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개요
송장-지불 프로세스는 회사의 조달-지불 프로세스에 대한 또 다른 이름입니다. 미지급금 처리 중 가장 중요한 업무입니다. 거래량이 증가하고 현대에 종이 없는 온라인 거래에 대한 지불이 더욱 강조되면서 송장에서 지불까지의 주기 자동화가 비즈니스에 중요해졌습니다.
송장 대 결제 프로세스 및 자동화에 대해 자세히 알아 보겠습니다.
송장 대 결제 프로세스 내역
송장은 공급자/판매자/공급업체가 고객/구매자에게 보내는 문서로, 고객/구매자가 구입한 제품 또는 서비스를 금전적 가치와 함께 항목별로 분류합니다. 송장 대금은 구매자가 발행한 송장을 정산하기 위해 구매자가 판매자에게 지급하는 금액입니다.
인간이 단지 자신이 조달하거나 판매한 품목을 추적하기 위해 문자를 발명했을 수도 있다고 말하는 것은 진실이 아닐 수도 있습니다. 4000여 년 전에 수메르 사제들은 농산물과 포도주와 관련된 거래를 추적하고 기록하기 위해 점토 송장을 사용한 것으로 보입니다. 지불금이 제때에 수령되지 않으면 청구서 자체를 사용하여 채무 불이행자에게 위협을 가하거나 해를 끼치고 싶은 유혹이 있었을 것이라고 상상할 수 있습니다.
비교적 최근에, 히에로니무스 보스(Hieronymus Bosch)는 서기 1504년에 카스티야의 미남왕 필립에게 “최후의 심판”이라는 제목의 그림에 대한 송장을 보냈다고 합니다. 필립 왕이 송장을 지불했는지 여부는 금융 무지의 암울한 시대에 송장 관리 관행이 좋지 않았기 때문에 알려지지 않았습니다.
그 이후로 "송장 받기 - 송장 지불"이라는 간단한 방정식에 대한 합의를 통해 송장 발행 프로세스가 더 잘 관리되었습니다. 오늘날 송장 및 청구서를 처리하지 않는 기업은 하나도 없으며, 거래 금액과 거래량이 증가함에 따라 송장 지불 주기를 관리하기 위해 지급 계정이라는 부서 전체가 생성됩니다.
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송장 지불 프로세스
송장-지불 프로세스는 일반적으로 공급업체/판매자로부터 송장을 수령하는 것으로 시작됩니다. 송장은 판매 청구서 역할도 할 수 있습니다. 송장은 다양한 방법으로 주고 받습니다. 일반 우편으로 보내는 종이 사본(이것은 빨리 죽어갑니다), 팩스 송장(송장 중 43.8% 오늘부터 팩스로 계속 수신됨), 이메일로 전송된 디지털 송장 문서, 공급업체 포털의 디지털 송장 양식.
청구서 지불 주기의 두 번째 단계는 청구서의 유효성을 확인하는 것입니다. 송장은 고객이 공급업체에게 발행한 구매 주문서(PO)와 연결될 수 있습니다. 주문한 제품/서비스 유형, 합의된 가격, 배송 날짜 등을 포함한 송장의 데이터를 원래 PO와 비교합니다. 제품/서비스 배송 후 청구서가 발행되는 경우가 있는데, 이 경우 청구서 내용이 배송 영수증의 내용과 일치합니다.
송장 데이터의 불일치는 예외로 표시되며 문제를 해결하기 위해 구매자와 판매자 사이에 왔다 갔다 합니다. 예외가 해결되면 공급업체가 송장을 재발행하고 송장을 다시 기록하며 검증 프로세스를 반복합니다.
회사의 정책에 따라 검증 및 승인 프로세스는 여러 계층을 거칠 수 있습니다. 예를 들어, 일부 회사에서는 특정 임계값보다 높은 송장 금액에 대해 경영진 수준의 승인을 요구할 수 있습니다.
승인되면 공급업체와 협상한 조건에 따라 송장이 지급됩니다. 대금은 미리 정해진 이용약관에 따라 현금, 수표, 계좌이체 또는 기타 방법으로 지급됩니다. 송장 결제 프로세스에 소요되는 시간에 대한 일반화된 제한은 없지만 많은 구매자는 고객에게 예상되는 결제에 대한 구체적인 세부 정보를 제공합니다. 예상 지불 방식을 지정하기 위해 송장에 사용되는 몇 가지 일반적인 용어는 다음과 같습니다.
PIA – 선불: 송장에 있는 PIA는 구매자가 제품/서비스가 배송되기 전에 해당 비용을 전액 지불해야 함을 나타냅니다.
CIA - 사전 현금: 선불금이 반드시 현금으로 이루어져야 하는 PIA의 하위 범주입니다.
50% 선불: 구매자는 서비스/제품이 배송되기 전에 송장에 포함된 금액의 절반을 지불해야 합니다.
