Хотите автоматизировать рутинный и механический процесс выставления счета на оплату? Пытаться Нанонеты™ Решение OCR на основе искусственного интеллекта для автоматизации процесса выставления счета на оплату в вашей организации!
Введение
Процесс «от счета до оплаты» — это еще одно название процесса «от закупки до оплаты» в компании. Это самая важная задача процесса расчета кредиторской задолженности. С увеличением объемов транзакций, а также с тем, что в наше время больше внимания уделяется безбумажным и онлайн-транзакциям, автоматизация цикла от счета до оплаты приобрела важное значение для бизнеса.
Давайте узнаем больше о процессе выставления счета на оплату и его автоматизации.
История процесса выставления счета на оплату
Счет-фактура — это документ, отправляемый поставщиком/продавцом/поставщиком клиенту/покупателю, в котором перечислены продукты или услуги, приобретенные последним, а также их денежная стоимость. Оплата счета-фактуры — это платеж, производимый покупателем продавцу для оплаты счета-фактуры, выставленного покупателем.
Возможно, не будет преувеличением сказать, что люди могли изобрести письменное слово только для того, чтобы отслеживать предметы, которые они приобрели или продали. Более четырех тысяч лет назад шумерские жрецы использовали глиняные счета-фактуры для отслеживания и записи сделок с сельскохозяйственной продукцией и вином. Можно себе представить, что, когда платеж не был получен вовремя, возникло искушение использовать сами счета-фактуры для угроз или причинения вреда неплательщику.
Говорят, что относительно недавно Иероним Босх отправил счет королю Кастилии Филиппу Красивому в 1504 году нашей эры за его картину под названием «Страшный суд». Неизвестно, оплатил ли король Филипп счет, из-за плохой практики управления счетами в те темные времена финансового невежества.
С тех пор процесс выставления счетов стал лучше управляться благодаря консенсусу по простому уравнению «получить счет — оплатить счет». Сегодня нет ни одного предприятия, которое не имеет дело со счетами и счетами, и по мере увеличения стоимости и объема транзакций создаются целые отделы под названием «Счета к оплате» для управления циклом «от счета до оплаты».
Хотите автоматизировать рутинный и механический процесс выставления счета на оплату? Пытаться Нанонеты™ Решение OCR на основе искусственного интеллекта для автоматизации процесса выставления счета на оплату в вашей организации!
Счет на оплату процесс
Процесс оплаты счета обычно начинается с получения счета от поставщика/продавца. Счета-фактуры также могут служить счетами за продажу. Счета-фактуры отправляются и принимаются различными способами — в виде бумажной копии, отправленной обычной почтой (это быстро умирает), счетов-фактур по факсу (43.8 процента счетов-фактур продолжают получать по факсу сегодня), оцифрованные документы счетов, отправленные по электронной почте, и оцифрованные формы счетов на порталах поставщиков.
Вторым шагом в цикле счета-фактуры для оплаты является проверка действительности счета-фактуры. Счет-фактура может быть связан с заказом на поставку (PO), выданным клиентом поставщику. Данные в счете-фактуре, включая тип заказанного продукта/услуги, согласованную цену, дату доставки и т. д., сравниваются с исходным ЗП. Иногда счета-фактуры выставляются после доставки продукта/услуги, и в таких случаях данные счета-фактуры сопоставляются с данными в квитанции о доставке.
Любое несоответствие в данных счета-фактуры помечается как исключение, и между покупателем и продавцом возникает необходимость решить проблему. При разрешении исключения счет-фактура выставляется поставщиком повторно, счет-фактура регистрируется повторно, и процесс проверки повторяется.
В зависимости от политик компании процессы проверки и утверждения могут проходить через несколько иерархических уровней. Например, некоторые компании могут требовать утверждения на уровне руководства сумм счетов, превышающих определенный порог.
После утверждения счет оплачивается в соответствии с условиями, которые были согласованы с продавцом. Оплата производится наличными, чеками, банковскими переводами или другими способами в соответствии с заранее определенными условиями. Хотя не существует общих ограничений на то, сколько времени должен занимать процесс оплаты счета, многие покупатели предоставляют клиентам конкретную информацию об ожидаемом платеже. Некоторые типичные термины, используемые в счете-фактуре для указания ожидаемого способа оплаты:
PIA – предоплата: PIA в счете-фактуре указывает, что покупатель должен полностью оплатить товар/услугу до его доставки.
