Трансформація закупівель: чому досконалість важлива – блог IBM

Відділи закупівель, як правило, менш помітні для багатьох зацікавлених сторін, ніж відділи продажів, операції чи навіть фінанси, але не слід ігнорувати їхній вплив на все, починаючи від кінцевих результатів і закінчуючи якістю продукції та наданням послуг, тому «досконалість закупівель» — це гідне заняття.

Оптимізація функції закупівель може допомогти досягти успішних бізнес-результатів, наприклад:

• 12–20% заощаджень на постачальниках/управлінні попитом
• 95% у покращенні відповідності
• 30% додаткових витрат під керуванням
• 35% скорочення витоку вартості контракту

Трансформація закупівель

Якщо ваша організація не бачить таких цифр, ви можете стати чудовим кандидатом на трансформацію. Перший крок у подорожі — зрозуміти, де ви знаходитесь, а потім використовувати цю інформацію, щоб визначити, де ви хочете бути. Іноді буває важко виділити необхідний час і розумовий процес, щоб визначити шлях до досконалості, особливо коли ви зосереджені на підтримці вимог, які очікуються від інших із закупівель у складній організації, тобто щодня.

Саме тоді партнерство з консультаційними службами з питань закупівель може допомогти вашій команді досягти досконалості в закупівлях і допомогти вам досягти цілей вашого підприємства: підвищити прибутковість, покращити результати надання послуг, що може сприяти зростанню доходів, підвищити рівень задоволеності клієнтів і гарантувати, що постачальники постачатимуть високоякісні товари та послуги.

Оцінка поточного середовища

Одним із найважливіших кроків є перегляд місії відділу закупівель і поточної ролі в організації. Надійна оцінка заглиблюється в загальний життєвий цикл закупівель.

Як закупівлі пов’язують потреби зацікавлених сторін із постачальниками, які можуть надати потрібні можливості? Як організовані команди для досягнення ключових цілей?

Як вони доставляють у цих областях:

• Бізнес-планування, зв'язок із зацікавленими сторонами
• Операції пошуку та аналітика
• Управління продуктивністю постачальника та відповідність
• Операції із закупівлі, включаючи обробку заявок, та інші важливі дії

Високоефективні організації регулярно інформують вище керівництво, щоб продемонструвати цінність закупівель для бізнесу. Чи надаєте ви такі звіти, як:

• Бажані постачальники використовують відсоток за категоріями та через організаційний погляд. Ефективність постачальників, заплановані події за розкладом, досягнута економія та виділення нових постачальників із нових великих угод
• Показники ефективності постачальника, включаючи підсумковий опис, 10 найкращих виконавців (а також найменших виконавців)

Проектування майбутнього стану

Досяжні цілі, які базуються на результатах функціональної оцінки закупівель, можуть стати дорожньою картою на майбутнє. Консультант із закупівель допомагає подолати прогалини, що зазвичай призводить до плану вдосконалення управління категоріями, розробки цільової операційної моделі та виявлення інших ключових можливостей, де необхідно мобілізувати дії.

Для IBM, яка працює в більш ніж 170 країнах і залучає понад 13,000 10 постачальників, це було нелегке завдання. Використовуючи, серед інших методологій, Design Thinking, команда із закупівель змогла визначити бачення майбутнього стану та масштабувати рішення, яке буде працювати. Трансформація закупівель за допомогою інтелектуальних робочих процесів дозволила фахівцям із закупівель у 10 разів швидше підключатися до постачальників і проводити аналіз ціноутворення за 2 хвилин порівняно з XNUMX днями. Штучний інтелект, автоматизація, блокчейн і багато іншого сприяли трансформації.

Насправді все більше закупівельних організацій думають про включення генеративного штучного інтелекту як частину своїх майбутніх планів для швидшого й більш точного прийняття рішень, зниження операційних витрат і підвищення стійкості.

Важливість екосистеми постачальника

Постачальники є одним із найцінніших елементів підприємства, тому важливо добре співпрацювати на цій арені. Програми пріоритетних постачальників із чітко узгодженими контрактами та цінами, які синхронізуються з ключовими бізнес-стратегіями, можуть покращити доставку товарів і послуг і, що важливо, задоволеність клієнтів.

Ретельний аналіз усієї вашої екосистеми постачальників, від вибору постачальника та джерела оплати до порівняльного ціноутворення, може дати важливе розуміння зрілості вашої екосистеми. Вимірювання відповідності є критично важливим KPI для підзвітності. Внутрішні зацікавлені сторони дотримуються політики чи виходять за межі системи? Чи відповідають постачальники вимогам контракту, рівням обслуговування та цілям сталого розвитку?

Стимулювання задоволеності зацікавлених сторін

Багато компаній уважно відстежують свої чисті оцінки промоутерів (NPS) на предмет як позитивних, так і негативних тенденцій. Навіть у сфері B2B клієнти вимагають, щоб транзакції були інтуїтивно зрозумілими, легко здійснюваними та відповідали корпоративній політиці. У багатьох відношеннях оптимізована функція закупівель закладає основу для високоякісної, своєчасної доставки товарів і послуг, які перевищують очікування, і можуть створити 30–50% покращення NPS.

Окрім зовнішніх зацікавлених сторін, для команди із закупівель важливо будувати та підтримувати внутрішні відносини. Це не тільки допомагає в зборі вимог, але й розвиває довіру в організації. Модель, яка заохочує тісну взаємодію з “категорія експертів» (які часто хочуть займатися власними закупівлями) може допомогти керувати пошуком джерел, укладанням контрактів і вимірюванням успіху, зберігаючи при цьому видимість, підзвітність і дисципліну витрат.

Працює досконалість закупівель

У нещодавньому звіті Expert Insights «Розумні закупівлі стали розумнішими”, IBM Institute for Business Value виявив, що інтегрована операційна модель сприяє прийняттю рішень щодо закупівель на основі даних у реальному часі за допомогою розширеної аналітики та прогнозних алгоритмів. Найефективніші організації досягли на 52% нижчих витрат на замовлення матеріалів і послуг, а також на 60% нижчих витрат на обробку кредиторської заборгованості, і більше половини значно перевершили конкурентів у зростанні доходу та ефективності протягом трьох років.

Трансформуйте свої закупівельні операції