EOM – 월말: 구매자는 청구서를 받은 달의 말일까지 지불해야 합니다.
*15 MFI – 청구서 다음 달: 구매자는 송장 날짜 다음 달 15일 또는 그 이전에 지불해야 합니다.
NEt 7(또는 NEt21 또는 NEt30): 구매자는 송장 도착 후 7일(또는 21일 또는 30일) 이내에 비용을 지불해야 합니다.
결제가 완료되면 해당 송장 추적이 종료되고 거래가 완료된 것으로 기록됩니다. 송장 및 결제 세부정보는 향후 감사를 위해 보관됩니다.
많은 중소기업이 송장 관리를 기존 직원에 의존하고 있지만 회사 규모가 커지면서 송장 수령부터 결제까지 전문 직원이 처리해야 할 필요성이 생길 수 있습니다. 이제 점점 더 많은 조직이 송장에서 결제까지의 프로세스를 원활하게 관리하기 위해 자동화된 송장 관리 시스템에 의존하고 있습니다.
송장 대 결제 프로세스 자동화
디지털 방식으로 강화된 송장에서 결제까지의 워크플로는 계정 관리에 사용할 수 있는 최초의 스프레드시트 소프트웨어인 Visical을 통해 1978년에 시작된 것으로 추정됩니다. 그 뒤를 이어 기업이 회계를 전산화하는 데 도움을 줄 수 있는 유사한 소프트웨어가 출시되었습니다.
송장-지불 프로세스의 자동화는 기존의 수동 송장 처리와 관련된 많은 속도 저하를 제거합니다. 이는 구매 프로세스를 간소화하고, 복잡한 서류를 줄이고, 송장 경로의 투명성을 높이고, 시간과 비용을 절약하고, 직원 생산성을 높이고, 공급업체 관계를 개선합니다.
송장-지불 자동화는 비즈니스에 다음과 같은 이점을 제공합니다.
- 결제 지연을 방지하는 신속한 송장 처리
- 신속한 결제로 인해 공급업체-고객 관계 개선
- 오류 및 데이터 손실 방지
- 공급망 이동 유지
- 사기 예방
- 보다 보람 있는 작업에 인력 재배치
- 가시성, 제어 및 규정 준수 향상
- 종이 뭉치지 않는 친환경성
- 감사 및 과세 목적으로 모든 구매 문서를 체계적으로 보관합니다.
오늘날 송장 대 결제 프로세스의 자동화에는 송장 데이터 캡처, 올바른 계정 및 비용 센터로 송장 코딩, 송장 승인, 송장을 구매 주문서 일치, 결제를 위해 게시 등이 포함됩니다.
1. 청구서 수령 및 디지털화: 송장은 이메일 첨부 파일이나 온라인 양식 데이터로 얻을 수 있습니다. 전자의 경우 이메일 첨부 파일은 스캔한 이미지, PDF, 워드 프로세싱 파일, 스프레드시트 등의 형식일 수 있습니다. 자동화는 이러한 송장을 유형에 따라 분류하는 데 도움이 되며, 이는 후속 데이터 추출에 도움이 됩니다.
2. 데이터 추출: 이는 일반적으로 자동화가 사용되는 가장 일반적인 단계입니다. 송장에서 OCR로 캡처해야 하는 일부 주요 필드는 다음과 같습니다.
공급업체 세부정보: 판매자 이름, 판매자 주소, 판매자 전화번호, 판매자 이메일, 판매자 은행 계좌 정보
송장 세부정보: 송장 번호, 송장 날짜, 송장 금액, 지불 만기일, Net_D, PO 번호, 통화
구매자 세부 사항 : 구매자 주소, 구매자 이름
세금 세부정보: 세액, Tax_ID
테이블 세부정보: 제품 설명, 수량, 가격, 라인 금액
OCR(광학 문자 인식) 소프트웨어는 디지털화된 송장의 주요 데이터 필드를 인식합니다. 이러한 인식은 개발자가 설계한 규칙 및 템플릿에 표시된 송장 내 위치를 기반으로 합니다. Nanonets와 같은 최신 도구는 보다 정교한 AI 지원 송장 판독기를 사용하여 지속적인 학습 프로세스를 통해 오류를 최소화하면서 관련 데이터를 지능적으로 캡처합니다.
3. 검증 및 승인: 소프트웨어는 추출된 데이터를 비교하고 이를 기존 데이터베이스의 데이터와 일치시켜 송장, PO 및 영수증 간의 자동 3방향 일치를 수행할 수 있습니다. 자동화 도구는 트랜잭션 통과, 오류 플래그 지정, 예외 발생과 같은 결정을 내릴 수도 있습니다. 특히 AI 엔진으로 구동되는 Nanonets와 같은 고급 소프트웨어는 추가 조치를 위해 플래그가 지정된 송장을 다시 라우팅할 수 있습니다.
