En fördjupad guide till automatisering av e-faktura

Tidsstämpel: 6 juli 2022 4:54
Källnod: 1569854

En fördjupad guide till automatisering av e-faktura

Letar du efter en e-faktureringsautomatiseringslösning? Kolla inte vidare! Ladda ner expertens guide till e-faktureringsautomation nu!

Ladda ner köparens guide till AP-automatisering
// $Id: $
function zf_ValidateAndSubmit(){ if(zf_CheckMandatory()){ if(zf_ValidCheck()){ if(isSalesIQIntegrationEnabled){ zf_addDataToSalesIQ(); } return true; }else{ return false; } }else{ return false; } } function zf_CheckMandatory(){ for(i = 0 ; i < zf_MandArray.length ; i ++) { var fieldObj=document.forms.form[zf_MandArray[i]]; if(fieldObj) { if(fieldObj.nodeName != null ){ if ( fieldObj.nodeName=='OBJECT' ) { if(!zf_MandatoryCheckSignature(fieldObj)){ zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } }else if (((fieldObj.value).replace(/^s+|s+$/g, '')).length==0) { if(fieldObj.type =='file') { fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } else if( fieldObj.nodeName=='SELECT' ) {// No I18N if(fieldObj.options[fieldObj.selectedIndex].value=='-Select-') { fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } else if( fieldObj.type =='checkbox' || fieldObj.type =='radio' ){ if(fieldObj.checked == false){ fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } }else{ var checkedValsCount = 0; var inpChoiceElems = fieldObj; for(var ii = 0; ii < inpChoiceElems.length ; ii ++ ){ if(inpChoiceElems[ii].checked === true ){ checkedValsCount ++; } } if ( checkedValsCount == 0) { inpChoiceElems[0].focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_MandArray[i]); return false; } } } } return true; } function zf_ValidCheck(){ var isValid = true; for(ind = 0 ; ind < zf_FieldArray.length ; ind++ ) { var fieldObj=document.forms.form[zf_FieldArray[ind]]; if(fieldObj) { if(fieldObj.nodeName != null ){ var checkType = fieldObj.getAttribute("checktype"); if( checkType == "c2" ){// No I18N if( !zf_ValidateNumber(fieldObj)){ isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c3" ){// No I18N if (!zf_ValidateCurrency(fieldObj) || !zf_ValidateDecimalLength(fieldObj,10) ) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c4" ){// No I18N if( !zf_ValidateDateFormat(fieldObj)){ isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c5" ){// No I18N if (!zf_ValidateEmailID(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c6" ){// No I18N if (!zf_ValidateLiveUrl(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c7" ){// No I18N if (!zf_ValidatePhone(fieldObj)) { isValid = false; fieldObj.focus(); zf_ShowErrorMsg(zf_FieldArray[ind]); return false; } }else if( checkType == "c8" ){// No I18N zf_ValidateSignature(fieldObj); } } } } return isValid; } function zf_ShowErrorMsg(uniqName){ var fldLinkName; for( errInd = 0 ; errInd < zf_FieldArray.length ; errInd ++ ) { fldLinkName = zf_FieldArray[errInd].split('_')[0]; document.getElementById(fldLinkName+"_error").style.display = 'none'; } var linkName = uniqName.split('_')[0]; document.getElementById(linkName+"_error").style.display = 'block'; } function zf_ValidateNumber(elem) { var validChars = "-0123456789"; var numValue = elem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if (numValue != null && !numValue == "") { var strChar; var result = true; if (numValue.charAt(0) == "-" && numValue.length == 1) { return false; } for (i = 0; i < numValue.length && result == true; i++) { strChar = numValue.charAt(i); if ((strChar == "-") && (i != 0)) { return false; } if (validChars.indexOf(strChar) == -1) { result = false; } } return result; } else { return true; } } function zf_ValidateDateFormat(inpElem){ var dateValue = inpElem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if( dateValue == "" ){ return true; }else{ return( zf_DateRegex.test(dateValue) ); } } function zf_ValidateCurrency(elem) { var validChars = "0123456789."; var numValue = elem.value.replace(/^s+|s+$/g, ''); if(numValue.charAt(0) == '-'){ numValue = numValue.substring(1,numValue.length); } if (numValue != null && !numValue == "") { var strChar; var result = true; for (i = 0; i = 0) { var decimalLength = numValue.substring(numValue.indexOf(‘.’) + 1).length; if (decimalLength > decimalLen) { return false; } else { return true; } } return true; } function zf_ValidateEmailID(elem) { var check = 0; var emailValue = elem.value; if (emailValue != null && !emailValue == “”) { var emailArray = emailValue.split(“,”); for (i = 0; i < emailArray.length; i++) { var emailExp = /^[w]([w-.+'/]*)@([a-zA-Z0-9]([a-zA-Z0-9-]{0,61}[a-zA-Z0-9])?.)+[a-zA-Z]{2,22}$/; if (!emailExp.test(emailArray[i].replace(/^s+|s+$/g, ''))) { check = 1; } } if (check == 0) { return true; } else { return false; } } else { return true; } } function zf_ValidateLiveUrl(elem) { var urlValue = elem.value; if(urlValue !== null && typeof(urlValue) !== "undefined") { urlValue = urlValue.replace(/^s+|s+$/g, ''); if(urlValue !== "") { var urlregex = new RegExp("^((((h|H)(t|T)|(f|F))(t|T)(p|P)((s|S)?)://[-.\w]*)|(((w|W){3}\.)[-.\w]+))(/?)([-\w.?,:'/\\+=&;%$#@()!~]*)?$"); // Same regex as website_url in security-regex.xml. Men enstaka snedstreck ersätts med två snedstreck. return(urlregex.test(urlValue)); } } returnera sant; } function zf_ValidatePhone(inpElem){ var ZFPhoneRegex = { PHONE_INTE_ALL_REG: /^[+]{0,1}[()0-9-. ]+$/, PHONE_INTE_NUMERIC_REG: /^[0-9]+$/, PHONE_INTE_CONT_CODE_ENABLED_REG: /^[(0-9-.][()0-9-.

