарантувати, що товари та послуги закуповуються з авторитетних і надійних джерел. Це допомагає звести до мінімуму ризик покупки в шахраїв або некваліфікованих постачальників.
Обробка замовлення на купівлю: Контроль закупівель охоплює обробку замовлень на купівлю, включаючи їх точність, повноту та своєчасне виконання. Це гарантує правильне формування, схвалення та ефективну обробку замовлень на купівлю.
Отримання та перевірка товару: Контроль закупівель включає процедури отримання та перевірки товарів, щоб переконатися, що вони відповідають специфікаціям організації та стандартам якості. Це допомагає запобігти прийому бракованих або неякісних товарів, захищаючи організацію від фінансових втрат.
Підтвердження рахунку та оплата: Контроль закупівель передбачає перевірку та затвердження рахунків-фактур постачальників, щоб переконатися, що вони точні та відповідні. Це допомагає запобігти переплаті або оплаті товарів чи послуг, які не були отримані.

Впроваджуючи ефективний контроль закупівель, організації можуть зменшити такі ризики, як шахрайство, помилки та невідповідність. Контроль за закупівлями забезпечує структуру та рамки для забезпечення прозорості, підзвітності та ефективності процесу закупівель.

Розуміння засобів контролю закупівель потребує повного розуміння конкретних засобів контролю, які діють в організації, оскільки вони можуть відрізнятися залежно від галузі, розміру організації та нормативних вимог. Оцінка ефективності засобів контролю закупівель вимагає ретельної документації та тестування, щоб переконатися, що вони розроблені належним чином і працюють ефективно.

Загалом, розуміння засобів контролю закупівель має вирішальне значення для організацій, щоб підтримувати фінансову цілісність, мінімізувати ризики та забезпечити відповідність чинним законам і нормам. Маючи чітке розуміння засобів контролю закупівель, організації можуть посилити свій внутрішній контроль і сприяти прозорості та підзвітності в процесі закупівель.

Що таке перевірка контрольних процедур?

Перевірка процедур контролю — це аудиторська процедура, яка виконується аудиторами для оцінки ефективності внутрішнього контролю в компанії. Він проводиться після початкового етапу планування та розуміння завдання аудиту для отримання аудиторських доказів щодо ефективності засобів контролю.

Основна мета процедури перевірки контролю полягає в тому, щоб оцінити, чи ефективні засоби контролю, розроблені організацією-клієнтом, запобігають або виявляють суттєві викривлення.]. Проводячи ці тести, аудитори можуть визначити, чи можуть вони покладатися на систему контролю клієнта як частину своєї аудиторської діяльності.

Перевірка процедур контролю спрямована на пошук доказів того, наскільки добре працюють засоби контролю, щоб запобігти або виявити ризики суттєвих викривлень. Це в першу чергу підтримує оцінку ризику контролю, тобто ризику того, що суттєві викривлення залишаться невиявленими засобами внутрішнього контролю.

Специфічні процедури, що використовуються в тесті контролю, можуть відрізнятися залежно від характеру контролю, що оцінюється. Вони можуть включати запити, спостереження, перевірку документів і повторне виконання контрольних процедур. Вибір методів тестування залежить від цілей контролю, ризиків і судження аудитора.

Під час тестування процедур контролю аудитори документують свій план тестування та цілі, виконують тести та точно записують результати. Документація містить детальну інформацію про виконані процедури, перевірений зразок і будь-які виявлені винятки чи відхилення.

Проводячи ці тести, аудитори отримують впевненість щодо ефективності наявних засобів контролю та забезпечують уявлення про надійність і точність фінансової звітності організації.

Як процедура перевірки контролю може оцінити засоби контролю закупівель?

Перевірка процедури контролю має вирішальне значення для оцінки ефективності засобів контролю закупівель в організації. Контроль закупівель призначений для того, щоб гарантувати, що всі закупівлі, здійснені організацією, є дозволеними, відповідними та відповідають відповідним політикам і нормам. Проведення перевірки процедур контролю допомагає аудиторам оцінити, чи ці засоби контролю ефективно розроблені та функціонують за призначенням.

Проводячи тестування, аудитори збирають докази, щоб оцінити, чи є засоби контролю за закупівлями ефективними для запобігання або виявлення ризиків суттєвих викривлень, які можуть виникнути в результаті купівельної діяльності. Вибрані процедури тестування базуються на конкретних цілях контролю та визначених ризиках, пов’язаних із засобами контролю закупівель. Оцінюючи, чи досягнуті цілі контролю, аудитори можуть отримати розумну впевненість щодо ефективності засобів контролю закупівель.

