Руководство по автоматизации платежей B2B

Автоматизация платежей B2B включает в себя все: от автоматизации сбора и обработки счетов до платежей поставщикам и сверки этих платежей в ваших книгах. Это позволяет вашему бизнесу высвободить ресурсы, сократить количество ошибок, совершаемых вручную, и сосредоточиться на более стратегических задачах.

Отчет за 2018 год показал, что предприятия в Северной Америке тратят 187 млрд долларов США ежегодно на обработку кредиторской задолженности (AP), и труд составляет более 90% этих затрат. Что, если бы вы могли сократить эти расходы на 80% и увеличить скорость обработки счетов до 10 раз? Звучит слишком хорошо, чтобы быть правдой? 

С правильным B2B автоматизация платежей программное обеспечение, это не так. И преимущества не ограничиваются экономией средств, точностью и эффективностью — автоматизация платежей B2B также может улучшить отношения с поставщиками, обеспечить соблюдение требований, избежать штрафов и пени, а также предоставить важную информацию о денежных потоках и финансовом состоянии.

Автоматизация платежей B2B меняет правила игры для предприятий любого размера. В этом кратком руководстве мы расскажем вам об основах автоматизации платежей B2B и о том, как внедрить AP автоматизация в вашем бизнесе.

Что такое автоматизация платежей B2B?

Автоматизация платежей B2B — это технологический процесс, упрощающий обработку платежей поставщикам, подрядчикам и другим деловым партнерам.

Таким образом, вместо того, чтобы ваша команда вручную вводила данные счетов, проверяла наличие ошибок, инициировала платежи и согласовывала эти платежи в вашей финансовой системе, эти задачи выполняются с помощью такого решения, как Нанонеты.

Это программное обеспечение оптимизирует весь процесс с минимальным участием человека, сокращая время, затрачиваемое на эти повторяющиеся задачи, и значительно снижая вероятность ошибок и недоразумений.

Как автоматизация платежей B2B может упростить ваш рабочий процесс?

Инвестирование в решение для автоматизации платежей B2B — разумный шаг для вашего бизнеса. Иногда трудно поверить в преобразующее воздействие, пока не увидишь изменения в действии.

Итак, давайте посмотрим, как эти решения для автоматизации платежей автоматизируют различные части процесса оплаты B2B.

1. Обработка счета

Решения для автоматизации платежей B2B могут собирать и извлекать данные из счетов-фактур и просмотрите их, чтобы убедиться в их точности и полноте. Он извлекает важные данные, такие как номер счета, дата, имя поставщика и сумма к оплате, и сопоставляет их с соответствующими заказами на покупку и контрактами.

В случае несоответствия программа автоматически помечает счет для проверки вручную. Ваша команда может просмотреть его и направить обратно поставщику для исправления и повторной отправки всего за несколько кликов.

Этот автоматизированный процесс значительно сокращает время, затрачиваемое на ввод и просмотр данных вручную, что приводит к ускорению обработки счетов.

2. Рабочие процессы утверждения

После сопоставления счет-фактура автоматически направляется назначенному(-ым) утверждающему(-им) для рассмотрения и проверки. утверждение. Система автоматизации платежей отправляет напоминания и эскалации для просроченных утверждений, снижая вероятность задержки платежей, увеличивая при этом шансы на получение скидок за досрочную оплату и улучшение партнерских отношений.

Ваши партнеры смогут отслеживать статус своих счетов в режиме реального времени, что сократит количество запросов, с которыми приходится иметь дело вашей команде AP. Такой уровень прозрачности укрепляет доверие и улучшает ваши деловые отношения.

3. Выполнение платежа

Затем программное обеспечение для автоматизации платежей инициирует платежи на основе утвержденных счетов и условий оплаты. Программное обеспечение создает платежные файлы для различных способов оплаты, таких как ACH, виртуальные карты и чеки, и отправляет их в банк или платежную систему.

