Эффективное управление процессами кредиторской задолженности имеет решающее значение для любой организации, влияя на денежные потоки, отношения с поставщиками и общие финансовые показатели. Одним из важных аспектов кредиторской задолженности является обработка счетов-фактур. Традиционно обработка счетов вручную была трудоемкой и ресурсоемкой задачей, что приводило к высоким затратам на обработку счетов.
Однако с появлением технологий автоматизации у предприятий появилась возможность упорядочить и оптимизировать процессы обработки кредиторской задолженности, значительно снизив затраты на обработку счетов.
В этом посте мы рассмотрим, как автоматизация может улучшить стоимость вашей кредиторской задолженности в расчете на счет, что позволит вам повысить эффективность, уменьшить количество ошибок и добиться экономии.
Сколько стоит обработка счета?
Стоимость обработки счета-фактуры включает в себя различные факторы, включая рабочую силу, технологии, инфраструктуру, выверкаИ многое другое.
Ручная обработка счетов включает в себя несколько ручных точек взаимодействия, таких как ввод данных, проверка, маршрутизация утверждений и обработка платежей. Эти задачи могут занимать много времени и подвержены ошибкам, что приводит к неэффективности и увеличению затрат.
Согласно отраслевым исследованиям, средняя стоимость обработки счета вручную может составлять от 5 до 20 долларов за счет в зависимости от размера организации и сложности процесса.
Затраты на обработку счета можно разделить на прямые и косвенные. Прямые затраты включают оплату труда, печать и отправку по почте, а также затраты на хранение физических счетов-фактур. Косвенные затраты включают в себя альтернативные издержки задержек платежей, потенциальные штрафы за просрочку платежа и влияние на отношения с поставщиками.
Кроме того, ручная обработка увеличивает риск ошибок, что приводит к расхождениям в счетах, спорам об оплате и трудоемким процессам согласования.
Важно отметить, что средняя стоимость обработки счетов может значительно варьироваться в зависимости от существующих операций организации, объема счетов и уровня реализованной автоматизации.
Внедряя технологии автоматизации, предприятия могут значительно сократить эти расходы и добиться более упорядоченной и рентабельной работы с кредиторской задолженностью.
Сколько времени в среднем занимает обработка счета?
Среднее время, затрачиваемое на обработку счета вручную, может варьироваться в зависимости от нескольких факторов, включая сложность счета, количество необходимых утверждений и эффективность существующего процесса.
Ручная обработка счетов часто включает в себя трудоемкие шаги, такие как ввод данных, ручная проверка, маршрутизация для утверждения и ручная регистрация.
Исследования показали, что обработка счетов вручную может занять от нескольких дней до нескольких недель.
Задержки в обработке счетов могут привести к негативным последствиям, в том числе к просроченным платежам, упущенным скидкам за досрочную оплату, напряженным отношениям с поставщиками и увеличению операционных расходов.
Более того, чем дольше обрабатывается счет-фактура, тем выше вероятность ошибок и несоответствий, что еще больше продлевает процесс сверки.
В следующем разделе мы подробно рассмотрим шаги, связанные с обработкой счетов.
Что включает в себя обработка счетов?
Обработка счетов — это комплексный рабочий процесс, включающий несколько этапов, от момента получения счета до окончательного платежа.
Понимание различных компонентов обработки счетов необходимо для определения областей, требующих улучшения, и эффективного внедрения автоматизации.
Вот критические этапы цикла обработки счетов:
- Квитанция по счету: Процесс начинается с получения счета от продавца или поставщика. Это могут быть различные форматы, включая бумажные счета-фактуры, PDF-файлы или файлы электронного обмена данными (EDI).
- Счет-фактура: Следующим шагом является точное получение данных счета-фактуры. Это включает в себя извлечение соответствующей информации, такой как номер счета-фактуры, сведения о поставщике, дата счета-фактуры, сведения о позиции и соответствующие суммы. Ручной ввод данных может занимать много времени и быть подверженным ошибкам, что приводит к задержкам и неточностям.