Наприклад, якщо організація має контроль, щоб вимагати авторизації всіх закупівель на суму понад 5,000 доларів США, аудитор перевірить вибірку замовлень на купівлю, щоб підтвердити, що вони отримали відповідний дозвіл. Якщо аудитор виявить, що значна кількість замовлень на купівлю, що перевищують 5,000 доларів США, не була санкціонована, аудитор може зробити висновок, що контроль не працював ефективно. Це означатиме, що існує ризик суттєвих викривлень, пов’язаних із закупівлями в організації.

Тоді аудитор рекомендував би організації повторно оцінити структуру або застосування засобів контролю для пом’якшення виявлених ризиків.

Розробка тесту контролю для контролю закупівель

Документування процедури перевірки контролю за закупівлями є важливим кроком у процесі аудиту. Нижче наведено покрокову інструкцію щодо того, як задокументувати перевірку контролю для засобів контролю закупівель:

Зрозумійте елементи керування покупками: Почніть із перегляду політики організації, процедур і контрольної документації, пов’язаної з контролем закупівель. Отримайте повне розуміння цілей контролю, основних засобів контролю та властивих ризиків, пов’язаних із покупками.
Визначте цілі тестування: Чітко визначте цілі процедури перевірки контролю закупівель. Визначте конкретні процедури контролю, які будуть перевірені, і критерії, за якими контролі будуть оцінюватися.
Розробіть план тестування: Створіть план тестування, який визначає обсяг, підхід і методологію процедури перевірки контролю. Цей план повинен детально визначати розмір вибірки, метод вибірки та конкретні процедури контролю, які будуть виконуватися.
Задокументуйте процедури тестування: Чітко задокументуйте процедури тестування, які будуть виконуватися під час перевірки контролю. Це включає кроки, яких необхідно виконати, інформацію, яку потрібно зібрати, і будь-які докази, які необхідно отримати. Вкажіть заходи контролю, за якими слід спостерігати, документи, які потрібно переглянути, і будь-які запити, які будуть зроблені.
Визначте зразок: Визначте розмір вибірки та критерії відбору для тесту. Виберіть репрезентативну вибірку купівельних операцій або контрольних дій для перевірки. Розглянемо такі фактори, як ризик, суттєвість і методи статистичної вибірки, якщо це можливо.
Виконайте контрольне тестування: Виконайте процедури тестування, як зазначено в плані тестування. Дотримуйтеся покрокових інструкцій для кожної контрольної дії або операції, вибраної у зразку. Ретельно записуйте результати, документуючи будь-які виключення або відхилення.
Запишіть і проаналізуйте результати: Задокументуйте результати тестування та проаналізуйте результати. Чітко зафіксуйте будь-які спостережувані слабкі сторони контролю, відхилення від засобів контролю або випадки невідповідності політикам і процедурам. Проаналізуйте вплив і значення цих висновків на ефективність контролю закупівель.
Оцінка ефективності контролю: Оцініть ефективність контролю закупівель на основі результатів тестування. Визначте, чи досягаються цілі контролю, і рівень довіри до засобів контролю. Розглянемо потенційний вплив на ризик суттєвих викривлень і необхідність додаткового тестування по суті.
Задокументуйте висновок тесту: Узагальніть результати та висновки перевірки процедури контролю для контролю закупівель. Чітко повідомте про будь-які недоліки в контролі, рекомендації або області для покращення. Переконайтеся, що документація є вичерпною та забезпечує чіткий аудиторський слід виконаної роботи.
Перегляньте та завершіть документацію: Перегляньте задокументовану перевірку процедури контролю, забезпечивши повноту та точність. Внесіть будь-які необхідні зміни або доповнення, щоб покращити ясність або врахувати відгуки зацікавлених сторін. Доопрацюйте документацію для включення в робочі документи або звіт аудиту.

Огляд і перевірка

У сучасному бізнес-ландшафті, що швидко розвивається, підтримка ефективного внутрішнього контролю є надзвичайно важливою для організацій, щоб зменшити ризики та забезпечити дотримання нормативних вимог. Таким чином, документування тестів контролю стає найважливішим для оцінки ефективності цих засобів контролю.

Однак не менш важливо періодично переглядати та перевіряти цю документацію, щоб забезпечити точність і надійність.

Перегляд контрольної документації дозволяє аудиторам або управлінським командам виявити будь-які прогалини або невідповідності, які потенційно можуть підірвати загальну ефективність внутрішнього контролю. Це дає змогу зацікавленим сторонам перевірити, чи задокументовані процедури відповідають галузевим стандартам і нормативним вказівкам. Перевірка цієї документації допомагає забезпечити точне проведення тестів без будь-яких упереджень або маніпуляцій. Вивчаючи кожен крок, описаний у документі, аудитори можуть оцінити, чи були зібрані відповідні докази для підтвердження тверджень щодо ефективної діяльності контролю.