.zf-tempContDiv
{ max-width: max-content; padding:10px; marginal-vänster: auto; marginal-höger: auto;
}
#submitbtn{ padding:10px;
}
#submitbtn{
bakgrundsfärg: #546fff;
färg: #fff;
gräns: oinställd;
bredd: 120px;
gränslinjen: 50px;
marginal-vänster: 10px;
markör: pekare;
padding: 15px;
}
#emailField{
gräns: oinställd;
bakgrundsfärg: #e0e3e8;
padding: 15px;
typsnittstorlek: 14px;
gränslinjen: 50px;
bredd: 250px;
disposition: 0;
marginal: 0;
textjustera: vänster;
padding-left: 20px;
}






var zf_DateRegex = new RegExp(“^(([0][1-9])|([1-2][0-9])|([3][0-1]))[-](Jan|Feb|Mar|Apr|May|Jun|Jul|Aug|Sep|Oct|Nov|Dec|JAN|FEB|MAR|APR|MAY|JUN|JUL|AUG|SEP|OCT|NOV|DEC)[-](?:(?:19|20)[0-9]{2})$”);
var zf_MandArray = [ "E-post"]; var zf_FieldArray = [ "E-post"]; var isSalesIQIntegrationEnabled = false;
var salesIQFieldsArray = [];

Fakturor är både avgörande och oundvikliga för företag. Fakturahantering är ett stort ansvar för leverantörsreskontraavdelningen. Manuell hantering av fakturor är tråkig, tidskrävande och risk för fel. En av de mest effektiva lösningarna som verkar vara en gamechanger är e-fakturering.

Elektronisk fakturering eller e-fakturering hjälper organisationer att förenkla AP-funktioner och effektivisera dem. Det minskar fakturahanteringstiden, tar över repetitiva uppgifter och möjliggör smidig funktion mellan verksamheten och dess kunder.

Den här artikeln ger en djup inblick i vad e-fakturering handlar om, hur automatisering kan hjälpa e-fakturering, fördelarna och utmaningarna med mera.

var contentsTitle = "Innehållsförteckning"; // Ställ in din titel här, för att undvika att göra en rubrik till den senare var ToC = “

“+contentTitle+”

"; ToC += “

"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Vad är e-faktura?

E-fakturering, en form av elektronisk fakturering, hänvisar till den automatiserade processen att generera fakturor. Skickat från en leverantör till en köpare för de levererade varorna eller tjänsterna, är detta elektroniska dokumentutbyte ett juridiskt godkänt dokument som används för handel mellan ett företag och dess kunder/partners.

Jämfört med fakturor som skickas via e-post som PDF-bilagor är överföringen, kvittot, hanteringen och betalningshanteringen vid elektronisk fakturering helt digital.

Elektronisk fakturering är en idealisk ersättning för pappersfakturering och hjälper till att eliminera problem som uppstår under manuella faktureringsprocesser.

Vikten av e-fakturering

Begreppet elektronisk fakturering är inte nytt för företag. Från det att Europeiska unionen antog e-fakturering som standard och utfärdade en Direktiven under 2014 har många länder, inklusive Hongkong, Japan, Sydamerika, Asien och fler följt efter.

