Melhor sistema de gerenciamento eletrônico de documentos em 2023

O mundo se tornou digital, assim como a papelada do escritório. Cada escritório cria, colabora, compartilha e armazena milhares de documentos eletrônicos anualmente. É fácil se perder no caos. E, portanto, temos um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos que organiza os documentos para que sua equipe possa acessar documentos importantes em qualquer lugar.  

Existem muitos softwares de gerenciamento de documentos eletrônicos disponíveis online. As organizações precisam escolher o software que atenda às suas necessidades e caso de uso. Neste blog, veremos os 5 principais sistemas de gerenciamento eletrônico de documentos do mercado e destacaremos os recursos que os destacam.

1. Nanoredes
2. Arquivos M
3. Modelo
4. Documento Lógico
5. OnlyOffice

Seja você proprietário de uma pequena empresa, freelancer ou simplesmente alguém procurando organizar seus arquivos digitais, este blog o ajudará a encontrar o EDMS perfeito para suas necessidades.

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Melhor EDMS em 2023

#1. Nanonetes

Nanonets é um sistema eletrônico abrangente sistema de gestão de documentos. Possui uma interface fácil de usar e recursos avançados para documento automatizado gestão.

Um dos principais recursos da plataforma é que ela captura dados automaticamente de qualquer tipo de documento usando Tecnologia OCR. Você também pode criar fluxos de trabalho automatizados para concluir tarefas de documentos, como classificação de documentos, armazenamento, indexação e controle de documentos, ou até mesmo criar fluxos de trabalho de aprovação para validar os detalhes do documento.

Com sua interface sem código, mais de 5000 integrações e 15-day free trial, Nanonets podem ser usados ​​desde o primeiro dia para gerenciar documentos de negócios e automatizar processos manuais.

Prós:

• Interface amigável sem código
• Excelente classificador de documentos
• Suporte ao cliente 24 × 7
• Mais de 5000 integrações
• Automatize o processo manual de documentos com fluxos de trabalho sem código
• Proteção por senha, função com base no acesso ao documento
• Armazenamento seguro de documentos
• Extraia dados de registros com precisão > 95%
• Interface fácil de usar – aprenda a usá-la em 30 minutos ou menos
• Modelos e opções fáceis de personalização

Contras:

• Sem opções de geração de documentos
• Não pode ser usado para assinatura de documento

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Você tem um caso de uso em mente? Faça uma ligação curta de 10 minutos com nossos especialistas em automação para otimizar gerenciamento de documentos na sua organização.

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#2. M-Arquivos

M-Files é um sistema de gerenciamento de documentos eletrônicos fácil de usar que ajuda a gerenciar documentos de forma eficaz. Reduz o tempo de armazenamento e compartilhamento de arquivos e documentos, o que aumenta a produtividade da organização.

O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos M-Files ajuda a rastrear as alterações em arquivos e documentos de forma eficaz e sem esforço. Por fim, permite que o usuário tenha um trial gratuito para experimentar o software antes de comprar o pacote.

fonte

Prós:

• Permite que o usuário acesse documentos de qualquer dispositivo
• Permite que os usuários rastreiem as alterações feitas nos arquivos

Contras:

• Você precisa baixar o software para usá-lo
• Configuração de GUI complicada
• Existem limitações nas contagens em cofres
• Ferramenta de administração complicada
• Deve melhorar a interface do usuário.

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#3. Modelo

Templafy é uma plataforma de geração de documentos que fornece módulos de gerenciamento de documentos eletrônicos para empresas que buscam organizar documentos comerciais.

O Templafy oferece muitas ferramentas para criação de documentos, colaboração de conteúdo, assinatura digital e rastreamento de documentos. Com armazenamento em nuvem, o Templafy permite que os usuários acessem documentos facilmente de qualquer dispositivo móvel.

Prós:

• Fácil geração de documentos e opções de rastreamento
• Excelentes integrações de geração de documentos

Contras:

• Pode levar mais tempo para carregar os documentos
• Pode enfrentar problemas ao fazer login
• Pode encontrar problemas de compatibilidade às vezes
• Pode ser caro para pequenas organizações

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#4. Documento Lógico

O software de gerenciamento eletrônico de documentos Logical Doc é um sistema de código aberto baseado em Java que ajuda na automação de processos de negócios.

O LogicalDoc permite que usuários e organizações organizem, indexem, recuperem, controlem e distribuam documentos de negócios cruciais com segurança e confiabilidade, com foco na automação de processos de negócios e recuperação rápida de conteúdo.

Prós:

• Ótimo para gerenciamento de informações
• Plug-ins de código aberto estão disponíveis

Contras:

• IU desatualizada
• Caro para pequenas organizações
• A personalização requer conhecimento de programação
• Difícil de aprender para iniciantes
• Sem suporte por telefone

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#5. Somente Sistema AscensioEscritório

O sistema de gerenciamento eletrônico de documentos Ascensio System OnlyOffice é simples de usar EDMS para pequenas empresas. Ajuda a compartilhar arquivos e documentos; também é fácil gerenciar tarefas integrando arquivos, e-mails, links de URL etc. em seu sistema.

Além disso, este sistema de gerenciamento de documentos suporta CIFS (Common Interface File System), permitindo a compatibilidade de arquivos e documentos com SO (sistema operacional) como Unix, etc. Além disso, este sistema de gerenciamento de documentos funciona com suporte de API.

