Innkjøpstransformasjon: Hvorfor fortreffelighet er viktig – IBM Blog

Innkjøpsavdelinger har en tendens til å være mindre synlige for mange interessenter enn salgs-, drifts- eller til og med finansavdelinger, men virkningen de har på alt fra bunnlinjen til produktkvalitet og levering av tjenester bør ikke overses, og det er grunnen til at "fremragende innkjøp" er en verdig jakt.

Optimalisering av innkjøpsfunksjonen kan bidra til å levere vellykkede forretningsresultater, for eksempel:

• 12–20 % i innkjøp/behovsstyringsbesparelser
• 95 % i forbedring i samsvar
• 30 % i inkrementelle utgifter under administrasjon
• 35 % i reduksjon i kontraktsverdilekkasje

Transformere innkjøp

Hvis organisasjonen din ikke ser denne typen tall, kan du være en god kandidat for transformasjon. Det første trinnet i reisen er å forstå hvor du er, og deretter bruke den informasjonen til å bestemme hvor du vil være. Det er noen ganger vanskelig å sette av den nødvendige tiden og tankeprosessen for å etablere veien til fortreffelighet, spesielt når du er fokusert på å støtte kravene som forventes fra andre av anskaffelser i en kompleks organisasjon – hver eneste dag, altså.

Det er da samarbeid med innkjøpsrådgivningstjenester kan hjelpe deg med å veilede teamet ditt til fortreffelighet ved innkjøp, og hjelpe deg med å levere bidrag til bedriftens mål: øke lønnsomheten, forbedre tjenesteresultatene som kan muliggjøre inntektsvekst, bygge kundetilfredshet og sikre at leverandører leverer varer av høy kvalitet og tjenester.

Vurdere det nåværende miljøet

Et av de viktigste trinnene er å gjennomgå innkjøpsavdelingens oppdrag og nåværende rolle i organisasjonen. En solid vurdering fordyper den generelle livssyklusen for innkjøp.

Hvordan kobler innkjøp interessentenes behov sammen med leverandørene som kan levere de riktige kapasitetene? Hvordan er team organisert for å tilpasse seg nøkkelmål?

Hvordan leverer de i disse områdene:

• Forretningsplanlegging, interessentforbindelse
• Innkjøpsoperasjoner og analyser
• Leverandørytelsestyring og overholdelse
• Innkjøpsoperasjoner, inkludert rekvisisjonsbehandling og andre kritiske aktiviteter

Organisasjoner med høy ytelse holder toppledelsen informert med jevne mellomrom for å demonstrere verdien av anskaffelser for virksomheten. Leverer du rapportering, for eksempel:

• Foretrukne leverandører bruker prosentandel, etter kategori og gjennom en organisatorisk oversikt. Sourcing-effektivitet, planlagte arrangementer etter planen, oppnådde besparelser og et høydepunkt for nye leverandører fra nye store avtaler
• Leverandørytelsesberegninger, inkludert et sammendrag, topp 10 utøvere (og laveste resultater også)

Utforme den fremtidige staten

Oppnåelige mål som bygger på resultatet av en anskaffelsesfunksjonsvurdering kan gi et veikart for fremtiden. En innkjøpsrådgiver hjelper til med å kartlegge hullene, noe som vanligvis resulterer i en plan for å fremme kategoristyring, for å utvikle en måloperativ modell og avdekke andre nøkkelmuligheter der det er behov for å mobilisere handling.

Hos IBM, med virksomhet i mer enn 170 land som involverer over 13,000 10 leverandører, var dette ikke en lett oppgave. Ved å bruke Design Thinking, blant andre metoder, var anskaffelsesteamet i stand til å definere visjonen for sin fremtidige tilstand og skalere en løsning som ville fungere. Transformering av innkjøp med intelligente arbeidsflyter har gjort det mulig for innkjøpsekspertene å ombord leverandører 10 ganger raskere og gjennomføre prisanalyse på 2 minutter sammenlignet med XNUMX dager. AI, automatisering, blockchain og mer muliggjorde transformasjonen.

Faktisk tenker flere innkjøpsorganisasjoner på å innlemme generativ AI som en del av deres fremtidige planer for å drive raskere, mer nøyaktig beslutningstaking, lavere driftskostnader og forbedre motstandskraften.

Betydningen av leverandørøkosystemet

Leverandører er en av bedriftens mest verdifulle elementer, så det er viktig å samarbeide godt på denne arenaen. Foretrukne leverandørprogrammer med godt forhandlede kontrakter og priser, synkronisert med viktige forretningsstrategier, kan forbedre leveringen av varer og tjenester – og, like viktig, kundetilfredsheten.

En grundig gjennomgang av hele leverandørøkosystemet ditt, fra leverandørvalg og kilde-til-betaling til benchmarking av priser, kan gi kritisk innsikt i økosystemets modenhet. Måling av samsvar er en kritisk KPI for ansvarlighet. Følger interne interessenter retningslinjer eller går utenfor systemet? Oppfyller leverandørene kontraktskrav, servicenivåer og bærekraftsmål?

Fremme interessenters tilfredshet

Mange selskaper følger nøye med på deres netto promoter-score (NPS) for både positive og negative trender. Selv i B2B-området krever kundene at transaksjoner er intuitive, enkle å oppfylle og innenfor bedriftens retningslinjer. På mange måter legger en optimalisert innkjøpsfunksjon scenen for levering av varer og tjenester av høy kvalitet til rett tid som overgår forventningene og kan generere en 30–50 % forbedring i NPS.

I tillegg til eksterne interessenter, er det viktig for innkjøpsteamet å bygge og vedlikeholde interne relasjoner. Dette hjelper ikke bare med å samle krav, men dyrker også tillit på tvers av organisasjonen. En modell som oppmuntrer til nær interaksjon med "kategori eksperter” (som ofte ønsker å håndtere sine egne anskaffelser) kan hjelpe til med å administrere innkjøp, kontrakter og måling av suksess, samtidig som de opprettholder synlighet, ansvarlighet og utgiftsdisiplin.

Fremragende innkjøp fungerer

I en fersk Expert Insights-rapport, "Smarte anskaffelser gjort smartere,” fant IBM Institute for Business Value at en integrert driftsmodell fremmer innkjøpsbeslutninger basert på sanntidsdata gjennom avanserte analyser og prediktive algoritmer. Organisasjoner med best ytelse har oppnådd 52 % lavere kostnader for å bestille materialer og tjenester, samt 60 % lavere kostnader for å behandle leverandørgjeld – og mer enn halvparten har klart bedre enn konkurrentene i inntektsvekst og effektivitet over tre år.

Transformer innkjøpsoperasjonene dine