Als u een kinderdagverblijf runt, krijgt u waarschijnlijk veel babydoekjes te verwerken. Babydoekjes zijn van cruciaal belang bij de zorg voor baby's en jonge peuters en moeten regelmatig worden bijgevuld, zodat uw kinderdagverblijf er altijd een paar bij de hand heeft. Als de babydoekjes op zijn, krijgen de baby's ondermaatse zorg en krijgen de medewerkers het gevoel dat ze niet de ondersteuning krijgen die nodig is om hun werk zo goed mogelijk te doen.
Met een beetje administratief inzicht is het eenvoudig om een dynamiek zoals hierboven te vermijden, vooral als het om algemene inkooporders gaat. Een algemene inkooporder is de eenvoudigste manier om terugkerende zakelijke benodigdheden volgens een vast schema te verkrijgen. Ongeacht het type bedrijf dat u runt, het optimaliseren van de dynamiek van leveranciersbetalingen en partnerschappen in het algemeen zal een impact hebben op het succes van uw organisatie.
Restaurants kunnen vertrouwen op algemene inkooporders om servetten en suikerzakjes op voorraad te houden, terwijl kantoorgerichte bedrijven vaak algemene inkooporders gebruiken om de voorraadkast te vullen. Wanneer er regelmatig goederen of diensten nodig zijn, kunt u overwegen samen met uw leveranciers een algemene inkooporder op te zetten. We laten u zien hoe u ze kunt gebruiken, illustreren de beste gebruiksscenario's voor algemene inkooporders en belichten zelfs enkele voor- en nadelen van het benaderen van de inkoopproces op deze manier.
Wat is een algemene inkooporder?
Als een koper op regelmatige basis goederen of diensten ontvangt, kan een algemene inkooporder worden gebruikt om alle afzonderlijke transacties onder één inkooporder te dekken. Hoewel het vergelijkbaar is met a aanvraag bestelling In eerste instantie wordt het, zodra een verkoper akkoord gaat met een algemene inkooporder, een langetermijncontract tussen een koper en een verkoper. Een algemene inkooporder legt de aankoopprijs en leveringsgegevens voor een bepaalde tijd vast.
Voor een kinderdagverblijf dat doekjes koopt, kan een algemene inkooporder bij de leverancier van doekjes aangeven dat er elke week een nieuwe doos met doekjes wordt geleverd voor een prijs van $ 250. Een algemene inkooporder geeft details over de artikelen die worden gekocht, de hoeveelheid die bij elk interval wordt geleverd, de bijbehorende prijzen, leveringstermijnen en meer. Nu dat "Wat is een algemene PO?" een duidelijk antwoord heeft, kunnen we alles bekijken wat op dit soort inkooporders staat:
- Duur van de overeenkomst
- Producthoeveelheid en prijs
- Contactgegevens leverancier
- Klantfactureringsgegevens
- Leveringsgegevens (tijdlijn, locatie, enz.)
- Bepalingen van het annuleringsbeleid
Of u nu aan de kopers- of verkoperszijde van een algemene inkooporder staat, u kunt de geldigheid ervan het beste beperken tot een jaar of minder. Als de zakelijke relatie het komende jaar voortduurt, kan er een nieuwe algemene inkooporder worden aangemaakt. Deze eenvoudige overweging helpt beide partijen te beschermen tegen risico's die verband houden met prijsschommelingen of veranderende zakelijke behoeften.
Houd er ten slotte rekening mee dat een algemene PO een type dan: van inkooporder. A bestelling verwijst naar een koopovereenkomst tussen koper en verkoper. PO's kunnen bedoeld zijn voor eenmalige aankopen, en dat is vaak het geval, maar wat een algemene PO zo bijzonder maakt, is dat deze binnen een bepaalde periode meerdere keren kan worden gebruikt.
Wanneer moet u een deken-PO gebruiken?
Afroeporders zijn een geweldig hulpmiddel om de relaties met leveranciers te vereenvoudigen, maar ze zijn niet voor elke situatie bedoeld. Over het algemeen worden inkooporders gebruikt wanneer een klant of kopende entiteit goederen of diensten wil kopen bij een verkoper of leverancier. Als op regelmatige basis (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks) een uniforme hoeveelheid van de goederen of diensten in kwestie nodig is, kunnen en moeten algemene inkooporders worden gebruikt.
Zolang de eenheidskosten naar verwachting niet te veel zullen fluctueren binnen de geldigheidsperiode van een algemene inkooporder, komt deze aanpak verkopers en kopers goed van pas. Afroeporders geven leveranciers de kans om te anticiperen op een deel van de komende bestellingen, ervoor te zorgen dat de voorraadniveaus hoog genoeg zijn om terugkerende bestellingen te dekken, en op regelmatige basis inkomende klantbetalingen te verwerken.