Однако важно отметить, что эффективность автоматизации платежей зависит от качества программного обеспечения и того, насколько хорошо оно интегрировано в существующие платежные системы. Поскольку процессы выставления счетов и оплаты варьируются от бизнеса к бизнесу, выбор решения для автоматизации платежей, которое можно настроить в соответствии с вашими конкретными потребностями, имеет решающее значение.

взять Нанонеты, например. Он может считывать счета и заказы на покупку из различных источников, таких как электронная почта, отсканированные документы, цифровые файлы/изображения и облачное хранилище, что позволяет вам полностью бесконтактно сопоставлять и согласовывать расходы без ручного вмешательства. Вы можете легко подключить его к своим существующим системам учета, включая QuickBooks и Sage, чтобы он не нарушал ваши текущие процессы.

4. Сверка платежей

После того, как платежи будут выполнены, программное обеспечение для автоматизации сверит их. Он будет сопоставлять платежи с утвержденными счетами, гарантируя, что все платежи точны и учтены.

Любые несоответствия будут немедленно отмечены, что позволит вашей команде расследовать и оперативно устранять их. Коды GL применяются автоматически, что обеспечивает плавную интеграцию с вашей системой учета и делает процесс согласования более быстрым и эффективным.

5. Отчетность и аналитика

Программное обеспечение для автоматизации платежей B2B не просто автоматизирует ручные задачи; он также дает ценную информацию о финансовом состоянии вашего бизнеса. Он создает исчерпывающие отчеты о ваших платежных операциях, демонстрируя тенденции, выявляя узкие места и выделяя возможности для улучшения.

Этот подход, основанный на данных, помогает вам более точно прогнозировать бюджет, выявлять возможности экономии и принимать стратегические решения на основе финансовых данных в режиме реального времени.

Почему вам стоит внедрить автоматизацию платежей B2B?

Таким образом, это может упростить ваш рабочий процесс. Но как это превратить в ощутимые преимущества для вашего бизнеса?

Вот несколько веских причин рассмотреть возможность внедрения автоматизации платежей B2B:

1. Экономия средств

Недавний отчет показал, что почти 92% предприятий используют чеки для оплаты. При средней стоимости обработки между $ 2.01 и $ 4, обработка каждого чека вручную может быть очень дорогой для компаний. 

Автоматизированная обработка платежей B2B может уменьшить потребность в ручном труде и бумажных процессах, значительно сократив затраты, связанные с печатью, доставкой и хранением бумажных чеков.

2. Повышенная точность

Ручная обработка платежей подвержена ошибкам, что приводит к непредвиденным расходам и задержкам. Двойные платежи, неправильные суммы и пропущенные сроки — это лишь несколько примеров неточностей, которые могут возникнуть при ручной обработке. 

Автоматизация платежей B2B может помочь устранить эти ошибки за счет автоматизации таких задач, как ввод данных, сопоставление платежей со счетами и выявление расхождений. В недавнем опросе почти 62% организаций назвали повышение эффективности главным приоритетом в области автоматизации платежей и электронных платежей.

3. Более быстрая обработка платежей

Благодаря автоматизированной обработке счетов, рабочим процессам утверждения счетов и выполнению платежей время, необходимое для обработки платежа B2B, может быть сокращено с недель до нескольких дней или даже часов. Счета-фактуры могут быть утверждены из любого места, а платежи могут быть обработаны немедленно, что позволяет ускорить время обработки и улучшить денежный поток.

4. Более прочные отношения с поставщиками

Просрочки платежей, споры и другие проблемы, связанные с платежами, могут повредить отношениям с поставщиками. Автоматизация платежей B2B помогает предприятиям избежать этих проблем, обеспечивая своевременные платежи и точные записи о платежах. Это может помочь предприятиям укрепить отношения с поставщиками, что приведет к потенциальным скидкам, улучшенным условиям и расширению сотрудничества.

5. Масштабируемость и рост

Автоматизация платежей B2B позволяет организациям, стремящимся масштабировать свои операции, делать это более эффективно. Поскольку поставщики и счета накапливаются, их ручная обработка может стать узким местом для роста. 

