Fakturamatching

En viktig aktivitet i prosesser for leverandørgjeld (AP) er fakturamatching. Tradisjonelle tilnærminger i denne nøkkeloppgaven kan koste tid, krefter og menneskelige ressurser for en virksomhet. Ved å bruke innovative teknologier og automatiserte verktøysett kan du optimere fakturamatching for å gi en bedrift ekstra innflytelse og verdi.

Denne artikkelen gir et detaljert innblikk i fakturamatching, de forskjellige typene, behovet for berøringsfri fakturabehandling or fakturahåndtering, og dens varierte fordeler.

Hva er fakturamatching?

Fakturamatching er en leverandørgjeldsprosess som validerer og sammenligner informasjon om innkjøpsordre (PO) med leverandørens faktura og produktkvitteringer.

Når en organisasjon ønsker å bruke varene eller tjenestene til en leverandør, reiser den en innkjøpsordre med detaljerte krav. Ved levering av de rekvirerte varene eller tjenestene utstedes en produktkvittering av kjøpeorganisasjonen. Leverandøren tar deretter opp fakturaen for betalingsklarering. Dette er når fakturamatching finner sted.

Matchende fakturaer sikrer at det ikke er feil eller inkonsekvenser mellom innkjøpsordre og faktura. Det legger til rette for raskere oppgjør av leverandøravgifter og forhindrer risiko for leverandørsvindel & betaling for falske fakturaer.

Hva er et avvik?

Referert til som fakturaunntak, oppstår et avvik når det er et misforhold mellom fakturadetaljene og dens validerende dokumenter, for eksempel innkjøpsordre eller vare-/produktkvitteringen.

Avvik kan være av to typer - mengde og pris

• Mengdeavvik: refererer til avviket mellom mengden eller antall varer på innkjøpsordren og den fakturerte fakturaen
• Prisavvik: refererer til et misforhold mellom kostnaden nevnt i PO og verdien nevnt i fakturaen.

Å identifisere og avstemme avvik kan være en krevende oppgave for AP-avdelingen. Avvik bør vurderes for å se om de faller innenfor toleransegrensene å gå videre med fakturabehandling eller returnere fakturaen til leverandøren for rettelser.

Toleransenivå refererer til mindre variasjoner som kan forekomme i prosent eller beløp i en faktura. Fakturaer som overskrider toleransenivåer settes på vent og sendes for korrigering til leverandøren.

---

Ønsker du å automatisere dine manuelle AP-prosesser? Bestill en 30-minutters live-demo for å se hvordan Nanonets kan hjelpe teamet ditt med å implementere ende-til-ende AP-automatisering.

Planlegg en demo

[Innebygd innhold]

---

Behov for fakturamatching

La oss finne ut hvorfor det er så viktig for en bedrift å bekrefte eller matche fakturaer.

Fakturamatching sikrer at leverandørfakturaer kan verifiseres mot støttedokumenter før betalinger frigis. Dette hjelper bedrifter med å:

• Bekreft at betalinger kun gjøres for gyldige varer eller tjenester mottatt fra leverandøren
• Oppretthold raskere og nøyaktige utgivelser av betalinger
• Legg til rette for bedre åpenhet ved å eliminere feil og doble betalinger
• Spor registreringer av betalinger for flere leverandører
• Vær bedre forberedt på bedriftsrevisjoner

Ulike virksomheter kan følge ulike måter for fakturamatching som beskrevet i neste avsnitt nedenfor.

Måter for fakturamatching

Fakturamatchingsprosessen i organisasjoner gjøres normalt på følgende måter: 2-veis matching, 3-veis matching og til slutt 4-veis matching.

Fakturaer valideres mot andre relaterte dokumentere arbeidsflyter som kan inkludere innkjøpsordrer, varemottak, og kontrollsedler. Disse måtene å matche på sjekker også for fakturaavvik og toleransenivåer som må løses før fakturaen klareres for betaling.

2-veis samsvar

2-veis matching er en enkel og vanlig måte å bekrefte fakturaer på. Det innebærer å matche fakturaer med innkjøpsordrer samt å sjekke for toleranser. Hvis fakturaen oppfyller de nødvendige kriteriene, er den planlagt for betaling.

