Хочете автоматизувати звичайний і механічний процес «Рахунок-фактура до оплати»? Спробуй Нанонети™ Рішення OCR на основі штучного інтелекту для автоматизації процесу виставлення рахунків до оплати у вашій організації!
Вступ
Процес «рахунок-фактура для оплати» — інша назва процесу компанії «закупівля до оплати». Це найважливіше завдання процесу кредиторської заборгованості. Зі збільшенням обсягів транзакцій і врахуванням того, що в наш час більша увага приділяється безпаперовим і онлайн-транзакціям, автоматизація циклу «рахунок-фактура до оплати» набула важливості для компаній.
Давайте дізнаємося більше про процес виставлення рахунку на оплату та його автоматизацію.
Історія процесу оплати рахунку-фактури
Рахунок-фактура — це документ, який надсилається постачальником/продавцем/постачальником клієнту/покупцю, у якому перераховуються продукти чи послуги, які купує останній, разом із їхньою грошовою вартістю. Оплата за рахунком-фактурою – це платіж, який здійснює покупець продавцю для оплати рахунку, виставленого покупцем.
Можливо, стверджувати, що люди винайшли письмове слово лише для того, щоб відстежувати предмети, які вони придбали або продали, може бути неправдою. Понад чотири тисячі років тому шумерські жерці, здається, використовували глиняні рахунки-фактури, щоб відстежувати та записувати операції, пов’язані з сільськогосподарською продукцією та вином. Можна уявити, що коли платіж не було отримано вчасно, виникла б спокуса використати самі рахунки-фактури, щоб погрожувати або завдати шкоди неплатнику.
Кажуть, що порівняно недавно Ієронім Босх надіслав рахунок кастилському королю Філіпу Красивому в 1504 році нашої ери за свою картину під назвою «Страшний суд». Невідомо, чи сплатив король Філіп рахунок-фактуру через погану практику управління рахунками-фактурами в ті темні часи фінансового невігластва.
Відтоді процесом виставлення рахунків стало краще керувати завдяки консенсусу щодо простого рівняння «отримати рахунок – оплатити рахунок». Сьогодні немає жодної компанії, яка б не займалася рахунками-фактурами та рахунками, і в міру збільшення вартості та обсягу транзакцій створюються цілі відділи під назвою «Кредиторська заборгованість», щоб керувати циклом «рахунки-фактури до оплати».
Хочете автоматизувати звичайний і механічний процес «Рахунок-фактура до оплати»? Спробуй Нанонети™ Рішення OCR на основі штучного інтелекту для автоматизації процесу виставлення рахунків до оплати у вашій організації!
Рахунок-фактура для оплати процесу
Процес оплати рахунку-фактури зазвичай починається з отримання рахунку-фактури від постачальника/продавця. Рахунки-фактури також можуть служити рахунками на продаж. Рахунки-фактури надсилаються та отримують різними способами – як паперові копії, надіслані звичайною поштою (це швидко вмирає), рахунки-фактури, надіслані факсом (43.8 відсотка накладних продовжують отримувати факсом сьогодні), оцифровані документи рахунків-фактур, надіслані електронною поштою, і оцифровані форми рахунків-фактур на порталах постачальників.
Другим кроком у циклі «рахунок-фактура для оплати» є перевірка дійсності рахунку-фактури. Рахунок-фактура може бути пов’язаний із замовленням на купівлю (PO), виданим клієнтом постачальнику. Дані в рахунку-фактурі, включаючи тип замовленого продукту/послуги, узгоджену ціну, дату доставки тощо, порівнюються з оригінальним ЗП. Іноді рахунки виставляються після доставки товару/послуги, і в таких випадках дані рахунку-фактури збігаються з даними в квитанції про доставку.
Будь-яка розбіжність у даних рахунка-фактури позначається як виняток, і покупець і продавець намагаються вирішити проблему. Після вирішення виняткової ситуації рахунок-фактура повторно виставляється постачальником, рахунок-фактура повторно записується, а процес перевірки повторюється.
Залежно від політики компанії процеси перевірки та затвердження можуть проходити через кілька ієрархічних рівнів. Наприклад, деякі компанії можуть вимагати затвердження на рівні керівництва для вартості рахунків-фактур, що перевищує певний поріг.
