Affärsprocessautomation

Business Process Automation (BPA) är användningen av avancerad teknik för att automatisera affärsprocesser bortom enkel datainmatning, lagring och manipulation.

Automation är egentligen inget nytt koncept. I antikens Grekland användes automater som leksaker, fontäner, armborst, portar och till och med krigsmaskiner. Processautomatisering utvecklades dock som ett affärsverktyg på XNUMX-talet när företag började använda datorer för att utföra enkla uppgifter och processer, vilket inledde en era av intelligent företagsledning.

Idag har Business Process Automation gått bortom tillverkning och enkla vardagliga uppgifter, och vinner inslag i affärsvärldens olika aktiviteter. Den intelligenta automatiseringen av datadrivna företagsuppgifter kan ha startat på 1960-talet med introduktionen av företagsresursplaneringssystem och har nu utvecklats till att omfatta AI, IDP och robotprocessautomation.

Vad är BPA

Affärsprocessautomation innebär att automatisera de affärskritiska kärnprocesserna i ett företag. Processen kan vara så enkel som att fånga in och automatiskt svara på e-postmeddelanden och schemalägga uppföljningar, eller kan omfatta komplexa organisatoriska arbetsflöden på flera nivåer. A undersökning av McKinsey visar att även om få yrken är helt automatiserbara (1%), kan 60 procent av alla yrken automatisera minst 34 procent av sina uppgifter/aktiviteter.

Fördelar med Business Process Automation

Automatiseringen av vardagliga återkommande uppgifter kan öka hastigheten, noggrannheten och konsekvensen i operationerna. Dessa leder till förbättrad effektivitet och lönsamhet för verksamheten.

Fördelarna med BPA för en organisation är olika:

1. Tidsbesparingar och snabbare handläggningstider: Manuella affärsprocesser tar upp mycket tid, oavsett avdelning och arbetstyp. Till exempel har automaterbara uppgifter på låg nivå rapporterats ta 30 % av IT-avdelningarnas tid, 47 % av AP-avdelningens tid och 75 % av tiden för personalen på HR- och löneavdelningen. Detta leder naturligtvis till tidsförseningar och tillhörande påföljder som har en ringeffekt på teamets och företagets produktivitet. Automatiserade affärsprocesser kan hjälpa till att undvika sådana förseningar och flaskhalsar i företagets dagliga verksamhet.
2. Kostnadsbesparingar: Manuella affärsprocesser kräver avsevärt mänskligt kapital. McKinsey visade att 45 % av nuvarande betalda aktiviteter som kostar motsvarande 2 biljoner dollar i totala årslöner, potentiellt kan automatiseras. Dessutom minskar det manuella utförandet av överflödiga, potentiellt automatiserbara uppgifter företagets produktivitet och låg produktivitet kan kosta arbetsgivare runt 1.8 miljarder dollar årligen. Även om det verkar som att installationskostnaderna för processautomation kan uppfattas som höga, kompenserar de driftsbesparingar mer än för det.
3. Felminskning: Manuella uppgifter är förknippade med fel som uppstår från något så enkelt som utmattning eller slarv, till allvarligare problem som okunnighet eller apati. Även till synes enkla uppgifter är förknippade med fel, när de utförs manuellt – till exempel har manuell inmatning av data i enkla kalkylblad visat sig vara associerad med mänskliga fel på 18 % – 40 %. Det sägs att en människa sannolikt kommer att göra 10 fel i var 100:e steg när han utför redundant arbete.
4. Ökat fokus på strategiska uppgifter: En global studie om automatisering av processer visade att en genomsnittlig arbetare spenderar mer än 3 timmar per dag på vardagliga, repetitiva uppgifter, vilket minskar fokus på mer värdefulla uppgifter som involverar mänsklig strategi och planering för att förbättra organisationen . En CIO-rapport säger att de anställdas produktivitet och tillfredsställelse ökar när de lägger tid på intressanta och givande aspekter av sina jobb, och detta minskar personalomsättningen och förbättrar de anställdas behålla.
5. Transparens: Manuella uppgifter är svåra att spåra. Processautomatisering kan centralisera processer och öka transparensen över hela linjen samtidigt som den logiskt integrerar affärsfunktionerna spridda över hela organisationen. Affärsprocessautomation sätter även upp säkerhetsåtgärder och spårbarhet av information, vilket säkerställer bättre efterlevnad av relevanta regelverk.
6. Revisionsberedskap: Automatiserade affärsprocesser tillåter inte bara standardisering av verksamheten utan säkerställer också underhåll av register över alla stadier av en affärsprocess, vilket skapar ett revisionsspår.
7. Stödjer expansion: När kundbasen och den operativa portföljen expanderar, kan manuell företagsledning bli svårhanterlig och omöjlig. Processautomation möjliggör effektivisering av alla affärsprocesser, vilket gör att verksamheten kan skalas.

