Företagsekonomiteam utför en trevägsmatchning av leverantörsfakturor som en viktig intern kontrollprocess. Utan trevägsmatchande stöddokument riskerar företag att tappa pengar och vinst genom att göra dubbletter, felaktiga eller bedrägliga betalningar.
Målet med den här artikeln är att förstå vad trevägsmatchning är, processens utveckling, intressenter och deras smärtpunkter, det aktuella tillståndet för trevägsmatchningsprocessen inom redovisning och fördelarna med automatisering.
Trevägsmatchning utförs bäst som en digitaliserad, automatiserad lösning för upprepade konton som betalas.
- Vad är en 3-vägsmatchning?
- Utvecklingen av 3-vägs matchningsprocessen
- Intressenter och deras skyldigheter och förväntningar
- Smärtpunkter i den manuella processen
- Nuvarande tillstånd för trevägsmatchningsprocessen
- Användning av AI och OCR i trevägsmatchning av fakturor
- Automationsprocessen
- Fördelar med att automatisera processen
- Slutsats
Vad är en 3-vägsmatchning?
En 3-vägsmatchning är en intern kontrollprocess som jämför inköpsordern (PO) med den mottagna varan (GRN) och den berörda leverantörens faktura. Trevägsmatchning hjälper till att godkänna fakturabetalningar och även flagga eventuella inkonsekvenser eller fel.
Trevägsmatchning jämför raddetaljer och summor på en inköpsorder (PO), kvitto för varor (verifierat mottagningsdokument och följesedel) och leverantörsfakturan som skickas till kunden.
Vill du automatisera 3 Way Match-processen i din organisation? Prova Nanonets™ och få fördelarna med att automatisera Three Way Matching genom en AI-baserad OCR-teknik.
Trevägs matchande dokument och vanliga metoder för inköpsorder, mottagande av varor och leverantörsfaktura
Med trevägsmatchning av fakturor av leverantörsreskontraavdelningen minskar företagen betalningsfel och bedrägerier. Automatisering, inklusive AI-driven optisk teckenigenkänning (OCR), kan avsevärt påskynda trevägsmatchningsprocessen, eliminera manuella processer och öka noggrannheten.
Köporder
En inköpsorder är ett företags sekventiellt numrerade standardformulär som blir ett kontrakt när PO skickas till och accepteras av leverantören som avser att leverera varorna eller tjänsterna till kunden. De inköpsavdelning genererar en inköpsorder baserad på en signerad och godkänd inköpsrekvisition efter leverantörsval.
Smakämnen inköpsorderprocessen fångar kundnamn och logotyp, säljarens namn och kontaktinformation, juridiska villkor och betalningsvillkor inklusive rabatter, inköpsordernummer, kundfakturerings- och leveransadress, rader med tjänster eller säljarens produktnummer och beskrivningar, prissättning, beställda kvantiteter, utökat belopp, delsumma , eventuell moms och totalbelopp.
Kvitto
Ett kvitto är ett fysiskt eller elektroniskt dokument som återspeglar det faktiska mottagandet av varorna, som verifierats av kundens mottagande avdelning, jämfört med den specificerade leverantörspaketet som medföljer de levererade produkterna avseende inköpsordern. Det mottagande dokumentet refererar till beställningsnumret, vilket underlättar dokumentmatchning.
En anställd från kundens mottagande avdelning dokumenterar verifieringsprocessen efter rad, med en signatur och mottaget datum och tid.
Mottagandet av varor kan vara leverans av hela inköpsordern eller en delleverans om några produkter beställs för senare leverans eller skickas från en annan plats.
Leverantörsfaktura
En leverantörsfaktura är ett dokument som fakturerar kunden baserat på leveranser från ett refererat inköpsordernummer. Fakturan skickas till kunden vid hel eller delvis leverans av varor från leverantören.
Liksom inköpsorder är fakturor sekventiellt numrerade för intern kontroll, vilket underlättar process för fakturamatchning.
Fakturafält är i huvudsak desamma som raderna i en inköpsorder. Fakturanummer, beställningsdatum, leveransdatum, remitteringsadress, betalningsvillkor som rabatter vid förskottsbetalning, delsumma, moms och totalt belopp som ska betalas ingår i leverantörsfakturan.
En leverantörsfaktura som skickas till kunden behöver inte en leverantörs signatur. Vid trevägsmatchning på konton som ska betalas utan undantag, motsvarar dokumenterat godkännande av fakturan av en auktoriserad godkännare en signatur.
Vill du automatisera 3 Way Match-processen i din organisation? Prova Nanonets™ och få fördelarna med att automatisera Three Way Matching genom en AI-baserad OCR-teknik.
Utvecklingen av 3-vägs matchningsprocessen
Trevägsmatchningsprocessen är en evolution.
Det återspeglar övergången från handskrivna pappersdokument till datoriserade bokföringsprogram för manuell inmatning av datorgenererade pappersdokument till dagens effektiva automatiserade teknologier för att matcha elektroniska leverantörsfakturor till digitaliserade inköpsorder och kvitton.