ЦРУ – Наличные заранее: Подкатегория PIA, при которой предоплата обязательно должна быть наличной.
50% предоплата: Покупатель должен оплатить половину стоимости, указанной в счете, до того, как услуга/товар будет доставлен.
EOM – конец месяца: Покупатель должен произвести оплату до конца месяца, в котором был получен счет.
*15 MFI – Месяц после выставления счета: Покупатель должен произвести оплату не позднее 15-го числа месяца, следующего за датой выставления счета.
NET 7 (или NET21, или NET30): Покупатель должен оплатить в течение 7 (или 21, или 30) дней после получения счета.
После того, как платеж был произведен, этот конкретный счет-фактура закрывается, и транзакция регистрируется как завершенная. Счет-фактура и детали платежа архивируются для будущих проверок.
Многие малые предприятия полагаются на существующий персонал для управления счетами, но по мере роста компании может возникнуть потребность в специализированных сотрудниках для обработки счетов от получения до оплаты. В настоящее время все больше и больше организаций прибегают к автоматизированным системам управления счетами для беспрепятственного управления процессом «от счета до оплаты».
Автоматизация процесса выставления счета на оплату
Считается, что процесс обработки счетов и платежей в цифровой форме начался в 1978 году с Visical, первого программного обеспечения для работы с электронными таблицами, которое можно было использовать для управления счетами. Затем последовало аналогичное программное обеспечение, которое могло помочь компаниям автоматизировать свой бухгалтерский учет.
Автоматизация процесса выставления счета-фактуры устраняет многие задержки, связанные с традиционной ручной обработкой счетов-фактур. Это упрощает процесс покупки, уменьшает бумажный беспорядок, повышает прозрачность маршрута счета, экономит время и деньги, повышает производительность сотрудников и улучшает отношения с поставщиками.
Автоматизация выставления счета-фактуры дает бизнесу следующие преимущества:
- Быстрая обработка счетов, исключающая задержки платежей
- Улучшение отношений между поставщиком и клиентом благодаря быстрой оплате
- Предотвращение ошибок и потери данных
- Поддержание движения цепочки поставок
- Предотвращение мошенничества
- Перенаправление рабочей силы на более полезные задачи
- Повышение прозрачности, контроля и соблюдения требований
- Экологичность и отсутствие бумажного беспорядка
- Методическое архивирование всех документов о покупке для целей аудита и налогообложения
Сегодня автоматизация процесса от счета к оплате включает в себя сбор данных по счету, кодирование счета с правильным счетом и центром затрат, утверждение счетов, сопоставление счетов с заказами на покупку и размещение их для оплаты.
1. Получение и оцифровка счета-фактуры: счет может быть получен в виде вложения электронной почты или в виде данных онлайн-формы. В первом случае вложения электронной почты могут быть в виде отсканированных изображений, PDF-файлов, файлов обработки текстов, электронных таблиц и т. д. Автоматизация может помочь классифицировать эти счета в зависимости от их типа, что поможет в последующем извлечении данных.
2. Извлечение данных: Обычно это наиболее распространенный этап, на котором используется автоматизация. Некоторые ключевые поля, которые должны быть захвачены OCR из счета-фактуры:
Детали продавца: Имя продавца, адрес продавца, телефон продавца, электронная почта продавца, реквизиты банковского счета продавца
Детали счета: Номер счета, Дата счета, Сумма счета, Срок платежа, Net_D, Номер заказа, Валюта
Информация о покупателе: Адрес покупателя, имя покупателя
Налоговая информация: Сумма налога, Tax_ID
Детали таблицы: Описание продукта, количество, цена, сумма в строке
Программное обеспечение оптического распознавания символов (OCR) распознает ключевые поля данных в оцифрованном счете-фактуре. Это распознавание основано на их расположении в счете-фактуре, указанном правилами и шаблонами, разработанными разработчиком. Современные инструменты, такие как Nanonets, используют более сложные устройства для чтения счетов с поддержкой искусственного интеллекта для интеллектуального сбора соответствующих данных с минимальными ошибками в процессе непрерывного обучения.
