Vad är Source to Pay? Den ultimata S2P-guiden

Vad är Source to Pay? Den ultimata S2P-guiden

Tidsstämpel: 7 december 2023 6:30
Källnod: 2998565

Om du driver en kontorsbutik och bestämmer dig för att köpa ett stort antal bärbara datorer för att lagra din butik, kommer du att försöka hitta de bästa och mest prisvärda bärbara datorerna som du kan köpa i bulk. Du kommer att titta runt hos olika leverantörer av bärbara datorer, bedöma kostnaderna för att arbeta med var och en, ta reda på om kvaliteten på deras produkter matchar det du letar efter och sedan avgöra vem du ska köpa bärbara datorer från.

När du slutför dessa åtgärder startar du processen för källa till betalning (S2P), vilket är något som alla företag går igenom när de arbetar med leverantörer. Att hålla kostnaderna låga samtidigt som du upprätthåller en stabil intäktsström är avgörande för ditt företags framgång, och att behärska S2P-processen är ett av de mest effektiva sätten att minska affärskostnaderna.

Här är några frågor som den här artikeln försöker svara på:

  • Vad är källan att betala?
  • Vad är skillnaden mellan S2P och P2P?
  • Vad är processen för källa till betalning?
  • Hur gynnar source to pay ditt företag?

Vad är Source to Pay?

Källa att betala, som regelbundet kallas S2P, är hela hela processen för att bestämma om du behöver en viss produkt eller tjänst, hitta den bästa leverantören att arbeta med, initiera upphandling-till-betala-processen, göra ett köp , och ta emot varorna i fråga. Som de flesta affärsprocesser idag, har det många fördelar att navigera från källa till betalningsprocess med rätt S2P-programvarulösning. Du kommer att märka enklare hantering av leverantörsrelationer, snabbare leveranstider och reducerade prismodeller.

Processen för källa till betalning kan tyckas som om den är väldigt transaktionell, och delar av den är det, men den är också otroligt beroende av leverantörsrelationer, smart strategiläggning och ständiga förbättringar. Om du eller ditt inköpsteam kan göra S2P-processen till en prioritet, kommer du att se hur många fördelar som kan komma från det.

S2P vs. Procure to Pay

Du kanske tänker, "Vad är källan att betala? Är det samma sak som skaffa att betala?” 

S2P och P2P är inte samma sak; P2P-processen är inbäddad i S2P-processen. Kort sagt, S2P-processen är större; den omfattar fler steg än P2P-processen. P2P-processen är dock en delmängd av vissa steg inom S2P-processen.

S2P börjar i det ögonblick som en företagsledare bestämmer sig för att en ny vara eller tjänst behövs från en leverantör. Det går sedan till att undersöka leverantörer, bedöma priser, skicka informationsförfrågningar, slutföra leverantörsval, skapa inköpsorder, ta emot produkterna och fullgöra fakturabetalningar. Det kan ta veckor eller till och med månader att komma igenom källan till betalningsprocessen i sin helhet. 

P2P-processen startar å andra sidan efter att en leverantör har valts ut. Upphandlingsteamet får stafettpinnen från inköpsteamet och fortsätter att arbeta igenom upphandlingsverksamhet av S2P-processen. Dessa inkluderar förvaltning beställning och inköpsrekvisitioner, spåra produktleveranstidslinjer, säkerställa mottagandet av varorna och arbeta med leverantörsreskontrateamet för att slutföra leverantörsbetalningen kopplad till faktura som matchar transaktionen.

Översikt över Source-to-Pay-processen

Om ditt inköpsteam i huvudsak har en checklista över allt som behöver slutföras genom hela processen för källa till betalning, är det mindre troligt att de missar något, utsätter ditt företag för risker eller går miste om en fördelaktig inköpsmöjlighet. Ännu mer, standardisering av källa-till-betal-åtgärder gör det mer möjligt att trimma fettet från processen, hitta synergier i din verksamhet och implementera ett källa-till-betal-system som möjliggör processautomatisering och effektiviserar onboarding av leverantörer. 

Stegen i S2P-processen är:

Identifiera affärsbehov 

Utan behovet av en ny produkt eller tjänst skulle ett företag helt enkelt inte initiera källan till betalningsprocessen. Kom ihåg att i affärer måste det finnas efterfrågan. I det här fallet är ditt behov av bärbara datorer efterfrågan. När det är etablerat, börja shoppa runt.

Inköpsleverantörsalternativ

Det finns många leverantörer av bärbara datorer där ute. Hitta flera som ser lovande ut. Gillar du utbudet de har? Verkar deras prissättning rimliga? Du kan använda ett källa för att betala-system för att hjälpa till att identifiera potentiella leverantörer, spåra S2P-processen med var och en och skapa en databas med information om du någonsin går igenom den här processen igen (vilket du kommer att göra!).

