ประโยชน์ของการสนับสนุนการบริการลูกค้าตลอด 24/7 และวิธีการบรรลุ (สนับสนุน)

ในโลกปัจจุบัน ลูกค้าคาดหวังที่จะเข้าถึงการสนับสนุนลูกค้าได้ตามความต้องการ สำหรับธุรกิจจำนวนมาก สิ่งนี้หมายถึงการพึ่งพาและให้ทุนกับเครือข่ายศูนย์บริการทางโทรศัพท์เพื่อดำเนินการตลอดทั้งคืน

การสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันเป็นการลงทุนครั้งใหญ่ คุ้มค่าแต่ราคาสูง ธุรกิจต่างๆ จำเป็นต้องจ้างและฝึกอบรมตัวแทนฝ่ายสนับสนุน ซึ่งต้องมีการลงทุนทางการเงินล่วงหน้าก่อนที่จะสามารถรับประโยชน์จากการสนับสนุนลูกค้าตลอด 7 ชั่วโมง

แต่ไม่จำเป็นต้องเป็นอย่างนั้น. ด้วยเทคโนโลยี VoIP ธุรกิจสามารถให้การสนับสนุนลูกค้าอัตโนมัติและโครงสร้างพื้นฐานในระดับต่างๆ สิ่งนี้ช่วยลดการดึงโต๊ะช่วยเหลือลูกค้าที่ขับเคลื่อนด้วยมนุษย์ และช่วยให้บริษัทต่างๆ ประหยัดค่าใช้จ่ายล่วงหน้า

Zadarma เป็นผู้นำระดับโลกในการให้บริการโซลูชั่น VoIP ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ซึ่งเป็นที่นิยมสำหรับสวิตช์บอร์ดเสมือนและข้อเสนอ PBX โซลูชัน VoIP อัจฉริยะเหล่านี้ประกอบด้วยสวิตช์บอร์ดเสมือนและพนักงานต้อนรับเสมือนมีหน้าที่รับผิดชอบในการสร้างกลไกและสถานการณ์การโทรที่แตกต่างกัน ซึ่งสามารถช่วยลดการสูญเสียโอกาสในการขาย เพิ่มประสิทธิภาพเวลาบริการลูกค้า และปรับปรุงระดับความพึงพอใจของลูกค้าในท้ายที่สุด 

บริการลูกค้า 24/7 คืออะไร?

การสนับสนุนลูกค้า 24/7 หมายความว่าลูกค้าของคุณสามารถรับความช่วยเหลือและค้นหาคำตอบสำหรับคำถามที่ต้องการได้ ไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาใดของวันหรือโซนเวลาก็ตาม

การให้บริการลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมงทุกวันสำหรับบริษัทส่วนใหญ่ที่มีขนาดแตกต่างกันมักไม่สามารถทำได้ อย่างไรก็ตาม หากไม่มีเจ้าหน้าที่บริการลูกค้าตลอดเวลา ผู้จัดการธุรกิจต้องลาออกจากงานเพราะสูญเสียโอกาสทางการขายและการโทรนอกเวลาทำการทั้งหมด

นี่คือที่มาของความสวยงามของสวิตช์บอร์ดเสมือนที่ขับเคลื่อนด้วย VoIP

สวิตช์บอร์ดเสมือนช่วยให้คุณจัดการการโทรและผู้ใช้แบบเรียลไทม์จากอินเทอร์เฟซเดียวที่ใช้งานง่าย ด้วยสวิตช์บอร์ดเสมือน คุณสามารถโอนสาย วางสาย และเรียกคืน และเหนือสิ่งอื่นใด คุณสามารถตั้งค่าโซลูชันการโทรสำหรับการบริการลูกค้านอกเวลาทำการ สวิตช์บอร์ดเสมือนมีตัวเลือกมากมายที่สามารถช่วยรักษาสถานะถาวรได้ เมื่อตรวจสอบว่าคู่ค้า VoIP รายใดเหมาะสมที่สุดกับความต้องการทางธุรกิจของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องประเมินราคา โซลูชัน และความง่ายในการตั้งค่าเป็นปัจจัยสำคัญที่มีอิทธิพลต่อการเลือกของคุณ 