Smakämnen 2012 Global E-faktureringsstudie genomfördes av Basware, en ledare inom molnbaserad e-fakturering och köp-till-betal-lösningar i samarbete med The Institute of Financial Operations, en erkänd myndighet och utbildare för finansiell drift, och beskriver hur elektronisk fakturering expanderar över hela världen. Enligt studien sågs en ökad användning och användning av e-fakturering med 73 % av de tillfrågade som använde elektronisk fakturering i någon mån under 2012, vilket var en ökning med drygt 14 % från 2011. På samma sätt har leverantörernas motstånd mot e-fakturering betydande minskade från 46 % 2011 till 26 % 2012”.

Elektronisk fakturering är en gamechanger för många organisationer som har att göra med flera kunder eller köpare och måste hantera många fakturor dagligen. Eftersom de är juridiskt acceptabla i företag, tjänar de också efterlevnadssyften utan några krångel.

Elektronisk fakturering hjälper till att formalisera hanteringen av fakturor, förbättrar arbetsflödet och effektiviserar betalningsprocessen. Automationsverktyg som används vid e-fakturering gör processen smidig, säker, felfri och effektiv.

Vill skrapa data från PDF dokument, konvertera PDF till XML or automatisera bordsextraktion? Kolla in Nanonets' PDF-skrapa or PDF-tolkare att konvertera PDF-filer till databasen inlägg!

Prova Nanonets gratis

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }

Vad är e-faktureringsautomation?

Automatisering av e-fakturering avser distribution av programvara som är utformad för att göra faktureringsprocessen elektronisk eller datoriserad för enkel användning. Dessa e-faktureringslösningar kan automatisera hela processen från att data läses för fakturainsamling till att dirigera den från säljarens till köparens leverantörsreskontrasystem, oavsett fakturaformat, för betalningshantering.

E-faktureringslösningar kan vara en viktig del av automatisering av leverantörsreskontra. Det möjliggör smidigare arbetsflöden som att stödja integrationen av system, automatisera uppgifter som fakturamatchning och godkännanden och hantera repetitiva uppgifter som är nödvändiga för att slutföra fakturabetalningsprocessen.

Hur fungerar e-faktureringsautomation?

E-faktureringslösningar genererar en fakturadokumentfil som automatiskt importeras till systemet. EDI (elektroniskt datautbyte), XML (extensible markup language) eller CSV (kommaseparerade värden) är några av de vanliga dataformaten som används för att exportera filer i elektronisk fakturering.

Tekniska framsteg har gjort det möjligt för användningen av artificiell intelligens (AI) och maskininlärningsteknik (ML) att automatiskt fånga upp data och eliminera även den avlägsna risken för fel.

Automatiserade e-faktureringslösningar är designade för att utföra alla valideringar med förinställda regler för att verifiera att de fakturor som tas upp och skickas till deras kunder är korrekta och lättlästa. Data från e-faktureringslösningar lagras till största delen i en centraliserad molnbaserad plattform som leverantörer och köpare kan använda för att hantera fakturadata.

Vill du automatisera repetitiva manuella uppgifter? Kontrollera vår Nanonets arbetsflödesbaserade dokumentbehandlingsprogramvara. Extrahera data från fakturor, identitetskort eller vilket dokument som helst på autopilot!

Prova Nanonets gratis

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }

Automatiseringens roll i e-fakturering

E-fakturering är en välsignelse för många små och medelstora företag som är beroende av regelbundna betalningar för att driva och underhålla sina företag. Automatisering gör elektronisk fakturering till en lek.

Genom att fånga relevant data och förhindra obehöriga ändringar säkerställer det en felfri process. Det finns inget utrymme för överfakturering eller dubbletter av betalningar eftersom förinställda regler validerar data innan betalningshantering sker.

Automation gör det möjligt för e-faktureringslösningar att integreras med befintliga system. Fakturor kan höjas, skickas och dirigeras till lämplig person genom att ställa in lämpliga nivåer av åtkomst och säkerhet för att skydda data från missbruk eller förlust.

E-faktureringslösningar optimerar betalningsprocessen, minskar medarbetarnas arbetsbelastning, möjliggör efterlevnad och revisionsspår och ger mer insyn i leverantörsreskontraprocessen för analys och beslutsfattande.

Hur kan e-faktura användas?

E-fakturering är en komplett process och några grundläggande krav bör finnas för att den ska kunna användas effektivt.

