Vad är automatisering av dokumentarbetsflöden?

Vad är automatisering av dokumentarbetsflöden?

Tidsstämpel: 1 augusti 2023 4:41
Källnod: 2805197

I dagens informationsdrivna värld är samarbete och kommunikation inom team starkt beroende av data och dokument. Från kontrakt och fakturor till manualer och rapporter spelar dokument en viktig roll för att förmedla strukturerad information som enkelt kan delas, förstås och agera på. Men för att utnyttja dokumentens fulla potential är effektiv hantering avgörande. Det är här arbetsflöden för dokumentgodkännande kommer in i bilden.

Arbetsflöden för dokumentgodkännande är en serie steg som involverar mänsklig input, alla syftade till att säkerställa att ett dokument uppfyller interna standarder innan det kan användas. Dessa arbetsflöden fungerar som en kvalitetssäkringsmekanism som garanterar att dokument uppfyller sitt avsedda syfte inom den organisatoriska ramen. Genom att implementera arbetsflöden för dokumentgodkännande kan organisationer effektivisera sina dokumenthanteringsprocesser och förbättra den övergripande effektiviteten.

Traditionellt förlitade sig hanteringen av dokumentarbetsflöden på manuella uppgifter, såsom utskrift, skanning, postning, manuell datainmatning, fysisk överföring av dokument över hierarkin för godkännande, etc. Med intåget av automationsverktyg utnyttjar företag nu automatisering för att bättre hantera deras dokumentarbetsflöden.

I den här artikeln kommer vi att definiera och utforska rollen av automatisering i dokumentarbetsflödeshantering.

Vad är automatisering av dokumentarbetsflöden?

Automatisering av dokumentarbetsflöden är en del av det större området för automatisering av affärsflöden och hänvisar till användningen av intelligenta verktyg för att hantera förflyttning av dokument inom en organisation som involverar olika individer, arbetare och avdelningar. Det fungerar som ett sätt för företag att effektivt hantera sitt pappersarbete genom att vägleda dokument genom fördefinierade vägar och operativa åtgärder tills de når sin slutdestination eller resultat. Genom att implementera automatisering av arbetsflöden kan organisationer uppnå ökad arbetseffektivitet och strömlinjeformad verksamhet.

Automatisering av dokumentarbetsflöden är användbar i nästan alla affärsområden eftersom alla företags aktiviteter kräver stora mängder pappersarbete. Låt oss till exempel se hur dokumentautomatiseringsarbetsflödet kan hjälpa leverantörsreskontraavdelningen i processen att köpa till betalning – en rutinmässig affärsverksamhet som involverar en betydande mängd pappersarbete, godkännanden och routing.

  1. Dokumentkvitto: Processen börjar med insamling av relevanta upphandlingsdokument såsom fakturor, inköpsorder och kvitton. Detta kan göras på olika sätt, inklusive genom att skanna fysiska dokument eller elektroniskt ta emot dem från leverantörer.
  2. Dokumentextraktion: Automationsverktyg kan extrahera nyckeldata från de infångade dokumenten med hjälp av tekniker som optisk teckenigenkänning (OCR) eller intelligent dokumentigenkänning (IDR). Detta gör det möjligt för systemet att fånga viktig information som fakturanummer, leverantörsinformation, radbeskrivningar och belopp.
  3. Datavalidering och verifiering: Den extraherade informationen valideras mot fördefinierade regler och matchas med motsvarande inköpsorder och kvitton för att säkerställa noggrannhet och konsekvens. Tvåvägs- och Trevägsmatcher genomförs. Avvikelser eller undantag kan flaggas för ytterligare granskning och lösning.
  4. Arbetsflödesdirigering: Det automatiserade systemet dirigerar dokumenten till lämpliga intressenter för granskning och godkännande baserat på fördefinierade arbetsflöden. Detta kan inkludera personer som är ansvariga för att verifiera rader, kontrollera att kontraktet efterlevs eller godkänna betalningar. Systemet säkerställer att dokument skickas till rätt personer på ett sekventiellt eller parallellt sätt, beroende på arbetsflödesdesign.
  5. Godkännande och undantagshantering: Intressenter får meddelanden och kan granska dokumenten elektroniskt. De kan godkänna, avvisa eller begära ytterligare information efter behov. Undantag, såsom prisavvikelser eller saknad information, kan flaggas för att lösas innan du fortsätter med ytterligare steg.
  6. Integration med ERP-system: Det automatiserade dokumentarbetsflödessystemet integreras med organisationens ERP-system (Enterprise Resource Planning), vilket möjliggör sömlös dataöverföring och uppdatering av finansiella poster. Godkända dokument och relevant data fångas automatiskt in i affärssystemet, vilket säkerställer konsekvens och eliminerar behovet av manuell inmatning av data.
  7. Betalningen behandlas: När dokumenten har gått igenom nödvändiga godkännanden och valideringar genererar systemet betalningsinstruktioner baserat på de godkända uppgifterna. Detta kan utlösa betalningsprocessen, oavsett om det handlar om att generera checkar, initiera elektroniska överföringar eller använda andra betalningsmetoder.
  8. Revisionsspår och rapportering: Under hela den automatiska upphandling-till-betal-processen upprätthåller systemet ett omfattande revisionsspår som dokumenterar varje åtgärd som vidtas på dokumenten. Detta revisionsspår fungerar som ett register för efterlevnadsändamål, interna revisioner och rapporteringskrav.