คุณกำหนดค่าสถานการณ์การโทรอย่างไร

การกำหนดค่าสถานการณ์การโทรเป็นขั้นตอนแรกที่คุณควรพิจารณาเมื่อตั้งค่าสวิตช์บอร์ดเสมือนของคุณ คุณควรคิดว่าแต่ละสายควรไปถึงปลายทางใดตามเวลา เป็นสิ่งที่ต้องพิจารณาบนกระดาษ แล้วจึงโอนไปยังการกำหนดค่าของสวิตช์บอร์ดเสมือนของ Zadarna

โซลูชัน VoIP บางอย่างมีความซับซ้อนในการตั้งค่า และคุณจะต้องมีสมาชิกในทีมไอทีเพื่อรับการสนับสนุน อย่างไรก็ตาม โซลูชันการกำหนดค่าการโทรของ Zadarma นั้นตรงไปตรงมาและสร้างด้วยขั้นตอนง่ายๆ ด้วยวิธีการลากและวางเพื่อกำหนดค่าแต่ละขั้นตอนการโทรด้วยวิธีที่เป็นธรรมชาติ

พลังของโปรแกรมแก้ไขภาพสวิตช์บอร์ดเสมือน

เมื่อคุณตั้งค่าสวิตช์บอร์ดเสมือน คุณต้องสร้างเมนูเสียงที่อนุญาตให้ตัวแทนหรือแผนกแต่ละรายสามารถเข้าถึงได้หากเชื่อมต่ออยู่ หรือหากไม่เป็นเช่นนั้น ให้ลงเอยในกล่องข้อความเสียงที่ผู้ใช้หรือลูกค้าสามารถฝากข้อความไว้ได้ 

กระบวนการนี้ควรใช้เวลาเพียงไม่กี่นาที ขณะนี้ คุณได้จัดระเบียบสถานการณ์การโทรที่เป็นไปได้ทั้งหมดและเส้นทางการโทรต่างๆ ที่ผู้ใช้ของคุณต้องทำตามเพื่อให้ได้รับความสนใจจากลูกค้าอย่างรวดเร็ว หรือในกรณีที่นอกเวลาทำการ ให้ลงทะเบียนคำขอโทรกลับ

จะช่วยเหลือสายธุรกิจได้อย่างไร?

9 น. – 5 น. ทีมบริการลูกค้าของคุณพร้อมรับสายอย่างรวดเร็ว ลดเวลาในการรอสาย นอกเวลาทำการ เมื่อทีมช่วงกลางวันของคุณเลิกงาน โต๊ะบริการลูกค้าของคุณอาจดูเหมือนปิด โดยมีเพียงข้อความเสียงธรรมดาเท่านั้น

แต่คุณจะทำอย่างไรเมื่อมีข้อความสะสมในกล่องจดหมายการโทร

บ่อยครั้งดูเหมือนจะไม่มีทางเลือกอื่นนอกจากตรวจทานสิ่งแรกในตอนเช้าเพื่อตอบรับคำขออย่างเหมาะสม ผู้ให้บริการ VoIP บางรายเสนอการถอดเสียงการโทรและเมื่อคุณเปิดใช้งานตัวเลือกการถอดเสียง โดยการโทรแต่ละครั้งที่ลงทะเบียนใน CRM คุณจะมีคุณลักษณะที่ช่วยให้คุณฟังเสียงของการโทรแต่ละครั้ง หรืออ่านข้อความถอดเสียงของสิ่งที่น่าสนใจยิ่งกว่า พวกเขากล่าวว่าแม้นอกเวลา

สิ่งที่เกี่ยวกับบันทึกการโทร CRM?

ผู้ให้บริการ VoIP แตกต่างกันไปในความสามารถในการถอดเสียงกับผู้ให้บริการบางรายที่รวมเข้ากับ CRM ของคุณ คุณลักษณะนี้ควรกำหนดป้ายกำกับ (การร้องเรียน การขาย คำขอ ฯลฯ) ภายในฟังก์ชัน CRM ให้กับการโทรแต่ละครั้ง นอกเหนือจากการดูแหล่งที่มาของการโทรแล้ว ด้วยข้อมูลสองส่วนนี้ ผู้จัดการฝ่ายขายหรือฝ่ายบริการลูกค้าสามารถสั่งซื้อและกระจายสายไปยังทั้งทีมได้ในเวลาไม่กี่นาที ผู้จัดการสามารถเข้าร่วมกับคำขอจำนวนมากและซิงโครไนซ์งานที่ลงทะเบียนจากการโทรที่โทรนอกเวลาทำการ