3-veis samsvar

3-veis matching er den mest populære metoden for fakturamatching. Dette innebærer en tre-trinns prosess. Fakturaen kontrolleres for nøyaktighet i detaljer som er oppført på innkjøpsordren, samt varemottak. Når toleransenivåene er godkjent, er fakturaen klar for betaling.

4-veis samsvar

Mer kompleks enn 2-veis og 3-veis matching, 4-veis matching innebærer et annet trinn med validering. Det nødvendiggjør matching av fakturaer til innkjøpsordrer, varemottak og inspeksjonssedler.

Ved levering av varer sjekker mottaksavdelingen for mengde og utsteder en kontrollseddel som bekrefter at mottatt mengde er nøyaktig. Derfor er det kun en faktura som samsvarer med PO, varemottak, toleranser og inspeksjonsseddelen som anses som egnet for betaling.

Disse måtene for fakturamatching sikrer at bedrifter kun betaler for varene/tjenestene som er bestilt og mottatt. Den beskytter også mot falske fakturaer og betalingsfeil, noe som gjør det mulig for bedrifter å ha bedre grep om sine forbindelser med tredjeparter.

---

Sett opp berøringsfrie AP-arbeidsflyter og effektivisere leverandørgjeld-prosessen på sekunder. Bestill en 30-minutters live demo nå.

Planlegg en demo

---

Matching av fakturaer til kontrakter

Bortsett fra metodene for fakturamatching, kan visse kjøp gjøres ved hjelp av en kontraktsmatchingsprosess. Også referert til som ikke-PO-fakturering, brukes denne typen fakturaer til gjentakende betalinger eller bruksbetalinger som skjer i en syklus.

Ved kontraktsmatching sammenlignes og verifiseres fakturaen mot en eksisterende kontrakt. Eksempler på slike inngåtte kjøp kan være månedlige strømregninger (strøm, vann osv.), husleie og vedlikeholdskostnader, annonsekostnader, juridiske eller konsulenttjenester og mer.

Denne typen matching er underlagt en intern fakturagodkjenningsprosess. Hvis kontrakten samsvarer og godkjenning er gitt, blir ikke-PO-fakturaen planlagt for betaling.

Det eliminerer behovet for å matche fakturaer med innkjøpsordrer og andre støttedokumenter. Det letter også tidlig klarering av betalinger av repeterende karakter, noe som sparer tid, krefter og kostnader.

Hva er automatisk fakturamatching?

Automatisert fakturamatching refererer til å digitalisere en bedrifts fakturamatchingsprosess ved hjelp av avanserte verktøy og teknologi; Fakturaer behandles automatisk uten behov for menneskelig innblanding.

Automatisert fakturamatchingsteknologi kan endre måten AP-avdelinger jobber på. Mottatte fakturaer skannes, konverteres til et digitalt skjema, matches ved hjelp av algoritmer og kontrolleres mot toleranseinnstillinger, og hvis de blir godkjent, behandles de for betaling – alt uten menneskelig avhengighet.

Oppgaven med å validere eller matche fakturaer og behandle dem ved hjelp av automatisering kan gi en rekke fordeler. AI-drevne automatiseringsteknologier som OCR og RPA kan forbedre berøringsfri fakturabehandling for å være effektiv og feilfri.

---

Bestill denne 30-minutters live-demoen for å gjøre dette til siste gang du noen gang må taste inn data fra fakturaer eller kvitteringer manuelt i ERP-programvare.

Planlegg en demo

---

Bruke AI i automatisert fakturamatching

Å bruke maskinintelligens til å håndtere prosesser kan gjøre komplekst kjedelig arbeid, enkelt og enkelt. AI-drevne teknologier som OCR og RPA kan være effektive verktøy for å automatisere AP-prosesser og forbedre virksomhetens effektivitet.

Optical Character Recognition

OCR er en teknologi som leser og trekker ut informasjon fra digitale dokumenter for redigering. OCR-funksjoner ved bruk av kunstig intelligens er nyttig for bransjer som håndterer store mengder data. AP-automatisering.

OCR kan fungere effektivt datafangst, utvinning ved å trekke ut relevante data. Deretter rutes den automatisk for å matche fakturaen med PO. Etter dette stadiet kan fakturasamsvarsprosessen fullføres ved å bruke 2-, 3- eller 4-veis matching. Alt dette reduserer manuell oppgaveinnsats, tid og kostnader, noe som sikrer bedre prosesseffektivitet.