Med pappersbaserade processer och system blockerar och hanterar ständiga problem chanserna att redovisningen och avdelningen för leverantörsskulder blir effektiva när de utför sina arbetsuppgifter.
Kundförseningar i leverantörsskulder (och redovisning) från pappersbaserad inköpsorder till betalningscykler inkluderar:
- Mottagning och arkivering av separata inköpsorder, kvitton och postade leverantörsfakturor i avdelningen för leverantörsskulder
- Hitta eller begära ersättning för förlorade pappersdokument
- Manuell inmatning av leverantörsfakturor i redovisningssystemet
- Visuell matchning av fakturor med stöddokument om ERP-systemet inte integreras mjukvarubaserad upphandling och mottagningsfunktioner med programvaran för bokföring och leverantörsreskontra
- Godkännande av leverantörsfakturor visuellt
- Förseningar i slutet av räkenskapsårets slut och räkenskapsårets slut vid tillförsel av många fakturor som leverantörskonton som ännu inte registrerats i systemet
- Upplever ständiga avbrott från leverantörer om status för obetalda fakturor.
Kundfel från pappersbaserade dokument inkluderar:
- Fel som härrör från manuell datainmatning
- Godkännande av dubbla fakturor för betalning
- Godkännande av falska fakturor
- Finansiella rapporteringsfel från underskattning av ej bokförda leverantörskonton.
Underutnyttjandet av leverantörskonton beror på en kombination av förseningar i mottagande och matchning av fakturor och korta avstängningsdatum efter månadsslutet.
Ur en leverantörs synvinkel försenas en trevägsmatchning av kunden med den tid som krävs för att leverantören ska granska och godkänna fakturan och skriva ut och posta den (plus postens transporttid).
Kundens avdelningar som är involverade i trevägsmatchning är:
- Köp av
- Mottagande
- Omstridda
- Redovisning (leverantörsskulder)
Köp av tar emot en godkänd inköpsrekvisition, veterinärleverantörer, skapar en godkänd leverantörslista, begär flera offert från potentiella leverantörer, väljer en eller flera lämpliga leverantörer och förbereder och skickar en godkänd inköpsorder till leverantören.
Mottagande verifierar mottagandet av artiklar och upprättar en mottagningsrapport för varor som mottagits från inköpsordern, med hjälp av leverantörspaket och specificerade leveranskvitton.
Auktoriserade godkännare med budgetansvar godkänna matchade fakturor. Godkännandemyndighetsgränser efter arbetsnamn och belopp anges i företagets policy. För större inköp måste en andra godkännare på en högre nivå i organisationen också godkänna fakturan.
När det gäller trevägsmatchning inkluderar anställdas arbetsuppgifter:
- ta emot och hantera handlingarna
- redovisning av transaktioner med leverantörsskulder
- upprättande av rapport om åldersskuld och rapport om kontantutbetalningar, och
- göra batchbetalningar av godkända leverantörsfakturor och betalningskörningar.
Adekvat intern kontrollpraxis separerar uppgifter för redovisning av transaktioner, hantering av kontanter och godkännande av fakturor och betalningar. Redovisningsavdelningen, utanför leverantörsskulder, avstämmer betalningar och leverantörsdagböcker till huvudboken och upprättar finansiella rapporter.
Processförbättringar och effektivitet som uppnåtts över tid för 3-vägsmatchning inkluderar omstrukturering av affärsprocesser (BPR) för att effektivisera manualen dokumentarbetsflöden och hantera dem med datoriserade system.
Pålitlig OCR med AI Data infångning mjukvara och fakturaautomation hanterar trevägsmatchning av fakturor till beställning och kvitton. Denna automatiseringsprocess kan hjälpa ett företag att hålla jämna steg med leverantörsskulder och betalningar arbetsbelastning, öka noggrannheten, minska felaktiga eller bedrägliga betalningar, stänga böcker tidigare och minska relaterade avdelningar arbetskraft och andra administrativa kostnader.
Vill du automatisera 3 Way Match-processen i din organisation? Prova Nanonets™ och få fördelarna med att automatisera Three Way Match genom en AI-baserad OCR-teknik.
Intressenter och deras skyldigheter och förväntningar
I trevägsmatchningsprocessen är intressenterna upphandlingsteam, leverantörer eller leverantörer och ekonomiteam, inklusive leverantörsskulder och redovisning.
Upphandlingsteam
Inköpsteam, även kända som inköpsteam, får godkända inköpsrekvisitioner från en anställd som behöver köpta varor eller tjänster. De spelar en viktig del av skaffa att betala kretslopp i en organisations supply chain management.
Upphandling är ansvarig för att verifiera leverantörer i ett företags leveranskedja och utvärdera deras kapacitet. Upphandling ger företagets kreditavdelning för att utvärdera leverantörernas ekonomiska styrka. Upphandling rangordnar leverantörer och skapar en föredragen och godkänd leverantörslista.