- Верификация и валидация: После сбора данных счета-фактуры их необходимо проверить на точность и сверить с заказами на покупку, контрактами или другими подтверждающими документами. Этот шаг гарантирует, что счет-фактура соответствует согласованным условиям и количествам.
- Утверждение счета: счет-фактура обычно проходит процесс утверждения после проверки. Это включает направление счета соответствующему персоналу или отделу для рассмотрения и утверждения на основе предопределенных рабочих процессов и уровней авторизации. Процессы утверждения вручную часто связаны с бумажной работой или электронными письмами, что приводит к задержкам и неэффективности.
- Обработка исключений: в некоторых случаях счета могут содержать расхождения или требовать дополнительных действий, таких как разрешение споров о ценах, разъяснение проблем с доставкой или устранение расхождений между счетом и подтверждающими документами. Обработка исключений включает выявление и устранение этих проблем для обеспечения точной обработки счетов.
- сверка: после утверждения счета его необходимо сверить с соответствующими финансовыми записями и остатками на счетах. Это гарантирует, что счет-фактура соответствует суммам, зарегистрированным в системе бухгалтерского учета, и любые расхождения выявляются и устраняются.
- Процесс оплаты: последний шаг в цикле обработки счета — оплата продавцу или поставщику. Это может включать создание файлов платежей, инициирование электронных переводов средств (EFT), выдачу чеков или использование других способов оплаты.
Каждый шаг в цикле обработки счетов может занимать много времени и ресурсов, если выполняется вручную. Внедрение автоматизации в этих областях может значительно повысить эффективность, точность и общую стоимость счета.
Что влияет на среднюю стоимость обработки счета?
По оценкам IOFM, при небольшом объеме счетов (<20,000 12.98) организации могут иметь среднюю стоимость обработки счета, которая составляет 15.97 долларов США с автоматизацией и XNUMX долларов США без автоматизации.
Для среднего объема счетов (20,000 100,000–4.24 6.10) средняя стоимость обработки счета составляет 100,000 доллара США с автоматизацией и 3.18 доллара США без автоматизации. При большом объеме счетов (> 3.62 XNUMX) средняя стоимость обработки счета составляет XNUMX доллара США с автоматизацией и XNUMX доллара США без нее.
Эти различия могут привести к значительным денежным потокам, поэтому крайне важно определить возможности для экономии средств или времени. Автоматизация может помочь в этом отношении.
Как снизить среднюю стоимость обработки счета?
На среднюю стоимость обработки счета влияет несколько факторов. Понимание этих факторов имеет решающее значение для организаций, стремящихся оптимизировать обработку своих счетов и снизить стоимость обработки счетов. Следующие элементы являются потенциальными областями улучшения:
- Объем счета: Общее количество счетов, обработанных за определенный период, влияет на общую стоимость. Более высокие объемы счетов-фактур обычно приводят к снижению средних затрат на счет-фактуру из-за эффекта масштаба и повышения эффективности процессов.
- автоматизация: Уровень автоматизации, реализованный в рабочем процессе обработки счетов, значительно влияет на стоимость. Автоматизация упрощает ручные задачи, уменьшает количество ошибок и ускоряет общее время обработки, что приводит к снижению затрат на каждый счет.
- Затраты на оплату труда: стоимость человеческих ресурсов, задействованных в обработке счетов, включая заработную плату, льготы и обучение персонала, влияет на общую стоимость счета. Организации с более высокими затратами на рабочую силу будут иметь более высокие средние затраты на один счет.
- Обработка исключений: Обработка исключений в счетах, таких как ошибки, несоответствия или отсутствующая информация, увеличивает стоимость обработки. Устранение исключений требует дополнительных ресурсов, времени и усилий, что может увеличить среднюю стоимость счета.
- Технологическая инфраструктура: Эффективность и возможности технологической инфраструктуры, включая системы управления счетами, сканирование документов, решения для хранения и средства извлечения данных, влияют на стоимость счета. Внедрение надежных и интегрированных технологий может оптимизировать рабочий процесс обработки и снизить затраты.
