서류 캐비넷과 느슨한 서류로 가득 찬 은행 상자의 시대는 우리 뒤에 있습니다. 여러 면에서 우리는 파일 전송 프로토콜을 통해 공유되는 일련의 Excel 통합 문서 및 PDF 내에서 회사 정보를 중앙 집중화하는 시대를 지나갔습니다.
그러나 오늘날 우리가 얼마나 멀리 왔는지에 관계없이 다양한 문서 관리 과제가 제시됩니다. 우리는 이제 보안 문제에 직면해 있습니다. 분산된 팀과 원격 직원 간의 문서 관리를 동기화하고, 서로의 발가락을 밟거나 몇 시간 분량의 작업을 삭제하지 않고 단일 문서에 대해 효과적으로 협업하려고 노력하고 있습니다. 이러한 모든 요소가 결합되어 기업 수준의 문서 관리를 어렵게 만듭니다.
그러나 이러한 골칫거리를 완화하기 위해 설계된 일련의 디지털 도구를 제공하는 새로운 플랫폼 시리즈가 있습니다. 이들을 통칭하여 전자문서관리시스템(EDMS).
EDMS란 무엇입니까?
전자문서관리시스템(Electronic Document Management Systems), 줄여서 EDMS는 전사적 데이터와 문서를 집계, 대조, 저장, 관리 및 액세스하는 데 도움이 되는 포괄적인 생태계를 설명합니다. HR의 문서 저장소와 같은 틈새 섹션 내부 솔루션과 비교 HIPAA에 최적화됨 또는 회계의 세금 관리 및 저장 소프트웨어인 EDMS는 회사의 전체 수직 체인 및 계층 구조에 서비스를 제공하여 부서, 섹션 및 팀 전반에 걸쳐 액세스를 제공합니다.
EDMS를 너무 자세히 살펴보기 전에 일반적인 오해를 해결해 보겠습니다. Google Drive/Docs, Notion 및 유사한 상용 기성품(COTS) 솔루션과 같은 도구에 동일한 "기업 전반의 공유 문서 관리 시스템" 레이블을 쉽게 적용할 수 있기 때문에 기본 EDMS 의미는 다소 오해의 소지가 있습니다. 특정 인스턴스에는 훌륭하게 작동하지만 이러한 범주의 COTS는 EDMS에 비해 두 가지 주요 단점이 있습니다.
EDMS는 확장된 솔루션입니다.
예, Notion이나 Google Drive는 10명으로 구성된 팀에 적합할 것입니다. 하지만 100명으로 확장하면 어떨까요? 1,000? 확장할 것으로 예상된다면 현재 필요한 것보다 더 많은 문서 관리 성능으로 시작하는 것이 좋습니다. 성장하다 COTS 도구에서 전환하는 대신 EDMS 에서 자랐습니다.
EDMS 제공 보안
COTS 솔루션은 안전한 경향이 있습니다. 결국, Google이 특히 해킹 가능성이 높다고 비난하는 사람은 아무도 없습니다. 그러나 직원 정보나 독점 회사 데이터와 같은 개인 데이터의 경우 EDMS가 제공하는 보다 강력하고 테스트되고 입증된 보안 장치를 원합니다(어떤 경우에는 법적으로 요구됩니다). EDMS가 제공하는 가장 엄격한 보안 솔루션에는 로컬 하드웨어 및 네트워크 외부 파일링이 포함되지만, 클라우드 기반 솔루션도 대부분의 COTS가 제공할 수 없는 규제 또는 회사별 보안 요구 사항을 제공합니다.
EDMS는 어떤 기능을 제공합니까?
EDMS는 본질적으로 특정 문서 관리 요구 사항에 맞게 맞춤화되고 사용자 정의 가능한 프레임워크입니다. 이러한 사용자 정의는 기본적인 EDMS 의미를 아는 것이 EDMS가 제공하는 기회의 전체 범위를 이해하기 위한 첫 번째 단계일 뿐이라는 것을 의미합니다.