Inköpsavdelningen begär flera bud innan du väljer en leverantör eller leverantör för en väsentlig beställning. Upphandling utfärdar sedan en granskad och godkänd inköpsorder och skickar den till säljaren.
Upphandling bör överväga leverantörens prestanda relaterade till inköpsordern och även bedöma leverantörens ekonomiska styrka innan en annan order görs.
Leverantörer eller leverantörer
Säljare har skyldighet att acceptera eller avvisa inköpsorder. När leverantörer accepterar kundens inköpsorder skapar de ett lagligt avtal att utföra och följer PO-villkoren.
Innan de accepterar en inköpsorder, bör leverantörer köra kreditrapporter om den kunden för att säkerställa att kunden har den ekonomiska styrkan att betala för de beställda produkterna.
Leverantörer matar in inköpsordern i sitt system, vilket utlöser beställning av delar och produkter eller levererar tjänster. Om varorna kräver tillverkning schemalägger leverantören arbetskraft och drar delar på stycklistan för att tillverka produkterna.
För att behålla kunden bör leverantörer sträva efter att leverera leveransdatumet på inköpsordern. De ska informera kunden om leveranser och deras förväntade leveransdatum.
Ibland uppstår dock förseningar av leverantören. Om ett förväntat leveransdatum inte ligger nära leveransdatumet på beställningen, ska leverantören kommunicera eventuella förseningar eller restorder med kunden och få ett avtal.
Leverantörer ansvarar också för testning och kvalitetskontroll. Leverantörer ser till att produkter som levereras till kunden enligt inköpsordern uppfyller specifikationer och förväntade högkvalitativa standarder.
Ekonomiteam
Ekonomiavdelningen utför följande procedurer för att gå in eller fånga leverantörsfakturadata använda OCR, matcha fakturor, få godkännanden, betala leverantörsfakturor, registrera transaktioner, generera rapporter och utfärda finansiella rapporter till intressenter.
Systemåtkomst till inköpsorder och kvitton
Ekonomiteam, inklusive redovisning och leverantörsskulder, registrerar eller får tillgång till inköpsorder i deras bokföringsprogramvara eller företagsomfattande ERP-system (Enterprise Resource Planning).
När den mottagande avdelningen matar in mottagande av rapporter i systemet kan operationsavdelningen, leverantörsskulder och ekonomiteamsmedlemmar få åtkomst till det verifierade kvittot eller dess data.
Leverantörsgruppen registrerar och registrerar leverantörsfakturor
Leverantörsskulder matar in leverantörsfakturor i redovisningssystemet och kodar posterna för att registrera lager, anläggningstillgångar eller utgifter som den andra sidan av bokföring med dubbla poster.
Leverantörsskulder utför trevägsmatchning
Nästa steg är att leverantörskonton ska utföra trevägsmatchningsprocessen, vilket säkerställer att inköpsordern, kvittot och leverantörsfakturan är överens eller att endast de faktiska mottagna varorna hittills betalas för förfallodagen, om möjligt.
Påklagare godkänner eller avvisar fakturor för betalning
När trevägsmatchningsproceduren är klar granskar utsedda godkännare de matchade fakturorna och stödjande dokumenten och godkänner fakturorna för betalning, såvida inget undantag existerar eller transaktionen verkar vara felaktig, dubblett eller bedräglig.
Kontroverser kan inkludera avdelningschefer som ansvarar för utgifterna och den registeransvarige eller finansdirektören (CFO). För enorma utgifter kan verkställande direktören (VD) och styrelsen också behöva godkänna betalningen eller ett kontrakt.
Leverantörsavdelningen betalar fakturor
Vissa företag sträcker betalning av leverantörsfakturor med ett rimligt belopp efter förfallodagen för kassaflödeshanteringsändamål eller om de får problem med kassaflödet. Leverantörer stänger av framtida orderförsändelser till kunden tills de samlar in betalningar om betalning av kundfakturor eller kontosaldo försenas för länge.
Leverantörsskulder gör betalningar till leverantörerna enligt företagets policy om rabatter vid tidig betalning. Om rabatter inte erbjuds av säljaren eller tas av kunden betalar avdelningen för leverantörsskulder hela fakturabeloppet till förfallodagen.
En typisk betalningsperiod för leverantörsskulder är 2/10 netto 30. Säljaren erbjuder två procents rabatt om kunden betalar fakturan inom tio dagar; I annat fall förfaller det totala fakturabeloppet 30 dagar efter fakturadatumet.
Vill du automatisera 3 Way Match-processen i din organisation? Prova Nanonets™ och få fördelarna med att automatisera Three Way Match genom en AI-baserad OCR-teknik.