Понимая и устраняя эти факторы, организации могут определить возможности для оптимизации своих процессов кредиторской задолженности и снижения средних затрат на обработку счета.
Это улучшает финансовые показатели и обеспечивает дополнительный денежный поток для инвестиций в стратегические инициативы, что приводит к улучшению общих результатов бизнеса. В следующем разделе будет рассмотрено, как автоматизация может помочь в обработке счетов.
Как автоматизация может улучшить обработку счетов и снизить затраты
Автоматизация меняет правила игры в обработке счетов, предлагая значительные преимущества организациям, стремящимся оптимизировать свои операции с кредиторской задолженностью и сократить расходы.
Вот несколько ключевых способов, с помощью которых автоматизация может улучшить обработку счетов:
Быстрая обработка
Обработка счетов вручную может занимать много времени и может привести к задержкам. Автоматизация ускоряет рабочий процесс обработки счетов, исключая ручной ввод данных и автоматизируя повторяющиеся задачи.
Счета-фактуры могут быть записаны в цифровом виде, проверены и направлены на утверждение с минимальным вмешательством человека, что приводит к сокращению времени обработки трудозатрат и управления объемом. Это помогает снизить среднюю стоимость обработки счета.
Улучшенная точность
Ручной ввод данных подвержен ошибкам, что приводит к расхождениям в платежах и потенциальным финансовым потерям.
Автоматизация использует усовершенствованную технологию оптического распознавания символов (OCR) и интеллектуальные алгоритмы извлечения данных для точного сбора данных счетов из различных форматов.
Это снижает вероятность человеческих ошибок и обеспечивает точность данных на протяжении всего цикла обработки, что снижает затраты времени и ресурсов. Это помогает снизить затраты на обработку счета.
Повышенная эффективность
Благодаря автоматизации обработка счетов становится более эффективной и упорядоченной. Интеллектуальные инструменты автоматизации рабочих процессов могут автоматизировать процессы маршрутизации и утверждения, обеспечивая быструю доставку счетов нужным заинтересованным сторонам.
Автоматические уведомления и напоминания минимизируют узкие места, сокращая время цикла обработки и повышая общую эффективность.
Снижение цены
Существенным совокупным преимуществом автоматизации является возможность снизить стоимость обработки счетов.
Организации могут добиться значительной экономии средств за счет отказа от ручного ввода данных, сокращения количества ошибок и оптимизации рабочих процессов.
Автоматизация снижает потребность в дополнительном персонале, сводит к минимуму использование бумаги и повышает эффективность процессов, что в конечном итоге приводит к снижению стоимости счета.
Улучшенное соответствие
Автоматизация обработки счетов может обеспечить соблюдение внутренних политик и нормативных требований.
Автоматизированные правила проверки могут помечать несоответствующие счета-фактуры, обеспечивая соблюдение условий оплаты, условий контракта и нормативных требований. Это помогает снизить риски и обеспечивает точную и соответствующую требованиям обработку.
Видимость данных и аналитика
Решения по автоматизации обеспечивают видимость операций по обработке счетов в режиме реального времени. Организации могут создавать комплексные отчеты и аналитику, чтобы получить представление об объемах счетов, времени обработки, узких местах и показателях производительности.
Эти идеи позволяют принимать обоснованные решения, оптимизировать процессы, постоянно совершенствоваться и повышать эффективность бизнеса.
Используя возможности автоматизации, организации могут трансформировать свои операции по обработке счетов. Автоматизация повышает скорость, точность, эффективность и рентабельность, значительно улучшая общую функцию кредиторской задолженности.
Как Nanonets автоматизирует обработку счетов
Nanonets — ведущий поставщик передовых решений для автоматизации, революционизирующих процесс обработки счетов.
Благодаря передовым технологиям и интеллектуальным возможностям Nanonets оптимизирует весь рабочий процесс обработки счетов, обеспечивая непревзойденную эффективность и точность. Вот как Nanonets автоматизирует обработку счетов.
Nanonets использует передовую технологию оптического распознавания символов (OCR) и алгоритмы машинного обучения для точного извлечения соответствующих данных из счетов.