Aan de kant van de koper zijn algemene inkooporders gemakkelijker te volgen, omdat ze één enkel inkoopordernummer hebben dat is gekoppeld aan alle bestellingen van de goederen of diensten die op de inkooporder staan vermeld. Deze procesvereenvoudiging lijkt misschien geen enorme impact te hebben op de bedrijfsproductiviteit, maar in de snelle zakelijke omgeving van vandaag telt elke seconde.
Laten we zeggen dat een kantoormedewerker een nieuwe set pennen en een nieuw notitieboekje nodig heeft. In dit geval, aangezien ze slechts een eenmalige bestelling plaatsen, a aanvraag bestelling is geschikter dan een algemene PO. In een andere situatie kan dezelfde kantoormedewerker echter verantwoordelijk zijn voor het bewaren van kantoorsnacks in de kantine. Omdat mensen het liefst altijd dezelfde snacks beschikbaar hebben, moet deze medewerker voor die specifieke artikelen een algemene inkooporder afstemmen met de snackleverancier.
Voordelen van algemene inkooporders
In het inkoopproces vervult een algemene inkooporder een unieke rol; het creëert een duurzame zakelijke overeenkomst waarbij de koper gedurende een bepaalde periode verzekerd is van een gestage stroom leveringen en de verkoper een bepaald inkomen uit de bestelling. Hoewel algemene inkooporders niet bedoeld zijn voor elk B2B-aankoopscenario, bieden ze, wanneer ze worden gebruikt, veel voordelen:
Productiviteit
Elke inkooporder kost tijd om te maken, in te vullen en heen en weer te sturen voordat een bestelling in beweging wordt gebracht. Deze bestede tijd – aan beide kanten van de aankoop – loopt snel op. In plaats van dat het verkoopteam en het inkoopteam in twee verschillende organisaties tijd moeten besteden aan het maken van een nieuwe inkooporder voor elke bestelling, hoeven algemene inkooporders slechts één keer te worden aangemaakt. Daarna blijven ze geldig zolang ze geldig zijn.
Kostenbesparingen
Het optimaliseren van leveranciersbeheer bespaart tijd, en in het bedrijfsleven is tijd geld. Minder tijd besteed onboarding-leveranciers, waarbij inkooporders worden afgestemd op facturen, en het opvolgen van openstaande bestellingen kan uw medewerkers de mogelijkheid bieden om tijd in andere gebieden te investeren. Sterker nog, algemene inkooporders worden vaak gebruikt voor bulkbestellingen, wat kan leiden tot kortingen of betere inkoopvoorwaarden.
Vaste prijsstructuren
Omdat een algemene inkooporder een vaste prijs gebruikt voor de hoeveelheid goederen of diensten die worden gekocht, is het voor boekhoudteams gemakkelijker om de financiële implicaties van elke transactie bij te houden. Experts op het gebied van debiteuren weten dat ze elke maand moeten zoeken naar een betaling van hetzelfde bedrag in dollars, en AP-teams die helpen bij de aankoop kunnen beter anticiperen op de uitstroom van contant geld binnen een bepaalde periode. boekhoudkundige cyclus.
Geoptimaliseerde inkoop
Met algemene inkooporders wordt het voorraadbeheer vereenvoudigd en wordt het inkoopproces uniformer en gemakkelijker te anticiperen. Het verbeteren van het inkoopproces, zelfs op kleine manieren, kan een zeer grote impact hebben op uw bedrijf.
Vereenvoudigd betalingsproces
Als er slechts één inkooporder hoeft te worden geverifieerd, kunnen crediteurenteams sneller zijn bij het beoordelen, goedkeuren en verwerken van facturen facturen betalen gekoppeld aan de algemene inkooporder.
Nadelen van blanco inkooporders
In het bedrijfsleven is verandering de enige constante, en soms kan het, met een stagnerend document als een algemene PO, moeilijk zijn om veranderingen op te vangen. Als u algemene inkooporders gaat gebruiken, heeft u inzicht nodig in de uitdagingen die op de voorgrond kunnen treden.
Marktveranderingen
De vaste prijzen, die in sommige situaties voor u kunnen werken, zijn een beetje een gok als u te maken heeft met algemene inkooporders. Laten we zeggen dat het kinderdagverblijf doekjes voor $ 250 per week verkoopt, maar na vier maanden van de algemene inkooporder van één jaar vindt er een grote marktverschuiving plaats, waardoor de kosten van doekjes oplopen tot $ 4. De verkoper zou dan bij elke resterende transactie $ 1 verliezen. Aan de andere kant, als de prijzen dalen, zit de koper vast aan het kopen van het product voor de rest van het jaar tegen een hoge prijs.
