Xero är ett molnbaserat SaaS-redovisningsprogram för småföretagskunder i många länder. Xero-företaget, som grundades 2006, är baserat på Nya Zeeland. Xeros programvara hanterar leverantörsreskontra som ett traditionellt system som kräver manuell datainmatning. För Xero leverantörsreskontraautomation, integrerar Xeros kunder tredjeparts AP-automatiseringsprogramvara.
Hur man hanterar AP på Xero
Hantera leverantörsreskontra (AP) på Xero genom att utföra dessa nödvändiga processer:
- Ta emot en leverantörsfaktura eller annan faktura via e-post till Xero redovisningssystem eller genom att skanna
- Godkänn fakturan
- Schemalägg betalning
- Xero lägger till faktura/faktura till leverantörsreskontra
- Betalning gjord
- Faktura/räkning markerad som betald
Men lägg märke till att dessa steg som kan utföras inom Xero inte täcker många manuella uppgifter. Till exempel måste leverantörsreskontraavdelningens anställda visuellt avgöra det fakturor är korrekta genom manuella verifieringsprocesser och erhåller godkännanden.
Dessa noggrannhetsverifieringsprocesser inkluderar 3-vägsmatchning (eller 2-vägsmatchning) av fakturan med inköpsordern (PO) och en mottagningsrapport, om tillämpligt, för mottagandet av varor.
AP-personalen måste avgöra vilken eller vilka budgetansvariga som behöver godkänna fakturan, i enlighet med företagets kostnadspolicy. Sedan skickar leverantörsskulder de matchade (ofta pappersbaserade) dokumenten till rätt godkännare och följer upp med godkännare när deras godkännande inte kommer i tid.
Leverantörsskulder betalar fakturorna i omgångar. Kanske använder leverantörsskulder fortfarande gamla papperscheckar. När du använder papperscheckar krävs dessa manuella steg:
- Att låta CFO eller Controller godkänna kontrollkörningen
- Få auktoriserade checksignaturer
- Skriva ut checkar på papper
- Separera och arkivera en checkkopia med de matchade fakturadokumenten
- Fylla och skicka kuvert med checkar och bifogade remitteringsråd
- Svara på inkommande leverantörssamtal eller e-postmeddelanden som begär aktuell betalningsstatus
Xero leverantörsreskontra arbetsflöden
Följande beskrivningar avser Xero leverantörsreskontra-arbetsflöden för att utföra leverantörsreskontraprocesser i Xero kärna leverantörsreskontraprogramvara.
Fånga och mata in leverantörsräkningar/fakturor
Användare av Xeros Business Edition-planer, som inkluderar tidiga, växande och etablerade SaaS-prisplaner, får inbyggd Hubdoc funktion som fångar räkningar och kvitton i Xero. Hubdoc är en Xero-partner för OCR-datainsamling som extraherar data från dokument och skapar transaktioner i Xero. E-postadressen för Xero-fakturor visas på valfri statusflik på sidan Köpöversikt.
För att fånga leverantörsräkningar och fakturor i Xero med Hubdoc-funktionen måste räkningen vara en e-postbilaga snarare än inbäddad i själva e-postmeddelandet. För denna e-postfångstprocess kommer du att vidarebefordra räkningar som tas emot från valfri leverantör till din Xero-faktura-e-postadress.
De flesta dokument- och bildformat fungerar när e-posträkningar till din Xero-organisations unika e-postadress för att skapa ett utkast till räkning med en bifogad e-postfaktura. Du kan e-posta upp till 10 räkningar i ett enda e-postmeddelande som skapar separata räkningar i Xero. Den maximala e-poststorleken är 25 MB.
Den e-postade fakturan kommer att vara i ditt företags basvaluta snarare än en utländsk valuta. Endast med ett abonnemang som inkluderar multivaluta kan du manuellt ändra valutan på utkastet eller fakturan till den utländska valutan i Xero.