Автоматизированная обработка платежей B2B помогает предприятиям справляться с объемом счетов и платежей, уменьшая количество ошибок и повышая эффективность. Это не только поможет предприятиям планировать свою деятельность, не беспокоясь о задержках с приобретением сырья или важнейших материалов, но также сосредоточит внимание на более стратегических задачах, которые могут способствовать росту и прибыльности.

6. Менее подвержен мошенничеству

Автоматизируя обработку счетов поставщиков, рабочие процессы утверждения и выполнение платежей, программное обеспечение для автоматизации платежей может предоставить компаниям всестороннее представление об их платежных операциях, позволяя им выявлять любые необычные транзакции или действия.

Кроме того, программное обеспечение для автоматизации платежей B2B может реализовывать меры безопасности, такие как многофакторная аутентификация, контроль разрешений пользователей и контрольные журналы, обеспечивая предприятиям лучшую защиту от мошенничества.

7. Улучшенное соответствие

Создание контрольных журналов и ведение подробных записей о платежах может быть сложной задачей при ручных процессах. У каждого партнера может быть своя система и набор правил для учета транзакций. В итоге вы получаете журналы, которые ведутся бессистемно, что может создать проблему во время аудита или при соблюдении правил.

При автоматизации платежей каждая транзакция систематически регистрируется и может быть легко отслежена. Кроме того, программное обеспечение можно запрограммировать в соответствии с различными международными, национальными или отраслевыми нормами, что снижает риск несоблюдения. Это не только упрощает аудит, но и обеспечивает структурированный способ решения вопросов, связанных с соблюдением нормативных требований.

8. Лучшая видимость и контроль

Когда вы автоматизируете свои платежи B2B, вы получаете лучшее представление о своих расходах. Полное представление о ваших платежных операциях позволяет выявлять тенденции, выявлять неэффективность и принимать решения на основе данных. Это может помочь оптимизировать ваш денежный поток, более эффективно управлять своим бюджетом и планировать будущий рост.

Кроме того, автоматизация предоставляет вам больший контроль над вашими платежами. Вы можете настроить рабочие процессы утверждения, автоматизировать напоминания о предстоящих платежах и получать оповещения о любых необычных действиях. Это гарантирует, что вы всегда будете в курсе событий и сможете вмешаться в случае необходимости.

9. Повышение производительности сотрудников и улучшение морального духа

Обработка платежей вручную требует не только времени, но и утомительных задач, которые могут снизить производительность и моральный дух ваших сотрудников. Автоматизация платежей B2B может высвободить время ваших сотрудников, чтобы они могли сосредоточиться на более стратегических задачах и инициативах, которые могут способствовать развитию вашего бизнеса.

Кроме того, им не придется гоняться за старшими коллегами за утверждением счетов, часами сверять платежи или беспокоиться о потере важных документов. Удерживать и мотивировать сотрудников становится легче, когда они чувствуют, что их навыки и время используются для значимой работы.

Как внедрить автоматизацию платежей B2B в вашей организации, чтобы стимулировать рост?

Изменения никогда не бывают легкими. Но если вы сможете эффективно внедрить автоматизацию платежей B2B в своей организации, вы сможете оптимизировать свои платежные процессы, сэкономить время и деньги и улучшить отношения с поставщиками.

Вот несколько советов, которые следует учитывать при внедрении автоматизации платежей в вашей организации:

1. Оцените ваши текущие платежные процессы

От подачи квитанций до импорта и консолидации данных — выясните, какие аспекты обработки платежей B2B по-прежнему выполняются вручную. Например, счета-фактуры, отправленные по электронной почте, по-прежнему вручную вводятся в вашу систему учета или счета-фактуры определенного поставщика распечатываются и отправляются по почте для утверждения.

Выявление этих ручных процессов может помочь вам определить, какие части вашей обработки платежей можно автоматизировать и какое решение для автоматизации платежей лучше всего подходит для вашего бизнеса.

2. Убедитесь, что требуется минимальная ручная проверка

Если вашей команде приходится вручную проверять все данные счета-фактуры, вы не автоматизируете свои платежные процессы. Это может привести к тому, что счета будут выставлены на следующий рабочий день, что приведет к нежелательной задержке операций.