  • Ett ERP (Enterprise Resource Planning) eller redovisningssystem bör finnas för att se de inblandade transaktionerna.
  • Regler måste vara fördefinierade och routing måste ställas in efter att ha diskuterat input från leverantörsreskontra, informationsteknik (IT) och inköpsteam.
  • Valideringsregler för fakturaundantag, 3-vägs fakturamatchning, och skicka meddelanden när fakturor godkänns eller avvisas.
  • Pilottestning för att se hur systemen och processen fungerar
  • Implementera den automatiserade processen i realtid

Typer av e-fakturering

Förekomsten av e-fakturering ökar i många länder. Även om vissa länder inte har regler för efterlevnad av e-fakturering, utförs det fortfarande eftersom det främjar en bättre effektivitet i fakturabetalningsprocessen. I den meningen klassificeras e-fakturering i 2 typer – e-faktura utan efterlevnad och e-fakturering med efterlevnad.

E-faktura utan efterlevnad

I denna typ följer e-fakturan endast det dataformat som överenskommits av köparen och säljaren och överensstämmer inte med landets elektroniska faktureringsregler. Processerna som följs är:

  • De inblandade parterna, det vill säga köparen och leverantören, bestämmer och kommer överens om uppgifterna och formatet på fakturan.
  • Fakturan kommer att ha strukturerad data med antingen EDI-teknik eller enkla webbformulär
  • En e-faktura skapas och skickas av leverantören antingen från deras kundreskontrasystem eller via ett webbaserat formulär.
  • E-fakturan tas emot i ett format som kan behandlas omedelbart av köparens leverantörsreskontrasystem

E-faktura med efterlevnad

Länderna varierar i sina regler och föreskrifter för e-fakturering. E-fakturor som följer efterlevnad följer en liknande process med undantagen:

  • Fakturaformatet är bundet av lagar och regler i handelsparternas länder
  • Särskilda riktlinjer från regeringen gällande innehållsvalidering, säkerhet etc. följs vid elektronisk fakturering.
  • Fakturor kan användas för revision och mervärdesskatt (moms).
  • Inget papper inblandat

E-fakturering med efterlevnad är en bättre metod eftersom det underlättar revisionsspår. Beroende på de territorier där handelstransaktionerna äger rum är det klokt att följa den typen av e-fakturering för större affärsfördelar.

Vill du använda robotprocessautomation? Kolla in Nanonets arbetsflödesbaserade dokumentbehandlingsprogram. Ingen kod. Ingen krångel plattform.

Prova Nanonets gratis

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }

Fördelar med att använda e-faktureringsautomation

Automatisering med e-faktureringslösningar kan underlätta funktionerna för leverantörsreskontra och ge stora fördelar för handelspartner och deras företag. Några av de största fördelarna med att använda automatiserade elektroniska faktureringslösningar är:

Idealisk ersättning för pappersfakturor

Skapandet och bearbetningen av pappersfakturor är krångligt, felbenäget och kräver tid och kraft från både säljare och köpare. Där många transaktioner eller flera köpare är inblandade, blir processen mödosamt svår. E-faktureringslösningar kan eliminera sådana problem som fakturan i ett dataformulär och behöver inget papper.

Effektiviserade processer och minskad handläggningstid

E-faktureringslösningar hjälper till att optimera fakturahanteringscykeln och hjälper till att minska tid och ansträngning i olika stadier, inklusive spårning, godkännande och behandling av betalningar. Eliminering av behovet av pappersfakturor, validering och matchning av relaterade dokument och automatisering av repetitiva uppgifter kan alla sänka handläggningstiden och resultera i en snabbare handläggningstid.

Förbättrade relationer

E-faktureringslösningar fungerar som en bro för att upprätthålla goda relationer mellan affärspartners. Eftersom allt är automatiserat kan leverantörer spåra status på sina fakturor utan att behöva ringa eller maila upprepade gånger för bekräftelse. Även fel åtgärdas snabbare och godkännanden ställs in för att möjliggöra snabbare hantering av fakturor. Sammantaget bidrar detta till förbättrade relationer och smidigt fungerande.

Främjar synlighet och transparens

Elektronisk fakturering kan öka insynen i hela faktureringsprocessen. Automatiserade e-faktureringslösningar spårar fakturor, valideringar och godkännandeprocesser och möjliggör detaljerade revisionsspår. Transaktionsdata i realtid ger ökad insyn i åtaganden vilket förbättrar prognosnoggrannheten.

