Prednosti 24/7 podpore za stranke in kako to doseči (sponzorirano)

V današnjem svetu stranke pričakujejo dostop do podpore strankam na zahtevo. Za mnoga podjetja je to pomenilo zanašanje na mrežo klicnih centrov in njeno financiranje, ki delujejo čez noč.

Podpora 24/7 je velika naložba – vredna, a draga. Podjetja morajo najeti in usposobiti predstavnike podpore, kar zahteva vnaprejšnjo finančno naložbo, preden lahko izkusijo prednosti XNUMX-urne podpore strankam.

Ampak, ni nujno, da je tako. Z vzpostavljenimi tehnologijami VoIP lahko podjetja ponudijo različne ravni avtomatizirane podpore strankam in infrastrukture. To zmanjša obremenitev služb za pomoč strankam, ki jih poganjajo ljudje, in pomaga podjetjem prihraniti pri začetnih stroških.

Zadarma je globalno vodilno podjetje pri zagotavljanju 24/7 VoIP rešitev, priljubljenih zaradi virtualne centrale in PBX ponudbe. Te inteligentne rešitve VoIP, ki vključujejo virtualne centrale in virtualne receptorje, so odgovorne za vzpostavitev različnih mehanizmov in scenarijev klicev, ki vam lahko pomagajo zmanjšati izgubo možnih strank, optimizirati čas storitve za stranke in na koncu izboljšati raven zadovoljstva strank. 

Kaj je 24/7 storitev za stranke?

24/7 podpora strankam pomeni, da lahko vaše stranke dobijo pomoč in najdejo odgovore na vprašanja na zahtevo, ne glede na uro dneva ali časovni pas.

Ponudba storitev za stranke 24/7 za večino podjetij različnih velikosti pogosto preprosto ni izvedljiva. Vendar pa se morajo vodje podjetij brez vedno aktivnega osebja za pomoč strankam sprijazniti s tem, da izgubijo vse klice izven delovnega časa in prodajne priložnosti.

Tukaj nastopi lepota virtualnih central, ki jih poganja VoIP.

Navidezna centrala vam omogoča upravljanje klicev in uporabnikov v realnem času iz enega vmesnika, ki je preprost za uporabo. Z navidezno centralo lahko preusmerjate klice, jih parkirate in prevzemate, predvsem pa lahko nastavite klicne rešitve za storitve za stranke izven delovnega časa. Virtualne centrale ponujajo številne možnosti, ki lahko pomagajo ohranjati stalno prisotnost. Ko preiskujete, kateri VoIP partnerji so najbolj primerni za vaše poslovne potrebe, je pomembno oceniti ceno, rešitev in enostavnost nastavitve kot glavne dejavnike, ki vplivajo na vašo izbiro. 

Kako konfigurirate scenarije klicev?

Konfiguriranje klicnih scenarijev je prvi korak, ki ga morate upoštevati pri nastavljanju virtualne centrale. Razmislite o tem, na katero destinacijo naj prispe vsak klic glede na čas. To je nekaj, kar je treba upoštevati na papirju in nato prenesti v konfiguracijo virtualne centrale Zadarne.

Nekatere rešitve VoIP je zapleteno nastaviti in za podporo boste potrebovali člana ekipe IT. Vendar pa je Zadarmina rešitev za konfiguracijo klicev preprosta in ustvarjena s preprostimi koraki, z metodo povleci in spusti za konfiguracijo vsakega koraka klica na zelo intuitiven način.

Moč vizualnega urejevalnika virtualne centrale

Ko nastavite navidezno centralo, morate vzpostaviti glasovni meni, ki omogoča dosegljivost vsakega agenta ali oddelka, če je povezan, ali, če ni, konča v glasovnem predalu, kjer lahko uporabnik ali stranka pusti sporočilo. 

Ta postopek naj traja le nekaj minut. Zdaj imate organizirane vse možne scenarije klicev in različne poti klicev, ki jim morajo vaši uporabniki slediti, da dosežejo hitro pozornost stranke ali, v primeru izven delovnega časa, registrirajo svojo zahtevo za povratni klic.

Kako rešiti poslovne klice?

Od 9 do 5 je vaša ekipa za pomoč strankam na voljo za hitro sprejemanje klicev, kar skrajša čakalne dobe za klic. Izven delovnega časa, ko vaša dnevna ekipa ne dela, se lahko zdi, da je vaša služba za pomoč strankam zaprta, na voljo pa je le preprosta glasovna pošta.

Toda kaj storiti, ko se sporočila naberejo v predalu za klice?

Pogosto se zdi, da ni druge možnosti, kot da jih pregledamo najprej zjutraj, da ustrezno upoštevamo zahteve. Nekateri ponudniki VoIP ponujajo prepisovanje klicev in ko imate aktivirano možnost prepisovanja, boste ob vsakem klicu, registriranem v CRM, imeli funkcijo, ki vam omogoča poslušanje zvoka vsakega klica ali, kar je še bolj zanimivo, branje prepisa so rekli, tudi izven delovnega časa.

