Elimine os gargalos de aprovação manual com nosso modelo de fluxo de trabalho de aprovação sem código. Dê à sua equipe uma ideia clara do que precisa ser aprovado, quando e como, para que nenhuma aprovação fique parada no pipeline por muito tempo.
O que é um fluxo de trabalho de aprovação?
Um fluxo de trabalho de aprovação é um conjunto de etapas pelas quais um documento ou tarefa precisa passar antes de ser aprovado e concluído. As etapas em um fluxo de trabalho de aprovação geralmente são definidas para garantir que o documento ou tarefa seja revisado e verificado pelas pessoas certas e que quaisquer questões ou problemas sejam detectados e resolvidos antes que o documento ou tarefa seja finalizado.
Por que um processo de fluxo de trabalho de aprovação é importante?
À medida que uma organização cresce, aumenta o número de tarefas que precisam ser revisadas. Essa tarefa que poderia ter sido realizada por e-mail agora precisa de uma estrutura adequada.
Os fluxos de trabalho de aprovação ajudam as empresas a monitorar o fluxo de aprovações para manter o pipeline de tarefas em movimento. Aqui estão algumas razões pelas quais um processo de fluxo de trabalho de aprovação é essencial para as empresas:
- Garante que as tarefas sejam monitoradas e executadas corretamente
- Garante que pequenos detalhes não sejam esquecidos.
- Permite que diferentes pessoas ou grupos revisem e aprovem um documento ou tarefa no prazo.
- Permite acompanhar o andamento do documento ou tarefa durante o processo de aprovação.
- Ajuda a detectar e resolver quaisquer questões ou problemas antes de finalizar o documento ou tarefa.
- Melhora a comunicação e colaboração entre as diferentes pessoas ou grupos envolvidos no processo.
- Melhora a eficiência organizacional geral e a responsabilidade.
Sobre o modelo de fluxo de trabalho de aprovação de Nanonets
Seus projetos atrasam porque um dos revisores esqueceu de fornecer as aprovações necessárias?
É hora de mudar isso.
Automatize e aprimore a visibilidade de todo o processo de aprovação usando um modelo de fluxo de trabalho de aprovação automatizado. Certifique-se de que todas as partes interessadas estejam atualizadas sobre os documentos recebidos, melhore a responsabilidade e reduza drasticamente o tempo para processar suas aprovações.
Como usar o modelo de fluxo de trabalho de aprovação de Nanonets?
Para usar o modelo de fluxo de trabalho de aprovação Nanonets, login na sua conta MXNUMX para sua conta Nanonets ou criar uma conta gratuita se você não tiver já.
Vamos ver como podemos criar um aprovação de fatura fluxo de trabalho em Nanonets.
Passo 1: Crie um modelo de OCR.
Vá em frente e selecione o fatura OCR modelo.
Depois de abrir o modelo, carregue uma fatura de sua escolha. Veja todos os dados extraídos. Usaremos os dados extraídos para acionar o fluxo de trabalho de aprovação.
Etapa 2: criar fluxo de trabalho de aprovação de fatura.
Configure o fluxo de trabalho das faturas clicando no banner e selecionando de gestão de documentos no menu esquerdo.
Etapa 3: adicionar parâmetros de fluxo de trabalho
Role para baixo para ver o módulo de aprovação no fluxo de trabalho.
Aqui você pode fazer o seguinte:
Adicionar revisores
Adicione revisores que receberão arquivos sinalizados em suas caixas de entrada para revisão manual.
Atualizar regras
Defina as condições para sinalizar ou selecionar um arquivo para revisão manual.
Adicione vários estágios.
Precisa de mais do que apenas um cheque? Adicione vários estágios e regras para uma revisão completa.
Automatize
Uma vez feito isso, os Nanonets executarão todas as regras para cada documento no piloto automático.
Vamos verificar alguns casos de uso
- Verifique se as datas são válidas: Se quisermos verificar se eles são adequados, veja como você pode fazê-lo.
