Hvordan organisasjoner kan lage vellykkede prosessautomatiseringsstrategier - DATAVERSITET

Hvordan organisasjoner kan lage vellykkede prosessautomatiseringsstrategier – DATAVERSITET

Tidsstempel: 16. juni 2023 3:25
Kilde node: 2726349

Prosessautomatisering fortsetter å få fart på tvers av bransjer. 2023 State of Process Orchestration rapporterer fant at 96 % av IT-beslutningstakere anser det som kritisk for sine digitale transformasjonsmål, og i en Gartner-undersøkelsen i 202280 % av lederne trodde at automatisering kan brukes på enhver forretningsbeslutning. Likevel går ikke alle automatiseringsprosjekter som planlagt. Den samme Gartner-undersøkelsen viste at bare 54 % av AI-prosjektene går fra pilot til produksjon. Og en 2022 undersøkelse fra firmaet mitt viste at 88 % av prosessautomatiseringsprosjektene lå bak de første anslagene.

Hvorfor koble fra? Mens IT-ledere oppgir mange årsaker, finner blant andre Forrester at mange automatiseringsmangler stammer fra mangel på visjon eller strategi. Strategi er absolutt en av de største inhibitorene for suksess med prosessautomatisering. Basert på rapportene våre og på samtaler i felten, har vi sett automatiseringsstrategier bli avsporet av en rekke faktorer, alt fra overinvesteringer uten forutgående vurderinger, mangel på teknisk kunnskap blant IT-teamene og frakoblinger mellom teknologier som er implementert og bedriftens prosesser i drift. i skala for optimalisering.

For å gjennomføre en vellykket automatiseringsstrategi, må ledere gjøre mer enn bare å fokusere på å legge til mer teknologi. De må også sikre at mennesker og prosjekter er på linje med et felles oppdrag, at prosjekter starter sakte og følger rimelige forventninger, og at et smart sett med overordnede teknologier organiserer prosesser. Her er noen skritt som bedrifter kan ta mot disse målene.

Justere interessenter 

Organisasjoner har møtt utfordringer med å få virksomhet og IT på samme side i årevis. Selv om denne trenden ikke er noe nytt, sliter organisasjoner fortsatt med IT- og forretningstilpasning når det gjelder å utføre prosessautomatiseringsstrategier. Forskning viser at selv om 95 % av IT-lederne er enige om at for at prosessautomatisering skal skje effektivt, må bedrifts- og IT-ledere være på linje og samarbeide, men 26 % identifiserer mangel på tilpasning som en nøkkelårsak til ikke å satse på mer prosessautomatisering.

Det er klart at dette må endres. Organisasjoner kan fremme mer samarbeid ved å ta i bruk en modifisert "Center of Excellence" (CoE)-tilnærming. I noen selskaper kan det bety å sette sammen et fellesskap dedikert til prosessautomatiseringsoppgaver og -strategier, der utøvere kan dele beste praksis og stille spørsmål til hverandre. CoE bør hjelpe medlemmer fra forretnings- og IT-team til å jobbe bedre sammen ved å koordinere oppgaver, unngå å gjenoppfinne prosjekter fra bunnen av, og generelt gi dem mulighet til å drive kontinuerlig forbedring sammen.

Noen organisasjoner vil kanskje skape et sentralt fokus på prosessautomatisering uten å bruke selve CoE-begrepet. Terminologien i seg selv bærer litt eldre bagasje fra sentralisert Business Process Management (BPM) programvare. Noen stolte på en sentralisert tilnærming for deres CoE, og regnet med ett team for å implementere prosessautomatisering for hele organisasjonen. Denne tilnærmingen førte ofte til flaskehalser for både utviklere og en linje av bedriftsledere, og ga CoE et dårlig rykte med få påviselige resultater. Av disse grunnene kan det være fornuftig å "rebrande" CoE som et automatiserings- eller orkestreringsteam. Uavhengig av navnet som brukes, kan en CoE-modell bidra til å akselerere prosessautomatisering.

Ved å lage en struktur dedikert til prosessautomatisering, kan organisasjoner innpode en prosesstankegang på tvers av sine operasjoner. Amazon og andre industriledere tenker i prosesser. De etablerer prosesser for å hjelpe dem med å løse forretningsproblemer, for eksempel å skape en bedre kundeopplevelse eller forbedre intern effektivitet. De forstår at prosesser kan gi dem en strategisk fordel i markedet. En prosessautomatisering CoE kan evangelisere prosessautomatisering. Med andre ord kan CoE hjelpe organisasjonen å ta i bruk et felles språk for forretningsprosesser – inkludert hvordan de skal beskrives og utføres.