Kaj pa prepisi klicev CRM?

Ponudniki VoIP se razlikujejo po zmogljivosti prepisa, pri čemer se nekateri ponudniki integrirajo z vašim CRM. Ta funkcija mora vsakemu klicu dodeliti oznako (pritožba, prodaja, zahteva itd.) znotraj funkcije CRM. To je poleg tega, da vidite vir izvora klica. S tema dvema podatkoma lahko vodja prodaje ali storitev za stranke v nekaj minutah naroči in razdeli klice po svoji celotni ekipi. Vodje lahko obravnavajo številne zahteve in sinhronizirajo opravila, ki so bila registrirana iz klicev, opravljenih izven delovnega časa.

Prednosti 24/7 podpore strankam z VoIP telefonsko rešitvijo

1. Udobje in stroški – Največja prednost ponudbe podpore 24/7 je, da svojim strankam zagotovite bolj priročno storitev. V svetu, ki je vedno na voljo, zagotavljanje vedno na voljo podpore pomeni, da vaša storitev izpolnjuje pričakovanja strank in da vas lahko kontaktirajo, kadar koli vas potrebujejo. Z uvedbo rešitev za VoIP telefone, kot so virtualne centrale in posredovanje, lahko prihranite ogromne naložbe. Lahko se izognete plačilu in upravljate nočne ekipe za pomoč strankam, da delajo vso noč v stanju pripravljenosti.
   
2. Hitrejši odziv – Z vzpostavljeno rešitvijo podpore 24 ur na dan, vse dni v tednu, lahko vaše podjetje ostane na vrhu svoje čakalne vrste podpore, ki zagotavlja enakomernejši pretok dohodnih poizvedb, namesto intenzivnih dohodnih klicev med omejenim delovnim časom za stranke od 7 do 9. Posledično lahko zagotovite hitrejše odzive in rešitve.
   
3. Globalni doseg – Ko ponudite rešitev za podporo strankam 24/7, takoj povabite več strank v širših časovnih pasovih k dostopu do vaših storitev. Če med tednom ponujate samo linije za podporo od 9 do 5, bodo mednarodne stranke na različnih trgih težko vzpostavile stik z vašo ekipo za podporo in je večja verjetnost, da bodo opustili vašo blagovno znamko. Uporaba komunikacijskih tehnologij VoIP odpira priložnost za storitve za stranke 24/7. Podjetje lahko doseže 24-urno storitev tako, da razporedi delovno silo po časovnih pasovih ali zagotovi procese avtomatizacije VoIP, da se prilagodi vsem časovnim pasom. To bo zagotovilo, da bo vedno na voljo možnost obravnavanja klicev ne glede na uro dneva.
   
4. Usklajevanje s pričakovanji in potrebami strank – Današnja povprečna stranka pričakuje visoko stopnjo podpore s strani najbolj verodostojnih podjetij in v idealnem primeru na nek način dosegljiva 24 ur na dan. Kupci so tudi vedno bolj nestrpni glede tega, da bi dobili, kar hočejo, ko to hočejo. Telefoni VoIP podjetju omogočajo, da podporo strankam oddajo povsod po svetu. Ne glede na to, ali je ekipa v kontaktnem centru ali deluje na daljavo od doma, lahko stranka pokliče lokalno številko in se poveže s članom ekipe, kjer koli je.
   
5. Preusmeritev klicev zagotavlja, da noben klic ne ostane neodgovorjen – Da bi se izognili neodgovorjenim klicem, lahko telefonske sisteme VoIP nastavite za posredovanje klicev zunanjim agencijam, kar podjetjem omogoča, da delo porazdelijo po vsem svetu. VoIP telefone je mogoče programirati tako, da stranki ponudijo povratni klic med izpadom ali izven delovnega časa. To zmanjša zmogljivost doseganja glasovne pošte, kar je za stranke in člane ekipe zamudno. Z zmožnostjo avtomatiziranega posredovanja klicev drugim zaposlenim lahko stranka hitro doseže določenega predstavnika in prejme podporo. Skrajšanje čakalnih dob prispeva k zmanjšanju števila strank, ki se ne vrnejo (stranke, ki preprosto opustijo poskus priti skozi ali so na čakanju za daljša obdobja).
   