Endast om Xero kan läsa den e-postade fakturan framgångsrikt, kommer vissa fält, inklusive dessa, att fyllas i automatiskt och betecknas i Xero av en blixtikon:
- Kontakta oss
- Datum
- Totalt
- Förfallodatum
- Hänvisning
Observera att den här fakturahanteringsprocessen kanske inte är fullständig eller korrekt och fortfarande kräver manuella steg (anges i Xero-länken för att skicka räkningar via e-post) i menyn Företag/Faktor att betala och för nödvändig valutaomvandling.
Om du inte använder Xeros Hubdoc-funktion för att samla in fakturor via e-post, måste du utföra manuell datainmatning för att lägga till fakturor och räkningar till Xero bokföringsprogram. I menyn Företag/fakturor att betala väljer du Ny faktura och anger detaljer för fälten. Spara räkningen och skicka den för godkännande innan du betalar räkningen.
Du kommer manuellt att koda dessa leverantörsskulder till rätt utgifts- eller tillgångskonto, till exempel lager.
Betala räkningar och registrera betalningar
Till betala räkningar, schemalägg räkningar i systemet (batchvis) genom att ange betalningsdatum och sätta en bock på fakturor som betalas. När räkningen är betald, registrerar Xero transaktionen som en minskning av leverantörsskulder som en debet och en balanserande dubbel bokföringskredit till kontanter (och eventuell tidig betalningsrabatt).
Lägger till nya leverantörer
I Xero bokföringsprogram, Xero skapar nya leverantörer som kontakter och bestämmer hur du använder dessa kontakter – antingen som leverantörer eller kunder, eller båda. Om du laddar en faktura används Kontakten som leverantör. Därför behöver du inte flytta kontakter till leverantörer. När du använder Hubdoc i Xero kommer Hubdoc automatiskt ställ in leverantören i Xero bokföringsprogram för dig när fakturan tas emot. Annars krävs manuell datainmatning för att ställa in leverantörer i Xero.
Hantera utgifter och ersättningar
Med Xero kan du se och hantera fakturor, utgifter och återbetalningar från den molnbaserade onlineprogramvaran eller med en mobil enhet som använder Xero-appen. Din insyn i utgiftshantering kommer inte att vara så omfattande som den skulle vara med AP-automatiseringsprogramvaruintegrering.
Automatisera Xero AP-arbetsflödet med Nanonets
Du kan helt automatisera alla Xero AP-arbetsflöden för fakturamottagning och fakturahantering, inklusive betalningar, med Nanonets Flow, dess AP-automatisering och programvara för fakturahantering för leverantörsskulder. Nanonets använder bästa praxis för leverantörsskulder i sin AP-automationsprogramvara.
Nanonetter hjälper dig att uppnå leverantörens introduktion enkelt och har utmärkt dokumenthantering relaterat till leverantörsreskontra. Leverantörer väljer betalningsmetod.
Nanonets Flow AP automatiseringsprogram låter dig vidarebefordra e-post eller skanna fakturor till Nanonets med AI/ML-förbättrad intelligent OCR (optisk teckenigenkänning) för att fånga fakturadata elektroniskt efter rad med rubriker. Men Nanonets är en OCR-expert och har en mycket högre noggrannhet när det gäller att fånga in fakturadata än vad Xero med HubDocs på ett tillförlitligt sätt kan tillhandahålla för varje faktura. Nanonetter AI-datainmatning är nyckeln till att låsa upp noggrannhet och effektivitet.
Nanonets ger ditt företag snabb, beröringsfri fakturahantering, utan mänsklig inblandning eller manuella processer som drivs av artificiell intelligens (AI) och dess undergrupp, maskininlärning (ML). Automatiserad programvara Fakturahantering inkluderar steg för att verifiera fakturor, fakturamatchning, godkänna fakturor för betalning och betala godkända räkningar och fakturor i omgångar.