Після затвердження рахунок-фактура оплачується згідно з умовами, узгодженими з постачальником. Оплата здійснюється готівкою, чеками, банківськими переказами або іншими методами згідно з попередньо визначеними умовами. Хоча немає загальних обмежень щодо тривалості процесу оплати рахунків-фактур, багато покупців надають клієнтам конкретну інформацію про очікуваний платіж. Деякі типові терміни, які використовуються в рахунку-фактурі для визначення очікуваного способу оплати:
PIA – оплата наперед: PIA в рахунку-фактурі вказує на те, що покупець повинен повністю оплатити продукт/послугу перед його доставкою.
CIA – Готівка наперед: Підкатегорія PIA, в якій передоплата обов'язково повинна бути готівкою.
50 відсотків авансу: Покупець повинен сплатити половину вартості, зазначеної в рахунку, до доставки послуги/продукту
EOM – кінець місяця: Покупець повинен оплатити до кінця місяця, в якому отримано рахунок.
*15 MFI – рахунок-фактура за місяць: Покупець повинен сплатити до 15 числа місяця, наступного за датою рахунку-фактури.
NEt 7 (або NEt21, або NEt30): Покупець повинен оплатити протягом 7 (або 21, або 30) днів після надходження рахунку.
Після здійснення платежу цей конкретний рахунок-фактура закривається, а транзакція реєструється як завершена. Рахунок-фактура та платіжні реквізити архівуються для майбутніх перевірок.
Багато малих підприємств покладаються на наявний персонал для керування рахунками-фактурами, але в міру того, як компанія зростає, може виникнути потреба в спеціалізованих співробітниках, які б займалися рахунками-фактурами від отримання до оплати. Все більше і більше організацій зараз вдаються до автоматизованих систем керування рахунками-фактурами для плавного керування процесом оплати рахунку-фактури.
Автоматизація процесу виставлення рахунку на оплату
Вважається, що робочий процес із цифровим розширеним рахунком-фактурою для оплати розпочався в 1978 році з Visical, першим програмним забезпеченням для роботи з електронними таблицями, яке можна було використовувати для керування обліковими записами. Після цього з’явилося подібне програмне забезпечення, яке могло б допомогти компаніям комп’ютеризувати свій облік.
Автоматизація процесу оплати рахунків-фактур усуває багато перебоїв у швидкості, пов’язаних із традиційною ручною обробкою рахунків-фактур. Це спрощує процес купівлі, зменшує безлад із папером, покращує прозорість маршруту рахунків-фактур, економить час і гроші, підвищує продуктивність праці працівників і покращує відносини з постачальниками.
Автоматизація рахунка-до-оплати надає компанії такі переваги:
- Швидка обробка рахунків, що виключає затримки платежів
- Кращі відносини між постачальником і клієнтом завдяки оперативним платежам
- Запобігання помилкам і втраті даних
- Підтримка руху ланцюга поставок
- Запобігання шахрайству
- Перенаправлення робочої сили на більш корисні завдання
- Краща видимість, контроль і дотримання вимог
- Екологічність і відсутність сміття паперу
- Методичне архівування всіх закупівельних документів для цілей аудиту та оподаткування
Сьогодні автоматизація процесу оплати рахунків-фактур включає збір даних рахунків-фактур, кодування рахунків-фактур із правильним обліковим записом і центром витрат, затвердження рахунків-фактур, зіставлення рахунків-фактур із замовленнями на придбання та розміщення їх для платежів.
1. Отримання та оцифрування накладної: рахунок-фактуру можна отримати як вкладення електронної пошти або як дані онлайн-форми. У першому випадку вкладення електронної пошти можуть бути у формі сканованих зображень, PDF-файлів, файлів обробки тексту, електронних таблиць тощо. Автоматизація може допомогти класифікувати ці рахунки-фактури залежно від їх типу, що допоможе в подальшому вилученні даних.
2. Вилучення даних: Зазвичай це найпоширеніший крок, на якому використовується автоматизація. Нижче наведено деякі ключові поля, які OCR має отримати з рахунку-фактури:
Інформація про продавця: Ім’я продавця, адреса продавця, телефон продавця, електронна адреса продавця, реквізити банківського рахунку продавця
Деталі рахунку: Номер рахунка-фактури, Дата рахунка-фактури, Сума рахунка-фактури, Термін оплати, Net_D, Номер замовлення на замовлення, Валюта
Інформація про покупця: Адреса покупця, ім'я покупця
Інформація про податки: Сума податку, Tax_ID
Деталі таблиці: Опис товару, кількість, ціна, сума рядка
Програмне забезпечення оптичного розпізнавання символів (OCR) розпізнає ключові поля даних у оцифрованому рахунку-фактурі. Це визнання ґрунтується на їх розташуванні в рахунку-фактурі, зазначеному правилами та шаблонами, розробленими розробником. Сучасні інструменти, такі як Nanonets, використовують більш складні зчитувачі рахунків із підтримкою штучного інтелекту, щоб інтелектуально отримувати відповідні дані з мінімальними помилками в процесі постійного навчання.