그럼에도 불구하고 EDMS에서 제공하는 프레임워크는 고품질 EDMS로 간주되기 위한 사실상 요구 사항인 몇 가지 특정 기능을 중심으로 클러스터되는 경향이 있습니다. 전자 문서 관리 시스템을 구매 중이거나 현재 플랫폼이 해당 기준을 충족하는지 판단하려는 경우 EDMS 고려 사항은 다음과 같습니다.
- 누가 무엇에 액세스하는지 관리하는 사용자 권한과 같은 내부적으로는 강력한 보안을 제공하고 외부적으로는 제XNUMX자의 침입으로부터 데이터와 문서를 보호합니다. 여기에는 활동 추적 로그, 사용 내역, 수동 또는 자동 백업의 변경 사항을 "롤백"하는 기능이 포함되어야 합니다.
- 플랫폼이 기존 기술 환경 내에서 얼마나 쉽게 통합되는지, 즉 EDMS가 지급 계정 자동화 도구, 송장 발행 시스템, 벤더 온보딩및 공급업체 포털, 그리고 회사가 실행하는 다른 모든 일상적인 플랫폼이나 도구입니다.
- 포괄적이고 사용하기 쉬운 검색 기능 – 특정 정보나 파일을 쉽게 찾을 수 없다면 문서를 단일 저장소로 중앙 집중화하는 것은 별 소용이 없습니다. 여기에는 메타데이터, 태그 지정, 분류 및 상식적인 폴더 옵션과 같은 효과적인 구성 기능이 포함됩니다.
- 문서 및 수명주기 관리 시스템과 검토 도구를 사용하면 상태 파일, 오래된 파일, 사용하지 않는 파일을 비축하지 않도록 할 수 있습니다. 이는 또한 직원 핸드북 및 SOP(표준 운영 절차)와 같은 표준화된 문서를 반복적으로 검토하는 강제 기능을 제공하여 궁극적으로 운영 프로세스를 개선하는 데 도움이 됩니다.
- 내부 및 외부 파일 공유(두 가지 모두에 보안 프로토콜 및 권한이 내장되어 있음)
- 공동 편집 및 프레젠테이션을 가능하게 하는 협업 도구는 오늘날의 "원격 우선" 작업 환경에 중요하지만 분산된 팀에게도 마찬가지로 필수입니다.
- 사용자 정의 가능성 및 확장성. EDMS를 필요에 맞게 조정할 수 있어야 하며 플랫폼은 성장에 따라 조직의 요구 사항에 맞게 조정되어야 합니다.
- 배수 문서 캡처 OCR(광학 문자 인식) 기술을 활용한 스캔된 실제 문서, 디지털 가져오기 및 이메일/디지털 메신저 파일링 옵션을 포함한 옵션이 있습니다.
- 규정 준수 및 규제 장애물 – 업계 또는 지역이 HIPAA, GDPR 및 유사한 이니셔티브와 같은 특정 매개변수의 적용을 받는 경우 EDMS 절대로 필요한 것 호환 옵션을 제공합니다.
전자문서관리시스템을 사용하는 이유는 무엇입니까?
EDMS의 주요 이점과 기능 중 하나 이상이 마음을 사로잡기에 충분하지 않은 경우 전자 문서 관리 시스템 배포가 사무실 효율성을 어떻게 향상시키는지 상황에 맞게 살펴보겠습니다. 이론적 비즈니스에 대한 몇 가지 주요 변수를 구체화해 보겠습니다.
틈새 기술 컨설팅이라는 사업은 몇 명의 친구로 시작했지만 그들이 꿈꾸던 것보다 빠르게 성장했습니다. 오늘날 그들은 국제적으로 팀을 보유하고 있으며 유럽의 일부 부문에는 GDPR이 적용되지만 대부분의 기업은 북미에 중앙 집중화되어 있습니다. 회사는 원격 우선 모델을 사용하고 있으며 팀 리더는 선택한 문서 및 프로젝트 관리 플랫폼을 사용하는 경향이 있습니다. 이 때문에 XNUMX개의 서로 다른 캘린더와 비디오 플랫폼에서 가상 회의를 동기화하는 것은 어렵습니다. 프로젝트 결과를 공유하거나 신입 사원을 온보딩하는 것은 말할 것도 없습니다. Microsoft Office 문서를 Google Docs로 마이그레이션하거나 그 반대로 마이그레이션할 때 데이터 손실이 너무 흔해서 농담입니다.