Delar av affärsprocessautomation

Det finns tre element i BPA:

1. Affärsregler: Detta är företagets policyer som följs i dess verksamhet genom affärslogik och åtgärdssteg. I BPA-system är affärsregler grundlinjen på vilken automationssystemet är byggt.
2. Strukturerad data. Dessa är organiserade uppgifter som är meningsfulla för företaget och dess verksamhet. Det kan inkludera personallistan, faktura- och försäljningsinformation och ekonomiska data som ofta refereras till för den dagliga verksamheten. BPA-verktyg hanterar och organiserar insamlingen och integrerar dessa data i användbara och koncisa rapporter som effektivt kan användas för nedströmsprocesser.
3. Ostrukturerad data: Detta är data som inte följer en strukturerad form men som ändå är användbar för företaget. Sådan data kan vara produktbeskrivningar, webbsidor, recensioner, sociala medier, e-postmeddelanden etc. och en bra BPA hanterar och bearbetar dessa data väl så att de är till nytta för företaget när det gäller strategisering och planering.

En stark automatiseringsprocess kombinerar sömlöst dessa tre element för smidig drift av verksamheten.

Typer av affärsautomatiseringsprocesser

Det finns fyra typer av BPA som kan användas beroende på företagets behov:

1. Basic Automation involverar digitalisering och automatisering av enkla jobb i en organisation och organiserar all data som hör till dessa enkla jobb för enkel åtkomst. Ett meddelandeverktyg eller arbetsgrupp som består av anställda som arbetar med ett specifikt projekt är ett exempel på grundläggande automatisering.
2. Process Automation hanterar uppgifter, processer och projekt. Den har också inbyggda kontrollpunkter, godkännanden och uppdateringar för sömlös transitering av processen/projektet från början till slut. Detta ger också full transparens för alla deltagare i affärsprocessen.
3. Integrationsautomatisering är mer avancerad genom att den till stor del ersätter mänskliga anställda i vissa repetitiva uppgifter; det mänskliga deltagandet kommer bara in för regelsättning och övervakning, och BPA tar hand om arbetet enligt tydliga arbetsflöden. Integreringsautomatisering ses ofta i kundsupportplattformar där kundkommentarer/feedback bearbetas automatiskt och klassificeras/kommenteras för vidare åtgärder.
4. AI-automatisering är den mest avancerade formen av BPA där datorprogram fattar mänskliga beslut. AI BPA-system hanterar data och information på ett sätt som det har tränats på, för att i stor utsträckning efterlikna mänskligt handlande.