Sänkta kostnader

Elektronisk fakturering kan ge stora besparingar för företag. Elektronisk fakturering säkerställer ökat kassaflöde eftersom fakturor levereras omedelbart för behandling. Konvertering till e-fakturering kan sänka papperskostnaderna, bearbetningskostnaderna med nästan 70 %. Med hjälp av e-faktureringslösningar kan intressenter spåra betalningar, analysera utgiftstrender och hitta fler möjligheter att spara kostnader. Medan snabba betalningar gynnar leverantörerna, gynnar tidig betalningsrabatter köpare vilket leder till kostnadsbesparingar för båda parter.

Högre efterlevnad

Efterlevnad är en av de största fördelarna med att använda e-faktureringslösningar. Dessa lösningar är designade för att hantera efterlevnad. E-fakturering eliminerar pappersspår och lagrar fakturadata och alla andra relaterade dokument centralt för att underlätta efterlevnad av momslagar. Det upprätthåller äktheten av fakturadata och förhindrar att det enkelt ändras.

Sänkta risker

Med e-faktureringslösningar sänks eller elimineras olika risker. Duplicering av fakturor och överfakturering som är vanliga med manuella fakturor är uteslutet vid e-fakturering då valideringsregler tar hand om dem. Säkra krypteringsprotokoll kontrollerar varje e-faktura, flaggar bedrägliga fakturor och förhindrar datamissbruk eller dataförlust av affärsinformation.

Grönt initiativ

Att byta till e-faktura eliminerar behovet av att underhålla pappersfakturor. Förutom att hjälpa till med det gröna initiativet för en bättre global miljö, gör e-faktureringslösningar också företag kostnadseffektiva och energieffektiva. Några av de största fördelarna på denna front är:

  • Ta bort behovet av papper i faktureringsprocessen
  • Sänkt tryck och transport
  • Mindre behov av mänsklig arbetskraft
  • Mindre svinn
  • Mindre fysisk lagring

Om du arbetar med fakturor och kvitton eller oroar dig för ID-verifiering, kolla in Nanonets online OCR or PDF-textextraktion för att extrahera text från PDF-dokument gratis. Klicka nedan för att lära dig mer om Nanonets Enterprise Automation Solution.

Prova Nanonets gratis

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }

Populära användningsfall för automatisering av e-faktura

E-fakturering ökar insynen i ett företags ekonomiska situation och fungerar som ett oumbärligt prognosverktyg. E-faktureringslösningar kan också möjliggöra samarbetande kundrelationer som i sin tur stödjer snabba fakturabetalningar. En gemensam portal för e-fakturering mellan säljare och kunder ger tillgång till relevanta dokument för båda parter, vilket kan minska tvister och missförstånd och därmed främja bättre kundrelationer. Nanonetter har använts för digitalisering av fakturor av många kunder. Nedan hittar du några framgångsrika användningsfall av automatisering av e-faktura med Nanonets:

  • ACM-tjänster: ACM Services är en fullserviceentreprenör för miljösanering baserad i Maryland, USA. Användningen av Nanonets AI har hjälpt ACM Services att automatisera fakturautvinning, vilket sparar 90 % tid för leverantörsreskontrateamet.
  • In2 projektledning, använde ett australiskt stadsvattenföretag Nanonets Pre-trained Invoice Extractor för att fånga in fakturainformation i realtid och dirigerade denna information till In2 Project Managements SQL-databas. Den extraherade informationen validerades mot kundens utgiftshanteringssystem. Den uppdaterade databasen kopplades till Power BI, som skickade insiktsfulla visualiseringar via e-post.
  • Augeo, en virtuell redovisningsbyrå i USA, använde Nanonets Ai-drivna databehandlingsplattform för digitalisering av fakturor och uppladdning av e-fakturadata till ett redovisningsprogram för vidare bearbetning och arbetsflöde.
  • Glada juvelerare, ett familjeägt företag i USA, använder NanoNets för att digitalisera och organisera fakturor som kommer in som e-postmeddelanden, köra det genom fakturamodellen för att fånga viktig fakturainformation som säljarens namn, fakturabelopp, fakturadatum, förfallodatum, etc., och spara fakturorna på molnet i mappar strukturerade efter säljarens namn. NanoNets implementerade det anpassade arbetsflödet för Happy Jewelers inom < 7 dagar från kontraktsundertecknandet. Detta påverkade direkt ekonomiteamet, som nu kunde behandla 50 % fler fakturor samtidigt utan att anställa fler.