CoE kan også kjøre styresett og konsistens på tvers av forretningsprosesser i hele organisasjonen. Det kan bety alt fra å etablere en felles infrastruktur, programvare og tjenester, til å styre prosjekter fra ende til annen. Dette teamet gir ofte "akseleratorer" (som koblinger) eller gjenbrukbare komponenter, for å forbedre time-to-value for automatiseringsprosjekter. Etter hvert som selskaper skaleres, blir dette nivået av konsistens og styring mer kritisk.

Gradvis transformasjon 

IT-modernisering er en topp prioritet for de fleste forretningsorganisasjoner. Imidlertid jobber mange store selskaper fortsatt med eldre systemer som de ikke har råd til å erstatte på en gang. Disse systemene kjører ofte virksomhetskritiske prosesser, og å erstatte dem kan føre til potensiell nedetid. Bortsett fra forstyrrelser, kan moderniseringsarbeid koste millioner av dollar i ny teknologiinvestering og utviklings-/ingeniørkostnader.

En gradvis transformasjon, derimot, kan løse automatiseringsproblemer til lavere kostnad, med minimal eller ingen forstyrrelse. For eksempel, som det første trinnet i en gradvis transformasjon, kan et selskap vurdere å bryte opp en gammel monolitt ved å ta manuelle oppgaver drevet av kundeservicerepresentanter og automatisere noen av dem med roboter for prosessautomatisering (RPA). Trinn to kan være å orkestrere disse RPA-robotene for å knyttes sammen til faktiske forretningsprosesser som kan inkludere flere roboter, andre IT-systemer eller veiledergodkjenninger. Trinn tre kan være å avbryte disse robotene og erstatte dem med moderne, mikrotjenester-baserte applikasjoner som er mye mer robuste og enkelt kan kobles til den eksisterende ende-til-ende-prosessen.

Etablering av en strategi som introduserer automatisering gjennom en rekke trinn, som starter med et proof of concept, kan sette et automatiseringsinitiativ på rett spor. 

Prosessorkestering

Automatisering var en gang lett å vedlikeholde, da organisasjoner brukte den til å utføre små, silede oppgaver. Men ettersom organisasjoner automatiserer flere og flere oppgaver i forretningskritiske ende-til-ende-prosesser, må det nå være en måte å sikre sammenheng og kontinuitet mellom alle automatiserte oppgaver – uavhengig av hvem eller hva som eier og utfører disse prosessene.

Dette kan oppnås ved å etablere et nytt teknologilag som kontrollerer det økende antallet automatiserte oppgaver, som utføres av forskjellige endepunkter som systemer, mennesker eller enheter. Disse såkalte "prosessorkestreringsverktøyene" koordinerer de ulike endepunktene i en forretningsprosess, og noen ganger knytter de til og med flere prosesser sammen. Prosessorkestrering hjelper interessenter med å jobbe med menneskene, systemene og enhetene som en organisasjon allerede har – samtidig som de oppnår selv de mest ambisiøse målene rundt ende-til-ende prosessautomatisering.

Uten prosessorkestrering kan automatiseringsinitiativer møte en rekke utfordringer, inkludert følgende:

  • Ødelagt ende-til-ende automatisering; siden lokale automatiseringer ikke er integrert med hverandre, er ikke ende-til-ende-prosessen fullstendig automatisert.
  • Mangel på forståelse; ende-til-ende-prosessen er ikke fullt synlig og nøkkeltall er vanskelig å spore.
  • Mangel på fleksibilitet; å endre ende-til-ende-prosessen er vanskelig siden det fører til potensielle endringer i mange forskjellige systemer.

Å overvinne disse problemene vil hjelpe organisasjoner med å øke bruken av automatisering og gjennomføre automatiseringsstrategiene sine.

konklusjonen

Selv om prosessautomatisering fortsatt er et topp strategisk mål, krever det arbeid for å oppnå resultater. Organisasjoner kan forbedre sjansene for suksess ved å samkjøre nøkkelinteressenter, starte sakte og bruke teknologier som orkestrerer prosesser for maksimal effekt.

Tidstempel:

Mer fra DATAVERSITET