Leverantörsskulder registrerar betalningar
När leverantörsgruppen gör satsvisa betalningar, eller i vissa fall, gör enstaka fakturabetalningar, minskar redovisningssystemet det resterande beloppet med det totala fakturabeloppet eller en delfakturabetalning.
Bokföringssystemet tillämpar betalning på ett specifikt fakturanummer. När fakturanummer inte är kända kan otillämpliga betalningar inträffa, vilket kräver framtida uppföljning för att städa upp detaljerade åldersgrunder. Redovisning undersöker och korrigerar eventuella fel för debiteringssaldo på leverantörskonton, vilket kan indikera en överbetalning eller ett misstag.
När ett leverantörskontosaldo eller fakturasaldo är noll betraktas det som avvecklat, med transaktionen (erna) slutförda.
Rabatter vid tidig betalning återspeglas inte i bokföringen förrän kunden tar dem när de betalar en faktura till det lägre, rabatterade beloppet.
Leverantörsskulder genererar åldrande rapporter
Leverantörsskulder genererar rapporter om leverantörsskulder, som inkluderar kolumner som anger leverantörsfakturadagar utestående.
Utestående dagar är antalet förfallna dagar som inte betalas sedan fakturadatumet. Åldersuppgifter för leverantörsskulder inkluderar leverantörsnamn, fakturanummer och utestående belopp, med totala bruttobetalningar till säljaren. Kolumner är aktuella, 30 dagar, 60 dagar och 90 dagar, med summor efter kolumnens datumintervall och totalsumma.
Bokföring avstämmer med huvudboken och övervakar leverantörsskulder
Redovisning avstämmer leverantörsdagboken med huvudboken minst en gång i månaden och granskar åldrandet för leverantörsbetalningar för leverantörsbetalningsstatus.
Ekonomi genomför finansiell planering och analys (FP&A) och kontanthantering
Ekonomi granskar också leverantörsskuld åldrande och utarbetar statistik inklusive leverantörsskulder för att hantera kassaflöde och granska affärsresultat. Ekonomi förutsäger också kontantbehov. Åtkomst till finansiella rapporter i realtid och kompletta och aktuella rapporter om åldrande betalningar är avgörande för ekonomisk förvaltning.
Ekonomi förbereder årliga budgetar och prognoser med hjälp av försäljningsprognoser och utgiftskrav som lämnas av intäkts- och kostnadschefer inom avdelningar som ansvarar för att kontrollera utgifterna. Försäljningsprognoser kan byggas från kundkontaktnivån, från försäljningsnivå eller kontoansvarig.
Redovisning upprättar finansiella rapporter som CFO, VD och styrelse granskar
Redovisningsavdelningen upprättar månads- och bokslutskommuniké. De detaljerade finansiella rapporterna inkluderar faktiska kontra budgeterade avvikelserapporter per kodad bokföringspost.
Detaljerade finansiella rapporter sammanfattas och göras tillgängliga eller rapporteras till utsedd intern ledning, styrelsen och externa intressenter inklusive banker, aktieägare och Securities and Exchange Commission (SEC) för börsnoterade företag.
Smärtpunkter i den manuella processen
Pappersbaserade dokument orsakar de mest smärtsamma punkterna i 3-vägs matchningsprocessen.
Smärtpunkter i trevägsmatchningsprocessen inkluderar:
- Hanteringsvariationer
- Engångsscenarier
- Duplicera fakturor utan stödjande dokument som matchar
- Bedrägliga fakturor
- Försenade fakturagodkännanden
- Flera betalningsstatusförfrågningar från leverantörer.
En variation uppstår när rader, kvantiteter, utökade belopp eller totala belopp på en leverantörsfaktura inte matchar inköpsordern eller mottagandet av varor eller tjänster. Transaktionen kommer att flaggas som ett undantag. Leverantörsskulder måste lösa dessa typer av återkommande problem.
I ett pappersbaserat system som använder alfabetiserade dokumentfiler kan pappersdokument felformuleras, vilket leder till förseningar och saknas stödjande dokument för trevägsmatchning av fakturor.
Ett engångsscenario är en engångshändelse snarare än en repetitiv fråga eller händelse. Om en anställd på leverantörsskulder stöter på ett engångsmatchningsfel måste de undersöka problemet för att lösa det. Upplösningen tar extra tid jämfört med en upprepad fråga.
Som ett engångsexempel, om leverantören fakturerar fel produkt, måste leverantörsskulder begära en korrigerad faktura för att slutföra matchningen. Att vänta på att få en korrigerad eller ersättningsfaktura eller ett kvitto från leverantören fördröjer fakturagodkännande och betalning och minskar produktiviteten.
Dubblettfakturor har inte nödvändiga stödjande dokument, som redan har matchats med den ursprungliga fakturan. Om systemet fungerar korrekt kommer den dubbla fakturan att märkas, flaggas som ett undantag och godkänns inte för betalning.
Vissa bedrägliga företag kan fakturera verksamheten för obeställda kontorsmateriel eller andra produkter eller tjänster som inte levererats. Utan styrkande dokument som matchar transaktionen bör ett undantag förekomma för att förhindra betalning.