Användningsområden för Business Process Automation inom en verksamhet

Affärsprocessautomation kan användas på nästan alla avdelningar inom en organisation, med varierande nivåer av mänskliga ingrepp. Några specifika användningsområden är:

Ansökningar om leverantörsreskontra

Fördelarna med att automatisera de finansiella aspekterna av ett företags verksamhet blir alltmer erkända av företag. Detta har krävt antagandet av automatisering i finansiella arbetsflödesstrukturer. Detta är särskilt tydligt i verksamheten Leverantörsreskontraavdelning som ger ekonomiskt, administrativt och kontorsstöd till ett företags köpprocess. Verksamheten på AP-avdelningen måste sömlöst integrera de olika funktionerna upphandla till betalning som spänner över inköpsorderhantering, leverantörskommunikation, fakturahantering, produktspårning och betalning. Automatisering av AP-operationer, såsom fakturahantering och inköpsorderhantering, kan hjälpa till att organisera inköpsprocessen i företag

AI-baserade BPA-verktyg som Nanonets kan hjälpa till med automatisering av AP-uppgifter som t.ex. fakturagodkännande, för att göra det till en problemfri process.

Sourcing och upphandling

Teknik och automation kan underlätta sömlös inköps- och upphandlingsverksamhet med sin förmåga att sammanställa data/fakta/information/analys och ge enkel tillgång till alla intressenter. Automatisering kan säkerställa kontinuitet i leverantörsrelationer, stödja analytiskt beslutsfattande, ge tillgång till data över hela verksamheten och leverantörsbasen, och sätta strategier och villkor för att maximera valuta för pengarna. Automatisering kan också säkerställa att strategiska inköpskapaciteter kan skalas upp för att förhindra fördröjningar och förseningar i affärsresultat.

Redovisning

Automatiseringen av redovisningsprocessen inkluderar digital kontoavstämning, underhåll av finansiella register och skapande av finansiella rapporter med minimal mänsklig inblandning. Några av fördelarna som är förknippade med bokföringsautomatisering är bättre dataintegritet, förbättrad effektivitet, revisionsbarhet och registerunderhåll. En bra programvara för bokföringsautomatisering erbjuder en rad olika funktioner som överlappar andra avdelningar såsom inköp, leverantörsreskontra, lönehantering och skatte- och ekonomihantering.

Human Resources

Human Resources innebär mycket pappersarbete och tidskrävande processer som kan automatiseras. HR BPA kan inkludera automatisering av personaladministration, lönehantering, tidtagning och förmånsadministration. HR-automationssystem kan organisera och lagra data som personalprofiler, scheman, närvaroregister och relaterad information. Löneautomatisering kan eliminera fel i löneberäkningar och upprätthålla löneregister för skatteändamål. Ett automatiserat utvärderingssystem kan hjälpa anställda och arbetsgivare att bedöma prestationer och hjälpa till att främja prestationsförbättringar och samarbete.

Helpdesk

Mänskligt engagemang i kundsupport kan inte helt elimineras. Processautomatisering kan dock ge företaget tid och kostnadsbesparingar och förbättra kundrelationerna. McKinsey rapporterar att användningen av automation för att förnya kundupplevelsen kan spara upp till 40 % på servicekostnaderna. Automation kan möjliggöra kundsupport dygnet runt; dygnet runt kundsupport inom manuell drift kräver att fler personer rekryteras för skiftarbete. Vidare kan automatisering av kundtjänst hjälpa till att konsolidera och organisera kundproblem för produktförbättring och varumärkesbyggande. Automatisering av kundservice kan även tillgodose yngre kunder som föredrar den digitala kanalen för kundsupport.

Försäljnings-/CRM-process

Försäljningsautomatisering kan minska kostnaderna för försäljningen genom bättre räckvidd till kunder i försäljningstratten. Det kan underlätta säljprocessen över säljteam, partners, distributionskanaler och kunder, och kan underlätta uppgifter som att uppdatera kontaktinformation, hantera kalendrar och bearbetningsmöjligheter. Aktiviteter som samtalsloggning, arkivering och överlämningar kan automatiseras för att spara tid. Ja, McKinsey rapporter att en tredjedel av försäljnings- och försäljningsverksamhetens uppgifter kan automatiseras vilket gör försäljning till en av de mest lovande funktionerna vad gäller automatiseringspotential. Enligt rapporten kan försäljningsautomatisering resultera i "en total kostnadsminskning på 10 till 15 procent och en minskning av orderhanteringstiden - från bekräftad beställning till bekräftad leverans - från två eller tre dagar till en eller två timmar."

