Hvorfor "orkestrering" er avgjørende for forsyningskjede og innkjøp

I flere måneder har økonomiske forhold indikert en truende nedgang, og organisasjoner overalt har latt organisasjoner vurdere hvordan de best kan forberede seg på usikkerhet og klare stormen. Mange bedriftsledere ser oppriktig etter måter å unngå drastiske kostnadsbesparende tiltak, mens andre allerede har begynt å ta disse grepene. 

Når beslutningstakere fortsetter å planlegge for 2023, bør de se etter å implementere endringer som forbedrer motstandskraften (mot forsyningskjedeforstyrrelser), synlighet (i utgifts- og budsjetthensyn) og smidighet (for å tilpasse seg endrede forhold). Når det gjelder innkjøp og forsyningskjedestyring, er sikring av orkestrering på tvers av systemer og avdelinger et sentralt fokusområde. Orkestrering tilbyr muligheten til å bryte ned silede arbeidsflyter og skape broer mellom applikasjoner og brukere for å eliminere kompleksiteten. Når den implementeres som en del av moderne digitale automatiseringsplattformer, blir den avgjørende for å forbedre innkjøpsopplevelsen, og vil være en kritisk faktor for å håndtere budsjettmessige begrensninger. 

Mange av hindringene som organisasjoner møter i anskaffelser skyldes deres tradisjonelle avhengighet av fragmenterte, silede eller manuelle prosesser. Dette hindrer ikke bare samarbeid på tvers av organisasjonen, men kan resultere i ukontrollerte forbrukskostnader og redusere anskaffelsesteams synlighet i forbruk under administrasjon. Det kan forstyrre de raske og smidige arbeidsflytene som dagens forretningsbrukere krever, og gjøre det vanskeligere å overholde regulatoriske krav. Og det kan resultere i en ødelagt brukeropplevelse, og skape friksjon mellom bedriftsbrukere og innkjøpsteamet.

Jo større og mer desentralisert en bedrift er, jo verre blir disse problemene, økende konflikter mellom ønsket om smidighet og behovet for compliance og kontroll.

Målet med orkestrering er å bekjempe disse utfordringene ved å digitalisere eller automatisere arbeidsflyter for innkjøp og forsyningskjede på tvers av systemer, noe som muliggjør enhetlig samarbeid og engasjement mellom forretningsbrukere, leverandører og andre interessenter. Uten riktig orkestrering kan en dårlig arbeidsflyt resultere i dårlige data og føre til dårlige forretningsbeslutninger. Forsiden er like sant: Optimaliserte arbeidsflyter genererer data av høy kvalitet fra brukerhandlinger og integrerte systemer, og gjør det enkelt for forretningsbrukere å konsekvent ta bedre beslutninger og skape ekstraordinær forretningseffekt.

Nylig orkestrerte «smarte» innkjøpsarbeidsflyter reduserer syklustider gjennom automatisering, og effektiviserer hvordan et selskap kommer ombord og engasjerer seg med leverandører. De øker synlighet for finansteam i utgifter og forpliktelser. Og de hjelper organisasjoner med å skalere driften for å møte juridiske, overholdelses-, finans- og andre regulatoriske krav raskere.

Innkjøpsorganisasjoner bør fokusere på å forbedre orkestrering på tre områder: dataregistrering, tilgang og synlighet på tvers av forretningsapplikasjoner; innkjøp og leverandørengasjement på tvers av avdelinger, og den generelle arbeidsflyten i forsyningskjeden.

Den enkleste muligheten er å bruke orkestrerte arbeidsflyter for å skape ett enkelt, enhetlig inngangspunkt for interessenter til å engasjere seg i anskaffelser på tvers av deres forretningsapplikasjoner. Dette er viktig fra flere perspektiver:

• Organisasjoner kan ha flere, fragmenterte systemer og applikasjoner som berører innkjøp – og trenger derfor et «single point of entry» for engasjement. 
• I motsetning til tradisjonelle innkjøpsforestillinger, er ikke moderne innkjøp nødvendigvis en lineær prosess. Det kan være ulike delprosesser som utgjør et engasjement for en gitt anskaffelsesprosess. Brukere trenger innsyn i statusene til disse underprosessene og hvordan de utføres.
• Ulike deler av den større anskaffelsesprosessen kan være gjensidig avhengige (som sluttføring av en kontrakt før bestilling) og mangle et enhetlig syn. Fra et brukerperspektiv kan disse gjensidig avhengige delene føre til fragmentert kontekst, programbytte og en dårlig brukeropplevelse.

Ved orkestrering av anskaffelsesprosesser og leverandørengasjement på tvers av avdelinger er det flere delprosesser involvert. Fordelene inkluderer:

• Orkestrerte arbeidsflyter kan brukes til å få kontroll (og dermed innsyn i tilstand og tilstand) på tvers av disse forskjellige fragmenterte prosessene. 
• Organisasjoner med hyppige prosessendringer kan enkelt implementere en selvbetjent tilnærming, som erstatter behovet for tidkrevende endringsforespørsler. 
• Organisasjoner kan digitalisere og automatisere utgifter knyttet til komplekse tjenesterekvisisjoner og spesialiserte produkter – utgifter som ellers har en tendens til å falle utenfor båndet og bli håndtert manuelt.

Den ultimate muligheten er å orkestrere den omfattende arbeidsflyten for forsyning og innkjøp. Fordelene inkluderer:

• Bedrifter kan etablere et sammensatt rammeverk av underliggende applikasjoner via integrasjon. Når det for eksempel gjelder å administrere leverandørdata, kan orkestrerte arbeidsflyter hjelpe med å tilby et sentralisert arkiv for lagring og tilgang til leverandørinformasjon.
• Bedrifter kan unngå duplisering av data, slik at relevant informasjon bare vises én gang for hver leverandør, og sikre at nødvendig informasjon er lett tilgjengelig for å hjelpe med leverandør-onboarding.
• Tatt til sin logiske ytterpunkt kan arbeidsflytorkestrering brukes til å bekjempe svindel i forsyningskjeden og fremme partnersamarbeid.

I møte med økonomisk usikkerhet, bør selskaper først se etter å styrke sine eksisterende systemer for å forbedre motstandskraft, synlighet og smidighet. Orkestrerte arbeidsflyter kan resultere i sterkere og smidigere organisasjoner, med bedre kontroll over forsyningskjedeaktiviteter. Orkestrering kan også gjøre det mulig for bedriftsledere å forbedre innkjøpsopplevelsen betydelig for bedriftsbrukere og interessenter, ved å sammenholde maverick-utgifter og ta informerte forbruksbeslutninger. Til syvende og sist kan det hjelpe et selskap med å øke bunnlinjen, og posisjonere det til å ta på seg den økonomiske motvinden som måtte komme. 

Sudhir Bhojwani er medgründer og administrerende direktør i ORO Labs.

• SEO-drevet innhold og PR-distribusjon. Bli forsterket i dag.
• Platoblokkkjede. Web3 Metaverse Intelligence. Kunnskap forsterket. Tilgang her.
• kilde: https://www.supplychainbrain.com/blogs/1-think-tank/post/36702-why-orchestration-is-critical-to-supply-chain-and-procurement