3. Валидация и утверждения: Программное обеспечение может выполнять автоматическое трехстороннее сопоставление между счетом-фактурой, заказом на покупку и квитанцией, сравнивая извлеченные данные и сопоставляя их с данными из уже существующей базы данных. Инструмент автоматизации также может принимать такие решения, как передача транзакции, пометка ошибок или создание исключений. Расширенное программное обеспечение, особенно такое, как Nanonets, управляемое механизмом искусственного интеллекта, может перенаправлять помеченные счета для дальнейших действий.
4. Маршрут утверждения счета: Используя программное обеспечение для управления счетами, такое как Nanonets, счет можно автоматически перенаправлять с одного этапа на другой, а для утверждения можно настроить напоминания. Включение непредвиденных обстоятельств и напоминаний в рабочий процесс может устранить узкие места. Интеграция электронных подписей и цифровых форм позволяет получать утверждения на ходу от разных участников процесса.
5. Обработка платежей: Полностью автоматизированный процесс оплаты счета-фактуры также будет включать в себя этап оплаты, при котором утвержденный счет-фактура автоматически оплачивается в цифровом виде. Несмотря на возможность автоматической оплаты, многие компании, которые используют автоматизированный процесс оплаты счета-фактуры, включают здесь шаг ручного вмешательства для финансовой безопасности.
6. Хранение и архивирование данных: Хороший инструмент автоматизации оплаты счетов-фактур должен не только хранить все данные в четко определенной базе данных, но также может создавать различные финансовые отчеты, включая отчеты о движении денежных средств, балансовые отчеты, налоговую информацию, инвентарь и счета к оплате/дебиторской задолженности.
В соответствии с Недавний опрос, вот лучшие решения для автоматизированной обработки счетов, которые хотели бы внедрить многие компании:
Хотите автоматизировать рутинный и механический процесс выставления счета на оплату? Пытаться Нанонеты™ Решение OCR на основе искусственного интеллекта для автоматизации процесса выставления счета на оплату в вашей организации!
Наносети для интеллектуальных процессов выставления счетов и оплаты
Nanonets — это программное обеспечение на основе искусственного интеллекта, которое можно использовать для автоматизации и оптимизации этапов обработки счетов в вашем бизнесе.
Данные могут быть получены без ошибок из различных типов файлов счетов. Механизм искусственного интеллекта Nanonets можно обучать с помощью реальных счетов-фактур без необходимости кодирования, что делает его настраиваемым для компании.
Он также имеет встроенные современные алгоритмы и мощную инфраструктуру для многоэтапных утверждений. Программное обеспечение для обработки счетов Nanonets может быть интегрировано с другими системами, такими как база данных Mysql, QuickBooks или Salesforce, и не зависит от платформы. Он точен и масштабируем, экономит время и деньги вашей команде по обработке счетов к оплате и повышает производительность.
Некоторые особенности, которые делают Nanonets идеальным решением для автоматизации процесса оплаты счетов:
- Возможность настройки – Вы можете добавить свои данные в предварительно обученную модель счета-фактуры и добавить настраиваемые поля для обучения модели в пользовательском интерфейсе.
- On-помещения – Вы можете запускать Nanonets локально через докер. Нанонет соответствует требованиям GDPR
- Экономия времени и денег – Сокращение времени обработки (TAT) с дней до минут и затрат на обработку документов на 90%
- Поддержка – Поддержка разрешения запросов в режиме реального времени в чате помогает пользователям ориентироваться в иногда сложном мире сбора счетов.
- Документация по API – В документации вы найдете готовые примеры кода на Shell, Ruby, Golang, Java, C# и Python, а также подробные спецификации API для различных конечных точек.
Программное обеспечение для сбора счетов Nanonets может подключать источники данных, такие как электронная почта, Google Диск и т. д., с помощью API, который передает собранные данные непосредственно в вашу CRM/WMS/DB.