3. Валідація та затвердження: Програмне забезпечення може виконувати автоматичне тристороннє зіставлення між рахунком-фактурою, замовленням на замовлення та квитанцією, порівнюючи витягнуті дані та зіставляючи їх із даними з уже існуючої бази даних. Інструмент автоматизації також може приймати такі рішення, як проходження транзакції, позначення помилок або виклик винятків. Розширене програмне забезпечення, особливо таке, як Nanonets, кероване механізмом ШІ, може перенаправляти позначені рахунки-фактури для подальших дій.
4. Маршрутизація затвердження рахунків-фактур: Використовуючи програмне забезпечення для керування рахунками-фактурами, як-от Nanonets, рахунок-фактуру можна автоматично перенаправляти з одного етапу на інший, а також можна налаштувати нагадування для затвердження. Включення непередбачених ситуацій і нагадувань у робочий процес може усунути вузькі місця. Інтеграція електронних підписів і цифрових форм може уможливити схвалення на ходу від різних учасників процесу
5. Обробка платежу: Повністю автоматизований процес виставлення рахунку-фактури на оплату також включатиме завершення платежу, коли затверджений рахунок-фактура автоматично оплачується цифровим способом. Незважаючи на можливість автоматичного платежу, багато компаній, які використовують автоматичний процес виставлення рахунка-фактури на оплату, включають тут етап ручного втручання з метою фінансової безпеки.
6. Зберігання та архівування даних: Хороший інструмент для автоматизації платежів з рахунку-фактури не лише зберігатиме всі дані в чітко визначеній базі даних, але також може створювати різноманітні фінансові звіти, включаючи звіти про рух грошових коштів, баланси, податкову інформацію, інвентаризацію та кредиторську/дебіторську заборгованість.
У відповідності з недавнє опитування, ось найкращі автоматизовані рішення для обробки рахунків-фактур, які багато компаній хотіли б запровадити:
Хочете автоматизувати звичайний і механічний процес «Рахунок-фактура до оплати»? Спробуй Нанонети™ Рішення OCR на основі штучного інтелекту для автоматизації процесу виставлення рахунків до оплати у вашій організації!
Наномережі для інтелектуальних процесів виставлення рахунків-фактур і платежів
Nanonets — це програмне забезпечення на основі штучного інтелекту, яке можна використовувати для автоматизації та оптимізації етапів обробки рахунків-фактур у вашому бізнесі.
Дані можна отримати без помилок із різних типів файлів рахунків-фактур. Механізм штучного інтелекту Nanonets можна навчити з фактичними рахунками-фактурами без необхідності кодування, що робить його адаптованим для компанії.
Він також має вбудовані найсучасніші алгоритми та потужну інфраструктуру для багатоетапного затвердження. Програмне забезпечення для обробки рахунків-фактур Nanonets можна інтегрувати з іншими системами, такими як база даних Mysql, QuickBooks або Salesforce, і не залежить від платформи. Він точний і масштабований, економить час і гроші вашої команди з обробки рахунків-фактур і підвищує продуктивність.
Нижче наведено деякі особливості, які роблять Nanonets ідеальним рішенням для автоматизації процесу оплати з рахунку-фактури:
- Можливість кастомізації – Ви можете додати свої дані до попередньо підготовленої моделі рахунка-фактури та додати власні поля для навчання моделі в інтерфейсі користувача
- На місці – Ви можете запускати Nanonets локально через докер. Nanonet відповідає GDPR
- Економте час і гроші – Скоротіть час обробки (TAT) з днів до хвилин і витрати на обробку документів на 90%
- Підтримайте – Підтримка в чаті вирішення запитів у режимі реального часу допомагає користувачам орієнтуватися в іноді складному світі збору рахунків-фактур.
- Документація API – У документації ви знайдете готові до запуску зразки коду в Shell, Ruby, Golang, Java, C# і Python, а також докладні специфікації API для різних кінцевих точок.