ประโยชน์ของการสนับสนุนลูกค้าตลอด 24/7 ด้วยโซลูชันโทรศัพท์ VoIP

1. ความสะดวกสบายและค่าใช้จ่าย – ประโยชน์ที่ใหญ่ที่สุดของการให้การสนับสนุนตลอด 24/7 คือการที่คุณให้บริการที่สะดวกยิ่งขึ้นแก่ลูกค้าของคุณ ในโลกที่เปิดกว้างอยู่เสมอ การให้การสนับสนุนตลอดเวลาหมายความว่าบริการของคุณเป็นไปตามความคาดหวังของลูกค้า และพวกเขาสามารถติดต่อคุณได้ทุกเมื่อที่ต้องการ คุณสามารถประหยัดเงินลงทุนได้มหาศาลโดยแนะนำโซลูชันโทรศัพท์ VoIP เช่น สวิตช์บอร์ดเสมือนและการส่งต่อ คุณสามารถหลีกเลี่ยงไม่ต้องจ่ายและจัดการทีมดูแลลูกค้าตอนกลางคืนเพื่อทำงานตลอดทั้งคืนเมื่อสแตนด์บายทางโทรศัพท์
   
2. ตอบสนองเร็วขึ้น – ด้วยโซลูชันการสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ธุรกิจของคุณสามารถรักษาคิวการสนับสนุนไว้ได้ ซึ่งจะทำให้มีการสอบถามเข้ามาอย่างต่อเนื่อง แทนที่จะต้องโทรเข้ามาอย่างเข้มข้นในช่วงเวลาเปิดทำการของลูกค้าที่จำกัดระหว่าง 7 น. ถึง 9 น. คุณสามารถให้การตอบสนองที่รวดเร็วขึ้นและแก้ปัญหาได้
   
3. การเข้าถึงทั่วโลก – เมื่อคุณนำเสนอโซลูชันการสนับสนุนลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน คุณจะเชิญลูกค้าจำนวนมากขึ้นในเขตเวลาที่กว้างขึ้นเพื่อเข้าถึงบริการของคุณได้ทันที หากคุณให้บริการสายสนับสนุนในเวลา 7 น. ถึง 9 น. ในระหว่างสัปดาห์ ลูกค้าต่างประเทศในตลาดต่างๆ จะไม่สามารถติดต่อทีมสนับสนุนของคุณได้ และมีแนวโน้มที่จะละทิ้งแบรนด์ของคุณ การใช้เทคโนโลยีการสื่อสาร VoIP เปิดโอกาสในการบริการลูกค้าตลอด 5 ชั่วโมงทุกวัน ธุรกิจสามารถให้บริการได้ตลอด 24 ชั่วโมงโดยกระจายพนักงานไปตามโซนเวลาหรือจัดหากระบวนการอัตโนมัติ VoIP เพื่อรองรับโซนเวลาทั้งหมด วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีตัวเลือกการจัดการการโทรอยู่เสมอไม่ว่าจะเป็นช่วงเวลาใดของวัน
   
4. สอดคล้องกับความคาดหวังและความต้องการของลูกค้า – ลูกค้าทั่วไปในปัจจุบันคาดหวังว่าจะได้รับการสนับสนุนระดับสูงจากบริษัทที่น่าเชื่อถือส่วนใหญ่ และควรจะสามารถติดต่อได้ด้วยวิธีใดวิธีหนึ่งตลอด 24 ชั่วโมงต่อวัน ลูกค้ายังใจร้อนมากขึ้นในการได้สิ่งที่ต้องการเมื่อต้องการ โทรศัพท์ VoIP ช่วยให้บริษัทสามารถจ้างฝ่ายสนับสนุนลูกค้าจากภายนอกไปยังที่ใดก็ได้ในโลก ไม่ว่าทีมจะอยู่ในศูนย์การติดต่อหรือทำงานจากระยะไกลจากที่บ้าน ลูกค้าสามารถโทรไปยังหมายเลขท้องถิ่นและเชื่อมต่อกับสมาชิกในทีมได้ทุกที่
   