Навынос
Автоматизация процесса выставления счета-фактуры на оплату имеет неоспоримые преимущества, такие как экономия времени и средств, упрощенный процесс расчета кредиторской задолженности и, в конечном счете, лучшие результаты. Выбор средства автоматизации выставления счетов на оплату зависит от уровня автоматизации, который гарантирует бизнес, и способности программного обеспечения сочетаться с практиками и политиками компании.
Используемое программное обеспечение также зависит от распределения бюджета компании, которое учитывает масштаб бизнеса, итоговую прибыль и инвестиционный потенциал компании.
Другими факторами, которые необходимо учитывать при выборе инструмента автоматизации управления счетами, являются простота использования, техническая поддержка, потребности компании в хранении данных и интеграция с существующими цифровыми инструментами, используемыми компанией.
Следует помнить, что любое программное обеспечение для оплаты счетов — это синергетический инструмент, который позволяет сотрудникам сосредоточиться на менее приземленных, более важных задачах, таких как развитие бизнеса и других видах деятельности, которые вносят вклад в ценность предприятия.
- "
- &
- 7
- О нас
- Учетная запись
- Бухгалтерский учет
- Действие
- активно
- Ad
- адаптированный
- адрес
- продвинутый
- AI
- алгоритмы
- Все
- распределение
- Несмотря на то, что
- Другой
- API
- утвержденный
- аудит
- Автоматизированный
- автоматизация
- Банка
- счет в банке
- не являетесь
- Преимущества
- Банкноты
- Bing
- Bosch
- бизнес
- бизнес
- случаев
- Наличный расчёт
- денежный поток
- распознавание символов
- контроль
- Проверки
- закрыто
- беспорядок
- код
- Кодирование
- Общий
- Компании
- Компания
- неотразимый
- сконцентрировать
- Консенсус
- продолжать
- (CIJ)
- Расходы
- может
- Клиенты
- данным
- хранение данных
- База данных
- сделка
- задержки
- поставка
- Застройщик
- Развитие
- различный
- Интернет
- цифровой
- оцифровка
- Docker
- Документация
- управляемый
- сотрудников
- Предприятие
- особенно
- и т.д
- пример
- раскрываться
- ожидаемый
- добыча
- факторы
- БЫСТРО
- Особенности
- Поля
- финансовый
- First
- фиксированный
- поток
- форма
- формы
- будущее
- порождать
- хорошо
- помощь
- помогает
- здесь
- история
- Как
- HTTPS
- изображение
- осуществлять
- важную
- В том числе
- включение
- Увеличение
- информация
- Инфраструктура
- интегрированный
- интеграции.
- Умный
- инвентаризация
- инвестиций
- выставление счета
- IT
- Java
- Основные
- Король
- известный
- УЧИТЬСЯ
- изучение
- уровень
- линия
- расположение
- Длинное
- управление
- руководство
- модель
- деньги
- БОЛЕЕ
- самых
- OCR
- онлайн
- заказ
- заказы
- организации
- Другое
- Картина
- бумага & картон
- новыми участниками
- ОПЛАТИТЬ
- оплата
- Процесс оплаты
- платежи
- Платформа
- сборах
- состояния потока
- цена
- Проблема
- процесс
- Процессы
- Продукт
- производительность
- Продукция
- обеспечивать
- приводит
- покупки
- Пимнц
- Питон
- читатели
- реального времени
- запись
- уменьшить
- отношения
- Отношения
- Отчеты
- дорога
- условиями,
- Run
- Сказал
- главная
- Salesforce
- масштабируемые
- Шкала
- безопасность
- Услуги
- набор
- Оболочка
- аналогичный
- просто
- Размер
- небольшой
- малого бизнеса
- Software
- проданный
- Решения
- специализированный
- Таблица
- Этап
- и политические лидеры
- Область
- диск
- магазин
- сильный
- поставка
- цепочками поставок
- поддержка
- системы
- таблетка
- налог
- Налогообложение
- технологии
- Через
- время
- сегодня
- инструментом
- инструменты
- топ
- трек
- традиционный
- сделка
- Сделки
- Прозрачность
- us
- пользователей
- ценностное
- видимость
- объем
- вполне определенный
- ВИНО
- Провод
- в
- без
- рабочий
- Мир
- бы
- лет