Om förvaltnings- eller verkställande godkännare inte godkänner matchade fakturor snabbt måste leverantörsskulder följa upp tills godkännandet sker. Pappersfakturor och styrkande dokument kan gå förlorade någonstans i ett svart hål i företaget, vilket kräver att ersättningsdokument erhålls innan betalning.
Med pappersbaserad trevägsmatchning av fakturor med stödjande dokument kan godkännandefördröjningar bero på fördröjning, tunga arbetsbelastningar, lösa frågor med beställaren och affärsresor.
När långa förseningar uppstår i fakturabetalningen på grund av undantag i trevägsmatchningsprocessen (eller andra orsaker), kommer leverantörsreskontrateamet att bli frustrerade av ständiga avbrott från leverantörer som begär betalningsstatus. De kan missa deadlines eller behöva övertid för att utföra arbetsuppgifter. Arbetstiden och kostnaderna blir högre.
Vill du automatisera 3 Way Match-processen i din organisation? Prova Nanonets™ och få fördelarna med att automatisera Three Way Matching genom en AI-baserad OCR-teknik.
Nuvarande tillstånd för trevägsmatchningsprocessen
Företag använder snabbt AI och OCR för datafångst och integrerar det med ERP, innehållstjänster eller bokföringsprogramvara och programvara för robotprocessautomatisering (RPA). OCR hjälper dem att utföra trevägsmatchning (och andra rutinmässiga bearbetningsuppgifter). Vi nämner exempel på företag som använder avancerade OCR-system för att uppnå betydande effektivitetsvinster och konkurrensfördelar.
Användning av AI och OCR i trevägsmatchning av fakturor
Med hjälp av bästa praxis använder företag nu optisk teckenigenkänning (OCR) skanning, artificiell intelligens (AI) och teknik för djupinlärning för digitalisering och trevägsmatchning. OCR kan integreras med programvara för robotic process automation (RPA).
Nanonets tillhandahåller en ledande automatiserad plattform för exakt registrering och elektronisk behandling av inköpsorder, kvitto och fakturadokument som behövs för trevägsmatchning av fakturor.
Företag kan fånga ostrukturerad data i begärda fält och lägga till nya fält. Maskininlärning gör att systemet blir mer exakt eftersom det får erfarenhet av tidigare dokumentdatafångst och omskolning. Förutom att använda OCR-registrering för trevägsmatchningsprocessen, möjliggör de bästa systemen att ladda upp elektroniska fakturor som tas emot via e-post eller andra leveransmetoder online.
Robusta OCR- och AI / ML-system för datafångst, som Nanonets, inkluderar integrationer med annan programvara. Integrationen inkluderar att använda Zapier för att importera data från din e-post, inkorg, Dropbox, Box eller annan källa.
Integrering med din ERP-programvara och lagerhanteringssystem (WMS) underlättar trevägsdokumentmatchning. OCR-system, som Nanonets, integreras också med CRM-system som Salesforce.
För fakturautomatisering, AI-driven OCR-programvara fångar leverantören fakturauppgifter och matar in den i leverantörsreskontramodulen i ett affärssystem. Fakturaautomation matchar leverantörsfakturor till inköpsorder och kvitton för trevägsmatchning.
Användare kan välja att sömlöst integrera med RPA-plattformar (Robotic Process Automation) som UiPath för att automatisera trevägsmatchning med hjälp av bots. Nanonets kombineras med ditt val av flera RPA-plattformar.
Förutom att integrera med annan programvara kan användare fråga OCR-modellen efter träning eller med en förutbildad Nanonets-modell.
Om användarna anger indikatorer för ett bedrägligt dokument kan Nanonets OCR upptäcka och flagga falska fakturor för att förhindra betalning av dessa fakturor för att lindra smärtpunkten för bedrägliga fakturor.
Tekniska framsteg inom OCR inkluderar användning av datorvision, arbete med ostrukturerade dokument och tillämpning av djupinlärningsalgoritmer och naturlig språkbehandling (NLP).
Enligt en 2020 rapport medförfattare av Deloitte Digital (UK) och UiPath som citerar en Everest-undersökning från 2019:
”Många organisationer ägnar mer ekonomiska och mänskliga resurser för att distribuera intelligenta dokumentbehandlingsfunktioner. Framgång för framåtblickande organisationer driver förtroendet för en marknad som förväntas växa 70-80% under de kommande två åren till 1.1 miljarder US-dollar. ”
Affärsledare som använder tekniska framsteg för trevägsmatchning
De stora globala bokföringsföretagen är stora anhängare av fakturautomation med OCR med artificiell intelligens och maskininlärning, plus robotiserad processautomation. Som ett exempel är Deloitte en Nanonets-kund som regelbundet rapporterar om fördelarna med ett automatiskt fakturamatchningssystem som effektiviserar leverantörsarbetsflöden, vilket minskar arbetstiden och kostnaderna.
