Automatisering av forretningsprosesser

Business Process Automation (BPA) er bruken av avansert teknologi for å automatisere forretningsprosesser utover enkel dataregistrering, lagring og manipulering.

Automatisering er egentlig ikke et nytt konsept. I antikkens Hellas ble automater brukt som leker, fontener, armbrøster, porter og til og med krigsmaskiner. Imidlertid utviklet prosessautomatisering seg som et forretningsverktøy i det tjuende århundre da selskaper begynte å bruke datamaskiner til å utføre enkle oppgaver og prosesser, og innledet en epoke med intelligent virksomhetsstyring.

I dag har Business Process Automation beveget seg utover produksjon og enkle hverdagslige oppgaver, og vinner innpass i de ulike aktivitetene i næringslivet. Den intelligente automatiseringen av datadrevne bedriftsoppgaver kan ha startet på 1960-tallet med introduksjonen av bedriftsressursplanleggingssystemer og har nå utviklet seg til å inkludere AI, IDP og robotprosessautomatisering.

Hva er BPA

Automatisering av forretningsprosesser innebærer å automatisere de virksomhetskritiske kjerneprosessene til en virksomhet. Prosessen kan være så enkel som å fange opp og automatisk svare på e-poster og planlegge oppfølginger, eller kan dekke komplekse organisasjonsarbeidsflyter på flere nivåer. EN Undersøkelsen av McKinsey viser at selv om få yrker er fullt automatiserbare (1%), kan 60 prosent av alle yrker automatisere minst 34 prosent av oppgavene/aktiviteter.

Fordeler med forretningsprosessautomatisering

Automatiseringen av hverdagslige tilbakevendende oppgaver kan øke hastigheten, nøyaktigheten og konsistensen av operasjoner. Disse fører til økt effektivitet og lønnsomhet i virksomheten.

Fordelene med BPA for en organisasjon er varierte:

1. Tidsbesparelser og raskere behandlingstider: Manuelle forretningsprosesser spiser opp mye tid, uavhengig av avdeling og arbeidsart. For eksempel har lavnivå, automatiserbare oppgaver blitt rapportert å forbruke 30 % av IT-avdelingens tid, 47 % av AP-avdelingens tid og 75 % av tiden til HR- og lønnsavdelingens ansatte. Dette fører naturligvis til tidsforsinkelser og tilhørende straffer som har en ringvirkning på produktiviteten til teamet og selskapet. Automatiserte forretningsprosesser kan bidra til å unngå slike forsinkelser og flaskehalser i den daglige driften av selskapet.
2. Kostnadsbesparelser: Manuelle forretningsprosesser krever betydelig menneskelig kapital. McKinsey viste at 45 % av gjeldende betalte aktiviteter som koster tilsvarende 2 billioner dollar i total årslønn, potensielt kan automatiseres. Manuell utførelse av overflødige, potensielt automatiserte oppgaver reduserer dessuten produktiviteten til selskapet og lav produktivitet kan koste arbeidsgivere rundt 1.8 milliarder dollar årlig. Selv om det ser ut til at installasjonskostnadene ved prosessautomatisering kan oppleves som høye, veier driftsbesparelsene mer enn opp for det.
3. Feilreduksjon: Manuelle oppgaver er assosiert med feil som oppstår fra noe så enkelt som utmattelse eller uforsiktighet, til mer alvorlige problemer som uvitenhet eller apati. Selv tilsynelatende enkle oppgaver er assosiert med feil, når de utføres manuelt – for eksempel manuell inntasting av data i enkle regneark har vist seg å være assosiert med menneskelige feil på 18 % – 40 %. Det sies at et menneske sannsynligvis vil gjøre 10 feil i hvert 100. trinn når det utfører overflødig arbeid.
4. Økt fokus på strategiske oppgaver: En global studie om automatisering av prosesser fant at en gjennomsnittlig arbeidstaker bruker mer enn 3 timer per dag på hverdagslige, repeterende oppgaver, noe som reduserer fokus på oppgaver med høyere verdi som involverer menneskelig strategilegging og planlegging for å forbedre organisasjonen . En CIO-rapport sier at produktiviteten og tilfredsheten til ansatte øker når de bruker tid på interessante og givende aspekter ved jobbene sine, og dette reduserer medarbeideromsetningen og forbedrer ansattes fastholdelse.
5. Åpenhet: Manuelle oppgaver er vanskelig å spore. Prosessautomatisering kan sentralisere prosesser og øke åpenheten over hele linjen, samtidig som den logisk integrerer forretningsfunksjonaliteten spredt over hele organisasjonen. Forretningsprosessautomatisering setter også opp sikkerhetstiltak og sporbarhet av informasjon, noe som sikrer bedre etterlevelse av relevant regelverk.
6. Revisjonsberedskap: Automatiserte forretningsprosesser tillater ikke bare standardisering av driften, men sikrer også vedlikehold av registre over alle stadier av en forretningsprosess, og skaper dermed et revisjonsspor.
7. Støtter utvidelse: Etter hvert som kundebasen og driftsporteføljen utvides, kan manuell virksomhetsstyring bli uhåndterlig og umulig. Prosessautomatisering muliggjør effektivisering av alle forretningsprosesser, og lar dermed virksomheten skalere.