2. Verifique os detalhes do fornecedor: Se você quiser verificar os nomes dos fornecedores combinando-os em seu banco de dados existente, poderá fazê-lo usando as seguintes condições.
Sinalizar faturas abaixo de um determinado valor: Se você deseja sinalizar faturas com um valor total inferior a 5000, veja como fazê-lo.
Fluxos de trabalho de aprovação são fáceis de configurar em Nanonets. Se você enfrentar algum problema, nossa equipe está aqui para ajudar.
Rcada um para nossa equipe para configurar fluxos de trabalho de aprovação personalizados ou experimentá-los você mesmo.
Benefícios de usar o modelo de fluxo de trabalho de aprovação de Nanonets
Aprovações pendentes podem ter efeitos cascata nos prazos do projeto. Como empresa, você gostaria de simplificar os processos de aprovação para acelerar os cronogramas dos projetos e impactar a receita.
Com o modelo de fluxo de trabalho de aprovação da Nanonets, você pode
- Configure um processo de aprovação automatizado em minutos.
- Crie fluxos de trabalho de aprovação com 0 erros
- Melhore a responsabilidade financeira com status de aprovação em tempo real
- Elimine gargalos de aprovação com Automação Inteligente.
Por que Nanonets para fluxos de trabalho de aprovação?
Nanonets é um sistema inteligente baseado em IA software de automação de documentos que permite automatizar os processos de aprovação de documentos com fluxos de trabalho baseados em regras sem código.
A Nanonets possui uma ampla gama de ferramentas, como fluxos de trabalho automatizados, verificação de documento, Correspondência de 3 vias e API OCR, juntamente com opções de serviços como treinamento personalizado, anotadores, suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e um teste grátisl.
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Quais são os diferentes tipos de fluxo de trabalho de aprovação?
Fluxos de trabalho de aprovação são importantes para fazer uma organização funcionar melhor e ser mais produtiva. Eles economizam tempo e reduzem erros. Os fluxos de trabalho de aprovação garantem que as pessoas na empresa e os responsáveis importantes concordem com as coisas antes de colocá-las em ação. Existem diferentes tipos de fluxos de trabalho de aprovação que as organizações podem usar.
Fluxo de Trabalho do Processo
Fluxo de trabalho de processo é o tipo mais comum de fluxo de trabalho. É bom quando as tarefas de um projeto são sempre as mesmas. Esse tipo de fluxo de trabalho ajuda a deixar claro o caminho para a conclusão do projeto. Um exemplo é um fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos que ajuda as organizações a processar documentos.
Fluxo de Trabalho do Projeto
O fluxo de trabalho do projeto é bom quando o objetivo do projeto é claro, mas o caminho para chegar lá pode não ser. Esse tipo de fluxo de trabalho ajuda a deixar claro o caminho para a conclusão do projeto. Um exemplo é um fluxo de trabalho de gerenciamento financeiro, que ajuda as organizações a administrar dinheiro.
Fluxo de trabalho do caso
O fluxo de trabalho do caso também é chamado de fluxo de trabalho de investigação. Isso é bom quando o objetivo é claro, mas o caminho para chegar lá não é. Um exemplo disso é um fluxo de trabalho de recompensa monetária. Esse fluxo de trabalho ajuda a determinar se alguém deve receber uma recompensa e quanto deve receber. Ele passa por diferentes níveis de aprovação. Se todos concordarem, a pessoa recebe a recompensa. Se alguém não concorda, a recompensa não é dada.
Crie qualquer tipo de fluxo de trabalho de aprovação com Nanonets. Criar uma conta gratuita or entre em contato com nossa equipe de especialistas para configurar seus fluxos de trabalho.
Melhores práticas para fluxos de trabalho de aprovação
Qualquer empresa, com a ajuda de fluxos de trabalho de aprovação, pode aumentar seus lucros e ajudar a reduzir tempo e esforço, que podem, por sua vez, ser usados para fazer algo produtivo. Além disso, pode facilitar todo o processo de aprovação para a empresa, e as equipes podem trabalhar de forma mais produtiva e flexível. Abaixo estão algumas práticas recomendadas a serem seguidas ao usar um fluxo de trabalho de aprovação.