Men selv om OCR kan gi et enormt bidrag til å optimalisere automatisering av AP-prosesser, kan det hende at OCR ikke alene er nok til å fullføre automatiseringsprosessen. Å bruke en annen kraftig teknologi i forbindelse med OCR kan vise seg å være mer fordelaktig for å oppnå fullstendig prosessautomatisering.

Robot prosessautomatisering

Robotprosessautomatisering er en populær og nyttig programvareteknologi som kan fungere som en virtuell assistent i forbindelse med OCR for å automatisere digitale prosesser. Programvaren lar brukere lage "roboter" som etterligner menneskelige handlinger.

Disse pålitelige robotene brukes i mange bransjer for å operere 24/7 med høy hastighet og presisjon. Ved å samhandle med systemapplikasjoner kan disse robotene automatisk utføre kognitiv datafangst, trekke ut og analysere data som mennesker gjør. I tillegg til dette kan de kommunisere og rute de utpakkede dataene til passende prosesser for å sette i gang nøyaktig handling i løpet av sekunder.

RPA med OCR kan hjelpe en AP-fakturamatchingsprosess med hastighet, nøyaktighet og forkortet tidsramme rett fra det tidspunktet fakturaen er mottatt. Den laster opp, skanner, utfører informasjonsutvinning, starter 2-, 3- eller 4-veis matching, sjekker for angitte toleranser og merker fakturaer for korrigering eller betalingsbehandling.

Fordeler med automatisert fakturamatching

Automatisering av fakturamatching hjelper til med enklere behandling av fakturaer for betalinger. Med behovet for menneskelig intervensjon eliminert, er komplikasjonene ved å opprettholde papirarbeid og manuelle valideringer også utelukket.

Noen av de bemerkelsesverdige fordelene som tilbys av berøringsfri fakturabehandling er:

• Tidssparende – Manuell fakturamatching er kjedelig og tidkrevende. Å sjekke fakturadetaljer individuelt og validere med 2,3 eller 4-veis prosesser tar betydelig tid. Derfor lar det selskapets ansatte dedikere sin verdifulle tid til andre nøkkeloppgaver og forbedre den generelle produktiviteten.
• Nøyaktighet – Automatisering av AP-prosessen reduserer forekomsten av feil og sikrer en jevn arbeidsflyt mellom prosessene. Uoverensstemmelser eller avvik oppdages enkelt, og kun når en faktura er slettet på alle nivåer, er den planlagt for betaling.
• Beskyttelse mot dupliserte og falske fakturaer – Automatisering av fakturamatching innebærer konsistent validering mellom fakturaer og støttedokumenter. Eventuelle unntak blir også oppdaget og flagget for manuell verifisering. Dette sikrer beskyttelse mot falske eller dupliserte fakturaer og bedre forretningskontroll.
• Fremmer leverandørrelasjoner – Automatisering av fakturabehandling kan raskt matche fakturaer med innkjøpsordrer og fremskynde raskere betaling til leverandører for å holde dem fornøyde. I sin tur kan virksomheten også dra nytte av bedre kontraktstilbud og tidligbetalingsrabatter for økt lønnsomhet.
• Effektiv kostnadsanalyse – Berøringsfri fakturabehandling gir informasjon om individuelle ordrelinjer som hjelper til med å identifisere de som gir høyest verdi. Disse pålitelige dataene hjelper til med bedre kostnadsanalyse og valg av relevante leverandører for å gi mer verdi til selskapet.
• Bra for revisjoner – Fakturaer med andre støttedokumenter er obligatoriske for revisjoner. Ved å bruke automatisert fakturamatching sikrer du at innkjøpsordrer, varemottak, inspeksjonssedler og fakturaer er tilgjengelige på et digitalt sentralisert sted som lett kan nås under revisjoner for å fremskynde prosessen.

konklusjonen

Matching og behandling av leverandørfaktura er en kompleks prosess. AI-aktivert teknologi kan gi innflytelse til bedrifter gjennom tilpassbar automatisering. Ved å automatisere kan bedrifter se etter sømløst integrering arbeidsflyt for dokumenthåndtering prosesser, skape bedre åpenhet, opprettholde gode forretningsrelasjoner for optimalisert forretningseffektivitet og vekst.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• Platoblokkkjede. Web3 Metaverse Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• kilde: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/