Выберите программное обеспечение для автоматизации платежей B2B, которое может сократить время, необходимое для оплаты счетов, до нескольких секунд. Таким образом, ваш бизнес может обеспечить превосходное и надежное взаимодействие с поставщиком.

3. Создайте общедоступную базу знаний

Создание базы знаний, доступной для всех соответствующих членов команды, может иметь большое значение для обеспечения успешного внедрения автоматизации платежей. Он должен содержать подробную информацию о выбранном вами программном обеспечении для автоматизации платежей B2B, о том, как оно работает, привилегиях пользователя, маршруте утверждения и любых политиках или процедурах, которым необходимо следовать.

Эта база знаний должна регулярно обновляться, чтобы отражать любые изменения в ваших процессах автоматизации платежей, чтобы все были в курсе.

4. Серьезно относитесь к соблюдению требований и безопасности

Автоматизация платежей B2B включает в себя конфиденциальные финансовые данные, поэтому соблюдение требований и безопасность имеют первостепенное значение. Ваше программное обеспечение для автоматизации платежей B2B должно соответствовать применимым нормам и международным стандартам, таким как PCI-DSS и ISO 27001, гарантируя, что ваши финансовые данные и финансовые данные ваших партнеров находятся в безопасности.

Кроме того, вы должны реализовать соответствующие меры безопасности, такие как двухфакторная аутентификация, контроль разрешений пользователей и контрольные журналы. Вы также можете создать специальную команду или нанять стороннего аудитора для контроля безопасности и соответствия требованиям.

5. Убедитесь, что автоматизация платежей B2B хорошо работает с вашими существующими системами.

Допустим, вы уже используете систему планирования ресурсов предприятия (ERP) SAP для управления бизнес-процессами. Вы должны убедиться, что выбранное вами решение для автоматизации платежей B2B может легко интегрироваться с вашими текущими системами. Это поможет оптимизировать рабочий процесс и избежать любых потенциальных проблем или сбоев в работе.

Если программное обеспечение плохо интегрируется с вашей ERP-системой, вашим сотрудникам, возможно, придется вручную передавать данные между системами, что сводит на нет цель автоматизации. Поэтому ищите решение, которое предлагает API или готовые интеграции с популярным программным обеспечением для бизнеса.

6. Эффективно обучайте свою команду

Automation boosts productivity, but only if your team can wield it effectively. So, it’s crucial they understand when to manually step in, recognize various alerts, know where data is stored, and troubleshoot typical issues.

Это поможет вашей команде целенаправленно внедрить автоматизацию платежей. Это будет не новый блестящий инструмент, а скорее неотъемлемая часть рабочего процесса. Для ознакомления команды с особенностями, функциями и преимуществами программного обеспечения можно организовать регулярные учебные занятия, вебинары или семинары.

7. Регулярно пересматривайте и обновляйте свои рабочие процессы

Автоматизация не означает, что установили и забыли. Периодически проверяйте автоматизированные рабочие процессы. Определите общие узкие места. Это могут быть операционные проблемы, например, программное обеспечение не может точно извлечь данные из отсканированных счетов, или стратегические проблемы, например, партнеры по сбыту отказываются внедрять цифровое выставление счетов.

Собирайте отзывы от сотрудников и других заинтересованных сторон, а также такие показатели, как частота ошибок, время обработки, время цикла выставления счетов и т. д. Используйте эти данные для оптимизации своих рабочих процессов, внесения необходимых изменений и улучшений. Это гарантирует, что ваша система автоматизации платежей будет развиваться вместе с потребностями вашего бизнеса и оставаться эффективной и действенной с течением времени.

