What Is Source To Pay? The Ultimate S2P Guide

Republicat de Platon

Urmaritori: 0

Dacă conduceți un magazin de articole de birou și decideți că trebuie să achiziționați un număr mare de notebook-uri pentru a vă stoca magazinul, veți încerca să găsiți notebook-uri de cea mai bună calitate și la prețuri accesibile, pe care le puteți cumpăra în vrac. Veți privi în jur la diferiți furnizori de notebook-uri, veți evalua costurile de lucru cu fiecare, vă veți da seama dacă calitatea produselor lor se potrivește cu ceea ce căutați și apoi veți determina de la cine să cumpărați notebook-urile.

Când finalizați aceste acțiuni, începeți procesul sursă de plată (S2P), prin care trece fiecare companie atunci când lucrează cu furnizorii. Menținerea cheltuielilor scăzute, menținând în același timp fluxuri constante de venituri este vitală pentru succesul afacerii dvs., iar stăpânirea procesului S2P este una dintre cele mai eficiente modalități de a reduce costurile de afaceri.

Iată câteva întrebări la care acest articol încearcă să răspundă:

Care este sursa de plată?
Care este diferența dintre S2P și P2P?
Care este procesul de la sursă la plată?
Cum vă avantajează sursa de plată afacerea dvs.?

Ce este sursa de plată?

Sursa de plată, denumită în mod regulat S2P, este întregul proces de la capăt la capăt al deciziei dacă aveți nevoie de un anumit produs sau serviciu, găsirea celui mai bun furnizor cu care să lucrați, inițierea procesului de achiziție pentru a plăti, efectuarea unei achiziții. , și primirea bunurilor în cauză. La fel ca majoritatea proceselor de afaceri din prezent, navigarea de la sursă la procesul de plată cu soluția software S2P potrivită are numeroase beneficii. Veți observa o gestionare mai ușoară a relațiilor cu furnizorii, termene de livrare mai rapide și modele de prețuri reduse.

Procesul sursă de plată poate părea că este foarte tranzacțional, iar unele dintre ele sunt, dar este, de asemenea, incredibil de dependent de relațiile cu furnizorii, de strategii inteligente și de îmbunătățirea constantă. Dacă dvs. sau echipa dvs. de aprovizionare puteți face din procesul S2P o prioritate, veți vedea câte beneficii pot rezulta din acesta.

S2P vs. Procure to Pay

S-ar putea să vă gândiți: „Care este sursa de plată? Este același lucru cu procurarea de a plăti?”

S2P și P2P nu sunt același lucru; procesul P2P este încorporat în procesul S2P. Pe scurt, procesul S2P este mai mare; cuprinde mai mulți pași decât procesul P2P. Cu toate acestea, procesul P2P este un subset al anumitor pași din cadrul procesului S2P.

S2P începe în momentul în care un lider de afaceri decide că este nevoie de un nou bun sau serviciu de la un furnizor. Apoi se trece la cercetarea furnizorilor, evaluarea prețurilor, trimiterea cererilor de informații, finalizarea selecțiilor furnizorilor, crearea comenzilor de achiziție, primirea produselor și îndeplinirea plăților facturilor. Poate dura săptămâni sau chiar luni pentru a trece prin procesul sursă de plată în întregime.

Procesul P2P, pe de altă parte, începe după ce a fost selectat un furnizor. Echipa de achiziții primește ștafeta de la echipa de aprovizionare și continuă să lucreze prin intermediul activitati de achizitii a procesului S2P. Acestea includ gestionarea ordine de achiziție și cereri de cumpărare, urmărirea termenelor de livrare a produselor, asigurarea primirii mărfurilor și colaborarea cu echipa de conturi plătibile pentru a finaliza plata furnizorului asociată cu factură care se potrivește cu tranzacția.

Prezentare generală a procesului de la sursă la plată

Dacă echipa dvs. de aprovizionare are, în esență, o listă de verificare a tot ceea ce trebuie finalizat pe parcursul procesului de la sursa pentru a plăti, este mai puțin probabil să rateze ceva, să vă expună afacerea la riscuri sau să rateze o oportunitate benefică de aprovizionare. Chiar și mai mult, standardizarea elementelor de acțiune de la sursă la plată face mai posibilă reducerea procesului de grăsime, găsirea de sinergii în afacerea dvs. și implementarea unui sistem de la sursă la plată care permite automatizarea procesului și eficientizarea procesului. integrarea furnizorului.

Pașii procesului S2P sunt:

Identificarea nevoilor de afaceri

Fără necesitatea unui nou produs sau serviciu, o afacere pur și simplu nu ar iniția procesul sursă de plată. Amintiți-vă, în afaceri, trebuie să existe cerere. În acest caz, nevoia dvs. de notebook-uri este cererea. Odată stabilit, începeți să faceți cumpărături.

Opțiuni de aprovizionare pentru furnizori

Există o mulțime de vânzători de notebook-uri acolo. Găsiți mai multe care arată promițătoare. Îți place oferta pe care o au? Prețul lor pare corect? Puteți utiliza un sistem sursă de plată pentru a ajuta la identificarea potențialilor furnizori, pentru a urmări procesul S2P cu fiecare și pentru a crea o bază de date cu informații dacă veți trece vreodată prin acest proces din nou (ceea ce veți face!).