5. การโอนสายทำให้มั่นใจได้ว่าไม่มีสายใดที่ไม่ได้รับสาย – เพื่อหลีกเลี่ยงไม่รับสาย สามารถตั้งค่าระบบโทรศัพท์ VoIP ให้โอนสายไปยังหน่วยงานภายนอก ทำให้บริษัทสามารถกระจายงานออกไปทั่วโลก สามารถตั้งโปรแกรมโทรศัพท์ VoIP เพื่อให้ลูกค้าโทรกลับระหว่างเวลาหยุดทำงานหรือนอกชั่วโมงหลัก ซึ่งช่วยลดความสามารถในการเข้าถึงข้อความเสียง ซึ่งใช้เวลานานสำหรับลูกค้าและสมาชิกในทีม ด้วยความสามารถในการโอนสายอัตโนมัติไปยังพนักงานคนอื่นๆ ลูกค้าจึงสามารถติดต่อตัวแทนที่เฉพาะเจาะจงและรับการสนับสนุนได้อย่างรวดเร็ว การลดเวลารอทำให้ลูกค้าไม่ส่งคืนสินค้าลดลง (ลูกค้าที่เลิกล้มความพยายามหรือถูกพักสายเป็นเวลานาน)
   
6. ปรับปรุงการจัดการการโทร – ด้วย VoIP คุณจะได้รับประโยชน์จากการบันทึกการโทร ผู้จัดการสามารถตรวจสอบการโทรกับพนักงานและให้คำแนะนำในการปรับปรุง การบันทึกการโทรหรือการถอดความอาจกลายเป็นส่วนหนึ่งของเอกสารการฝึกอบรมหากสมาชิกในทีมทำได้ดีเป็นพิเศษ ด้วยโซลูชัน VoIP ตลอด 24/7 จะช่วยให้คุณเข้าถึงจุดข้อมูลต่างๆ เพื่อตรวจสอบระยะเวลาการโทรและกระแสการโทร สามารถส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการเมื่อปริมาณการโทรเพิ่มขึ้นในช่วงเวลาที่มีการโทรสูงสุด ข้อมูลนี้สามารถช่วยให้ผู้จัดการประเมินข้อกำหนดในการจัดหาพนักงาน และเวลาใดคือชั่วโมงเร่งด่วนที่เจาะจงเพื่อแจ้งให้ทราบว่าเมื่อใดควรมีสมาชิกในทีมที่มีมนุษย์เป็นศูนย์กลางมากขึ้น ผู้จัดการต้องการเครื่องมือที่เหมาะสมในการปรับปรุงกระบวนการและวัดประสิทธิภาพของแนวทางการบริการลูกค้าตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน
   
7. การผสานรวมกับ CRM . ของคุณ – คุณสมบัติมาตรฐานอีกอย่างของ VoIP คือ ID ผู้โทร การผสานรวมกับ CRM สามารถปรับปรุงหมายเลขผู้โทรด้วยประวัติที่สมบูรณ์ของลูกค้า รวมถึงข้อมูลการสั่งซื้อและปัญหาล่าสุด การเรียกชื่อลูกค้าสามารถเพิ่มความสัมพันธ์อันดีกับลูกค้าและสร้างความไว้วางใจได้ ผู้ให้บริการบางรายจะเสนอ 'ฉลาก CRM' ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการผสานรวม VoIP-CRM ข้อมูลนี้ช่วยให้คุณเห็นภาพรวมของระยะเวลาการโทร เช่น การเข้าร่วมการร้องเรียนการโทร เทียบกับระยะเวลาที่ต้องใช้ในการปิดการขาย นอกจากนี้ยังสามารถศึกษาได้ว่าข้อร้องเรียนใดมาจากแต่ละแห่งเพื่อดูว่ามีปัญหากับการจัดส่งไปยังพื้นที่ใดพื้นที่หนึ่งหรือไม่ เป็นต้น ต่อไปนี้เป็นสองตัวอย่างจากคุณประโยชน์ของฟีเจอร์ VoIP-CRM หลายร้อยรายการที่สามารถกล่าวถึงได้ และทั้งหมดนี้เริ่มต้นจากสิ่งง่ายๆ เช่น ป้าย CRM คุณสามารถเชื่อมโยงข้อมูลการโทรกับข้อมูลโปรไฟล์ลูกค้า CRM ของคุณได้โดยอัตโนมัติ การเข้าถึงประวัติของลูกค้าสามารถช่วยให้ทีมสนับสนุนโทรหาบุคคลที่เหมาะสมได้อย่างรวดเร็ว
   