Ett annat område som kan dra stor nytta av automatisering av dokumentarbetsflöden är HR-avdelningen. Ett utmärkt exempel är introduktionsprocessen för nyanställda, som ofta innebär tidskrävande uppgifter som bakgrundskontroller och manuell inmatning av data. Med automatisering av dokumentarbetsflöden kan dessa uppgifter automatiseras, vilket frigör HR-anställda att koncentrera sig på mer meningsfulla och engagerande projekt. Denna automatisering förbättrar inte bara HR-effektiviteten utan sträcker sig även till andra avdelningar som IT, marknadsföring, ekonomi, juridik och försäljning, vilket gör det möjligt för dem att automatisera rutinuppgifter och öka den totala produktiviteten. Genom att implementera automatisering av dokumentarbetsflöden kan HR-avdelningar effektivisera sin verksamhet, förbättra produktiviteten och allokera resurser till mer strategiska initiativ som tillför värde till organisationen.

Kunddatahantering är ytterligare ett område som drar nytta av automatiseringen av dokumentarbetsflödet. Genom att använda standardiserade mallar och utnyttja API-förfrågningar kan organisationer automatiskt infoga dynamisk kundinformation i dokument. Till exempel, när en kund skickar sin information via ett webbformulär online, kan ett förslag automatiskt genereras med deras uppgifter, inklusive deras fullständiga namn, adress, företagsnamn, kontaktinformation och mer. Olika mallar kan sättas upp för olika arbetsflöden och operationer, vilket säkerställer personligt och effektivt dokumentskapande baserat på specifik kundinformation.

Inom vårdbranschen är effektiv hantering av patientjournaler av största vikt. Att automatisera dokumenthanteringsprocessen förenklar genereringen och underhållet av medicinska journaler, vilket gör det möjligt för vårdgivare att leverera överlägsen patientvård. Automationsplattformar erbjuder ett säkert och centraliserat arkiv för lagring och åtkomst av medicinska journaler, receptinformation och behandlingsplaner, vilket ger sjukvårdspersonal möjlighet att tillhandahålla förbättrade hälsovårdstjänster.

På samma sätt, inom utbildningsbranschen, kan automatisering av dokumenthantering revolutionera administrativa processer och förbättra studentupplevelsen. Skolor och universitet kan konsolidera alla studentuppgifter, inklusive utskrifter, registreringsformulär och finansiellt stöddokument, på en enda plats, vilket förbättrar datatillgängligheten och säkerställer datanoggrannhet. Automatisering hjälper också utbildare att optimera processer som betygsättning, inlämning av uppgifter och närvarospårning, vilket i slutändan förbättrar den totala operativa effektiviteten.

Fördelar med automatisering av dokumentarbetsflöde

Enligt McKinseys forskning uppskattas det 50% arbete kan automatiseras, och runt 31% av företag har redan anammat automatisering för åtminstone en av sina funktioner. Detta understryker det ökande erkännandet av fördelarna med att automatisera olika aspekter av affärsprocesser. Efterfrågan på strömlinjeformad kommunikation, effektiv resursallokering och robusta IT-system har ytterligare drivit tillväxten av den globala marknaden för automatisering av affärsprocesser. Prognoser indikerar att 2026 förväntas denna marknad nå ett värde av $ 19.6 miljarder. Detta betyder det utbredda antagandet av automationstekniker för att öka produktiviteten, minska manuella ansträngningar och optimera operativ effektivitet inom olika branscher.