Elementer i forretningsprosessautomatisering

Det er tre elementer til BPA:

1. Forretningsregler: Dette er retningslinjer for virksomheten som følges i driften gjennom forretningslogikk og handlingstrinn. I BPA-systemer er forretningsregler grunnlinjen som automatiseringssystemet er bygget på.
2. Strukturerte data. Dette er organiserte data som er meningsfulle for selskapet og dets virksomhet. Det kan inkludere ansattes liste, faktura- og salgsinformasjon og økonomiske data som ofte refereres til for daglig drift. BPA-verktøy administrerer og organiserer innsamlingen og integrerer disse dataene i nyttige og konsise rapporter som effektivt kan brukes til nedstrømsprosesser.
3. Ustrukturerte data: Dette er data som ikke følger et strukturert skjema, men som likevel er nyttige for bedriften. Slike data kan være produktbeskrivelser, nettsider, anmeldelser, sosiale medier, e-poster etc. og en god BPA forvalter og behandler disse dataene godt slik at de er til nytte for selskapet i forhold til strategisering og planlegging.

En sterk automatiseringsprosess kombinerer sømløst disse tre elementene for jevn drift av virksomheten.

Typer forretningsautomatiseringsprosesser

Det er fire typer BPA som kan brukes avhengig av bedriftens behov:

1. Grunnleggende automatisering innebærer digitalisering og automatisering av enkle jobber i en organisasjon og organiserer alle data knyttet til disse enkle jobbene for enkel tilgang. Et meldingsverktøy eller arbeidsgruppe som består av ansatte som jobber med et spesifikt prosjekt, er et eksempel på grunnleggende automatisering.
2. Prosessautomatisering administrerer oppgaver, prosesser og prosjekter. Den har også innebygde sjekkpunkter, godkjenninger og oppdateringer for sømløs overføring av prosessen/prosjektet fra start til slutt. Dette gir også full åpenhet for alle deltakere i forretningsprosessen.
3. Integrasjonsautomatisering er mer avansert ved at den i stor grad erstatter menneskelige ansatte i visse repeterende oppgaver; den menneskelige deltakelsen kommer kun inn for regelsetting og overvåking, og BPA tar seg av arbeidet som definert av klare arbeidsflyter. Integrasjonsautomatisering sees ofte i kundestøtteplattformer der kundekommentarer/tilbakemeldinger behandles automatisk og klassifiseres/kommenteres for videre handling.
4. AI-automatisering er den mest avanserte formen for BPA der dataprogramvare tar menneskelignende avgjørelser. AI BPA-systemer håndterer data og informasjon på måter de har blitt trent på, for i stor grad å etterligne menneskelig handling.