Social Media Management

Processautomatisering av ett företags sociala medieinnehåll kan optimera sociala interaktioner med en publik och därigenom få in kunder och behålla gamla. Automatisering av sociala medier kan inkludera schemaläggning av sociala inlägg i förväg eller återpublicering av populära artiklar med jämna mellanrum, för mer dragkraft och för att bygga ett varumärke. Automatisering av hanteringsuppgifter för sociala medier kan omfördela tid och resurser till andra marknadsföringsområden som kräver mänskligt deltagande, såsom budgetering och strategiläggning.

Installation av Business Process Automation-systemet

Att sätta upp ett BPA-system inom en organisation börjar med en bedömning av företagets affärsprocesser och erkännande av möjligheter och områden för automatisering. Valet av BPA-verktyget beror på följande faktorer:

• Nivån av automatisering som krävs:. Varje företag har sina egna krav och stilar när det kommer till köpprocessen. Mjukvarans förmåga att införliva företagets praxis och policyer måste bedömas. Några användbara frågor att ställa för att bedöma företagets behov är:
  Hur kommer BPM-systemet att överensstämma med de övergripande reglerna och logistiken för ditt företag?
  Vilka är nyckelrollerna i den valda BPM och vem kommer att fylla dem?
  Kommer BPM att passa in i organisationens övergripande kultur?
• Budget: Mängden pengar som ska investeras i att sätta upp ett processautomationssystem beror på verksamhetens omfattning, resultatet och investeringspotentialen för företaget
• Användarvänlighet: Även för avancerade processautomationssystem krävs ett visst mått av mänskligt ingripande under installation och implementering. Skicklighetsnivån hos de anställda som använder programvaran kommer att avgöra hur användarvänlig fronten av programvaran ska vara, och nivån på teknisk support som kommer att krävas av utvecklaren. Behovet av utbildning och teknisk support måste också åtgärdas innan man väljer rätt verktyg för ändamålet.
• Omfattning av spridning och samverkan: De flesta avdelningar/team/enheter i stora företag är sammankopplade i sin verksamhet. Mjukvaruverktyget som används för automatiseringsprocessen måste kunna ge åtkomst på olika nivåer och möjliggöra enkelt samarbete mellan alla deltagare. Det måste också finnas bestämmelser för att inkludera olika nivåer av godkännanden i processen.
• Integration med de andra systemen som används i företaget: BPA-verktyget måste integreras med de andra systemen såsom redovisningsverktyg som redan används i företaget. Fristående processautomatiseringsverktyg som inte integreras med de digitala verktyg som används i företaget skulle leda till felaktig datahantering och tidsförlust.

En av de största utmaningarna med att sätta upp BPM-system är att utforma arbetsflöden för automatisering. När de processer som ska automatiseras har identifierats måste varje steg i processen vara tydligt definierad för att kunna automatisera processer effektivt. Vidare måste processautomation implementeras i etapper så att den kan testas grundligt innan integrationen till hela verksamheten. Konstant övervakning är också viktigt – ställ-och-glöm är inte ett alternativ och brist på övervakning kan resultera i föråldrade funktioner.

Ta bort

Business Process Automation håller snabbt på att bli ett viktigt verktyg för att hjälpa företag att hantera sin verksamhet och växa. Fördelarna med automatiserade processer som större transparens i processer, minskade kostnader, förbättrad produktivitet och kundnöjdhet gör dem idealiska för företag som vill utöka sin affärsarena och resultat. BPA ses inte längre som ett hot mot mänsklig sysselsättning utan anses vara ett synergistiskt verktyg som gör att mänskliga anställda kan koncentrera sig på mindre vardagliga, mer värdefulla uppgifter som affärsutveckling och andra aktiviteter som bidrar till företagsvärde.

Källa: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/