Automatisering av dokumentarbetsflöden utvecklades från dokumenthanteringssystem (DMS), som utvecklades i slutet av 1980-talet. Den första kommersiella DMS-produkten introducerades i början av 1990-talet, främst med fokus på dokumentorganisation och lagring. Men eftersom organisationer insåg behovet av mer avancerade funktioner, har DMS-system utvecklats till att inkludera funktioner som dokumentversionskontroll, omfattande säkerhetsmoduler och dokumentarbetsflödesfunktioner. Införandet av arbetsflödeshantering i DMS har naturligtvis lett till en imponerande tillväxt i dess marknadsstorlek; år 2021 kommer den globala marknadsstorleken för DMS, som värderades till 5.00 miljarder USD, att nå en imponerande 16.42 miljarder genom 2029.

Några specifika fördelar med automatisering av dokumentarbetsflöde inkluderar:

  • Snabbare dokumentgenerering: Manuellt skapande av dokument är en mödosam och tidskrävande strävan. Att automatisera processen eliminerar behovet av manuell datainmatning och effektiviserar samarbetet, vilket gör det möjligt för företag att generera fakturor, kontrakt och förslag på minuter snarare än veckor. Till exempel, genom digitalisering av dokumentationsprocessen, minskade St. Louis Public School District rekvireringstiden för personal från tre veckor till tre timmar.
  • Felminskning: Manuell datainmatning kan leda till en häpnadsväckande 40% sannolikheten för mänskliga fel, vilket orsakar betydande tekniska och ekonomiska utmaningar för organisationer. Dokumentautomatisering minimerar sannolikheten för misstag genom att automatisera datainmatning, flagga potentiella fel och validera data vid inmatningspunkten.
  • Bättre samarbete: Att samarbeta om manuellt dokumentskapande innebär ofta komplex spårning och kommunikation, vilket resulterar i fel och förseningar. Dokumentautomatisering ger en centraliserad plattform där intressenter kan arbeta tillsammans i realtid, vilket minskar väntetiderna och minimerar behovet av långa e-postkedjor och möten.
  • Konsistens och versionstydlighet: Dokumentautomatisering säkerställer tydlighet angående den senaste dokumentversionen, erbjuder versionskontroll och bibehåller konsistens. Automation spårar förändringar, identifierar den senaste versionen och gör det möjligt för företag att skapa mallar och standarder för konsekvent formatering.
  • Datasäkerhet: Manuellt skapande av dokument innebär risker för dataintrång och förlust. Dokumentautomatisering tillhandahåller en säker digital plattform för skapande och lagring av dokument, med funktioner som åtkomstkontroller, kryptering och granskningsspår som säkerställer skydd av känslig information.
  • Miljöfördelar: Enligt EPA genererar den genomsnittliga kontorsarbetaren runt två pund pappers- och kartongprodukter dagligen, vilket resulterar i en betydande mängd kontorsavfall. Vanliga källor till avfall är tryckfel, dåliga fotokopior, föråldrade PM och rapporter och föråldrade tidskrifter. Anmärkningsvärt är att pappersavfall står för cirka 90 % av allt kontorsavfall. Att implementera automatisering av juridiska dokument kanske inte helt eliminerar pappersslöseri, men det kan ha en betydande inverkan på att förbättra noggrannheten och minska fel som bidrar till pappersavfall
  • Förbättrad slutsats: Dokumentautomatisering ger betydande ekonomiska fördelar genom att minska kostnader förknippade med manuella processer, inklusive utskrift, utskick och fysisk lagring. Dessutom sparar automatisering tid och ansträngning, vilket gör att personalen kan fokusera på mervärdesaktiviteter. Det förbättrar också fakturerings- och betalningsprocesser, vilket säkerställer snabba och korrekta betalningar.

Hur automatiseras dokumentarbetsflöden med Nanonets?

Nanonets är en intelligent AI-baserad dokumentautomatiseringsprogramvara som erbjuder en rad verktyg och funktioner för att automatisera dokumentgodkännandeprocesser genom regelbaserade arbetsflöden utan kod. Med Nanonets kan team effektivt hantera olika aspekter av dokumentarbetsflödet, inklusive hur information kommer in och rör sig genom arbetsflödet, kontrollpunkter för kommentarer och godkännanden och tilldelning av uppgifter till gruppmedlemmar.