Selectarea unui furnizor

După ce ați trimis cereri de informații (RFI), propuneri (RFP) și cotații (RFQ), veți primi o serie de răspunsuri de la furnizorii cărora le-ați trimis. Veți analiza răspunsurile, veți afla care furnizor se potrivește cel mai bine nevoilor dvs. și veți alege unul sau mai mulți furnizori cu care să mergeți mai departe, în funcție de nevoile dvs. de achiziții.

Finalizarea Contractelor

Cu furnizorii selectați, este timpul să punem pixul pe hârtie. Veți crea contracte obligatorii din punct de vedere juridic care descriu parteneriatul cu furnizorii, veți integra furnizorul (furnizorii) în sistemul dumneavoastră sursă de plată și veți implica echipa de achiziții pentru a finaliza secțiunea P2P a procesului S2P.

De achiziții publice

Contractul de mai sus nu este același cu o comandă de cumpărare. Cu contractul cu furnizorul în vigoare, echipa de achiziții va crea apoi o comandă de achiziție pentru ceea ce aveți nevoie și o va trimite furnizorului. Odată ce furnizorul acceptă OP, acesta este obligatoriu din punct de vedere juridic pentru ambele părți. În cele din urmă, vânzătorul va expedia caietele la magazinul dvs. în conformitate cu comanda de cumpărare.

Procesarea facturii furnizorului

După ce mărfurile au fost trimise, veți primi o factură de la furnizor care detaliază cât trebuie să plătiți pentru a finaliza tranzacția. Asigurați-vă că treceți prin potrivire în trei proces pentru a se asigura că factura se potrivește cu OP și cu articolele primite.

Finalizarea plății

În acest moment, echipa de conturi de plătibile va finaliza plata. În funcție de acordul cu furnizorul, aceștia ar putea folosi Plăți EFT, ACH sau EDI. Software de automatizare AP este un instrument excelent pentru simplificarea decontării facturilor.

Beneficiile Source-to-Pay

Procesul sursă de plată există de mult timp. Deși pașii au rămas relativ la fel, modul în care sunt finalizați s-a schimbat odată cu utilizarea instrumentelor digitale, a software-ului P2P și a capacităților de automatizare.

Deoarece este mai raționalizat ca niciodată, companiile văd beneficii nesfârșite de la gestionarea atentă și optimizată de la sursa la plata, cum ar fi:

Relațiile îmbunătățite cu furnizorii sunt un rezultat minunat al procesului S2P de astăzi. Pașii optimizați ai procesului facilitează lucrul împreună, iar tehnologia poate ajuta la crearea unor structuri de tranzacții care îi fac pe toți fericiți.
Găsind cei mai buni furnizori la cele mai bune prețuri, organizația dvs. poate economisi bani. Fie că este vorba de cumpărare în vrac, de acord cu un contract de furnizor pe termen lung sau de schimbarea unui furnizor vechi cu unul nou, sursa de plată vă va ajuta cu siguranță să realizați economii în timp.
Urmărirea datelor este mult mai precisă. Acest lucru ajută la urmările de audit, la analiza furnizorilor și la prognoza afacerii în acest spațiu.
Pe măsură ce relația dumneavoastră cu fiecare furnizor continuă, va trebui să vă asigurați că parteneriatul rămâne favorabil. Procesul de la sursa până la plata vă poate ajuta să urmăriți cu ușurință valori specifice, monitorizând performanța furnizorilor dvs. și depășind orice problemă.
Colaborarea internă este susținută de fiecare pas. Echipa dvs. de aprovizionare trebuie să lucreze bine cu achizițiile, iar la sfârșitul procesului, conturile de plăți parcurg pentru a trece linia de sosire. Această colaborare poate distruge silozurile funcționale și poate ilustra beneficiile lucrului împreună în diferite capacități.

Perspective

Sistemul source-to-pay aduce aprovizionare, aprovizionare, și creanţe funcţionează împreună. Fără ca fiecare expert funcțional să-și facă treaba, procesul s-ar destrama și s-ar pune în pericol sănătatea afacerii dumneavoastră. Dacă conduceți un magazin de articole de birou și nu puteți păstra notebook-urile stocate, deoarece echipa dvs. S2P eșuează, ați putea foarte bine să ieșiți din afacere. Deși analizăm procesul S2P în mod holistic, pot fi găsite oportunități de îmbunătățire atunci când analizăm responsabilitățile și funcționalitățile fiecărei funcții.

AP poate reprezenta capătul final al procesului, dar asigurarea faptului că facturile sunt plătite la timp este esențială pentru a vă menține finalul tranzacției. Cu dreapta Automatizarea AP software cum ar fi Nanoneți, puteți evita capcanele comune în procesul S2P. Gestionare eficientă a AP poate ajuta la atenuarea provocărilor S2P care vin împreună cu plățile întârziate, gestionarea incorectă a facturilor și relațiile cu furnizorii în ansamblu. Cand tu optimizarea procesului de plată a furnizorilor, toată lumea câștigă.

Tehnologia face parte din afaceri astăzi, indiferent de industria în care vă desfășurați activitatea. Cum puteți integra tehnologia în procese precum S2P pentru a ușura viața angajaților dvs., pentru a construi parteneriate mai bune în exterior și pentru a obține cel mai bun profit pentru banii dvs.? Dacă nu ești sigur de unde să începi, implementarea unui sistem de plată sursă este locul perfect.