Bruksområder for forretningsprosessautomatisering i en virksomhet

Forretningsprosessautomatisering kan brukes i nesten alle avdelinger i en organisasjon, med varierende nivåer av menneskelige intervensjoner. Noen spesifikke bruksområder er:

Leverandørgjeld-applikasjoner

Fordelene ved å automatisere de økonomiske aspektene ved et selskaps virksomhet blir stadig mer anerkjent av bedrifter. Dette har gjort det nødvendig å ta i bruk automatisering i finansielle arbeidsflytstrukturer. Dette er spesielt tydelig i driften av Leverandørreskontroavdeling som gir økonomisk, administrativ og kontorstøtte til kjøpsprosessen til et selskap. Driften av AP-avdelingen må sømløst integrere de ulike funksjonene til anskaffe-til-betal-prosess som spenner over håndtering av innkjøpsordre, leverandørkommunikasjon, fakturahåndtering, produktsporing og betaling. Automatisering av AP-operasjoner, som fakturahåndtering og innkjøpsordrehåndtering, kan hjelpe med å organisere innkjøpsprosessen i bedrifter

AI-baserte BPA-verktøy som Nanonets kan hjelpe med automatisering av AP-oppgaver som fakturagodkjenning, for å gjøre det til en problemfri prosess.

Sourcing og anskaffelse

Teknologi og automatisering kan legge til rette for sømløs innkjøps- og innkjøpsaktiviteter med deres evne til å samle data/fakta/informasjon/analyse og gi enkel tilgang til alle interessenter. Automatisering kan sikre kontinuitet i leverandørforhold, støtte analytisk beslutningstaking, gi tilgang til data på tvers av virksomheten og leverandørbasen, og sette strategier og betingelser for å maksimere verdi for pengene. Automatisering kan også sikre at strategiske innkjøpsmuligheter kan skaleres opp for å forhindre forsinkelser og forsinkelser i forretningsresultater.

Regnskap og administrasjon

Automatiseringen av regnskapsprosessen inkluderer digital kontoavstemming, vedlikehold av økonomiske poster og opprettelse av regnskap med minimal menneskelig innblanding. Noen av fordelene forbundet med regnskapsautomatisering er bedre dataintegritet, forbedret effektivitet, reviderbarhet og journalvedlikehold. En god regnskapsautomatiseringsprogramvare tilbyr en rekke forskjellige funksjoner som overlapper med andre avdelinger, som for eksempel innkjøp, leverandørgjeld, lønnshåndtering og skatte-/økonomibehandling.

Human Resources

Human Resources innebærer mye papirarbeid og tidkrevende prosesser som kan automatiseres. HR BPA kan inkludere automatisering av medarbeideradministrasjon, lønn, tidtaking og fordelsadministrasjon. HR-automatiseringssystemer kan organisere og lagre data som ansattprofiler, tidsplaner, oppmøteposter og relatert informasjon. Lønnsautomatisering kan eliminere feil i lønnsberegninger og vedlikeholde lønnsposter for skatteformål. Et automatisert evalueringssystem kan hjelpe ansatte og arbeidsgivere med å vurdere prestasjoner og bidra til å fremme ytelsesforbedring og samarbeid.

Kundeservice

Menneskelig involvering i kundestøtte kan ikke elimineres helt. Prosessautomatisering kan imidlertid gi tid og kostnadsbesparelser for selskapet og forbedre kundeforhold. McKinsey rapporterer at bruk av automatisering for å fornye kundeopplevelsen kan spare opptil 40 % på servicekostnader. Automatisering kan aktivere 24×7 kundestøtte; hele døgnet kundestøtte i manuell drift krever rekruttering av flere til skiftbasert arbeid. Videre kan automatisering av kundeservice bidra til å konsolidere og organisere kundenes bekymringer for produktforbedring og merkevarebygging. Automatisering av kundeservice kan også imøtekomme yngre kunder som foretrekker den digitale kanalen for kundestøtte.

Salgs/CRM prosess

Salgsautomatisering kan redusere salgskostnadene gjennom bedre oppsøking til kunder i salgstrakten. Det kan lette salgsprosessen på tvers av salgsteam, partnere, distribusjonskanaler og kunder, og kan lette oppgaver som å oppdatere kontaktinformasjon, administrere kalendere og behandlingsmuligheter. Aktiviteter som samtalelogging, arkivering og overleveringer kan automatiseres for tidsbesparelser. Faktisk, McKinsey rapporter at en tredjedel av salgs- og salgsoppgavene kan automatiseres, noe som gjør salg til en av de mest lovende funksjonene med tanke på automatiseringspotensial. I følge rapporten kan salgsautomatisering resultere i "en total kostnadsreduksjon på 10 til 15 prosent og en reduksjon av ordrebehandlingstiden - fra bekreftet bestilling til bekreftet levering - fra to eller tre dager til en eller to timer."