8. ปรับตัวดีขึ้น อย่างมีประสิทธิภาพ – การเรียกข้อมูลสำหรับลูกค้าเป็นกระบวนการที่รวดเร็ว หากมีการเชื่อมต่อระหว่างระบบโทรศัพท์และ CRM การเข้าถึงบันทึกย่อของลูกค้าสามารถหยุดวงจรที่น่ารำคาญของการถูกส่งต่อไปยังบุคคลแล้วบุคคลและต้องทำซ้ำข้อมูลเดิมซ้ำแล้วซ้ำอีก
   

การเปิดตัวการสนับสนุนตลอด 24/7 ยังสามารถผลักดันให้บริษัทต่างๆ นำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของทีมสนับสนุน เมื่อบริษัทต่างๆ เริ่มเสนอระดับการสนับสนุนตลอด 24 ชั่วโมง พวกเขามองหาเครื่องมือและเทคโนโลยีเพื่อช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของทีมในขณะที่นำสมาชิกใหม่เข้ามาร่วมทีม ซึ่งอาจหมายถึงการใช้การกำหนดเส้นทางการโทรอัตโนมัติหรือการเปิดตัวการตอบกลับอีเมลอัตโนมัติ ซึ่งทีมอื่นๆ ในธุรกิจของคุณสามารถนำไปใช้ได้ทั้งหมด เนื่องจากพวกเขาเห็นประโยชน์ที่จะนำมาสู่ทีมสนับสนุนของคุณ 

สวิตช์บอร์ดเสมือนเป็นสิ่งจำเป็นในการเพิ่มประสิทธิภาพการบริการลูกค้าที่ต้องการปรับปรุงการดำเนินงาน

โทรศัพท์ VoIP ที่จับคู่กับสวิตช์บอร์ดเสมือนให้ความสามารถในการทำงานอัตโนมัติ สิ่งนี้มีความสำคัญในการให้การสนับสนุนลูกค้าตลอด 24/7 เพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าและความคาดหวังของลูกค้า การทำงานซ้ำๆ แต่ใช้เวลานานโดยอัตโนมัติช่วยให้ทีมสนับสนุนของคุณมีเวลาจัดการกับงานที่ซับซ้อนมากขึ้น เมื่อคุณขยายขนาดเพื่อเสนอการสนับสนุนการบริการลูกค้าตลอดเวลา อย่ารู้สึกว่าคุณจำเป็นต้องเสนอแผนกช่วยเหลือที่มีพนักงานประจำตลอด XNUMX ชั่วโมงในทุกช่องทางการสื่อสารพร้อมกัน มุ่งเน้นไปที่ช่องทางที่ลูกค้าคาดว่าจะได้รับการติดต่อกลับจากคุณเร็วที่สุด เพื่อให้คุณตอบสนองความคาดหวังของลูกค้าด้วยบริการของคุณ 

ซาดาร์มา เป็นผู้นำระดับโลกในการให้บริการโซลูชั่น VoIP ตลอด 24 ชั่วโมงทุกวัน ซึ่งเป็นที่นิยมสำหรับสวิตช์บอร์ดเสมือนและข้อเสนอ PBX Zadarma นำเสนอการผสานรวมกับเทคโนโลยีและเครื่องมือ IT อื่น ๆ อย่างรวดเร็วและง่ายดาย สามารถเชื่อมต่อกับ CRM และการสื่อสารหรือแอปพลิเคชันงาน คุณสามารถทำให้สถานการณ์การโทรเป็นไปโดยอัตโนมัติสำหรับการบริการลูกค้านอกเวลาทำการ และป้อนงานเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลา เพิ่มแท็กในการโทร หรือตั้งค่าการกำหนดเส้นทางการโทร สวิตช์บอร์ดเสมือนเป็นวิธีง่ายๆ ในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ปรับปรุงประสบการณ์ของลูกค้าและผู้ใช้ แม้นอกเวลาทำการ

ตรวจสอบโซลูชันของพวกเขาวันนี้!

• เนื้อหาที่ขับเคลื่อนด้วย SEO และการเผยแพร่ประชาสัมพันธ์ รับการขยายวันนี้
• เพลโตไอสตรีม. ข้อมูลอัจฉริยะ Web3 ขยายความรู้ เข้าถึงได้ที่นี่.
• การสร้างอนาคตโดย Adryenn Ashley เข้าถึงได้ที่นี่.
• ที่มา: https://www.eu-startups.com/2023/04/the-benefit-of-24-7-customer-service-support-and-how-to-achieve-it-sponsored/