Utmaningar med att använda E-fakturering och E-faktura automationssystem

Precis som det finns många fördelar med att använda e-fakturering, så finns det några utmaningar med att använda e-fakturering. Dom är:

Att välja en e-faktureringslösning

Den främsta utmaningen är att bestämma sig för om man ska gå in för en e-faktureringslösning genom att använda tillgängliga resurser eller att använda en leverantör av e-fakturatjänster. Att implementera en e-faktureringslösning innebär investeringar i kostnader, resurser, tid och kompetens. Att skaffa nödvändiga licenser, introduktionspartners på olika platser med varierande tekniska möjligheter, underhålla uppdateringar och ta emot förändringar är de olika utmaningarna för att välja en intern e-faktureringslösning. Att använda en tjänsteleverantör kan vara ett mycket enklare och genomförbart alternativ, men organisationer måste se till att de stöder B2B-standarder, tillhandahåller integrationsalternativ, har stöd på flera språk, tillhandahåller molnbaserad åtkomst och kan öka till ändrade regler.

Mycket teknisk och komplex process

Att implementera e-faktura kan vara en svår uppgift. Det behöver konsensus och ansträngning från både interna team som IT, inköp, ekonomiteam och möjligen även några skattekonsulter för att hjälpa till med landsbestämmelser. Tillgången på nödvändiga resurser och tekniskt kunnande för att få systemen att fungera smidigt i båda ändar är en stor utmaning som måste lösas.

Systemintegration

Integration är en av de största utmaningarna under utförande av e-faktura. Automatiserade lösningar måste säkerställa att alla system inklusive leverantörsreskontra, kundreskontra och affärssystem för att möjliggöra en smidig faktureringsbetalningsprocess. Integreringen som genomförs bör stödja utbytet av dokumentet oavsett format, tillåta valideringar och vara förenlig med landets regler.

Kundens ovilja

Elektronisk fakturering fungerar endast om det finns acceptans för att göra ändringar från en manuell till en digital process från kundens sida. Många kunder kanske föredrar den gamla skolans process att underhålla manuella fakturor, särskilt om det inte finns någon landslag som kräver att de följer e-fakturering. Att övertyga kunder genom att diskutera fördelarna i förväg och till och med ge utbildning för att hantera den digitala processen kan underlätta e-faktureringsutmaningarna.

Datalagring

Att välja elektronisk fakturering kan minska den datalagring som krävs jämfört med pappersfakturor. Därför kan statliga lagar föreskriva lagring av e-fakturor under långa perioder. Även en medelstor organisation kan hantera många fakturor varje dag. Förutom medföljande dokument som inköpsorder, kan varuinleveranser och kontrakt behöva underhållas för att underlätta moms och revisionsändamål. Detta står för mycket datalagring, vilket kan visa sig bli allt svårare för organisationer.

Fel och förseningar

Små fel kan leda till oöverstigliga förseningar. Förseningar kan uppstå på grund av inkompatibla versioner av e-faktureringslösningar, saknade eller överskjutande siffror i datafälten och felaktigheter mellan basdata och leverantörsfakturor. Även om e-fakturering innebär beröringsfri bearbetning, kan dessa typer av förseningar kräva mänskligt engagemang och att göra om hela faktureringsprocessen från början, vilket gör det till en stor utmaning för leverantören att ta emot betalningar.

Vill du automatisera repetitiva manuella uppgifter? Spara tid, ansträngning och pengar samtidigt som du ökar effektiviteten!

Prova Nanonets gratis

.cta-first-blue{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: #546fff; färg vit; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-first-blue:hover{ color:#546fff; bakgrund:vit; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kant: fast #546fff !viktigt; } .cta-second-black{ transition: all 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-radie: 0px; font-weight: fet; teckenstorlek: 16px; linjehöjd: 24px; stoppning: 12px 24px; bakgrund: vit; färg: #333; höjd: 56px; text-align: vänster; display: inline-flex; flex-riktning: rad; -moz-box-align: center; align-items: center; bokstavsmellanrum: 0px; box-storlek: border-box; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .cta-second-black:hover{ color:white; bakgrund:#333; övergång: alla 0.1s cubic-bezier(0.4, 0, 0.2, 1) 0s; border-width:2px !viktigt; kantlinje: fast #333 !viktigt; } .column1{ min-width: 240px; max-width: passform-innehåll; stoppning-höger: 4%; } .column2{ min-width: 200px; max-width: passform-innehåll; } .cta-main{ display: flex; }

Hur väljer man den bästa programvaran enligt kraven?

Med den ökande efterfrågan på e-faktureringslösningar blir det en svår uppgift att välja en bra lösning. Här är några viktiga tips som kan användas för att välja den bästa e-faktureringslösningen för affärsbehov:

Underlättar elektroniskt dokumentutbyte

E-faktureringslösningen måste stödja konfigurationen av olika fakturaformat och flera betalningsformer. Det bör möjliggöra utbyte av dokument mellan handelsparterna utan hänsyn till deras storlek eller tekniska kapacitet. Andra medföljande dokument som behövs för att behandla fakturan måste stödjas för att göra processen komplett.