Att välja en leverantör

När du har skickat ut förfrågningar om information (RFI), förslag (RFP) och offerter (RFQs), får du en rad svar från leverantörerna du skickade dem till. Du kommer att titta på svaren, ta reda på vilken leverantör som bäst passar dina behov och välja en eller flera leverantörer att gå vidare med beroende på dina upphandlingsbehov.

Slutförande av kontrakt

Med valda leverantörer, det är dags att sätta penna på papper. Du kommer att skapa juridiskt bindande kontrakt som beskriver leverantörspartnerskapet, ombord på leverantören/leverantörerna i ditt källa till betalningssystem och få inköpsteamet involverat att avsluta P2P-delen av S2P-processen.

Upphandling

Kontraktet ovan är inte detsamma som en inköpsorder. Med leverantörskontraktet på plats kommer inköpsteamet sedan skapa en inköpsorder på det du behöver och skicka till leverantören. När leverantören accepterar köpordern är den juridiskt bindande för båda parter. Slutligen kommer leverantören att skicka anteckningsböckerna till din butik i enlighet med inköpsordern.

Behandling av leverantörsfaktura

Efter att varorna har skickats får du en faktura från leverantören som beskriver hur mycket du behöver betala för att slutföra transaktionen. Se till att gå igenom trevägsmatchning process för att säkerställa att fakturan matchar inköpsordern och de mottagna artiklarna.

Slutför betalning

Vid denna tidpunkt kommer leverantörsreskontrateamet att slutföra betalningen. Beroende på avtalet med leverantören kan de använda EFT-, ACH- eller EDI-betalningar. Programvara för AP-automatisering är ett bra verktyg för förenkla avvecklingen av fakturor.

Fördelar med Source-to-Pay

Processen med källa till betalning har funnits länge. Även om stegen har förblivit relativt desamma, har sättet att slutföra stegen förändrats med användningen av digitala verktyg, P2P-programvara och automationsmöjligheter. 

Eftersom det är mer strömlinjeformat än någonsin, ser företag oändliga fördelar med tankeväckande, optimerad hantering av källa till betalning, som:

  • Förbättrade leverantörsrelationer är ett underbart resultat av dagens S2P-process. Optimerade processsteg gör det lättare att arbeta tillsammans, och teknik kan hjälpa till att skapa affärsstrukturer som gör alla nöjda.
  • Genom att hitta de bästa leverantörerna till de bästa priserna kan din organisation spara pengar. Oavsett om det handlar om att köpa i bulk, gå med på ett långsiktigt leverantörskontrakt eller byta ut en gammal leverantör mot en ny, kommer källa-till-betala säkert att hjälpa dig att uppnå besparingar över tid.
  • Dataspårning är mycket mer exakt. Detta hjälper till med revisionsspår, leverantörsanalys och affärsprognoser i detta utrymme.
  • När din relation med varje leverantör fortsätter, måste du se till att partnerskapet förblir gynnsamt. Processen för källa till betalning kan hjälpa dig att spåra specifika mätvärden på ett enkelt sätt, övervaka prestanda hos dina leverantörer och komma före i eventuella problem.
  • Internt samarbete stöds av varje steg. Ditt inköpsteam måste arbeta bra med inköp, och i slutet av processen kliver leverantörsskulder in för att få det över mållinjen. Detta samarbete kan bryta ner funktionella silos och illustrera fördelarna med att arbeta tillsammans i olika kapaciteter. 

Looking Forward

Systemet med källa till betalning ger inköp, upphandlingoch leverantörsskulder fungerar tillsammans. Utan varje funktionell expert gör sitt jobb skulle processen falla isär och äventyra ditt företags hälsa. Om du driver en butik med kontorsmaterial och inte verkar kunna hålla bärbara datorer i lager eftersom ditt S2P-team misslyckas, kan du mycket väl gå i konkurs. Även om vi ser på S2P-processen holistiskt, kan förbättringsmöjligheter hittas när man borrar i varje funktions ansvar och funktionalitet.

AP kan utgöra slutändan av processen, men att se till att fakturor betalas i tid är avgörande för att hålla uppe slutet av affären. Med höger AP-automatisering programvara som Nanonetter, kan du undvika vanliga fallgropar i S2P-processen. Effektiv AP-hantering kan hjälpa till att mildra S2P-utmaningarna som följer med sena betalningar, felaktig fakturahantering och leverantörsrelationer som helhet. När du optimera leverantörsbetalningsprocessen, alla vinner.

Teknik är en del av verksamheten idag, oavsett vilken bransch du är verksam i. Hur kan du vika ihop teknik i processer som S2P för att göra livet för dina anställda enklare, bygga bättre partnerskap externt och få mest valuta för pengarna? Om du inte är säker på var du ska börja är det den perfekta platsen att implementera ett källa till betalsystem.

Tidsstämpel:

Mer från AI och maskininlärning