Cerere de achiziție vs Comandă de achiziție: diferențele

Gestionarea fluxului de numerar în cadrul afacerii dvs. este esențială pentru succesul financiar - este o idee deloc. În timp ce contabilitatea de angajamente vă permite să modificați și să masați statisticile pentru a reflecta cheltuielile care nu sunt în numerar, toate companiile trăiesc și mor din contabilitatea de numerar: produsele sau serviciile dvs. aduc mai mulți bani decât trimiteți?

 În timp ce vânzarea unui serviciu sau produs superior se bazează pe forțe aflate în afara controlului dumneavoastră, cum ar fi factorii de piață și economici, dvs poate să gestionați-vă fluxul de numerar într-o măsură decentă. Dar, așa cum a spus legenda de afaceri Peter Drucker, „Nu poți gestiona ceea ce nu măsori.”

Gestionarea corectă a fluxului de numerar necesită mai întâi înțelegere care se cheltuiește ceea ce în cadrul organizației dumneavoastră. Stabilirea unor linii directoare clare pentru cererile de achiziție și comenzile de achiziție este un prim pas important în măsurarea a ceea ce intenționați să gestionați.  

Ordin de cumpărare vs. Solicitare de cumpărare: Care este diferența?

O cerere de achiziție (PR) și o comandă de achiziție (PO) sunt ambele momente cheie în cadrul dvs strategia de achiziții. Diferența constă în ordinea lor în cadrul fluxului de lucru de achiziție al companiei. Diferența dintre PO și PR este simplă:

• O cerere de achiziție este pentru uz intern și leagă utilizatorul final al produsului sau serviciului (angajat) cu autoritățile de aprobare prin documentație care detaliază cheltuielile. 
• O comandă de achiziție provine din cerere și merge la vânzător sau furnizor pentru a îndeplini nevoia. 

Ambele îndeplinesc funcții critice, inclusiv gestionarea documentației, controlul bugetului și verificarea funcțiilor financiare ale afacerii dvs. 

Ce este o cerere de achiziție?

O solicitare de achiziție poate fi atât de complexă sau simplă pe cât trebuie să fie, organizațiile mai mari având adesea nevoie de verificări și procese mai mari în fluxul de lucru al PR decât magazinele mai mici, cu doar câțiva angajați. În ambele cazuri, totuși, esența de bază a unui PR este aceeași: scopul său este de a servi ca o solicitare oficială a unui angajat de a cumpăra sau achiziționa bunuri sau servicii direcționate prin fluxul dvs. de lucru.

De ce aveți nevoie de cerințe de achiziție?

Amintiți-vă, nu puteți gestiona ceea ce nu măsurați, iar măsurarea cheltuielilor începe cu o înțelegere solidă a modului în care banii curg spre exterior. Cu excepția cazului în care inițiați personal fiecare achiziție din cadrul organizației dvs. fără nicio contribuție a angajaților (putin probabil), va trebui să urmăriți îndeaproape care comandă ceea ce, Pentru ce scop, Și pentru cât costă. O cerere de achiziție îndeplinește toate aceste criterii, terminându-se cu o verificare finală de către personalul desemnat pentru a preveni frauda financiară, risipa și abuzul în cadrul afacerii dvs.

De asemenea, trebuie să păstrați înregistrări exacte ale cheltuielilor pentru sistemele dvs. de management financiar în cazul în care IRS vine să bată pentru un audit. În ambele cazuri, un proces de solicitare de achiziție bine uns creează și menține automat un sistem de contabilitate cuprinzător pentru cheltuielile companiei. 

Cum funcționează o cerere de achiziție?

După cum am spus, fluxurile de lucru specifice variază între companii. Pentru acest flux de lucru, vom analiza modul în care o afacere medie cu 100 de angajați ar putea direcționa o solicitare de achiziție. În funcție de dimensiunea și domeniul dvs., fluxul de lucru al cererii de achiziție poate fi mai simplificat sau mult mai lung și mai complex.

Iată o schiță de bază a succesiunii tipice a cererilor de achiziție:

1. Angajatul identifică o nevoie – indiferent dacă este de rutină sau un caz special – și trimite un formular de solicitare de achiziție. Formularul include de obicei:
   1. Numele angajatului sau al departamentului
   2. Locație (dacă birourile sunt diferite din punct de vedere geografic sau lucrezi în principal de la distanță)
   3. Cantitatea și tipul de articole solicitate
   4. Numele comercial și adresa vânzătorului
   5. Pret exact sau estimativ
   6. Data scadentă/când este necesar articolul sau serviciul
2. Primul manager sau autoritatea de recomandare de aprobare validează faptul că produsul sau articolul nu face deja parte din inventarul dvs./nu este la îndemână și trimite solicitarea echipei de management financiar.
3. Finanțe asigură că furnizorul respectă standardele și practicile companiei dvs., se asigură că există o nevoie validă care justifică o cheltuială și că cererea este aliniată cu bugetul dumneavoastră.

Odată binecuvântat de finanțe, generați un comanda de cumparare pentru a satisface cererea.

Ce este o comandă de achiziție?

