Розумне масштабування: як розвиватися, не піддаючись бюрократії

Розумне масштабування: як розвиватися, не піддаючись бюрократії

Мітка часу: 25 жовтня 2023 5:32
Вихідний вузол: 2957731

Оскільки компанії розширюються, майже неминуче зростає бюрократія. Термін "бюрократія», як правило, має негативний відтінок, який часто пов’язаний із демотивованим персоналом, складними та надмірними процедурами, повільним прийняттям рішень, відокремленим мисленням, розривом зв’язку між керівництвом і працівниками, а також відсутністю цифровізації та інновацій. Можна припустити, що уникнення чи принаймні зменшення бюрократії є фундаментальною метою будь-якої організації. Однак досягти цього легше сказати, ніж зробити, і часто навіть не бажано, оскільки бюрократія також служить для підтримки порядку та послідовності, зниження операційного ризику та підвищення передбачуваності.

Коли стартап починає шлях до становлення корпоративного гіганта, трансформація організаційної структури та процесів неминуча. Хоча ця еволюція необхідна для зростання та стабільності, вона має тенденцію запроваджувати бюрократію, яка часто розглядається як необхідне зло.

У стартапі з невеликою командою (скажімо, до 20 осіб) співпраця є безперебійною через обмежену кількість працівників, що дозволяє легко обмінюватися майже всією інформацією в неформальній формі. Отже, немає негайної потреби в чіткому визначенні ролей, оскільки кожен володіє повним розумінням завдань і цілей. Ролі органічно визначені та адаптовані щодня, що відображає прагматичний підхід до виконання роботи.

Однак у міру зростання компанії виникає необхідність:

  • Визначте ролі та спеціалізацію: це призводить до створення відділів із відповідними керівниками відділів (менеджерами).

  • Процедури оформлення документів: Задокументовані процедури є важливими особливо для міжвідомчих завдань.

Як правило, ці початкові проблеми росту проявляються, коли компанія розвивається з 20 до 100 співробітників. Від 20 до 50 співробітників виявляються перші больові точки, але їх все ще можна швидко вирішити завдяки практичному управлінню. Однак такий підхід може ненавмисно призвести до того, що вище керівництво стане єдиною точкою невдач і вузькими місцями в процесі прийняття рішень. Вище керівництво все більше бере участь у прийнятті другорядних рішень компанії, діючи як пожежники, а не стратегічні лідери.

У міру того, як компанія зростає з 50 до 100 співробітників, настає критичний поворотний момент. Стає важче підтримувати неформальні процедури, починає з’являтися внутрішня політика між новоствореними відділами, і делегування стає важливим. Отже, запроваджуються формальні процедури та перевірки для підтримки стратегічного контролю, що позначає початкові кроки бюрократії.

Оскільки штат компанії перевищує 100 співробітників, структури стають все більш складними і формальними. Це неминуче впливає на динамічний характер компанії:

  • Більше відділів і складні організаційні схеми призводять до жорсткі конструкції та більший поділ між вищим керівництвом і повсякденними працівниками.

  • Збільшення працівників робить керуючи всім через неформальні канали майже неможливе.

  • Формалізовані процедури (правила та процеси) стають необхідністю, оскільки складність операцій зростає.

Це означає, що бюрократія автоматично запрацює:

  • У зв’язку зі збільшенням кількості працівників з’являється експоненціальне зростання кількості ліній зв'язку (тобто команда з 4 осіб має 6 ліній зв’язку, команда з 12 осіб має 66, а команда з 50 осіб має 1225 ліній зв’язку).

  • Оскільки більше ніхто не може нести відповідальність за наскрізні процеси, а робота інших людей/відділів стає все більш невизначеною, це створює відсутність власності.

  • Менеджери все частіше змушені генерувати швидкі результати(визначити швидкі виграші) в оптимізації роботи. Це означає, що керівники, як правило, реагуватимуть на кожен повсякденний інцидент, додаючи рівень контролю як засіб для уникнення інциденту в майбутньому, замість того, щоб вживати стратегічних довгострокових дій, щоб усунути першопричину інциденту. Ці маленькі, добре сплановані додаткові засоби контролю в довгостроковій перспективі створять бюрократичний кошмар.

  • Часто стають більші компанії несприятливі до ризику (що логічно, оскільки на кону більше активів, наприклад, у формі вартості бренду), що призводить до великої кількості перевірок і схвалень, перш ніж вживати будь-яких дій.

Щоб пом’якшити бюрократію під час зростання організації, зверніть увагу на такі поради:

  • Наймайте та навчайте ефективно: Інвестуйте в кваліфікованих і вмотивованих працівників, пропонуючи навчання та можливості розвитку для підвищення їхніх можливостей. Добре навчені та мотивовані співробітники вимагають менше контролю, що дозволяє зменшити бюрократію.

  • Розширення можливостей прийняття рішень: заохочуйте співробітників приймати рішення в межах своїх ролей і довіряти їх судженням. Дозвольте їм взяти на себе відповідальність і вчитися на своїх помилках, сприяючи розвитку культури ініціативи та відповідальності.

  • Децентралізація прийняття рішень: Чітко визначте права прийняття рішень і переконайтеся, що рішення приймаються на належному рівні, уникаючи непотрібних рівнів затвердження.

  • Оптимізуйте процеси: Регулярно переглядайте та оптимізуйте процеси, щоб усунути зайві етапи, зосереджуючись на ефективності без шкоди для креативності та гнучкості.

  • Визначте чіткі цілі компанії: Встановіть чіткі цілі компанії та ключові цілі та результати (OKR), в ідеалі з 1 метою «Полярна зірка». З них виведіть цілі відділу, щоб забезпечити відповідність загальним цілям компанії. Це запобігає тому, щоб цілі окремого відділу затьмарювали ширшу місію компанії.
    Короткий анекдот, щоб продемонструвати цей ризик. Кілька років тому я працював у банку, де ІТ-відділ ставив своєю основною метою забезпечити максимальну доступність систем (крім того, ця мета була узгоджена та узгоджена з усіма зацікавленими сторонами бізнесу). Результатом стало те, що зміни в ІТ-системах були відсунуті та контрольовані, оскільки, очевидно, вони негативно вплинули на загальну мету ІТ-відділу. Однак результатом стало те, що бізнес-департамент більше не міг досягати своїх цілей, оскільки вони більше не могли впроваджувати інновації та змінювати свій існуючий спосіб роботи. Це показує, що хоча кожен відділ мав дуже благородні та добрі цілі, вони не примушували один одного, навпаки.

  • Сприяти відкритому спілкуванню: Створіть відкриті канали зв’язку, щоб співробітники могли висловлювати свої проблеми, ідеї та відгуки. Керівництво має активно слухати та взаємодіяти зі співробітниками на всіх рівнях.

Бюрократія є неминучим результатом зростання, але за допомогою свідомих зусиль і правильних стратегій компанії можуть знайти баланс між структурою та ефективністю.

Часова мітка:

Більше від Фінтекстра