이러한 EDMS 예제는 극적인 효과를 위해 여러 요소를 결합하지만 기본 스레드는 드문 일이 아닙니다. 이 경우 회사의 성장통과 동기화 노력은 EDMS를 구현하면 해결할 수 있습니다.
- EDMS는 데이터 보안을 유지하고 지역별 규정을 준수하는 데 도움이 됩니다.
- EDMS를 사용하면 팀 구성원이 파일을 여러 번 교환하는 번거로움이나 위험 없이 계층 구조 위아래로 프로젝트 파일, 온보딩 문서 등에 액세스할 수 있습니다. 상당한 서식 손실 없이 PowerPoint 파일을 Google 프레젠테이션으로 마이그레이션할 수도 없는 경우가 많습니다. 파일 변환?
- 선택한 플랫폼 외에도 다양한 컨설팅 팀이 개인 클라우드, 썸 드라이브, 다양한 공유 드라이브 내에 파일을 저장하거나 호스팅한다고 가정해도 무방합니다. 무언가가 분실되거나 팀원이 갑자기 그만두는 경우 회사는 시스템을 분산화하여 수많은 기록 문서와 데이터를 잃을 위험이 있습니다.
- EDMS를 사용하면 공동 편집이 간단하며 팀 구성원은 플랫폼 간에 다양한 권한을 저글링할 필요가 없습니다. 대신 EDMS 승인기관에서 관리 누구 편집 가능 뭐 마지막 순간의 "편집 초대" 또는 이와 유사한 시간 낭비를 처리하지 않고 한 번에 처리할 수 있습니다.
다른 EDMS 예로는 레거시 파일링 및 스토리지 시스템에서 완전 디지털 패러다임으로의 마이그레이션이 포함됩니다. 이러한 사례는 기업이 물리적 문서를 장기적으로 유지하거나 보관 및 보관 비용을 절약하기 위해 비용 절감 계획을 구현하는 것과 관련된 위험을 식별함에 따라 특히 널리 퍼지고 있습니다.
전자문서관리시스템 구축의 이점
우리는 고품질 EDMS의 몇 가지 세부적인 이점과 기능을 살펴보았지만 전체적인 개선 사항은 더욱 놀랍습니다. 고품질 EDMS를 활용하여 조직은 다음을 수행할 수 있습니다.
- 이해관계자 협업 개선: 직원, 제XNUMX자 전문 서비스, 클라이언트, 고객 또는 공급업체인지 여부에 관계없이 효과적인 EDMS 플랫폼에 구축된 중앙 집중식 데이터베이스는 체계적이지 않고 서로 다른 스토리지 센터에서 데이터와 문서를 분리합니다. 동시에 난로 배관 문제를 방지하고 모든 사용자가 공통적으로 공유하는 이해를 발전시키는 데 도움이 됩니다.
- 보안 및 규정 준수: EDMS 도구는 가장 귀중한 자산인 데이터를 보호하기 위한 보안을 제공합니다. 민감한 정보를 인질로 삼는 해킹과 랜섬웨어의 위협이 증가함에 따라 일관된 보안이 무엇보다 중요해졌습니다. 직원들이 다양한 보안 조치를 갖춘 다양한 플랫폼에 데이터와 문서를 보관하게 하면 위험이 커집니다. 동시에, 데이터 및 개인 정보 저장과 관련된 규제 요구 사항이 증가함에 따라 일관된 문서 관리 전략이 없으면 규정 준수가 불가능해졌습니다.
- 회사 간 동기화: 다음을 포함하는 기술 생태계를 이미 구축했다면 금융 자동화 도구, 인사 관리 프로그램, 공급업체 포털 및 유사한 구조를 갖춘 경우 EDMS는 각각의 개별 시스템을 하나로 묶는 데 도움이 되는 논리적인 다음 단계입니다. 아직 기술 범위를 확장하지 않았다면 EDMS 배포는 기업을 디지털 시대로 전환할 때 전략적 초석 역할을 합니다.