Vraag naar nauwkeurigheid
Soms veranderen ook de behoeften van uw bedrijf. Als u actieve algemene inkooporders heeft, kan het moeilijk zijn om aan de behoeften van uw bedrijf te voldoen. Als u daadwerkelijk minder babydoekjes nodig heeft voor uw kinderdagverblijf, koopt u teveel en verspilt u geld.
Audittrail
Tijdens het bron-naar-betaling of procure-to-pay-processen werken inkoopteams hard om ervoor te zorgen dat inkomende goederen binnen de vooraf goedgekeurde parameters van een algemene inkooporder vallen. Als er iets verkeerd is vastgelegd op de inkooporder, of als cijfers in uw systeem door elkaar worden gehaald, bestaat de mogelijkheid dat een algemene inkooporder auditproblemen veroorzaakt.
Hoe technologie een rol speelt
We weten allemaal dat inkoopbeheer onmogelijk is zonder de input en het harde werk van verkoopteams, inkoopprofessionals, crediteurenexperts en AR-afdelingen. Dit soort werknemers zal altijd een cruciale rol spelen in de relatie tussen leverancier en koper, maar in het huidige landschap kan technologie veel doen om hun leven gemakkelijker te maken.
Een AP-automatiseringssoftware zoals Nanonetten, gepaard met factuurverwerkingssoftware en een solide productie-ERP kan het volgen van de voorraad vereenvoudigen en automatiseren, goedkeuringsworkflows, orderbewaking, driewegmatching. Deze tools kunnen zelfs elektronische betalingen mogelijk maken, zoals ACH of EDI-betalingen.
Algemene PO's gaan nergens heen, maar met de juiste softwareoplossing worden de voordelen die eraan verbonden zijn versterkt en de nadelen gedempt. Terwijl we het inkoopproces met technologie blijven verfijnen, is het integreren van algemene inkooporders een must.
- Door SEO aangedreven content en PR-distributie. Word vandaag nog versterkt.
- PlatoData.Network Verticale generatieve AI. Versterk jezelf. Toegang hier.
- PlatoAiStream. Web3-intelligentie. Kennis versterkt. Toegang hier.
- PlatoESG. carbon, CleanTech, Energie, Milieu, Zonne, Afvalbeheer. Toegang hier.
- Plato Gezondheid. Intelligentie op het gebied van biotech en klinische proeven. Toegang hier.
- Bron: https://nanonets.com/blog/blanket-purchase-order/
- : heeft
- :is
- :niet
- :waar
- $UP
- a
- capaciteiten
- vermogen
- boven
- accommoderen
- Account
- Accounting
- accounts
- oh
- actieve
- Handelingen
- werkelijk
- Voegt
- administratief
- Overeenkomst
- eens
- Alles
- Hoewel
- altijd
- bedragen
- Amplified
- an
- en
- Nog een
- beantwoorden
- anticiperen
- iets
- overal
- ap-automatisering
- nadering
- naderen
- passend
- AR
- ZIJN
- gebieden
- AS
- geassocieerd
- At
- controleren
- automatiseren
- Automatisering
- Beschikbaar
- het vermijden van
- Zakelijk
- Baby winterjas
- terug
- basis
- BE
- wordt
- vaardigheden
- wezen
- betekent
- BEST
- Betere
- tussen
- Groot
- factuuradres
- Beetje
- zowel
- beide partijen
- Beide kanten
- gekocht
- Box camera's
- brengen
- bedrijfsdeskundigen
- maar
- KOPER..
