Inköpsrekvisition vs inköpsorder: Skillnaderna

Inköpsrekvisition vs inköpsorder: Skillnaderna

Tidsstämpel: 27 november 2023 11:29
Källnod: 2982246

Att hantera kassaflödet inom ditt företag är avgörande för ekonomisk framgång – det är enkelt. Medan periodisering låter dig finjustera och massera statistik för att återspegla icke-kontanta utgifter, lever och dör alla företag på kontantredovisning: ger dina produkter eller tjänster in mer pengar än du skickar ut?

 Även om försäljning av en överlägsen tjänst eller produkt förlitar sig på krafter utanför din kontroll, som marknads- och ekonomiska faktorer, Kan hantera ditt kassautflöde i en anständig grad. Men som affärslegenden Peter Drucker sa, "Du kan inte hantera det du inte mäter."

Att hantera ditt kassautflöde på rätt sätt kräver först förståelse som kostar vad inom din organisation. Att upprätta tydliga riktlinjer för inköpsrekvisitioner och inköpsorder är ett viktigt första steg för att mäta vad du tänker hantera.  

Inköpsorder kontra inköpsrekvisition: Vad är skillnaden?

En inköpsrekvisition (PR) och en inköpsorder (PO) är båda viktiga knutpunkter inom din upphandlingsstrategi. Skillnaden ligger i deras ordning inom ditt företags upphandlingsarbetsflöde. Skillnaden mellan PO vs PR är enkel:

  • En inköpsrekvisition är avsedd för internt bruk och länkar produkten eller tjänstens slutanvändare (anställd) med godkännandemyndigheter via dokumentation som specificerar kostnaden. 
  • En inköpsorder kommer från rekvisitionen och går till leverantören eller leverantören för att uppfylla behovet. 

Båda tjänar kritiska funktioner, inklusive dokumentationshantering, budgetkontroll och revisionssäkring av ditt företags finansiella funktioner. 

Vad är en inköpsanmälan?

En inköpsrekvisition kan vara så komplex eller enkel som du behöver den ska vara, med större organisationer som ofta behöver större kontroller och processer inom PR:s arbetsflöde än mindre butiker med bara en handfull anställda. I båda fallen är dock en PRs kärna densamma: dess syfte är att tjäna som en formell begäran från en anställd att köpa eller upphandla varor eller tjänster som dirigeras genom ditt arbetsflöde.

Varför behöver du inköpsrekvisitioner?

Kom ihåg att du inte kan hantera det du inte mäter, och att mäta dina utgifter börjar med en gedigen förståelse för hur pengar flödar utåt. Såvida du inte personligen initierar varje köp inom din organisation med noll input från anställda (osannolikt), måste du noggrant följa upp som beställer vad, För vilket syfteOch för hur mycket. En inköpsrekvisition uppfyller alla dessa kriterier och slutar med en slutkontroll av utsedd personal för att förhindra ekonomiskt bedrägeri, slöseri och missbruk inom ditt företag.

Du måste också upprätthålla korrekta utgiftsregister för dina ekonomistyrningssystem ifall IRS kommer och knackar på för en revision. I båda fallen bygger en välsmord inköpsrekvisitionsprocess automatiskt upp och underhåller ett omfattande redovisningssystem för företagets utgifter. 

Hur fungerar en inköpsrekvisition?

Specifika arbetsflöden varierar som sagt mellan företag. För detta arbetsflöde kommer vi att titta på hur ett medelstort företag med 100 anställda kan dirigera en inköpsrekvisition. Beroende på din storlek och omfattning kan ditt arbetsflöde för inköpsrekvisitionen vara mer strömlinjeformat eller mycket längre och mer komplext.

Här är en grundläggande översikt över typiska inköpsrekvisitioner:

  1. Den anställde identifierar ett behov – vare sig det är rutinmässigt eller ett specialfall – och skickar in en inköpsrekvisitionsblankett. Blanketten innehåller vanligtvis:
    1. Namn på anställd eller avdelning
    2. Plats (om kontoren är geografiskt olika eller om du huvudsakligen arbetar på distans)
    3. Kvantitet och typ av föremål som efterfrågas
    4. Säljarens företagsnamn och adress
    5. Exakt eller beräknat pris
    6. Förfallodatum/när varan eller tjänsten behövs
  2. Den första chefen eller godkännanderekommenderande myndigheten validerar att produkten eller artikeln inte redan är en del av ditt lager/inte finns till hands och skickar rekvisitionen till ekonomiförvaltningsteamet.
  3. Ekonomi säkerställer att leverantören är kompatibel med ditt företags standarder och praxis, säkerställer att det finns ett giltigt behov som motiverar en kostnad och att rekvisitionen överensstämmer med din budget.