- Determinar os aprovadores para cada equipe.
- Transmissão de aprovações em vários estágios com a ajuda de modelos de fluxo de trabalho automatizados.
- Identificação de redundâncias nos fluxos de trabalho para um procedimento de aprovação otimizado.
- Preparando-se para atrasos e situações de gargalo durante a atribuição de tarefas.
- Certificar-se de que cada membro da equipe tenha os recursos necessários para finalizar as tarefas.
Cinco principais desafios de um fluxo de trabalho de aprovação manual
Requer muito tempo
O trabalho de aprovação pode levar muito tempo se for feito à mão. Pode ser cansativo e cometer erros. Mas com aprovação software de automação de fluxo de trabalho, pode ser feito rapidamente sem perda de tempo e esforço. Isso ajuda os funcionários a terem mais tempo para fazer coisas importantes para a empresa.
Resultado em Atrasos
No processo de aprovação manual, o email leva a aprovação dos membros. Pode demorar muito, pois você terá que esperar a resposta da pessoa; caso contrário, você precisará enviar o e-mail novamente, o que leva a atrasos adicionais.
Reduz a Transparência
É difícil determinar o gargalo em um processo de aprovação manual. Com o modelo de fluxo de trabalho de aprovação, você pode tornar todo o processo transparente para todos na organização. Além disso, o fluxo de trabalho de aprovação com painéis personalizáveis ajuda a rastrear os fluxos de trabalho de aprovação, aumentando a combinação e a produtividade da empresa.
Tarefas repetitivas podem ser contraproducentes
A inserção manual de dados pode ser uma tarefa repetitiva e tediosa e pode resultar em erros. Além disso, o manuseio de muitos documentos físicos pode ser demorado, aumentando as chances de erros, o que pode ser ruim para o crescimento da empresa. Os processos de fluxo de trabalho de aprovação podem ajudar a reduzir esses erros e problemas estressantes para os funcionários, dando-lhes tempo para se envolverem em algo produtivo para a empresa.
Mude de processos de aprovação manuais para fluxos de trabalho de aprovação automatizados com Nanonets. Configure fluxos de trabalho de aprovação em 5 minutos!
Perguntas frequentes
O que é automação de aprovação?
A automação de aprovação é um processo em que o trabalho do projeto é enviado em um ou mais níveis para rejeição ou aprovação. Esse processo ajuda a aprimorar a comunicação, promove a flexibilidade e reduz o tempo, o esforço e as chances de erros que fazem a organização prosperar.
Como você cria uma matriz de aprovação?
Para criar uma matriz de aprovação, é essencial formular a hierarquia dos aprovadores. Por exemplo, o VP de Finanças é colocado no nível superior e os gerentes diretos da equipe entram em cena. Muito provavelmente, esta hierarquia é baseada na estrutura da organização.
Por que os fluxos de trabalho de aprovação são críticos?
Os fluxos de trabalho de aprovação são essenciais para qualquer organização porque ajudam a reduzir o tempo e o esforço dos funcionários que realizam o processo de aprovação manualmente. Também reduz as chances de eventuais relatórios, aumentando a produtividade da empresa.
Quais são as etapas para usar o modelo de fluxo de trabalho de aprovação Nanonets?
Depois de fazer login, você pode adicionar um fluxo de trabalho de aprovação aos seus modelos de OCR de documentos.
- Para adicionar fluxo de trabalho de aprovação, vá para WORKFLOW > Approvals
- Você verá um módulo como este em que “Verificações gerais” e “Verificação do fornecedor” são estágios de revisão diferentes.