- 효율성 및 데이터 관리: 핵심적으로 고품질 EDMS는 효율성을 높여 팀을 더 좋게 만듭니다. EDMS는 여러 플랫폼을 사용할 때 파일 마이그레이션, 권한 관리 및 유사한 장애물과 같은 시간 낭비적인 활동을 줄입니다. 동시에 EDMS는 액세스를 관리하고 변경 사항을 추적하는 내부 제어 기능을 개발하여 확장에 따른 데이터 무결성을 보장합니다. 마찬가지로 문서를 중앙 집중화하면 데이터 분석 피더 소스를 개선하고 비즈니스 인텔리전스 플랫폼을 활용할 때 귀중한 통찰력을 얻을 수 있습니다.
EDMS 모범 사례
EDMS를 조정, 조정 및 사용자 정의하고 싶을 때 올바른 방향을 제시하고 EDMS 이점을 극대화하는 데 도움이 되는 몇 가지 모범 사례가 있습니다.
- 권한 및 버전 제어 도구를 관리하고 있는지 확인하세요. 문서를 중앙 집중화하면 팀의 권한을 제대로 관리하지 않으면 무단 액세스나 유출의 위험이 있습니다. 이는 타사 서비스나 공급업체가 시스템에 액세스할 수 있는 경우에도 마찬가지입니다. 권한 SOP를 개발하면 권한을 유지하는 데 도움이 됩니다. 알아야 할 민감한 정보를 엿보는 눈으로부터 보호하면서 정보를 보호합니다. 동시에 반복적인 백업 절차와 변경 사항 추적 기능을 확보하면 문서 품질을 유지하고 덮어쓰기나 사고를 방지하는 데 도움이 됩니다.
- EDMS가 사용자에 맞춰 확장될 수 있는지 확인하세요. 현재 상태에서만 조직에 서비스를 제공하는 EDMS에 올인하는 것은 의미가 없습니다. EDMS가 다음 성장 단계에 진입할 때 필요한 이점과 기능을 제공하는지 확인해야 합니다. 비록 현재 사용을 극대화하지 못하더라도 오늘 이러한 기능에 액세스하고 이해하면 성공할 수 있습니다. 내일.
- EDMS가 생태계 내에 통합되는지 확인하세요. EDMS를 배포할 때는 확장성 외에도 통합이 핵심입니다. 여전히 송장을 수동으로 스캔, 업로드 또는 마이그레이션해야 한다면 효율성이 극대화되지 않습니다. 영수증 EDMS에. EDMS가 작동해야 한다는 점을 기억하세요. 너를 위해서. – 적응하는 경우 문서 워크플로 부담스러운 EDMS 프로세스를 수용하려면 전략을 재평가해야 합니다.
- 태그 지정 및 구성 도구를 활용하세요. 문서를 EDMS로 마이그레이션하면 회사 전체를 포괄하는 중앙 집중식 데이터베이스가 생성됩니다. 하지만 해당 정보를 쉽게 찾고, 검색하고, 액세스할 수 없다면 잠재적인 효율성을 누릴 수 없는 것입니다. 이러한 장점을 최대한 활용하려면 파일 명명 규칙, 폴더 계층 및 중첩 지침, 모든 사람이 규정을 준수할 수 있도록 하는 포괄적인 교육 계획을 포함하는 지식 관리 SOP를 개발해야 합니다.
결론
데이터 수집 노력이 증가함에 따라 전자 문서 관리 요구 사항도 증가하고 있습니다. 진화하는 규정을 준수하고 민감한 데이터를 보호하는 것은 포괄적인 전략이 없으면 더욱 어려워지는 기념비적인 작업입니다. 동시에, 세상의 모든 데이터는 신속하게 액세스하고 이를 활용하여 비즈니스를 개선할 수 없다면 쓸모가 없습니다. 문서 워크플로. EDMS는 이러한 위험을 상쇄하는 동시에 조직 효율성을 개선하고 합리화하는 다양한 이점을 제공하여 궁극적으로 시간을 절약하고 팀이 중요한 일, 즉 비즈니스를 성장시키면서 최상의 결과를 제공하는 데 집중할 수 있도록 해줍니다.
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- 출처: https://nanonets.com/blog/electronic-document-management-system/
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