Du kommer att kunna göra anspråk på säljarens rabatter för tidiga betalningar när du betalar inom det korta antal dagar som anges på dina fakturabetalningsvillkor, som att betala inom 10 dagar för 2/10, netto 30 för att få 10 % rabatt från det förfallna fakturabeloppet istället för att betala hela fakturabeloppet på 30 dagar. När du tar förtidsbetalning rabatter på leverantörsskulder för lagerartiklar är kostnadsbesparingarna imponerande.
Med Nanonets, efter att du har samlat in fakturadata, verifierar Nanonets fakturorna och kontokodningen och synkroniserar dessa data med ditt redovisningssystem. Nanonets matchar fakturor med underlag, inklusive beställning (POs) och varuinleveranser i tillämpliga fall.
Ditt företag kan ställa in fakturagodkännare och utgiftsgränser i enlighet med din företagspolicy eller låta AI hantera arbetsflöden för fakturagodkännande automatiskt för dig inom Nanonets om du föredrar det. Godkännare har valet att avvisa eller godkänna fakturor för betalning.
Schemalägg och gör globala elektroniska betalningar i ett urval av valutor med hjälp av effektiva, stora partier med Nanonets. Då kommer Nanonets att stämma av och matcha interna register eller transaktioner eller betalningar med bankkonton, kreditkortsutdrag eller andra källor för kontoavstämning.
Nanonets ger ditt företagsteam intelligenta vyer med insyn i affärsutgifter, vilket ger dig mer kontroll för att hantera affärskostnader.
Slutsats
Xero leverantörsreskontra arbetsflöden är mycket tidskrävande. När ditt företag börjar effektivisera arbetsflöden med Xero + AP Automation behöver leverantörsreskontrapersonalen inte utföra dessa upprepade manuella datainmatningssteg för varje leverantör, faktura eller anställds kostnadsrapport som kräver ersättning.
Ta reda på hur Flow av Nanonets kan överbelasta Xero leverantörsreskontra automationsarbetsflöden och ge mer noggrannhet och ekonomiska kontroller.
- SEO-drivet innehåll och PR-distribution. Bli förstärkt idag.
- PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Styrka dig själv. Tillgång här.
- PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Kunskap förstärkt. Tillgång här.
- Platoesg. Kol, CleanTech, Energi, Miljö, Sol, Avfallshantering. Tillgång här.
- PlatoHealth. Biotech och kliniska prövningar Intelligence. Tillgång här.
- Källa: https://nanonets.com/blog/xero-accounts-payable/
- : har
- :är
- :inte
- $UPP
- 10
- 2006
- 30
- a
- Able
- överensstämmelse
- Konto
- Redovisning
- bokföringsprogram
- konton
- leverantörsskulder
- automatiserade leverantörsskulder
- noggrannhet
- exakt
- Uppnå
- adress
- Lägger
- Efter
- AI
- Alla
- mängd
- an
- och
- Annan
- vilken som helst
- ap automation
- app
- tillämplig
- Tillämpa
- godkännande
- godkännanden
- godkänna
- godkänd
- ÄR
- konstgjord
- artificiell intelligens
- Konstgjord intelligens (AI)
- AS
- tillgång
- tillstånd
- automatisera
- Automatiserad
- automatiskt
- Automation
- Balansera
- balansering
- Bank
- bankkonton
- bas
- BE
- innan
- Där vi får lov att vara utan att konstant prestera,
- BÄST
- Bill
- Sedlar
- Bult
- båda
- företag
- företagskunder
- men
- by
- Samtal
- KAN
- fånga
- fångar
- Fångande
- kortet
- Kontanter
- cfo
- byta
- karaktär
- karaktärigenkänning
- ta
- Bock
- Kontroller
- val
- Välja
- patentkrav
- koda
- Kodning
- företag