Med Nanonets kan företag förbättra sin dokumentarbetsflödeshantering på flera sätt:

Automatiserad uppgiftsexekvering:

  • Automatisera repetitiva uppgifter som dataextraktion och validering inom arbetsflödet, spara tid och minska den manuella arbetsbelastningen.
  • Upprätta villkor och regler för att effektivisera dokumentbehandlingen baserat på specifika fältvärden.
  • Klassificera automatiskt inkommande dokument, såsom fakturor, inköpsorder, kontrakt och kvitton, förbättra organisation och dataextraktion.
  • Bestäm åtkomsträttigheter och se till att endast behörig personal kan se eller redigera känsliga dokument.

Avancerad dokumentbehandling:

  • Använd avancerad OCR-teknik för att exakt känna igen text, siffror och tecken från olika typer av dokument, inklusive handstil och maskinskriven text.
  • Utnyttja algoritmer för djupinlärning för att förstå sammanhanget för data, vilket möjliggör korrekt extrahering från komplexa och ostrukturerade dokument.
  • Anpassa modellen genom att justera extraheringsregler och träna upp den med hjälp av exempeldokument som möjliggör exakt dataextraktion.

Arbetsflödesautomatisering:

  • Skapa enkelt godkännandearbetsflöden med hjälp av mallar och anpassningsbara parametrar.
  • Definiera granskare, regler och stadier för att säkerställa effektiva processer för dokumentgranskning och godkännande.
  • Kör definierade regler för autopilot för varje dokument, minimera fel och eliminera flaskhalsar för godkännande.
  • Effektivisera samarbete och kommunikation mellan avdelningar, minska flaskhalsar och förbättra den totala produktiviteten.

Användarvänligt gränssnitt och integration:

  • Dra nytta av ett användarvänligt gränssnitt som underlättar enkel granskning och korrigering av extraherade data, vilket säkerställer datanoggrannhet.
  • Exportera extraherade data i flera format, som CSV, JSON och Excel, för sömlös integration med andra system.
  • Använd stöd för flera språk, vilket möjliggör extrahering från dokument skrivna på olika språk.
  • Utnyttja API-integration för att integrera Nanonets med befintliga verktyg och system, såsom bokföringsprogram, ERP:er och CRM:er.

Insikter och skalbarhet:

  • Få värdefulla insikter genom omfattande rapportering och analys, vilket möjliggör prestandaövervakning och identifiering av flaskhalsar.
  • Optimera kontinuerligt arbetsflöden baserat på datadrivna förbättringar för att uppnå maximal effektivitet och produktivitet.
  • Dra nytta av skalbarheten hos Nanonets, vilket möjliggör effektiv hantering av stora volymer dokument och data.

Genom att utnyttja funktionerna hos Nanonets kan företag effektivisera sin dokumentarbetsflödeshantering, förbättra noggrannheten, förbättra datasäkerheten och uppnå större effektivitet i sina dokumentrelaterade processer.

Ta bort

Enligt gitnux, resulterar implementeringen av automatisering av arbetsflöden i en 88 % förbättring av datanoggrannheten. Studier har visat att upp till 72% av arbetarna tror att ineffektiva processer har en skadlig inverkan på deras arbetstillfredsställelse. I avsaknad av digitalisering och automatisering upplever anställda ofta ökade nivåer av frustration, stress och allmänt missnöje.

Automatisering av dokumentarbetsflöden är en transformativ lösning som erbjuder en mängd obestridliga fördelar. Genom att implementera automatisering kan företag bevittna ökad produktivitet och genomströmning, tillsammans med en betydande förbättring av datanoggrannheten. Att anamma en regelbaserad processautomatiseringsplattform som Nanonets kan hjälpa företag att etablera en centraliserad och strömlinjeformad process för att generera, redigera och signera viktiga dokument. Det användarvänliga gränssnittet ger användarna möjlighet att enkelt spåra och hantera all dokumentation, vilket eliminerar beroendet av föråldrade pappersbaserade system.

Om du är sugen på att låsa upp fördelarna med dokumentautomatisering och förbättra din organisations operativa prestanda, finns våra experter tillgängliga för att ge vägledning. De kan leda dig genom de anmärkningsvärda funktionerna och funktionerna hos Nanonets, och hjälpa dig att avgöra om det överensstämmer med dina specifika krav. Missa inte möjligheten att effektivisera dina dokumenthanteringsprocesser och optimera ditt arbetsflöde. Omfamna kraften i automatisering och driv ditt företag mot större effektivitet och framgång.

