Veiledning til AP-automatisering: Hvordan komme i gang med automatisering av leverandørgjeld

Publisert av Platon

Følgere: 0

Hver virksomhet må håndtere innkjøpsordrer, regninger, fakturaer og betalinger til en rekke leverandører, som leverer alt fra grunnleggende forsyninger til høyverdig utstyr og tjenester som trengs for all virksomhet i selskapet. Kontoransvarlig (AP)-avdelingen er ansvarlig for anskaffelse-til-betaling-prosessen til ethvert godt organisert selskap og tar seg av hele innkjøpsarbeidsflyten, fra behandling av innkjøpsordre (PO) til endelig betaling til leverandører.

Manuell AP-administrasjon er arbeidskrevende og tidkrevende, spesielt ettersom et selskap ekspanderer og håndterer flere leverandører og innkjøp. Prosessen med å sile gjennom stabler med papirfakturaer, individuelt kontakte godkjennere og sende ut fysiske sjekker er tungvint og utsatt for feil. Manuell AP-behandling kan føre til forsinkede betalinger og i visse tilfeller til og med utsette virksomheten for potensiell leverandørsvindel.

Accounts Payable Automation er løsningen på problemene med manuell AP-administrasjon og kan optimere arbeidsflyten for anskaffelse til betaling for finansielle team. Ved å eliminere treghet med manuelle prosedyrer og deres iboende feil, forbedrer AP-automatisering ikke bare partnerskap med samarbeidspartnere og leverandører, men gir også betydelige tids- og kostnadsbesparelser.

I følge IOFMs høst 2020-rapport med tittelen "Måling av AP-ytelsen din: effektivitetsbenchmarks,” 42 % av PO-fakturaene betales punktlig gjennom automatisering, mens tallet står på 25 % i fravær av automatisering. I 2021 AP-ytelse i verdensklasse: Rapport for effektivitetsbenchmarking, IOFM fant at selskaper uten Accounts Payable-automatisering betalte den høyeste gjennomsnittlige kostnaden per faktura på $1.83 per faktura for det høyeste prosessmodenhetsnivået. Derimot betalte selskaper med ende-til-ende AP-automatisering og det høyeste nivået av prosessmodenhet kun $1.45 per faktura.

Ifølge en 2018 Goldman Sachs-rapport, bruker nordamerikanske B2B-bedrifter rundt 187 milliarder dollar årlig på AP-behandling, med arbeidskraft alene som står for over 90 % av de direkte kostnadene. Imidlertid er kostnadene for automatisert AP-behandling bare 33 % av manuelle kostnader, noe som resulterer i betydelige årlige besparelser på 62 milliarder dollar for AP-avdelinger.

Veiledning for implementering av AP-automatisering

Leverandørgjeldsoperasjoner har potensial til å påvirke kontantstrømdynamikken og påvirke virksomhetens kredittscore. Videre gir konsekvent overvåking av leverandørgjeld over tid verdifull innsikt i utgiftsmønstre og deres sammenheng med forretningsvekst. Imidlertid kan denne innsikten bare hentes fra godt vedlikeholdte AP-poster akkumulert over år med drift.

Bevegelsen mot AP-automatisering krever nøye planlegging og utførelse. Før du tar fatt på AP-automatisering, er det viktig å ha en klar forståelse av hva som forventes å bli oppnådd gjennom automatisering – det være seg å redusere kostnaden per faktura, trimme heltidsekvivalenter (FTE), forkorte utestående dager (DPO), eller sikre tidlig betaling rabatter. Å definere disse målene hjelper til med å tegne et klart rammeverk for vurdering av automatiseringsprogramvare for leverandørgjeld som er i tråd med dine behov. Etablering av mål i begynnelsen fungerer også som en målestokk som du kan måle effektiviteten til din AP-automatiseringsimplementering etter hvert som den utfolder seg.

Selv om spesifikasjonene for implementering kan variere basert på individuelle forretningsbehov og bransjer, kan et generelt veikart skisseres for å veilede prosessen.

Trinn 1: Planlegging og vurdering

Veien til å oppnå AP-automatisering starter ved å vurdere de nåværende metodene som er i bruk, enten de involverer manuelle prosedyrer eller delvis automatisering. Et avgjørende skritt er å identifisere eksisterende utfordringer og utforske hvordan automatisering kan tilby løsninger. Det er avgjørende å definere klare og målbare mål. Nøkkelfaktorer å evaluere omfatter varigheten det tar å behandle fakturaer, kostnaden per faktura og bruken av insentiver for tidlig betaling.