- Företagets
- fullborda
- kompatibel
- omfattande
- slutsats
- kontakta
- kontakter
- kontroll
- styrenhet
- kontroller
- Konvertering
- Kärna
- korrekt
- Pris
- kostnadsbesparingar
- Kostar
- länder
- täcka
- skapa
- skapar
- kredit
- kreditkort
- valutor
- Valuta
- Aktuella
- Kunder
- datum
- datainmatning
- Datum
- Dagar
- Debitera
- Avdelning
- betecknad
- detaljer
- Bestämma
- bestämd
- anordning
- Rabatt
- rabatter
- dokumentera
- dokumenthantering
- dokument
- inte
- utkast
- grund
- Tidig
- lätt
- edition
- effektivitet
- effektiv
- Elektronisk
- elektroniskt
- e
- inbäddade
- Anställd
- anställda
- ange
- in
- inträde
- etablerade
- Varje
- exempel
- utmärkt
- kostnader
- expert
- extrakt
- Leverans
- Fält
- Arkivering
- finansiella
- flöda
- efter
- följer
- För
- utländska
- utländsk valuta
- Framåt
- Grundad
- från
- full
- fullständigt
- ger
- Ge
- Välgörenhet
- varor
- Odling
- hantera
- Handtag
- Har
- headers
- hjälper
- högre
- Hur ser din drömresa ut
- HTTPS
- humant
- IKON
- if
- bild
- imponerande
- in
- innefattar
- innefattar
- Inklusive
- Inkommande
- indikerade
- istället
- integrera
- integrering
- Intelligens
- Intelligent
- inre
- ingripande
- in
- lager
- faktura
- fakturahantering
- fakturor
- IT
- artikel
- DESS
- sig
- jpg
- Nyckel
- Large
- inlärning
- Låt
- Lets
- blixtnedslag
- tycka om
- gränser
- linje
- LINK
- Noterade
- läsa in
- belägen
- Lot
- Maskinen
- maskininlärning
- utskick
- göra
- hantera
- ledning
- hantera
- manuell
- manuellt
- många
- markant
- Match
- matchas
- tändstickor
- matchande
- maximal
- Maj..
- Meny
- metod
- ML
- Mobil
- mobilenhet
- mer
- flytta
- mycket
- måste
- nödvändigt för
- Behöver
- behov
- netto
- Nya
- Lägga märke till..
- antal
- få
- OCR
- of
- Ofta
- on
- nätet
- endast
- optisk teckenigenkänning
- or
- beställa
- Övriga
- annat
- ut
- Översikt
- sida
- betalas
- Papper
- pappersbaserad
- partnern
- Betala
- betalar
- betalning
- betalningsmetod
- betalningar
- land
- utföra
- utför
- kanske
- planer
- plato
- Platon Data Intelligence
- PlatonData
- PO
- policy
- PoS
- drivs
- föredra
- prissättning
- process
- processer
- bearbetning
- ge
- inköp
- inköpsorder
- inköp
- Betygsätta
- snarare
- Läsa
- kvitton
- motta
- mottagna
- mottagande
- erkännande
- post
- register
- reduktion
- ersättning
- relaterad
- Remittering
- repetitiva
- rapport
- begärande
- Obligatorisk
- Kräver
- höger
- rutter
- s
- SaaS
- Save
- Besparingar
- scanna
- tidtabellen
- se
- välj
- sända
- separat
- in
- uppsättningar
- Kort
- Visar
- enda
- Storlek
- Small
- Small Business
- Mjukvara
- några
- Källor
- spendera
- Personal
- uttalanden
- status
- Steg
- Fortfarande
- rationalisering
- prenumeration
- Framgångsrikt
- sådana
- Superladdning
- leverantör
- leverantörer
- Stödjande
- system
- Ta
- tagen
- uppgifter
- grupp
- villkor
- än
- den där
- Smakämnen
- deras
- sedan
- därför
- Dessa
- tredje part
- detta
- Genom
- tidskrävande
- tid
- till
- beröringsfri
- traditionell
- transaktion
- Transaktioner
- unika
- upplåsning
- användning
- Begagnade
- användningar
- med hjälp av
- leverantör
- Verifiering
- verifiera
- mycket
- visningar
- synlighet
- visuellt
- när
- som
- kommer
- med
- inom
- utan
- Arbete
- arbetsflöde
- arbetsflöden
- skulle
- Xero
- dig
- Din
- zephyrnet