Cummins, P&G och Sherman Williams är Fortune 500 industriföretag som använder Nanonets för att utföra OCR-relaterade uppgifter. DoorDash använder också Nanonets. Och stora försäkringsfordringsföretag använder Nanonets.
Försäkringsanspråk processorer drar stor nytta av att använda Nanonets OCR-lösningar för att digitalisera data från fakturor och kvitton, som beskrivs i denna fallstudie.
Förutom dessa stora företag får små och medelstora företag effektivitet genom att implementera Nanonets OCR-lösningar för leverantörsskulder.
I en fallstudie, ett multistatsläge, flera platser, små och medelstora företag smyckenhandlare fördelar med att använda Nanonets för att förbättra sina funktioner utöver de som tillhandahålls av QuickBooks ensam. I ett vittnesmål från Nanonets säger Happy Jewelers: "Våra anställda känner sig nu mer produktiva och glada eftersom det mesta av kontorsarbetet nu är borta från deras liv."
Automationsprocessen
OCR / AI-automatiseringsprocessen kan effektivt hantera ett brett spektrum av affärsmål, inklusive verifiering av lånedokument för finansinstitut, identifiering av olämpliga inlägg på sociala medier med hjälp av datorbearbetning och fakturabehandling, inklusive trevägsmatchning. I den här bloggartikeln fokuserar vi på trevägs matchningsanvändningsfall.
Automatiseringsprocessen börjar med avancerad OCR-programvara, som Nanonets, som använder artificiell intelligens, maskininlärning och datorsynsteknik för att förbättra noggrannheten och förbättra dess kapacitet.
Hur det fungerar…
Nanonets accepterar onlinefakturor, inköpsorder och mottagare från flera av dina onlinekällor. Nanonets ger också betydande värde genom att fånga in data från pappersdokument, inklusive svåra att läsa handskrivna, med hög noggrannhet. Inte alla AI-drivna OCR-system erbjuder exakta handskrivna dokumentfunktioner som Nanonets.
När Nanonets samlar in dokumentdata och mappar dem till fält, kan Nanonets utföra efterbearbetning genom att tillämpa sina AI- och maskininlärningsmöjligheter. Under och efter insamling av fakturadata, kan ändringar göras i Nanonets. Till exempel kan fältdataformat standardiseras för dokument som tas emot från olika leverantörer.
Användare kan träna och träna om modellen med en Nanonets maskininlärningsalgoritm med hjälp av ett urval av data med etiketter eller välj en förutbildad Nanonets-modell. Omskolning och upprepad användning av en modell förbättrar noggrannheten i OCR-detektering (och andra användningsområden som bildklassificering och objektdetektering).
Som referenspunkt anser Nanonets support att det vanligtvis tar två till åtta timmar att träna en modell. Om det tar längre tid att träna din modell, överväga att uppgradera din Nanonets programplan.
Nanonets beskriver hur användarna är bygga anpassade Deep Learning-baserade OCR-modeller i en detaljerad guide.
Nanonets tillhandahåller API-gränssnitt och kod. Nanonets exporterar data på datorspråket du föredrar framför ditt val av appar.
Nanonets kan integreras direkt med programvara som ett företagsomfattande ERP-system eller QuickBooks (eller en konkurrent) bokföringsprogramvara och ett lagerhanteringssystem via en API-anslutning.
Nanonets har en valfri API-integration med robotar för processautomatisering (RPA) för att genomföra RPA-baserad automatiserad fakturabehandling och trevägsmatchning med stödjande dokument.
Nanonets säkerhet inkluderar en Policy för utveckling av programvaruutveckling för sina användare, anställda och tredjepartsentreprenörer. Nanonets programvarupolicy behandlar kryptering, standarder och övergripande GDPR-efterlevnad för integritet för EU-baserade invånare som använder programvaran.
Prissättningsalternativ
Nanonets erbjuder månadsvis, per SaaS-modell prissättning planer (plus användningskostnader) på olika nivåer för varje typ av programvarumodell, inklusive Starter, Pro och Enterprise. Den kostnadsfria startplanen har begränsade funktioner och erbjuds som en test-plattform. Nanonets-modeller som erbjuds inkluderar anpassad modell, kvitton, fakturor, körkort och pass.
Enterprise-planen erbjuder fler funktioner, inklusive en dedikerad kontoansvarig, personlig 1-1-teamutbildning och en högre säkerhets- och kontrollnivå. Begär en anpassad offert från Nanonets försäljning för Enterprise.
Kontroll och support
Användare av Nanonets-programvara kan komma åt användningsstatistik för deras antal behandlade dokument, antal fält som behandlats och kostnader som uppstått under en faktureringscykel. Denna åtkomst tillåter användare att få åtkomst till statusinformation och kontrollera användarkostnader.