Он может обрабатывать различные форматы счетов, включая отсканированные документы, PDF-файлы и цифровые счета.
Система автоматически фиксирует важные сведения, такие как имя поставщика, номер счета-фактуры, дату, позиции и суммы, что устраняет необходимость ручного ввода данных.
Автоматическая проверка и проверка
Наносети могут развертывать правила для обеспечения точности и целостности данных.
Он выполняет проверки на наличие дубликатов счетов-фактур, отсутствующую информацию и соответствие предварительно определенным правилам. Любые несоответствия или аномалии помечаются для проверки, что снижает риск ошибок и мошеннических действий.
Оптимизируйте весь рабочий процесс
Nanonets автоматически направляет счета соответствующим заинтересованным сторонам для рассмотрения и утверждения на основе предопределенных правил и рабочих процессов.
Система отправляет уведомления и напоминания, обеспечивая своевременные действия и сокращая время цикла обработки.
Заинтересованные стороны могут сотрудничать, общаться и отслеживать статус счетов в системе, повышая прозрачность, скорость и подотчетность.
Интеграция с существующими системами
Nanonets могут интегрировать существующие системы, такие как программное обеспечение ERP (Enterprise Resource Planning), бухгалтерские системы и другие приложения, обеспечивая беспрепятственный обмен данными и синхронизацию.
Эта интеграция устраняет необходимость ручной передачи данных, уменьшая количество ошибок и повышая эффективность процесса.
Nanonets также может эффективно обрабатывать исключения или расхождения в счетах с помощью интуитивно понятного интерфейса.
Система помечает несоответствия, такие как несоответствие цен или неполная информация, позволяя пользователям оперативно устранять их. Этот оптимизированный процесс обработки исключений обеспечивает точную и соответствующую требованиям обработку счетов.
Нанонец предлагает широкие возможности отчетности и аналитики, предоставление ценной информации о производительности обработки счетов.
Пользователи могут создавать настраиваемые отчеты, отслеживать ключевые показатели и определять области для улучшения. Эти аналитические данные помогают организациям оптимизировать рабочие процессы обработки счетов, повышать производительность и принимать решения на основе данных.
Nanonets предоставляет организациям надежную и интеллектуальную платформу для автоматизации и оптимизации обработки счетов, снижение средней стоимости обработки счета.
Используя передовые технологии, Nanonets значительно сокращает ручной труд, повышает точность, повышает эффективность и снижает стоимость счета.
Таким образом, организации могут оптимизировать операции, сократить время обработки и повысить производительность, что в конечном итоге приведет к улучшению финансового управления и бизнес-результатов.
Заключение
Ассоциация рынок программного обеспечения для обработки счетов ожидается, что он вырастет с 22 миллиардов долларов в 2022 году до 25.3 миллиардов долларов к 2033 году, увеличившись в среднем на 18%. Это ясно указывает на растущую роль автоматизации в обработке счетов.
Обработка счетов-фактур имеет решающее значение для любой компании, чтобы управлять процессом своей кредиторской задолженности и финансовыми денежными потоками. Ручная обработка счетов требует много времени, труда и средств.
Чтобы сократить расходы и оставаться конкурентоспособными, предприятия должны автоматизировать обработку счетов. По данным IOFM 2021 г. отчету Что касается будущего кредиторской задолженности, было установлено, что 51% счетов-фактур будет обрабатываться исключительно в электронном виде.
Автоматизация устраняет утомительные ручные задачи, такие как ввод данных и сопоставление счетов, что позволяет финансовым специалистам сосредоточиться на дополнительных действиях.
Благодаря передовой технологии оптического распознавания символов Nanonets, алгоритмам машинного обучения и возможностям бесшовной интеграции организации получают мощный инструмент для улучшения своих процессов кредиторской задолженности.
Используя возможности автоматизации Nanonets, предприятия могут выйти на новый уровень эффективности, точности и экономии средств при обработке своих счетов.
- SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
- PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
- ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
- ПлатонЭСГ. Автомобили / электромобили, Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
- Смещения блоков. Модернизация права собственности на экологические компенсации. Доступ здесь.
- Источник: https://nanonets.com/blog/cost-of-processing-an-invoice/
- :имеет
- :является
- $3
- $UP
- 000
- 10
- 100
- 20
- 2021
- 2022
- 24
- 98
- a
- ускоряет
- Учетная запись
- отчетность
- Бухгалтерский учет
- Учетные записи
- кредиторская задолженность
- точность
- точный
- точно
- Достигать
- действия
- активно
- дополнительный
- адрес
- адресация
- Принятие
- продвинутый
- плюс
- приход
- После
- против
- алгоритмы
- Выравнивает
- Позволяющий
- причислены
- количество
- суммы
- an
- аналитика
- и
- любой
- Приложения
- соответствующий
- утверждение
- Сертификаты
- утвержденный
- МЫ
- области
- AS
- внешний вид
- At
- разрешение
- автоматизировать
- автоматы
- автоматически
- Автоматизация
- автоматизация
- в среднем
- Остатки
- основанный
- BE
- становится
- было
- Преимущества
- Лучшая
- между
- миллиард
- бизнес
- бизнес
- by
- CAGR
- CAN
- возможности
- захватить
- захваченный
- перехватывает
- случаев
- Наличный расчёт
- денежный поток
- шансы
- персонаж
- распознавание символов
- Проверки
- явно
- сотрудничать
- COM
- общаться
- Компания
- конкурентоспособный
- сложность
- Соответствие закону
- уступчивый
- компоненты
- комплексный
- заключение
- Последствия
- (CIJ)
- контракт
- контрактов
- способствует
- соответствующий
- Цена
- экономия на издержках
- рентабельным
- Расходы
- критической
- решающее значение
- подгонянный
- передовой
- цикл
- данным
- ввод данных
- Обмен данными
- управляемых данными
- Время
- Дней
- занимавшийся
- Принятие решений
- решения
- Задерживается
- задержки
- доставки
- поставка
- Кафедра
- в зависимости
- развертывание
- подробность
- подробнее
- Различия
- Интернет
- цифровой
- направлять
- скидки
- споры
- документ
- Документация
- приносит
- сделанный
- управлять
- вождение
- два
- Рано
- экономия
- Экономия от масштаба
- фактически
- затрат
- эффективный
- эффективно
- усилие
- Электронный
- в электронном виде
- элементы
- ликвидирует
- уничтожение
- Писем
- появившийся
- Наделяет
- включить
- позволяет
- охватывала
- охватывает
- обеспечивать соблюдение
- повышать
- Усиливает
- повышение
- обеспечивать
- обеспечивает
- обеспечение
- Предприятие
- Весь
- запись
- ERP
- ошибка
- ошибки
- существенный
- Оценки
- исследовать
- исключение
- обмена
- существующий
- ожидаемый
- ускоряет
- опыт
- Больше
- извлечение
- добыча
- факторы
- быстрее
- Сборы
- несколько
- Файлы
- Подача
- окончательный
- финансы
- финансовый
- финансовый менеджмент
- финансовые показатели
- Помеченные
- Флаги
- поток
- Потоки
- Фокус
- после
- Что касается
- найденный
- и мошенническими
- от
- функция
- средства
- далее
- будущее
- Gain
- игра-чейнджер
- в общем
- порождать
- порождающий
- идет
- Расти
- Рост
- методические рекомендации
- обрабатывать
- Управляемость
- Освоение
- Есть
- помощь
- помогает
- здесь
- High
- высший
- Как
- HTTPS
- человек
- Набор персонала
- идентифицированный
- определения
- идентифицирующий
- Влияние
- воздействуя
- Воздействие
- императив
- осуществлять
- в XNUMX году
- Осуществляющий
- важную
- улучшать
- улучшенный
- улучшение
- улучшается
- улучшение
- in
- включают
- В том числе
- расширились
- Увеличивает
- промышленность
- повлиять
- информация
- сообщил
- Инфраструктура
- инициирование
- инициативы
- размышления
- интегрировать
- интегрированный
- интеграции.