FAQ

Vad är automatisering av dokumentarbetsflöden?

Automatisering av dokumentarbetsflöde är processen att använda teknik och programvara för att automatisera och effektivisera hanteringen av dokument inom en organisation. Det innebär att digitalisera, organisera och optimera dokumentrelaterade uppgifter som att skapa, redigera, granska, godkänna och distribuera. Genom att ersätta manuella och pappersbaserade processer med automatiserade digitala arbetsflöden förbättrar automatisering av dokumentarbetsflöde effektivitet, noggrannhet och produktivitet. Det minskar risken för fel, sparar tid och resurser, förbättrar samarbetet och säkerställer efterlevnad av regelverk.

Hur automatiserar du ett arbetsflödesdokument?

Välj först ett verktyg för hantering av arbetsflöden eller programvara som passar din organisations behov och integrerar väl med dina befintliga system. Identifiera sedan stadierna och stegen som är involverade i dokumentarbetsflödet, inklusive skapande, redigering, granskning och godkännande. Kartlägg sekvensen av uppgifter och definiera regler och villkor för varje steg. Med ett arbetsflödeshanteringsverktyg kan du ofta använda en visuell redigerare eller dra-och-släpp-funktion för att designa arbetsflödet. Tilldela specifika intressenter till varje steg, ställ in deadlines och upprätta meddelanden eller påminnelser för slutförande av uppgiften. Dessutom kan du konfigurera arbetsflödesverktyget för att automatisera åtgärder baserat på specifika förhållanden, som att automatiskt dirigera dokument för godkännande eller utlösa meddelanden. När arbetsflödet är designat och konfigurerat testar du det med exempeldokument för att säkerställa att det fungerar korrekt. Slutligen, distribuera det automatiserade arbetsflödet för dagligt bruk, övervaka kontinuerligt dess prestanda och gör förbättringar efter behov för att optimera effektiviteten och effektiviteten.

Vad är det bästa sättet att dokumentera ett arbetsflöde?

Det bästa sättet att dokumentera ett arbetsflöde är att använda en kombination av textbeskrivningar och visuella representationer. Börja med att ge en tydlig och koncis skriftlig beskrivning av varje steg som är involverat i arbetsflödet, inklusive ingångar, utdata och eventuella beroenden eller villkor. Detta hjälper till att säkerställa en heltäckande förståelse av processen. Använd dessutom visuella hjälpmedel som flödesscheman, diagram eller processkartor för att visuellt representera arbetsflödet. Visuella representationer kan göra arbetsflödet lättare att förstå, identifiera flaskhalsar eller ineffektivitet och underlätta kommunikation och samarbete mellan teammedlemmar. Att använda en kombination av skriftliga beskrivningar och visuella representationer ger en omfattande dokumentation av arbetsflödet som är både tydlig och tillgänglig för alla inblandade intressenter.

Vilka är fördelarna med att automatisera dokumentarbetsflödet?

Att automatisera dokumentarbetsflödet erbjuder flera fördelar som avsevärt förbättrar operativ effektivitet och produktivitet. Det minskar manuell ansträngning och mänskliga fel, vilket leder till ökad noggrannhet och datakvalitet. Det effektiviserade dokumentflödet, möjliggjorde snabbare bearbetning och minskade handläggningstider. Automatisering säkerställer också konsekvens och efterlevnad av fördefinierade regler och processer, vilket minimerar variationer i dokumenthantering. Genom att centralisera dokumenthanteringen förbättras samarbetet och kommunikationen mellan teammedlemmar, vilket eliminerar behovet av manuella överlämningar och minskar förseningar. Automatisering av dokumentarbetsflöden förbättrar också datasäkerhet och efterlevnad genom att implementera åtkomstkontroller, granskningsspår och krypteringsåtgärder. Automatisering möjliggör också spårning, övervakning och rapportering i realtid, vilket ger värdefulla insikter om dokumentstatus, prestanda och flaskhalsar. Det förbättrar den totala produktiviteten genom att frigöra tid och resurser som kan omdirigeras till mer värdefulla uppgifter. Slutligen, automatisering av dokumentarbetsflöden optimerar organisatoriska processer, minskar kostnaderna, ökar kundnöjdheten och stödjer effektivt beslutsfattande.

Tidsstämpel:

Mer från AI och maskininlärning