När välsignats av ekonomi, genererar du en inköpsorder för att tillgodose rekvisitionen.

Vad är en inköpsorder?

En inköpsorder är en formell begäran som skickas till leverantören för de varor eller tjänster som beskrivs i rekvisitionen. Inköpsordern är ofta mycket mer komplex än köpet i omfattning och innehåller juridiskt språk för att binda varje part kontraktuellt till transaktionen. Det är också organiserat enligt dina interna ledningssystem. Om leverantören är tillräckligt stor eller om du har en pågående relation är den troligen formaterad enligt deras CRM-verktyg.

Varför behöver du inköpsorder?

Inköpsordern finns för att formellt och lagligt begära varor eller tjänster från en leverantör. Detta juridiska avtal binder varje part till transaktionen och säkerställer en gemensam förståelse av vad som förväntas, för hur mycket och när det behövs. Detta hjälper till att undvika faktureringsöverraskningar och håller alla inblandade i upphandling ansvariga och ärliga mot varandra samtidigt som man undviker felkommunikation eller mänskliga fel som ofta inträffar under muntliga transaktioner eller handskakningsavtal.

 Och, precis som inköpsrekvisitioner, finns en inköpsorder för att fungera som ett granskningsbart pappersspår för din interna ledning eller om en extern byrå inspekterar dig.

Hur fungerar en inköpsorder?

 När rekvisitionen har godkänts slutför din ekonomiavdelning inköpsordern och fortsätter inköpsarbetsflödet.

  1.  Ekonomiteamet skickar inköpsordern till leverantören och tar emot faktura. Därifrån säljaren betalas omedelbart, eller så hålls fakturan på leverantörsreskontra under en angiven varaktighet eller tills inköpsordern är uppfylld (beroende på artikeln, dina interna processer och leverantörsavtal).
    1. En viktig del av ditt finansteams due diligence är trevägsmatchning. Detta är en leverantörsskulder avdelningsfunktion som korskontrollerar inköpsordern, faktura, och leveranskvitto för att bekräfta att det inte finns några bedrägerier eller mänskliga fel som kan orsaka oväntade utgifter.
  2. När varan är levererad eller utförd tjänst genererar en ansvarig part (antingen den ursprungliga begäranden eller finansteamet) ett kvitto och arkiverar det med leverantörsreskontra för att underlätta trevägsmatchning och visa att inköpsordern är uppfylld.

Slutsats

 Detta var en mycket grundläggande uppdelning av arbetsflöden för inköpsrekvisition och inköpsorder. I själva verket är processen fram och tillbaka för att begära och ta emot varor från en extern leverantör mödosam och kan vara lång. Det är därför det är nyckeln till att skapa en standardprocedur för inköpsrekvisitioner och inköpsorder för att säkerställa smidig inköp och kvalitetsdokumentation.

 Och, liksom många administrativa affärsfunktioner, digitaliseras eller automatiseras dessa aspekter av upphandling alltmer. Det är goda nyheter för företagsägare och anställda – även om optimerade arbetsflöden kan påskynda saker och ting, kan du inte optimera förbi hastigheten för att lämna pappersarbete fram och tillbaka, särskilt i fjärrarbetsinställningar eller om ditt huvudkontor och kontor är förskjutna.

 Effektiv automatiserade leverantörsskulder verktyg inkluderar omfattande inköpsrekvisition och inköpsorderhantering. Innovationer i arbetsflödet inkluderar:

  • AI-drivna screeningverktyg för att generera formella rekvisitioner från anställdas e-post eller Slack-meddelanden.
  • Automatiskt AP-godkännande för vissa kategorier eller rekvisitioner under ett visst dollarbelopp som inte kräver mänsklig kontroll.
  • Synkronisering med ditt bokföringsprogram för att migrera rekvisitioner, fakturering och kvitton för att möjliggöra trevägsmatchning och avstämning snabbt.
  • Långsiktig datalagring i ett säkert moln säkerställer att du är kompatibel och redo för granskning.

Dessa är bara några av innovationerna som formar inköp, men var och en effektiviserar din inköpsrekvisition och arbetsflöden för inköpsorder på ett unikt sätt. Och ju mer du utvecklar och vårdar ditt upphandlingshantering och AP-automatisering, ju större ekosystem du bygger – och desto lättare kan du hantera administrativa uppgifter som annars förringar ditt operativa fokus.

Oavsett din nivå finansautomation, att förstå inköpsorder kontra inköpsrekvisition är det första steget för att hantera utgifter och hålla pengarna in – om du hanterar vad du nu kan mäta.

Tidsstämpel:

Mer från AI och maskininlärning