Ledelse av sosiale medier

Prosessautomatisering av det sosiale medieinnholdet til en bedrift kan optimere sosiale interaksjoner med et publikum, og dermed hente inn kunder og beholde gamle. Automatisering av sosiale medier kan inkludere å planlegge sosiale innlegg på forhånd eller å publisere populære artikler på nytt med jevne mellomrom, for mer trekkraft og for å bygge en merkevare. Automatisering av administrasjonsoppgavene for sosiale medier kan omfordele tid og ressurser til andre markedsføringsområder som krever menneskelig deltakelse, for eksempel budsjettering og strategisering.

Sette opp Business Process Automation-systemet

Å sette opp et BPA-system i en organisasjon starter med en vurdering av virksomhetens forretningsprosesser og anerkjennelse av muligheter og områder for automatisering. Valget av BPA-verktøyet avhenger av følgende faktorer:

• Nivået av automatisering som kreves:. Hvert selskap har sine egne krav og stiler når det kommer til kjøpsprosessen. Programvarens evne til å innlemme selskapets praksis og retningslinjer må vurderes. Noen nyttige spørsmål å stille for å vurdere behovet til selskapet er:
  Hvordan vil BPM-systemet samsvare med de generelle reglene og logistikken til virksomheten din?
  Hva er nøkkelrollene i den valgte BPM og hvem skal fylle dem?
  Vil BPM passe inn i den generelle kulturen i organisasjonen?
• Budsjett: Hvor mye penger som skal investeres i å sette opp et prosessautomatiseringssystem avhenger av virksomhetens omfang, bunnlinjen og investeringspotensialet til selskapet
• Brukervennlighet: Selv for avanserte prosessautomatiseringssystemer kreves en viss mengde menneskelig intervensjon under oppsett og implementering. Ferdighetsnivået til de ansatte som bruker programvaren vil avgjøre hvor brukervennlig frontenden av programvaren skal være, og nivået på teknisk støtte som vil kreves av utvikleren. Behovet for opplæring og teknisk støtte må også tas opp før man velger riktig verktøy for formålet.
• Omfang av spredning og samarbeid: De fleste avdelinger/team/enheter i store virksomheter henger sammen i sin virksomhet. Programvareverktøyet som brukes til automatiseringsprosessen må kunne gi tilgang på ulike nivåer og tillate enkelt samarbeid mellom alle deltakere. Det må også legges til rette for å inkludere ulike nivåer av godkjenninger i prosessen.
• Integrasjon med de andre systemene som brukes i bedriften: BPA-verktøyet skal integreres med de andre systemene som regnskapsstyringsverktøy som allerede brukes i bedriften. Frittstående prosessautomatiseringsverktøy som ikke integreres med de digitale verktøyene som brukes i selskapet, vil føre til feilhåndtering av data og tidstap.

En av hovedutfordringene ved å sette opp BPM-systemer er å designe arbeidsflyter for automatisering. Når prosessene som skal automatiseres er identifisert, må hvert trinn i prosessen være klart definert for å kunne fullautomatisere prosesser effektivt. Videre må prosessautomatisering implementeres i faser slik at den kan testes grundig før integrasjon til hele virksomheten. Konstant overvåking er også viktig – sett-og-glem er ikke et alternativ, og mangel på overvåking kan føre til at funksjonaliteten blir foreldet.

Ta bort

Business Process Automation er raskt i ferd med å bli et viktig verktøy for å hjelpe virksomheter med å administrere driften og vokse. Fordelene med automatiserte prosesser som større åpenhet i prosesser, reduserte kostnader, forbedret medarbeiderproduktivitet og kundetilfredshet, gjør dem ideelle for bruk av selskaper som ønsker å utvide sin forretningsarena og bunnlinje. BPA blir ikke lenger sett på som en trussel mot menneskelig sysselsetting, men regnes som et synergistisk verktøy som lar menneskelige ansatte konsentrere seg om mindre dagligdagse oppgaver med høyere verdi som forretningsutvikling og andre aktiviteter som bidrar til bedriftsverdi.

Kilde: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/