Вот краткий контрольный список, который поможет вам выбрать правильное решение для автоматизации платежей B2B для вашей организации:

• Хорошо ли он интегрируется с вашими существующими бухгалтерскими и ERP-системами — QuickBooks, Xero, SAP, Oracle и т. д.?
• Есть ли у него возможности искусственного интеллекта для извлечения данных из счетов и автоматической проверки, и может ли он учиться на ручном вводе, чтобы со временем повышать точность?
• Поддерживает ли он широкий спектр способов оплаты — ACH, банковские переводы, кредитные карты, чеки, кошельки и т. д.?
• Предлагает ли он такие функции, как динамические скидки и финансирование цепочки поставок?
• Поддерживает ли он мультивалютные платежи и международные транзакции?
• Есть ли у него надежные меры безопасности и сертификаты соответствия?
• Позволяет ли он настраивать рабочие процессы утверждения в соответствии с потребностями вашего бизнеса? Есть ли у него масштабируемая архитектура, которая может расти вместе с вашим бизнесом?
• Можете ли вы совершать платежи поставщикам непосредственно с платформы без необходимости использования стороннего платежного шлюза?
• Есть ли у него удобный интерфейс, в котором ваша команда может легко ориентироваться и использовать?
• Предлагает ли он отчеты и аналитику в режиме реального времени, чтобы помочь вам контролировать и оптимизировать ваши платежные процессы?
• Предлагает ли он автоматизацию регулярных платежей, чтобы сэкономить время и уменьшить количество ошибок?
• Поддерживает ли он автоматические напоминания об ожидающих платежах и просроченных счетах?
• Позволяет ли он вам устанавливать разрешения пользователей и иерархию утверждений на основе вашей организационной структуры?
• Может ли он читать и извлекать данные из счетов-фактур в разных форматах, макетах и ​​на разных языках?
• Выдает ли он оповещения о любых несоответствиях или потенциальном мошенничестве, обнаруженном в процессе оплаты?
• Предоставляет ли он контрольный журнал для всех транзакций, чтобы обеспечить прозрачность и помочь в соблюдении требований?
• Соответствует ли цена вашего бюджета без ущерба для необходимых вам функций?

Какую конкретную информацию о финансовом состоянии может предоставить программное обеспечение для автоматизации платежей B2B?

Представьте себе, что вы используете лист Excel для управления платежами. Даже если вы забудете о хлопотах, связанных с вводом данных вручную, отсутствие информации в реальном времени затрудняет быстрое принятие обоснованных решений.

С помощью программного обеспечения для автоматизации платежей B2B вы сможете централизовать все свои финансовые данные в одном месте и получить доступ к отчетам и аналитике в режиме реального времени. Это даст вам в режиме реального времени информацию о:

1. Скидки, полученные от каждого поставщика за досрочные платежи
2. Среднее время, затрачиваемое на обработку счетов и платежей
3. Непогашенные платежи и просроченные счета
4. Общие расходы по категориям, отделам или поставщикам
5. Прогноз движения денежных средств на ближайшие месяцы
6. Процент счетов-фактур, в которых есть расхождения или потенциальное мошенничество
7. Общая стоимость обработки каждого счета и платежа
8. Оптимизация оборотного капитала и насколько эффективно им управляют
9. Эффективность ваших рабочих процессов утверждения и любые потенциальные узкие места
10. Процент платежей, осуществленных различными способами (ACH, банковские переводы, кредитные карты, чеки, кошельки и т. д.)
11. Количество международных транзакций и связанные с ними расходы, а также влияние обменных курсов на ваши мультивалютные платежи.
12. Использование бюджета и любые расхождения между фактическими расходами и бюджетной суммой.

Это не исчерпывающий список, а краткий обзор того, какую информацию вы можете получить с помощью правильного программного обеспечения для автоматизации. Такая информация, основанная на данных, может помочь вам выявить недостатки, возможности экономии и области улучшения.

Они могут направлять ваши стратегические решения, помогая вам договариваться о лучших условиях поставщиков, оптимизировать ваш оборотный капитал и улучшать управление денежными потоками.

Как автоматизация платежей B2B принесла пользу бизнесу?

Таким образом, на бумаге получение решения для автоматизации платежей B2B кажется легкой задачей. Но вы, возможно, все еще задаетесь вопросом о его фактическом влиянии на бизнес.