Enkel systemintegration

De flesta företag skulle vilja behålla funktionerna i ERP-systemen (Enterprise Resource Planning). En e-faktureringslösning bör ha förmågan att enkelt integreras med befintliga system och webbformulär, och möjliggöra direkt bearbetning (STP) med köparens och säljarens system.

Valideringskontroller och efterlevnad

Effektiva e-faktureringslösningar bör kunna utföra goda kontroller av datakvalitet. Den bör validera om obligatoriska fält fångas, data i fakturan matchar dem i tillhörande dokument som inköpsorder eller kontrakt, och varuinleveranser, uppfyller etablerade handelsregler och följer efterlevnadskriterier som fastställts av respektive land.

Arkivering och molnlagring

Arkivering av e-fakturor för längre tidsperioder är fastställt som ett kriterium av många länder. Därför bör e-faktureringslösningen kunna stödja den med adekvata krav på molnlagring. Dessutom är molnbaserad åtkomst det föredragna läget för lagring och åtkomst under behandlingen av fakturor och för att underlätta enkla revisionsspår.

Effektivt stödsystem

En bra e-faktureringslösning kommer sannolikt att erbjuda bra support till sina kunder när det gäller funktioner och eventuellt anpassning. Det bör stödja flera språk och tidszoner för att rymma globala partnerskap och affärstransaktioner. Den bör också kunna utföra snabba uppdateringar för att hålla jämna steg med eventuella ändringar i regler eller nationella momslagar.

Ta bort

Elektronisk fakturering är för närvarande en stigande ström som många länder kan utnyttja för att uppnå goda affärsfördelar. Det är en av de bästa strategierna som företag kan använda för att möjliggöra digitalisering av fakturaprocesser. Att hantera betalningsprocesser är nödvändigt och avgörande för att alla företag ska överleva i en konkurrensutsatt värld. Att använda automatisering i e-fakturering säkerställer att fakturaprocessen kan snabbas upp, strömlinjeformas, göras säker, följsam och kan garantera god avkastning till inte bara leverantören och köparen utan till de länder som uppmuntrar det.

Vanliga frågor

Vad är e-faktura och hur fungerar det?

Elektronisk fakturering eller e-fakturering avser kort och gott att använda digitala metoder för att skapa och skicka fakturor till köpare för betalningshantering, istället för att använda vanliga pappersfakturor.

Elektronisk fakturering fungerar genom att använda strukturerade dataformat som garanterar systemens interoperabilitet mellan köpare och säljare. Valideringsregler, efterlevnad av efterlevnad och molnbaserad åtkomst gör e-fakturor till ett säkert, säkert och juridiskt giltigt digitalt dokument för affärstransaktioner.

Är e-fakturering obligatoriskt?

Elektronisk fakturering blir allt populärare i den utsträckningen att det har blivit obligatoriskt i många länder för att undvika skatteflykt och för att öka skatteuppbörden, med Europa i täten. Medan länder som Mexiko och Brasilien använder regeringskontrollerade system för att föreskriva e-fakturering, har USA:s finansdepartement beordrat e-fakturering för alla sina leverantörer. På liknande sätt har Norge och Danmark ålagt e-fakturering för sina transaktioner i den offentliga sektorn, och Indien har gjort e-fakturering obligatoriskt för företag som överskrider en omsättning på 20 crores för att möjliggöra GST-efterlevnad. Länder som Storbritannien, Tyskland, Frankrike och fler vill göra elektronisk fakturering obligatorisk för den offentliga sektorn.

Vem är berättigad till e-faktura i GST?

Den framväxande digitala globaliseringen har gjort beskattningen komplicerad och regeringar över hela världen utnyttjar teknik för att möjliggöra metodisk beskattning. Många länder kräver nu direkt inlämning av elektroniska finansiella dokument direkt från ett företags affärssystem under inlämningen av skattedeklarationer. Sådana automatiserade digitala inlämningar möjliggör bättre revision och efterlevnad av regeringar och skattemyndigheter. E-fakturering är särskilt användbar i detta avseende. Enligt a rapport av leverantörsreskontranätverket antog minst 56 länder, eller övervägde allvarligt e-faktureringsmandat redan 2013, en siffra som säkerligen har ökat sedan dess.