4. 송장 승인 라우팅: Nanonets와 같은 송장 관리 소프트웨어를 사용하면 송장이 한 단계에서 다음 단계로 자동으로 전달될 수 있으며 승인을 위해 미리 알림을 설정할 수 있습니다. 워크플로우에 비상 상황과 미리 알림을 포함하면 병목 현상을 제거할 수 있습니다. 전자 서명과 디지털 양식을 통합하면 프로세스에 참여하는 다양한 참가자의 이동 중에도 승인이 가능합니다.
5. 결제 처리: 완전히 자동화된 송장 대 결제 프로세스에는 승인된 송장이 자동으로 디지털 방식으로 결제되는 결제 종료도 포함됩니다. 자동 결제 기능에도 불구하고 자동 송장 대 결제 프로세스를 사용하는 많은 회사에는 금융 보안을 위해 여기에 수동 개입 단계가 포함됩니다.
6. 데이터 저장 및 보관: 우수한 송장 대 결제 자동화 도구는 잘 정의된 데이터베이스에 모든 데이터를 저장할 뿐만 아니라 현금 흐름 보고서, 대차대조표, 세금 정보, 재고 및 미지급금/수취 계정을 포함한 다양한 재무 보고서를 생성할 수도 있습니다.
A에 따라 최근 설문 조사, 다음은 많은 회사에서 구현하고자 하는 최고의 자동 송장 처리 솔루션입니다.
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지능적인 송장부터 결제까지의 프로세스를 위한 나노넷
Nanonets는 비즈니스의 송장 처리 단계를 자동화하고 간소화하는 데 사용할 수 있는 AI 기반 소프트웨어입니다.
다양한 송장 파일 유형에서 데이터를 오류 없이 캡처할 수 있습니다. Nanonets의 AI 엔진은 코딩 없이 실제 인보이스로 학습할 수 있어 기업에 맞게 커스터마이징이 가능합니다.
또한 다단계 승인을 위한 최첨단 알고리즘과 강력한 인프라가 내장되어 있습니다. Nanonets 송장 처리 소프트웨어는 Mysql 데이터베이스, QuickBooks 또는 Salesforce와 같은 다른 시스템과 통합될 수 있으며 플랫폼에 구애받지 않습니다. 정확하고 확장 가능하며 지급 계정 송장 처리 팀의 시간과 비용을 절약하고 생산성을 향상시킵니다.
Nanonets를 송장에서 결제 프로세스까지 자동화하는 이상적인 솔루션으로 만드는 몇 가지 구체적인 기능은 다음과 같습니다.
- 주문을 받아서 만드는 능력 – 사전 학습된 송장 모델에 데이터를 추가하고 사용자 정의 필드를 추가하여 UI에서 모델 학습을 모두 수행할 수 있습니다.
- 온-프레미스 – Docker를 통해 온프레미스에서 Nanonet을 실행할 수 있습니다. Nanonet은 GDPR을 준수합니다.
- 시간과 비용을 절약 – 처리 시간(TAT)을 며칠에서 몇 분으로 단축하고 문서 처리 비용을 90%까지 줄입니다.
- 고객 지원 – 실시간 쿼리 해결을 위한 채팅 지원은 사용자가 때로는 복잡한 송장 캡처 세계를 탐색하는 데 도움이 됩니다.
- API 문서 – 설명서에는 Shell, Ruby, Golang, Java, C# 및 Python의 즉시 실행 가능한 코드 샘플과 다양한 엔드포인트에 대한 자세한 API 사양이 나와 있습니다.
Nanonets 송장 캡처 소프트웨어는 이메일, Google 드라이브 등과 같은 데이터 소스를 캡처된 데이터를 CRM/WMS/DB에 직접 공급하는 API와 연결할 수 있습니다.
결론
송장에서 결제까지의 프로세스 자동화는 시간 및 비용 절감, 지급 계정 프로세스 간소화, 궁극적으로 더 나은 수익과 같은 강력한 이점을 제공합니다. 결제 자동화 도구에 대한 송장 선택은 비즈니스가 보장하는 자동화 수준과 회사의 관행 및 정책과 조화를 이루는 소프트웨어의 능력에 따라 달라집니다.
사용할 소프트웨어는 회사의 비즈니스 규모, 수익 및 투자 잠재력을 고려한 회사의 예산 할당에 따라 달라집니다.
송장 관리 자동화 도구를 선택할 때 고려해야 할 다른 요소로는 사용 편의성, 기술 지원, 회사의 데이터 저장 요구 사항, 회사에서 사용하는 기존 디지털 도구와의 통합 등이 있습니다.
결제 소프트웨어에 대한 송장은 직원들이 비즈니스 개발 및 기업 가치에 기여하는 기타 활동과 같이 덜 평범하고 가치가 높은 작업에 집중할 수 있게 해주는 시너지 도구라는 점을 기억해야 합니다.
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