- kopers
- Buying
- CAN
- verzorging
- geval
- gevallen
- Contant geld
- veroorzakend
- Centreren
- zeker
- uitdagingen
- kans
- verandering
- Wijzigingen
- veranderende
- lading
- duidelijk
- hoe
- komt
- Bedrijven
- NADELEN
- Overwegen
- overweging
- constante
- contact
- voortzetten
- blijft
- contract
- coördineren
- Kosten
- kon
- deksel
- en je merk te creëren
- aangemaakt
- creëert
- Wij creëren
- kritisch
- cruciaal
- klant
- omgang
- geleverd
- levering
- afdelingen
- detail
- gegevens
- anders
- moeilijk
- ijverig
- kortingen
- do
- document
- Dollar
- beneden
- aandrijving
- dynamisch
- dynamica
- elk
- gemakkelijker
- En het is heel gemakkelijk
- elektronisch
- Werknemer
- medewerkers
- in staat stellen
- einde
- verbeteren
- genoeg
- verzekeren
- zorgen
- entiteit
- Milieu
- vooral
- etc
- Zelfs
- Alle
- alles
- teveel
- bestaat
- verwacht
- deskundigen
- Vallen
- fast-paced
- voelen
- minder
- vullen
- financieel
- Voornaam*
- vast
- vast
- Tik
- schommelen
- schommelingen
- volgend
- Voor
- Voorhoede
- vooruitziendheid
- voort
- vers
- oppompen van
- verder
- Gokken
- Algemeen
- krijgen
- Geven
- gegeven
- Go
- gaan
- goederen
- groot
- gegarandeerde
- hand
- gebeurt
- Hard
- hard werken
- Hebben
- het helpen van
- helpt
- Hoge
- Markeer
- Hoe
- How To
- Echter
- HTTPS
- if
- illustreren
- Impact
- implicaties
- onmogelijk
- in
- Anders
- inclusief
- Inkomen
- Inkomend
- opnemen
- onjuist
- invoer
- verkrijgen in plaats daarvan
- in
- inventaris
- Voorraadbeheer
- Investeren
- betrokken zijn
- IT
- artikelen
- HAAR
- Vacatures
- voor slechts
- Houden
- houden
- blijven
- Gebrek
- Landschap
- duurzaam
- leiden
- minder
- niveaus
- als
- LIMIT
- opgesomd
- Lives
- plaats
- lang
- langdurig
- Kijk
- op zoek
- kwijt te raken
- lot
- groot
- maken
- MERKEN
- management
- veel
- Markt
- massief
- matching
- Materie
- Mei..
- betekende
- Maak kennis met
- Leden
- macht
- denken
- gemengd
- geld
- Grensverkeer
- Maand
- maandelijks
- maanden
- meer
- beweging
- veel
- meervoudig
- Dan moet je
- Noodzaak
- nodig
- behoeften
- New
- volgende
- geen
- notitieboekje
- nu
- aantal
- nummers
- verkrijgen
- of
- Kantoor
- vaak
- on
- eens
- EEN
- Slechts
- kansen
- optimaliseren
- or
- bestellen
- orders
- organisaties
- Overige
- uit
- uitstekend
- pakketten
- gepaarde
- parameters
- partijen
- partnerships
- betaling
- betalingen
- Mensen
- periode
- plaats
- plaatsing
- Plato
- Plato gegevensintelligentie
- PlatoData
- Spelen
- PO
- beleidsmaatregelen
- deel
- PoS
- mogelijkheid
- de voorkeur geven
- prijs
- Prijsfluctuaties
- Prijzen
- prijsstelling
- waarschijnlijk
- processen
- verwerking
- inkoop
- inkoopproces
- Product
- produktiviteit
- professionals
- PROS
- leverancier
- inkomsten
- Koopovereenkomst
- bestelling
- gekocht
- aankopen
- de aankoop van
- hoeveelheid
- vraag
- sneller
- snel
- te ontvangen
- ontvangen
- opgenomen
- terugkerend
- verwijst
- verfijnen
- regelmatig
- regelmatig
- verwantschap
- Relaties
- vertrouwen
- resterende
- REST
- herzien
- rechts
- risico's
- Rol
- lopen
- verkoop
- dezelfde
- ervaren
- scenario
- rooster
- gepland
- Tweede
- Beveiligt
- lijken
- sturen
- apart
- bedient
- Diensten
- reeks
- verschuiving
- moet
- tonen
- kant
- Sides
- gelijk
- Eenvoudig
- vereenvoudigd
- vereenvoudigen
- vereenvoudigen
- sinds
- single
- situatie
- situaties
- Klein
- snacks
- Software
- softwareoplossing
- oplossing
- sommige
- soms
- specifiek
- besteden
- besteed
- Medewerkers
- staan
- vast
- stream
- succes
- dergelijk
- suiker
- geleverde
- leverancier
- leveranciers
- supplies
- leveren
- ondersteuning
- system
- tafel
- Nemen
- neemt
- team
- teams
- Technologie
- termen
- neem contact
- dat
- De
- hun
- Ze
- harte
- Er.
- Deze
- ze
- dit
- die
- Door
- niet de tijd of
- tijdlijn
- tijdlijnen
- keer
- naar
- vandaag
- vandaag
- ook
- tools
- tools
- spoor
- Tracking
- transactie
- Transacties
- twee
- type dan:
- types
- voor
- unieke
- eenheid
- Unsplash
- komende
- .
- gebruikt
- toepassingen
- geldig
- verkoper
- vendors
- controleren
- zeer
- zichtbaarheid
- Manier..
- manieren
- we
- week
- per week
- GOED
- Wat
- Wat is
- wanneer
- welke
- en
- WIE
- wil
- vegen
- Met
- binnen
- zonder
- Mijn werk
- werkzaam
- zou
- jaar
- u
- jong
- Your
- zephyrnet