- Em cada estágio de revisão, você pode adicionar o seguinte
- Tipos de revisão
- Revisores
- Regras para sinalizar arquivos
- Você pode adicionar as seguintes condições nas regras para sinalizar arquivos:
- É uma data válida: Verifica se a string é um dos formatos de data aceitos
- Não é uma data futura: Verifique se a data é posterior à data atual
- Comprimento do conteúdo: Verifica o número de caracteres em um campo
- É pontuação >=: Verifica se a pontuação de confiança é maior do que o valor especificado
- Bancos de dados de correspondência: Procura um valor capturado em seu banco de dados ou ERP (correspondência de 2 ou 3 vias)
- Corresponde ao campo: Deve corresponder a outro campo capturado na fatura
- Script Python: Crie sua própria regra personalizada com Python
O que é um exemplo de fluxo de trabalho de aprovação?
Vamos explicar o processo de fluxo de trabalho de aprovação com o exemplo de aprovação de orçamento. Ao elaborar o orçamento de uma organização, é necessário passá-lo a vários níveis para alterações e aprovações. O orçamento é uma parte essencial para o bom funcionamento de uma organização, pois acompanha quanto dinheiro é gasto e recebido, mostrando no final o lucro da empresa. Como o procedimento de aprovação é multinível e requer várias aprovações para cada nível, mas com a ajuda do fluxo de trabalho de aprovação, eles poderiam concluir esse processo rapidamente.
Um software de gerenciamento de fluxo de trabalho de aprovação cria e envia os formulários para modificações e aprovação para todos os membros da empresa. A longo prazo, isso reduz o tempo, o esforço e a possibilidade de erros, estabelecendo transparência no processo de elaboração do orçamento. Além disso, geram automaticamente documentos, formulários, planilhas e dados e os enviam por e-mail ou qualquer outra fonte cadastrada pela empresa para aprovação, tornando o processo ágil.
Quais são os diferentes elementos do processo de fluxo de trabalho de aprovação?
Toda empresa precisa de um processo de aprovação para que a organização funcione corretamente. Eles precisam dele para várias operações, como faturamento, descontos, processos de fatura, etc. Um fluxo de trabalho de aprovação melhor executa funções melhores que permitem que a organização funcione sem problemas. Os fluxos de trabalho de aprovação são exclusivos, mas alguns elementos comuns estão disponíveis em todos os fluxos de trabalho de aprovação. Eles são.
Submissão
O processo de envio é necessário para o funcionamento de um fluxo de trabalho de aprovação. Os membros da equipe devem enviar os dados, como documentos, para iniciar o processo de fluxo de trabalho. Projetos diferentes exigem dados diferentes, mas todos eles exigem o envio de dados em primeiro lugar.
Lista de tarefas
A divisão dos objetivos de nível superior em etapas mais refinadas é o trabalho de uma lista de tarefas. Isso é feito para tornar os funcionários conscientes de seu trabalho e da equipe como um todo.
Níveis de permissão
A função dos níveis de permissão é alocar o nível de autoridade para cada membro da organização. Todo o objetivo da autoridade administrativa é que as operações da empresa sejam executadas sem problemas. Também permite que a gestão dê o poder de rejeitar e aprovar os dados.
Aprovadores
Todo o processo de aprovação depende de quem vai aprovar a obra. Os aprovadores ajudam a empresa a dividir o trabalho de aprovação entre cada membro para que quem aprove quais dados. Acontece que é um processo de aprovação em vários níveis que ajuda a manter a flexibilidade na organização.
Condições de Aprovação
Como o nome sugere, as condições de aprovação eliminam alguns padrões pelos quais um envio é rejeitado ou aprovado. Os padrões são definidos de acordo com a tarefa de cada projeto. Por exemplo, no fluxo de trabalho de aprovação de design gráfico, as condições de aprovação podem ser design e qualidade exclusivos.
Alertas e notificações
Este é um dos elementos essenciais do fluxo de trabalho de aprovação, pois as atualizações são necessárias para que a equipe possa acompanhar a tarefa. Além disso, as notificações de rejeição e aprovação podem ajudar os membros da equipe a trabalhá-las imediatamente para serem encaminhadas para o próximo nível. Ele permite que a empresa funcione sem problemas e aumente a produtividade.
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