För kundsupport tillhandahåller Nanonets en sökbar kunskapsbas i sin online Hjälpcenter som inkluderar a Komma igång och dokumentation efter ämne för självutbildning.
Nanonets tillhandahåller också korta videohandledning, inklusive Hur man bygger en OCR-modell med Nanonets.
Vill du automatisera 3 Way Match-processen i din organisation? Prova Nanonets™ och få fördelarna med att automatisera Three Way Match genom en AI-baserad OCR-teknik.
Fördelar med att automatisera processen
Fördelarna med att automatisera trevägsmatchningsprocessen inkluderar:
- Revisionsberedskap
- Felreduktion i redovisningen
- Bedrägeribekämpning
- Sömlös synkronisering
- Man timme besparingar
Företag och deras revisorer går från ineffektiva och ineffektiva manuella processer till redovisning och granskningsprogramvara med digitaliserade processer med OCR, AI, automatiserade bots och datavisualiseringsverktyg med affärsinformation för analys av resultat och mönster.
Genom att använda exakt, automatiserad trevägsmatchning av fakturor, inköpsorder och mottagare minskas risken för fel och bedrägerier när användare ger specifika instruktioner för upptäckt av bedrägerier.
Revisionsprogramvara kan sömlöst synkroniseras med ett ERP-system som redan är integrerat med AI-driven OCR-datafångst.
Redovisning av interna kontroller och tillförlitlighet för finansiella rapporter minskar omfattningen av ytterligare revisionsåtgärder som behövs. Effektiv och rimligt aktuell behandling, godkännande och betalning av leverantörsfakturor gör bokslutet mer tillförlitligt.
Tidsbesparingar är stora, vilket ger mer tid för anställda att uppfylla revisionsförfrågningar. Modern, digitaliserad granskningsprogramvara med AI-teknik kan minska behovet av att begära en del av informationen från klienter. Redovisning och leverantörsskulder kan slutföra alla revisionsförfrågningar i tid eller tid, så att revisorerna inte upplever förseningar på grund av väntetid, vilket ökar revisionsavgifterna.
Och tidsbesparingar resulterar i minskade arbetskraft och anställningsbehov, vilket minskar företagskostnaderna.
Pålitlig OCR med AI datainsamlingsprogramvara och fakturautomation hanterar trevägsmatchning av fakturor till inköpsorder och kvitton. Den här automatiseringsprocessen kan hjälpa ett företag att hålla jämna steg med leverantörskonton och arbetsbelastningar, öka noggrannheten, minska felaktiga eller bedrägliga betalningar, stänga böckerna tidigare och sänka relaterade avdelningskostnader och andra administrativa kostnader.
Slutsats
Den här artikeln ger en djupgående guide till trevägsmatchning av fakturor. Automation förbättrar trevägsmatchningsprocessen inom ekonomi genom att öka effektiviteten och minska risken för fel från manuell datainmatning. Nanonets tillhandahåller en toppmodern, AI-driven OCR-programvarulösning för att implementera trevägsmatchningsprocessen.
- &
- 2019
- 2020
- Om oss
- tillgång
- åtkomst
- Enligt
- Konto
- Redovisning
- exakt
- Annat
- adress
- adresser
- avancerat
- framsteg
- Fördel
- fördelar
- Avtal
- AI
- AIDS
- algoritm
- algoritmer
- Alla
- redan
- mängd
- mängder
- analys
- årsringar
- Annan
- api
- Tillämpa
- godkänna
- appar
- Konst
- Artikeln
- konstgjord
- artificiell intelligens
- Konstgjord intelligens (AI)
- Konstgjord intelligens och maskininlärning
- Tillgångar
- revision
- myndighet
- automatisera
- Automatiserad
- automatisera
- Automation
- bakgrund
- Banker
- grund
- blir
- passande
- tror
- fördel
- Fördelarna
- BÄST
- bästa praxis
- Bortom
- Bill
- fakturering
- Miljarder
- Sedlar
- Svart
- Blockera
- Blogg
- ombord
- styrelse
- Böcker
- gränsen
- botar
- Box
- SLUTRESULTAT
- företag
- business intelligence
- företag
- kapacitet
- fånga
- fångar
- fallstudie
- fall
- Kontanter
- kassaflöde
- Orsak
- Orsakerna
- VD
- kedja
- chanser
- chef
- verkställande direktör
- hävdar
- klassificering
- klienter
- stängning
- koda
- samla
- Kolumn
- kombination
- provision
- Gemensam
- Företag
- företag
- jämfört
- konkurrenskraftig
- Efterlevnad
- dator
- datorgenererad