Програмне забезпечення для збору рахунків-фактур Nanonets може з’єднувати джерела даних, такі як електронна пошта, Google Drive тощо, за допомогою API, який передає отримані дані безпосередньо до вашої CRM/WMS/DB.
винос
Автоматизація процесу оплати від рахунка-фактури забезпечує переконливі переваги, такі як економія часу та коштів, спрощений процес розрахунків із кредиторською заборгованістю та, зрештою, кращі прибутки. Вибір інструменту для автоматизації платежів залежить від рівня автоматизації, який гарантує бізнес, і здатності програмного забезпечення поєднуватися з практикою та політикою компанії.
Програмне забезпечення, яке буде використовуватися, також залежить від розподілу бюджету компанії, який враховує масштаб бізнесу, кінцевий результат та інвестиційний потенціал компанії.
Інші фактори, які слід враховувати при виборі інструменту автоматизації керування рахунками-фактурами, це простота використання, технічна підтримка, потреби компанії у зберіганні даних та інтеграція з існуючими цифровими інструментами, які використовує компанія.
Необхідно пам’ятати, що будь-яке програмне забезпечення для виставлення рахунків-фактур на оплату є синергетичним інструментом, який дозволяє працівникам зосередитися на менш повсякденних, більш цінних завданнях, таких як розвиток бізнесу та інші види діяльності, які сприяють збільшенню вартості підприємства.
- "
- &
- 7
- МЕНЮ
- рахунки
- бухгалтерський облік
- дію
- діяльності
- Ad
- пристосований
- адреса
- просунутий
- AI
- алгоритми
- ВСІ
- розподіл
- хоча
- Інший
- API
- затверджений
- аудит
- Автоматизований
- Автоматизація
- Банк
- рахунок у банку
- буття
- Переваги
- Банкноти
- Bing
- Bosch
- бізнес
- підприємства
- випадків
- готівкові гроші
- грошовий потік
- розпізнавання символів
- контроль
- Перевірки
- закрито
- безлад
- код
- Кодування
- загальний
- Компанії
- компанія
- переконливий
- сконцентрувати
- Консенсус
- продовжувати
- безперервний
- витрати
- може
- Клієнти
- дані
- зберігання даних
- Database
- угода
- затримки
- доставка
- Розробник
- розробка
- різний
- цифровий
- в цифровому вигляді
- оцифрування
- Docker
- документація
- керований
- співробітників
- підприємство
- особливо
- і т.д.
- приклад
- розширюється
- очікуваний
- видобуток
- фактори
- ШВИДКО
- риси
- Поля
- фінансовий
- Перший
- виправляти
- потік
- форма
- форми
- майбутнє
- породжувати
- добре
- допомога
- допомагає
- тут
- історія
- Як
- HTTPS
- зображення
- здійснювати
- важливо
- У тому числі
- включення
- Augmenter
- інформація
- Інфраструктура
- інтегрований
- інтеграція
- Розумний
- інвентаризація
- інвестиції
- виставлення рахунку
- IT
- Java
- ключ
- King
- відомий
- УЧИТЬСЯ
- вивчення
- рівень
- Лінія
- розташування
- Довго
- управління
- керівництво
- модель
- гроші
- більше
- найбільш
- OCR
- онлайн
- порядок
- замовлень
- організації
- Інше
- Картина
- Папір
- Учасники
- Платити
- оплата
- обробка платежу
- платежі
- платформа
- Політика
- бідні
- price
- Проблема
- процес
- процеси
- Product
- продуктивність
- Продукти
- забезпечувати
- забезпечує
- покупка
- Пімнтс
- Python
- читачі
- реального часу
- запис
- зменшити
- відносини
- Відносини
- Звіти
- Маршрут
- Правила
- прогін
- Зазначений
- продажів
- Salesforce
- масштабовані
- шкала
- безпеку
- Послуги
- комплект
- Склад
- аналогічний
- простий
- Розмір
- невеликий
- малого бізнесу
- Софтвер
- проданий
- Рішення
- спеціалізований
- Електронна таблиця
- Стажування
- почалася
- стан
- зберігання
- зберігати
- сильний
- поставка
- ланцюжка поставок
- підтримка
- Systems
- таблетка
- податок
- Опoдаткування
- технології
- через
- час
- сьогодні
- інструмент
- інструменти
- топ
- трек
- традиційний
- угода
- Transactions
- прозорість
- us
- користувачі
- значення
- видимість
- обсяг
- добре визначений
- ВИНО
- Провід
- в
- без
- робочий
- світ
- б
- років