Поради щодо забезпечення точності та достовірності перевірки контрольної документації:

1. Стандартизуйте документацію: Створіть стандартизований шаблон для документування тестів у різних процесах в організації. Це забезпечує послідовність і легкість під час перегляду різних контрольних заходів.

2. Проводьте періодичні огляди: Встановіть регулярні проміжки часу (щоквартально або щорічно) для ретельного перегляду всіх тестових документів у порівнянні з реальною практикою з наступними детальними сесіями зворотного зв’язку із залученням відповідного персоналу.

3. Впровадити механізм експертної оцінки: Заохочуйте міжфункціональну співпрацю, коли колеги перевіряють роботу один одного як засіб забезпечення якості перед остаточним поданням.

Як наномережі можуть допомогти?

Вилучення даних: Наномережі можуть отримувати інформацію з різних документів, таких як замовлення на купівлю, рахунки-фактури, квитанції та контракти з постачальниками. Він може ідентифікувати ключові дані, такі як номери замовлень на купівлю, номери рахунків-фактур, назви постачальників, кількість закупівель, ціни та інші відповідні деталі.
Організація даних: Після вилучення даних Nanonets може допомогти організувати їх у структурованому форматі. Він може класифікувати дані на основі різних атрибутів, таких як інформація про постачальника, деталі замовлення на купівлю або деталі рахунку-фактури. Це полегшує аналіз і перегляд даних для цілей контрольного тестування.
Виявлення помилок: Наномережі можуть допомогти виявити потенційні помилки або невідповідності в даних. Наприклад, він може позначати випадки, коли сума замовлення на придбання відрізняється від суми в рахунку-фактурі або коли інформація про постачальника не відповідає затвердженому списку постачальників. Ці можливості виявлення помилок допомагають виявити слабкі місця та аномалії керування.
Перевірка даних: Наномережі можуть порівнювати отримані дані з попередньо визначеними критеріями контролю. Наприклад, він може перевірити, чи належним чином авторизовані замовлення на купівлю, чи відповідають затвердження рахунків-фактур відповідним рівням або чи правильно застосовуються знижки та знижки. Автоматизуючи процес перевірки, Nanonets допомагає переконатися, що елементи керування функціонують належним чином.
Звітність і аналітика: Наномережі можуть створювати вичерпні звіти та аналітику на основі отриманих даних. Він може надати уявлення про ефективність контрольного середовища, визначити тенденції чи закономірності в купівельній діяльності та висвітлити потенційні області для вдосконалення або подальшого дослідження.

Завдяки використанню можливостей Nanonets процес документування тесту контролю для контролю закупівель стає більш ефективним і точним. Це зменшує ручні зусилля, підвищує послідовність і забезпечує структурований підхід до аналізу та перевірки даних, що в кінцевому підсумку покращує загальну ефективність процесу контрольного тестування.

Хочете автоматизувати тестування елементів керування для замовлень на купівлю? Замовте 30-хвилинну демонстрацію в прямому ефірі, щоб побачити, як Nanonets може допомогти вашій команді впровадити наскрізна автоматизація точки доступу.

Висновок

Підсумовуючи, зазначимо, що документування тесту контролю для контролю закупівель є важливим процесом для організацій. Він служить багатьом цілям, зокрема відповідності, зменшенню ризиків, операційній ефективності, гарантії та постійному вдосконаленню. Задокументувавши перевірку контролю, організації можуть продемонструвати свою прихильність нормативним вимогам і внутрішнім політикам, виявити слабкі сторони контролю, зменшити ризики та оптимізувати свою закупівельну діяльність.

Завдяки використанню засобів автоматизації, таких як Nanonets, процес документування перевірки контролю стає більш ефективним і точним. Наномережі можуть отримувати релевантні дані з різних джерел, організовувати їх у структурованому форматі, виявляти помилки та невідповідності, перевіряти дані на відповідність критеріям контролю та створювати комплексні звіти та аналітику. Ця технологія зменшує ручні зусилля, підвищує узгодженість і дає цінну інформацію про ефективність середовищ керування.

Документуючи перевірку контролю для контролю закупівель, організації не тільки забезпечують відповідність, але й підвищують операційну ефективність, отримують внутрішню та зовнішню гарантію та забезпечують постійне вдосконалення. Це стає основою для ефективного управління, прозорої звітності та зміцнення довіри між зацікавленими сторонами.

В епоху, коли бізнеси стикаються з дедалі більшою ретельністю та потребою в ефективних процесах, документування перевірки контролю для контролю закупівель стає стратегічним імперативом. Це дозволяє організаціям підтримувати надійне середовище контролю, ефективно керувати ризиками та оптимізувати свою практику закупівель. Зрештою, це дає можливість організаціям захистити свою фінансову цілісність, зміцнити довіру та стимулювати стійке зростання.