- целостность
- Умный
- Интерфейс
- в нашей внутренней среде,
- вмешательство
- в
- интуитивный
- инвестиций
- Управление счетами
- обработка счетов
- выставление счета
- включать в себя
- вовлеченный
- с участием
- вопросы
- эмиссионный
- IT
- пункты
- ЕГО
- Основные
- труд
- Поздно
- вести
- ведущий
- изучение
- уровень
- уровни
- рычаги
- Используя
- такое как
- вероятность
- линия
- Длинное
- дольше
- искать
- потери
- Низкий
- ниже
- снижение
- машина
- обучение с помощью машины
- сделать
- управлять
- управление
- руководство
- вручную
- согласование
- Май..
- методы
- Метрика
- минимальный
- пропущенный
- отсутствующий
- смягчать
- умеренному
- БОЛЕЕ
- более эффективным
- много
- с разными
- должен
- имя
- Необходимость
- потребности
- отрицательный
- Новые
- следующий
- Уведомления
- сейчас
- номер
- OCR
- of
- предлагающий
- .
- on
- консолидировать
- ONE
- оперативный
- Операционный отдел
- Возможности
- Возможность
- оптическое распознавание символов
- оптимизация
- Оптимизировать
- or
- заказы
- организация
- организации
- Другое
- Результаты
- общий
- бумага & картон
- оформление документации
- оплата
- способы оплаты
- Процесс оплаты
- платежи
- производительность
- выполняет
- период
- Персонал
- физический
- планирование
- Платформа
- Платон
- Платон Интеллектуальные данные
- ПлатонДанные
- пунктов
- сборах
- После
- потенциал
- мощностью
- мощный
- цены
- печать
- процесс
- обрабатываемых
- Процессы
- обработка
- производительность
- обеспечивать
- Недвижимости
- приводит
- обеспечение
- покупки
- чисто
- ассортимент
- достигать
- реального времени
- получила
- признание
- примирение
- записанный
- учет
- уменьшить
- Цена снижена
- снижает
- снижение
- Считать
- регуляторы
- Отношения
- соответствующие
- повторяющийся
- Reporting
- Отчеты
- требовать
- обязательный
- Требования
- требуется
- решен
- решения
- ресурс
- ресурсоемкий
- Полезные ресурсы
- в результате
- обзоре
- революционизировать
- правую
- Снижение
- рисках,
- надежный
- Роли
- маршруты
- маршрутизация
- условиями,
- s
- зарплаты
- экономия
- Шкала
- сканирование
- бесшовные
- Раздел
- поиск
- посылает
- несколько
- показанный
- значительный
- существенно
- Размер
- сгладить
- So
- Software
- Решения
- некоторые
- конкретный
- скорость
- потраченный
- Персонал
- этапы
- заинтересованных сторон
- Статус:
- оставаться
- Шаг
- Шаги
- диск
- Стратегический
- упорядочить
- обтекаемый
- упорядочение
- исследования
- такие
- поддержки
- восприимчивый
- синхронизация
- система
- системы
- взять
- приняты
- принимает
- Сложность задачи
- задачи
- команды
- технологии
- Технологии
- технологическая инфраструктура
- terms
- который
- Ассоциация
- Будущее
- их
- Их
- Эти
- этой
- Через
- по всему
- время
- кропотливый
- раз
- в
- инструментом
- инструменты
- Всего
- трек
- Традиционно
- Обучение
- перевод
- переводы
- Transform
- Прозрачность
- типично
- В конечном счете
- понимание
- отпереть
- бесподобный
- Применение
- пользователей
- Использующий
- подтверждено
- Проверка
- ценный
- различный
- продавец
- проверка
- проверено
- видимость
- объем
- тома
- способы
- we
- Недели
- Что
- Что такое
- когда
- , которые
- будете
- в
- без
- рабочий
- автоматизации технологических процессов
- Рабочие процессы
- являетесь
- ВАШЕ
- зефирнет