Det er viktig å gjenkjenne kategoriene av dokumenter som vil kreve behandling – for eksempel fakturaer, kvitteringer og innkjøpsordrer. Potensielle variasjoner i formater, språk eller andre særtrekk må vurderes. Mange virksomheter inkorporerer 2-veis eller 3-veis matching i sine AP-prosesser, noe som krever en nøyaktig bestemmelse av den nødvendige samsvarstypen. Enkelte dokumenter kan nødvendiggjøre datamanipulering, for eksempel å finjustere datoer eller legge til valutasymboler. Automatiseringsverktøyet bør ha evnen til å utføre slike operasjoner.

Å engasjere alle brukere og interessenter i å lage en omfattende plan for automatiseringsreisen er sentralt. Denne planen bør avgrense tidslinjen, involverte parter, økonomiske krav og viktigste milepæler.

Trinn 2: Valg av leverandør og produkt

Å velge riktig leverandør av automatiseringsprogramvare for leverandørgjeld er avgjørende. Omfattende forskning og evaluering av ulike alternativer er avgjørende. Parametere som funksjonalitet, skalerbarhet, integrasjonsevner, brukervennlighet, leverandørens omdømme og kundeanmeldelser bør veilede valget.

Det neste trinnet vil typisk innebære å utstede forespørsler om forslag (RFP) til eller anskaffe produktspesifikasjoner fra utvalgte leverandører. Et godt kreditorautomatiseringssystem må kunne kobles til forskjellige regnskapssystemer ved hjelp av metoder som APIer eller mellomvare. Dette gjør at de enkelt kan dele data mellom systemer. AP-automatiseringsprogramvaren må kunne trekke ut fakturaer og innkjøpsordrer fra ett regnskapssystem, behandle dem og oppdatere informasjonen i en annen regnskapsplattform. Denne integrasjonen lar bedrifter bruke funksjonene til AP-automatiseringsprogramvare mens de holder seg til deres velkjente regnskapsprogramvare. For eksempel, Nanonets' AP-automatiseringsprogramvare kan fungere med andre regnskapssystemer som QuickBooks og Sage.

Spesifikasjonene som styrer valget av en automatiseringsløsning må inkludere ikke bare de tekniske egenskapene til programvaren, men også budsjettbegrensninger, og den tiltenkte tidslinjen for implementering. Forslagene/spesifikasjonene som mottas trenger en grundig gjennomgang og evaluering, som omfatter faktorer som prissetting, implementeringsstøtte, tilpasningsmuligheter og løpende kundeassistanse.

Den valgte leverandøren og produktet bør være det som samsvarer mest effektivt med virksomhetens krav, etterfulgt av forhandlinger for å etablere kontraktsvilkårene.

Trinn 3: Oppsett og tilpasning

Å sette opp AP-automatiseringsprogramvaren innebærer å konfigurere og tilpasse den for å replikere foretrukne fakturaruting og godkjenningshierarkier i organisasjonen. Etablering av brukerroller og tillatelser i systemet garanterer hensiktsmessig tilgang og separering av ansvar. Tilpasning av systemet for å tilpasse seg distinkte forretningskrav omfatter justering av felt, varsler, påminnelser og opprettelse av relevante rapporter. For eksempel har bedrifter muligheten til å innføre hierarkiske godkjenningsprosedyrer basert på fakturabeløp. Denne skreddersydde tilnærmingen automatiserer repeterende oppgaver og opprettholder overholdelse av etablerte protokoller.

Trinn 4: Trening og testing

En omfattende brukergodkjenningstesting (UAT) før systemets faktiske lansering innebærer å undersøke en rekke scenarier, inkludert fakturaregistrering, 2- eller 3-veis matching, godkjenningsarbeidsflyter, betalingsbehandling og rapportering. Målet er å verifisere at systemet fungerer nøyaktig etter hensikten, med alle elementer sømløst sammenkoblet.

Like viktig er det å gi grundig opplæring til leverandørgjeldsteamet og relevante interessenter i bruk av AP-automatiseringsløsningen. Denne opplæringen sikrer en jevn overgang og effektiv innføring av det nye systemet. Å adressere eventuelle bekymringer som måtte oppstå, levere detaljert dokumentasjon og sette søkelyset på fordelene med automatisering kan i betydelig grad bidra til å fremme brukeraksept. Tydelig kommunikasjon og opplæring om systemets fordeler bidrar til å bygge tillit og entusiasme blant brukerne, og sikrer en vellykket integreringsprosess.