6. Izboljšano upravljanje klicev – Z VoIP imate prednost snemanja klicev. Vodja lahko pregleda klic z zaposlenim in poda predloge za izboljšave. Posnetek klica ali prepis lahko prav tako postane del dokumentacije za usposabljanje, če se je član ekipe izkazal posebej dobro. Ponuja rešitev VoIP 24/7, ki vam omogoča dostop do različnih podatkovnih točk za spremljanje trajanja klica in pretoka klica. Obvestila se lahko pošljejo upravitelju, ko se glasnost klicev poveča v času največje klice. Te informacije lahko vodji pomagajo oceniti kadrovske zahteve in kdaj so določene ure največje obremenitve, da se obvesti, kdaj imeti na voljo več članov ekipe, osredotočenih na ljudi. Vodje potrebujejo prava orodja za izboljšanje procesov in merjenje učinkovitosti vašega pristopa k storitvam za stranke 24/7.
   
7. Integracija z vašim CRM – Druga standardna funkcija VoIP je ID klicatelja. Integracija s CRM lahko dodatno izboljša ID klicatelja s celotno zgodovino stranke, vključno s podatki o naročilu in vsemi nedavnimi težavami. Klicanje stranke po imenu lahko poveča odnos med strankami in zgradi zaupanje. Nekateri ponudniki bodo ponudili 'oznake CRM' kot del svoje integracije VoIP-CRM. To vam zagotavlja centraliziran pogled na to, kako dolgo trajajo klici, na primer za obravnavanje pritožbe glede klica, v primerjavi s trajanjem, potrebnim za zaključek prodajnega klica. Prav tako je mogoče preučiti, katere pritožbe prihajajo iz posameznega kraja, da ugotovite, ali na primer obstajajo težave s pošiljkami na določeno območje. To sta dva primera od stotin prednosti funkcij VoIP-CRM, ki jih je mogoče omeniti, in vse se začnejo pri nečem tako preprostem, kot so oznake CRM. Povezovanje podatkov o klicih s podatki vašega profila stranke CRM lahko avtomatizirate. Dostop do strankine zgodovine lahko ekipi za podporo pomaga, da hitro posreduje klice pravi osebi.
   
8. Izboljšana učinkovitosti – Priklic informacij za stranko je hiter postopek, če obstajajo povezave med telefonskim sistemom in CRM. Dostop do zapiskov strank lahko prekine nadležen cikel posredovanja osebi za osebo in ponavljanja istih informacij znova in znova.
   

Uvedba podpore 24/7 lahko tudi spodbudi podjetja, da sprejmejo nove tehnologije za izboljšanje učinkovitosti svoje podporne skupine. Ko podjetja prvič začnejo ponujati raven 24-urne podpore, iščejo orodja in tehnologijo, ki bi jim pomagala povečati produktivnost njihove ekipe in privabiti nove člane ekipe. To lahko pomeni uvedbo samodejnega usmerjanja klicev ali uvedbo samodejnih odgovorov po e-pošti, kar vse lahko uporabljajo druge ekipe v vašem podjetju, ko vidijo prednosti, ki jih prinaša vaši skupini za podporo. 

Navidezna centrala je bistvena za optimizacijo vsake storitve za stranke, ki želi izboljšati svoje delovanje.

VoIP telefoni, povezani z virtualnimi centralami, zagotavljajo avtomatizacijo. To je lahko ključnega pomena pri zagotavljanju ravni podpore strankam 24 ur na dan, 7 dni v tednu, da bi izpolnili zahteve in pričakovanja strank. Avtomatizacija ponavljajočih se, a zamudnih nalog sprosti vašo ekipo za podporo, da se loti bolj zapletenih nalog. Ko se širite tako, da nudite stalno podporo za stranke, ne mislite, da bi morali ponuditi XNUMX-urno službo za pomoč uporabnikom, po vseh komunikacijskih kanalih hkrati. Osredotočite se na kanale, kjer stranke pričakujejo odgovor od vas čim prej, tako da boste s svojo storitvijo izpolnili njihova pričakovanja. 

Zadarma je globalno vodilno podjetje pri zagotavljanju 24/7 VoIP rešitev, priljubljenih zaradi virtualne centrale in PBX ponudbe. Zadarma ponuja hitro in enostavno integracijo z drugimi tehnološkimi in IT orodji. Lahko se poveže s CRM in komunikacijskimi ali delovnimi aplikacijami. Avtomatizirate lahko scenarije klicev za storitve za stranke izven delovnega časa in vnesete naloge, da preprečite izgubo časa, klicem dodate oznake ali nastavite usmerjanje klicev. Virtualna centrala je preprost način za povečanje produktivnosti, izboljšanje uporabniške izkušnje tudi izven delovnega časa.

Oglejte si njihove rešitve še danes!

• Distribucija vsebine in PR s pomočjo SEO. Okrepite se še danes.
• PlatoAiStream. Podatkovna inteligenca Web3. Razširjeno znanje. Dostopite tukaj.
• Kovanje prihodnosti z Adryenn Ashley. Dostopite tukaj.
• vir: https://www.eu-startups.com/2023/04/the-benefit-of-24-7-customer-service-support-and-how-to-achieve-it-sponsored/