O comandă de achiziție este o solicitare oficială trimisă vânzătorului pentru bunurile sau serviciile menționate în cerere. Comanda de achiziție este adesea mult mai complexă decât achiziția în domeniul de aplicare și include limbaj juridic pentru a lega fiecare parte contractual la tranzacție. De asemenea, este organizat în funcție de sistemele dvs. interne de management. Dacă furnizorul este suficient de mare sau aveți o relație în curs de desfășurare, este probabil formatat în funcție de instrumentele lor CRM.

De ce aveți nevoie de comenzi de achiziție?

Comanda de cumpărare există pentru a solicita în mod formal și legal bunuri sau servicii de la un furnizor. Acest acord legal leagă fiecare parte la tranzacție și asigură o înțelegere comună a ceea ce se așteaptă, pentru cât de mult și când este necesar. Acest lucru ajută la evitarea surprizelor de facturare și îi menține pe toți cei implicați în achiziții responsabili și sinceri unul față de celălalt, evitând în același timp comunicarea greșită sau eroarea umană care apare adesea în timpul tranzacțiilor verbale sau a acordurilor de strângere de mână.

 Și, la fel ca și cererile de achiziție, o comandă de achiziție există pentru a servi ca o pistă de hârtie auditabilă pentru managementul intern sau în cazul în care o agenție externă vă inspectează.

Cum funcționează o comandă de achiziție?

 Odată ce cererea este aprobată, departamentul dvs. financiar finalizează comanda de achiziție și continuă fluxul de lucru de achiziții.

1.  Echipa financiară trimite comanda de cumpărare vânzătorului și primește factură. De acolo, cel furnizorul este plătit imediat, sau factura este păstrată în conturi de plătit pentru o durată specificată sau până când comanda de cumpărare este îndeplinită (în funcție de articol, procesele interne și acordul cu furnizorul).
   1. O parte cheie a due diligence a echipei dumneavoastră de finanțe este potrivirea în trei direcții. Aceasta este o creanţe funcția departamentului care verifică încrucișat comanda de cumpărare, factură, și chitanța de livrare pentru a valida că nu există nicio fraudă sau eroare umană care poate cauza cheltuieli neașteptate.
2. Odată ce articolul este livrat sau serviciul prestat, o parte responsabilă (fie solicitantul inițial, fie echipa financiară) generează o chitanță și o înregistrează cu conturile de plătit pentru a facilita potrivirea în trei direcții și pentru a arăta că comanda de cumpărare este satisfăcută.

Concluzie

 Aceasta a fost o defalcare de bază a fluxurilor de lucru privind cererile de achiziție și comenzile de achiziție. În realitate, procesul dus-întors de solicitare și primire a mărfurilor de la un furnizor extern este laborios și poate fi lung. De aceea, crearea unei proceduri de operare standard pentru cererile de achiziție și comenzile de achiziție este cheia pentru asigurarea unei achiziții fără probleme și a unei evidențe de calitate.

 Și, la fel ca multe funcții administrative de afaceri, aceste aspecte ale achizițiilor sunt din ce în ce mai digitalizate sau automatizate. Acestea sunt o veste grozavă pentru proprietarii de afaceri și angajați – în timp ce fluxurile de lucru optimizate pot accelera lucrurile, nu puteți optimiza peste viteza de a preda documentele înainte și înapoi, în special în configurațiile de lucru la distanță sau dacă sediul și birourile dvs. sunt dislocate.

 Eficace automatizarea conturilor de plată instrumentele includ cererea de achiziție cuprinzătoare și gestionarea comenzilor de achiziție. Inovațiile în fluxul de lucru includ:

• Instrumente de screening bazate pe inteligență artificială pentru a genera solicitări formale din e-mailurile angajaților sau mesajele Slack.
• Aprobare automată a AP pentru anumite categorii sau rechiziții sub o anumită sumă în dolari care nu necesită control uman.
• Sincronizare cu software-ul dvs. de contabilitate pentru a migra cererile, facturarea și chitanțele pentru a permite potrivirea și reconcilierea în trei direcții rapid.
• Stocarea pe termen lung a datelor într-un cloud securizat vă asigură că sunteți conform și gata pentru audit.

Acestea sunt doar câteva dintre inovațiile care modelează achizițiile, dar fiecare eficientizează în mod unic fluxurile de lucru privind solicitarea și comenzile de achiziție. Și cu cât vă dezvoltați și vă hrăniți mai mult managementul achizițiilor și Automatizarea AP, cu cât ecosistemul pe care îl construiți este mai mare – și cu atât puteți gestiona mai ușor sarcinile administrative care altfel vă diminuează concentrarea operațională.

Indiferent de nivelul dvs. de automatizarea financiară, înțelegerea comenzii de achiziție față de cererea de achiziție este primul pas către gestionarea cheltuielilor și păstrarea numerarului în intrare – dacă gestionați ceea ce puteți măsura acum.

• Distribuție de conținut bazat pe SEO și PR. Amplifică-te astăzi.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. Împuterniciți-vă. Accesați Aici.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. Cunoștințe amplificate. Accesați Aici.
• PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Mediu inconjurator, Solar, Managementul deșeurilor. Accesați Aici.
• PlatoHealth. Biotehnologie și Inteligență pentru studii clinice. Accesați Aici.
• Sursa: https://nanonets.com/blog/purchase-requisition-vs-purchase-order/