Trinn 6: Implementering og foredling

Implementeringen av AP-automatiseringssystemet markerer starten på bruken av programvaren. Nøye tilsyn i den innledende fasen er avgjørende, siden det gir mulighet for rask identifisering og løsning av potensielle problemer som kan dukke opp.

Å sikre systemets effektivitet er en kontinuerlig forpliktelse. Kontinuerlig evaluering og optimalisering er integrerte komponenter i dette stadiet. Regelmessig gransking av nøkkelytelsesberegninger, innsamling av innsikt fra brukertilbakemeldinger og innføring av nødvendige forbedringer er praksis som holder systemet synkronisert med den dynamiske utviklingen av forretningskrav.

Å dyrke et sterkt partnerskap med automasjonsleverandøren er viktig for å sikre løpende støtte, holde systemet oppdatert med rettidige oppdateringer og raskt håndtere eventuelle tekniske utfordringer som kan oppstå. Automatiseringsleverandørens ekspertise og assistanse vil bidra til å opprettholde systemets sømløse funksjonalitet, og dermed bidra til en vedvarende suksess for automatiseringsreisen.

Nanonetter i din AP-automatiseringsreise

AP-automatiseringsverktøy som Nanonets tilbyr en rekke fordeler. Med kraften til AI muliggjør disse verktøyene uanstrengt opprettelse av AP-arbeidsflyter som automatisk samler filer og dokumenter fra forskjellige kilder, alt fra e-poster og skannede dokumenter til digitale filer, skylagring og ERP-systemer.

Utover sine smarte fangstfunksjoner, gir effektive AP-automatiseringsverktøy, inkludert Nanonets, en omfattende pakke med funksjoner. Disse omfatter automatisert og intelligent datautvinning fra en rekke dokumenttyper, utgiftsmatching og avstemming, strømlinjeformet administrasjon av utgiftsarbeidsflyter, fra generering av rapporter til sikring av ledergodkjenninger og sømløs integrasjon av månedlig regnskapsavslutning med foretrukne ERPer, regnskapsprogramvare eller virksomhet. verktøy.

Nanonetter utmerker seg i datautvinning fra et bredt utvalg av fakturaer, som spenner over kreditt-/debetfakturaer, proformafakturaer, kommersielle fakturaer og mer. Utover fakturaer, viser Nanonets sin dyktighet i å skanne ulike økonomiske dokumenter som kvitteringer, prislapper, innkjøpsordrer, debet- og kredittkort og diverse andre.

Nanonets tilbyr betydelige fordeler til AP-team, inkludert en imponerende kostnadsreduksjon på 80 % for bedrifter, opptil en tidobling i fakturabehandlingshastighet og forbedret optimalisering av AP-dager. Den eliminerer effektivt unøyaktigheter som oppstår fra manuelle kontroller og verifikasjoner, adresserer unntak på en dyktig måte og sender dem intelligent til det relevante personalet. I tillegg kan Nanonets hjelpe med å oppdage og eliminere svindel, tyveri, doble betalinger og annen ineffektivitet.

Sentralt i Nanonets' evner er den AI-drevne plattformen kalt Flow. Denne innovative plattformen omdefinerer AP-prosessen ved sømløst å inkorporere viktige AI-elementer i arbeidsflyten for kontobehandling. Nanonets hjelper til med å drive AP-automatisering, etablere ende-til-ende regnskapsarbeidsflyter og enkelt integrere med en rekke plattformer, inkludert Sage, Xero, Netsuite, Quickbooks og mer. Videre støtter Nanonets både innenlandske og globale betalingsmetoder, som omfatter ACH, bankoverføringer, kredittkort, lommebøker og neobanker.

Ta Away

AP-automatisering kan ha betydelig innvirkning på en bedrifts økonomiske helse, operasjonelle effektivitet og generelle konkurranseevne. Som det fremgår av bransjerapporter og statistikker, er fordelene med AP-automatisering betydelige. Implementeringen av automatisering fører til en bemerkelsesverdig økning i retttidige betalinger, en reduksjon i behandlingskostnader og mer effektiv fakturahåndtering. Med bedrifter som bruker milliarder på AP-behandling, er potensialet for å spare betydelige summer gjennom automatisering klart. Ettersom teknologien fortsetter å utvikle seg, gir det å omfavne løsninger som Nanonets ikke bare kortsiktige fordeler, men posisjonerer også virksomheter for vedvarende vekst og suksess i et stadig mer digitalisert forretningslandskap.