De typer av företag som är kvalificerade för e-fakturering, särskilt för beskattning och GST-ändamål, skiljer sig från land till land. De flesta länder som har ett GST-system har behörighetskriterier för e-fakturering.

USA är den enda stora ekonomin som inte har ett moms- eller GST-system, och därför finns det ännu inget ramverk eller mandat för e-fakturering i det landet. Ändå tar några delstater i USA långsamt till digital fakturering. Till exempel främjar The Business Payments Coalition (BPC) under ledning av Federal Reserve Bank of Minneapolis införandet av elektroniska business-to-business-betalningar (B2B), remitteringsdata och fakturering. Ett nuvarande initiativ från BPC är att utveckla och underhålla standarder och krav för att möjliggöra ett omfattande utbyte av e-fakturor.

Vad är syftet med e-faktura?

Syftet med att använda en e-faktura är att övervinna behovet av att använda pappersfakturor och öka effektiviteten i fakturabetalningsprocessen. Organisationer strävar efter att öka besparingarna i form av kostnad, ansträngning och tid, förutom att öka hastigheten och precisionen från tidpunkten för skapandet av fakturan tills betalningarna rensas. Digitaliseringen av e-fakturor hjälper också till att följa efterlevnads- och momsreglerna och säkerställa säkerheten och säkerheten för viktiga dokument för revisioner.

Vad är skillnaden mellan faktura och e-faktura?

En faktura är ett företagscertifikat som skickas från en leverantör till köparen för indrivning av betalning för varor och tjänster. En skannad pappersfaktura eller en som är skapad i Word kallas digital faktura. E-fakturor är fakturadatafiler som utfärdas antingen med elektronisk datautbyte (EDI) eller XML-format (extensible markup language) eller via vanliga internetbaserade webbformulär.

Hur genereras e-faktura?

E-fakturor skapas av leverantörer eller leverantörer genom bokföring eller faktureringsprogram. Följande är stegen för att skapa en e-faktura:

  • E-fakturaschemat med obligatoriska parametrar färdigställs först och sedan skapas en JSON-fil
  • Ett unikt fakturareferensnummer (IRN) genereras
  • E-fakturan signeras sedan digitalt och en snabbsvarskod (QR) genereras så att den kan nås även via handhållna enheter.
  • Fakturan laddas upp till fakturaregistreringsportalen (IRP) för godkännande
  • Den uppladdade informationen delas med e-way bill och GST-systemet
  • Den digitalt signerade JSON tillsammans med IRN och QR-kod skickas tillbaka till säljaren av portalen och köparen får även fakturan på sitt e-post-ID.

Vem är undantagen från e-fakturering?

Vilka typer av företag som är undantagna från e-fakturering varierar också mellan länderna. I Indien, till exempel, är försäkringsbolag, banker och finansinstitut, godstransportbyråer, transporttjänsteleverantörer och enheter i den särskilda ekonomiska zonen, frihandels- och lagerzonerna befriade från att skicka in e-fakturor för moms/beskattning. ZUGFeRD, NLCIUS och Finvoice är några av de e-faktureringsstandarder som används i hela EU, med information om vilka typer av företag som är och inte är berättigade eller undantagna från e-fakturering. Alla dessa standarder är baserade på standarden EN 16931 (semantisk datamodell) och kan hänvisas till för mer information om undantag.

Vad är programvara för e-fakturering?

En e-faktureringslösning eller programvara är ett verktyg som används för att effektivisera faktureringsprocessen i leverantörsreskontra (AP). Den använder strukturerade dataformat för att göra leverantörer och kundsystem kompatibla och använder lämplig fältkartläggning för bättre interoperabilitet. Programvaran använder vanligtvis en molnbaserad databas eller Saa för åtkomst och lagring.

Vad är gränsen för en e-faktura?

Gränsen för e-fakturor varierar mellan länder och det är bäst att få information om angivna gränser från skatteavdelningen i det aktuella landet. Till exempel, i Indien, företag med en omsättning på 50 Cr. – 100 kr. är skyldiga att lämna e-fakturor för beskattningsändamål.

var contentsTitle = "Innehållsförteckning"; // Ställ in din titel här, för att undvika att göra en rubrik till den senare var ToC = “

“+contentTitle+”

"; ToC += “

"; var tocDiv = document.getElementById('dynamictocnative'); tocDiv.outerHTML = ToC;

Nanonetter online OCR & OCR API har många intressanta använd fall that skulle kunna optimera ditt företags resultat, spara kostnader och öka tillväxten. Ta reda på hur Nanonets användningsfall kan gälla din produkt.

Tidsstämpel:

Mer från AI och maskininlärning