Вот несколько реальных историй компаний, которые внедрили автоматизацию платежей Nanonets B2B и добились значительных улучшений:

1. Команда AP Ascend Properties стала в 5 раз эффективнее.

Эта британская управляющая компания сэкономила 80% затрат на обработку счетов с помощью Nanonets. Технология OCR Nanonets на базе искусственного интеллекта позволила им автоматизировать извлечение данных, маршрутизацию утверждений и загрузку в программный процесс CRM.

[Встраиваемое содержимое]

Они смогли масштабировать число объектов с 2000 до 10,000 5 без необходимости увеличения размера команды AP. Более того, из пяти штатных сотрудников, занимающихся обработкой счетов, они смогли сократить его до одного, работающего неполный рабочий день, освободив остальных членов команды, чтобы они могли сосредоточиться на более стратегических инициативах.

2. SaltPay удалось сократить время обработки счетов на 99%.

Эта лондонская финтех-компания использовала Nanonets для автоматизации процесса получения и утверждения счетов. До использования Nanonets команда SaltPay тратила значительное количество времени на ручной ввод данных счетов в свою систему SAP.

[Встраиваемое содержимое]

Nanonets автоматизировала процесс извлечения данных, проверила данные на соответствие необходимым условиям и напрямую загрузила их в систему SAP. SaltPay успешно повысила точность обработки счетов и масштабировала свою деятельность для обслуживания клиентов из 26 стран.

3. Службы ACM сократили ручную обработку счетов на 90%.

Компания ACM Services, подрядчик по устранению нарушений, обратилась к Nanonets с просьбой оптимизировать процесс получения счетов. Прежде чем использовать Nanonets, им приходилось сталкиваться с громоздким ручным процессом, требующим трудоемкого ввода данных.

[Встраиваемое содержимое]

Интегрировав Nanonets в свой рабочий процесс, они автоматизировали сбор данных и сопоставление кода поставщика с GL, сократив ручную обработку счетов на 90%. Команда AP смогла обработать все свои счета за гораздо меньшее время, чем раньше, сократив количество ошибок и повысив общую производительность. Опция экспорта в CSV также облегчила загрузку данных в их систему учета.

Подводя итог, Нанонец Решение для управления счетами на базе ИИ автоматизирует обработку счетов с точностью более 90%. Наше решение может автоматически извлекать данные счетов из разных форматов., включая отсканированные PDF-файлы и изображения, и интегрируйтесь с вашими существующими системами учета, такими как Quickbooks, Xero и SAP. 

Nanonets соответствует требованиям GDPR, а также обеспечивает безопасность на уровне предприятия. Он масштабируется, прост в реализации и предлагает настраиваемые рабочие процессы утверждения и подробную аналитику, которые помогут вам оптимизировать процессы оплаты.

Заключение

Независимо от вашей отрасли, внедрение автоматизации платежей может помочь упростить ваши платежные процессы и стимулировать рост бизнеса. Сократив ручные процессы, повысив эффективность и укрепив отношения с поставщиками, вы сможете добиться успеха в своем бизнесе. 

Всегда развертывайте программное обеспечение для автоматизации платежей B2B, которое соответствует вашим потребностям и вашим существующим системам. Ваши финансы и сотрудники действительно будут вам благодарны. Помните, что цель состоит не просто в автоматизации, а в разумной автоматизации.

• SEO-контент и PR-распределение. Получите усиление сегодня.
• PlatoData.Network Вертикальный генеративный ИИ. Расширьте возможности себя. Доступ здесь.
• ПлатонАйСтрим. Интеллект Web3. Расширение знаний. Доступ здесь.
• ПлатонЭСГ. Автомобили / электромобили, Углерод, чистые технологии, Энергия, Окружающая среда, Солнечная, Управление отходами. Доступ здесь.
• ПлатонЗдоровье. Биотехнологии и клинические исследования. Доступ здесь.
• ЧартПрайм. Улучшите свою торговую игру с ChartPrime. Доступ здесь.
• Смещения блоков. Модернизация права собственности на экологические компенсации. Доступ здесь.
• Источник: https://nanonets.com/blog/b2b-payment-automation/