Prós:

• Compatível com serviços em nuvem
• Recursos fáceis de armazenamento e compartilhamento
• Bom para geração de documentos

Contras:

• Falta automação de documentos
• Muito menos armazenamento de documentos na nuvem
• O acesso baseado em função é difícil de monitorar
• Interface de usuário difícil

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Nanonets – Um EDMS completo para o seu negócio

[Conteúdo incorporado]

Nanonets é um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos repleto de recursos que funciona como software de contas a pagar. A Nanonets possui software de OCR embutido, solução de pagamento e automação de fluxo de trabalho avançada.

Devido a essa combinação, os Nanonets podem resolver várias tarefas de negócios, como automatizar o upload de documentos, classificação, identificando documentos duplicados, pagamentos de fornecedores, gerenciamento de aprovação de documentosE muito mais.

Nanonets simplifica o gerenciamento de documentos. Assim que um documento entra em seu ecossistema, você pode enviar automaticamente o documento para Nanonets. A plataforma irá ler, extrair informações relevantes, categorizar e indexar documentose, em seguida, envie o documento para armazenamento após concluir as verificações relevantes usando gatilhos de fluxo de trabalho. A plataforma também converte documentos em PDFs pesquisáveis, facilitando a pesquisa de seus documentos com uma simples pesquisa por palavra-chave.

Por exemplo, uma fatura chega à sua caixa de entrada. Nanonets irão

• extrair dados de faturas,
• verifique se há duplicatas,
• corresponder ao pedido de compra, pedido de venda e fatura,
• categorizar os gastos usando códigos GL,
• obter as aprovações de pagamento e
• por fim, efetue o pagamento.

Tudo isso pode ser configurado em Nanonets sem escrever uma única linha de código.

Você também pode usar Nanonets como um solução de marca branca em seu sistema de gerenciamento eletrônico de documentos existente. Você está procurando uma parceria semelhante? Estenda a mão para nós.

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5 razões pelas quais você deve usar Nanonets

[Conteúdo incorporado]

Os benefícios dos Nanonets vão além de ser uma plataforma fácil de usar com vários casos de uso. Aqui estão cinco razões pelas quais você deve considerar o uso de Nanonets para gerenciar seus documentos eletrônicos com eficiência.

A Nanonets tem o melhor da categoria Software OCR, que reconhece e extrai pontos de dados de seus documentos sem nenhum modelo. Você pode criar seu modelo de OCR personalizado em 15 minutos na plataforma.

A plataforma funciona com mais de 200 idiomas e pode facilmente extrair informações de vários idiomas, várias páginas, estruturadaou extração não estruturada de dados a partir de documentos. Você pode usar os dados extraídos para acionar fluxos de trabalho.  

Fonte da fatura

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Tem um documento? Basta carregar o documento e extrair dados dele em qualquer lugar.

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Automatize processos manuais sem fluxos de trabalho de código

Os fluxos de trabalho fáceis de usar, sem código e personalizáveis ​​dos Nanonets podem automatizar processos de documentos, Processamento de faturas, fluxo de trabalho de aprovações, requisitos de seguro e muito mais.

Você pode usar fluxos de trabalho Nanonets para automatizar

E mais. As possibilidades são infinitas.

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Tem um caso de uso de automação de fluxo de trabalho em mente? Inicie o seu teste gratuito or entre em contato com nossa equipe para configurar seu fluxo de trabalho.

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Integre-se facilmente com mais de 5000 opções de integração

O Nanonets integra-se facilmente com sua pilha de tecnologia existente com integrações de API prontas para uso. Garanta um fluxo de dados contínuo de e para Nanonets e seus aplicativos de negócios.  

Sem código e comece a usar desde o primeiro dia

Nanonets são extremamente fáceis de configurar. Tudo que você precisa fazer é inicie o seu teste gratuito, envie seus documentos para extrair dadose conecte-se às integrações necessárias. É isso.

Você pode começar a usar a plataforma desde o primeiro dia.

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Proteja documentos confidenciais com acesso baseado em funções e armazenamento seguro

Proteja seus documentos comerciais com acesso restritivo e armazene documentos em armazenamento seguro na nuvem. Nanonets é compatível com GDPR, certificado SOC2 e está disponível em hospedagem local, o que permite que você modifique Nanonets de acordo com seus requisitos de segurança.

Além do exposto, a Nanonets se destaca de seus concorrentes com o seguinte:

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Tem uma gerenciamento de documentos caso de uso em mente? Deixe-nos ajudá-lo a otimizar seu processos de documentos. Entre em contato com nossa equipe de especialistas para que possamos orientá-lo sobre como gerenciar documentos de maneira eficaz em grande escala.

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Conclusão

Os benefícios dos sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos o tornam crucial para qualquer empresa que busca otimizar seus processos de gerenciamento de documentos. Escolher o melhor software para suas necessidades requer muita pesquisa.

Deixe nossa equipe simplificar sua decisão. Entre em contato com nossos especialistas para ver como você pode usar Nanonets para resolver seus requisitos de negócios e automatizar suas tarefas mundanas de gerenciamento de documentos eletrônicos.

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LDeixe-nos ajudá-lo a otimizar seus processos de gerenciamento de documentos. Agende uma consulta gratuita para ver como você pode economizar 80% de custos e 90% de tempo com a automação de Nanonets.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/top-electronic-document-management-system/