- förtroende
- anslutning
- kontakta
- kontrakt
- Företag
- kontroll
- styrenhet
- Kostar
- skapa
- skapar
- kredit
- CRM
- Aktuella
- Nuvarande tillstånd
- beställnings
- kund
- Helpdesk
- datum
- Datum
- dedicerad
- fördröja
- fördröjningar
- levereras
- Leveranser
- leverera
- leverans
- deloitte
- distribuera
- beskriven
- detaljerad
- detaljer
- Detektering
- Utveckling
- olika
- digital
- digitalisering
- Digitalisera
- direkt
- Direktörer
- utbetalningar
- Rabatt
- dokument
- drivande
- dropbox
- under
- Tidig
- effektivitet
- effektiv
- effektivt
- anställda
- möjliggöra
- kryptering
- säkerställa
- ange
- Företag
- Går in
- väsentlig
- utvärdera
- händelse
- Utvecklingen
- exempel
- exempel
- utbyta
- verkställande
- förväntat
- kostnader
- erfarenhet
- Funktioner
- avgifter
- Fält
- finansiering
- finansiella
- Finansiella institut
- flöda
- Fokus
- följer
- efter
- formen
- framåtblickande
- bedrägeri
- Fri
- full
- funktionalitet
- framtida
- GDPR
- Allmänt
- generera
- Välgörenhet
- Målet
- god
- varor
- Väx
- styra
- hantera
- Arbetsmiljö
- lyckligt
- hjälpa
- hjälper
- Hög
- hög kvalitet
- högre
- Anställa
- Hur ser din drömresa ut
- HTTPS
- stor
- humant
- Human Resources
- identifiera
- bild
- genomföra
- förbättra
- innefattar
- ingår
- innefattar
- Inklusive
- Öka
- ökande
- industriell
- informationen
- institutioner
- försäkring
- integrera
- integrerade
- integrering
- Intelligens
- Intelligent
- avser
- Gränssnitt
- lager
- undersöka
- involverade
- fråga
- problem
- IT
- Jobb
- tidskriften
- kunskap
- känd
- Etiketter
- arbetskraft
- språk
- Large
- större
- ledare
- ledande
- inlärning
- Ledger
- Adress
- Nivå
- Licens
- Begränsad
- linje
- Lista
- läge
- logotyp
- Lång
- Maskinen
- maskininlärning
- gjord
- större
- GÖR
- Framställning
- hantera
- ledning
- chef
- chefer
- manuell
- manuellt
- Produktion
- kartläggning
- marknad
- Match
- matchande
- material
- Media
- Medlemmar
- metoder
- modell
- modeller
- mer
- mest
- rörliga
- multipel
- Natural
- nödvändigt för
- netto
- antal
- nummer
- erhållna
- erbjudanden
- erbjuds
- Erbjudanden
- Officer
- nätet
- Verksamhet
- beställa
- ordrar
- organisationer
- organisation
- Övriga
- annat
- betalas
- Smärta
- Papper
- del
- Betala
- betalning
- betalningar
- procent
- prestanda
- utför
- fysisk
- placering
- planering
- plattform
- Plattformar
- Spela
- Punkt
- poäng
- policy
- möjlig
- potentiell
- prissättning
- privatpolicy
- Pro
- Problem
- problem
- process
- Processautomation
- processer
- bearbetning
- Produkt
- produktivitet
- Produkter
- Vinst
- utsprång
- ge
- ger
- inköp
- köpt
- inköp
- inköp
- syfte
- kvalitet
- område
- realtid
- rimlig
- motta
- mottagna
- post
- register
- minska
- reducerande
- relation
- pålitlig
- Remittering
- rapport
- Rapport
- begära
- förfrågningar
- kräver
- Obligatorisk
- Krav
- resurs
- Resurser
- ansvaret
- ansvarig
- Resultat
- intäkter
- översyn
- Omdömen
- Risk
- Robot processautomation
- rpa
- Körning
- försäljning
- scanning
- sömlöst
- SEC
- Värdepapper
- säkerhet och utbytesprovision
- säkerhet
- Tjänster
- skifta
- Frakt & Leverans
- Kort
- signifikant
- eftersom
- Small
- So
- Social hållbarhet
- sociala medier
- Mjukvara
- Mjukvarulösning
- fast
- lösning
- Lösningar
- LÖSA
- några
- specifikationer
- fart
- Spendera
- standard
- standarder
- igång
- Ange
- anges
- .
- uttalanden
- Stater
- statistik
- statistik
- status
- hållfasthet
- strävar
- Läsa på
- lämnats
- väsentlig
- framgång
- leverantörer
- leverera
- leveranskedjan
- supply chain management
- stödja
- Stödjande
- Undersökning
- system
- System
- tar
- uppgifter
- skatt
- grupp
- tech
- Tekniken
- Teknologi
- Testning
- tredje part
- Genom
- tid
- Titel
- verktyg
- handla
- Utbildning
- transaktion
- Transaktioner
- färdas
- självstudiekurser
- typer
- förstå
- användning
- användare
- vanligen
- värde
- olika
- försäljare
- Verifiering
- Video
- syn
- visualisering
- avgörande
- Vad
- inom
- utan
- Arbete
- arbetssätt
- fungerar
- inom hela sverige
- år
- noll-