송장 매칭

AP(미지급금) 프로세스에서 중요한 활동 중 하나는 송장 일치입니다. 이 핵심 작업에 대한 전통적인 접근 방식은 비즈니스에 시간, 노력 및 인적 자원을 소모할 수 있습니다. 혁신적인 기술과 자동화된 도구 세트를 사용하면 인보이스 매칭을 최적화하여 비즈니스에 추가적인 영향력과 가치를 제공할 수 있습니다.

이 기사는 인보이스 매칭, 다양한 유형, 비접촉식의 필요성에 대한 자세한 통찰력을 제공합니다. 송장 처리 or 송장 관리, 그리고 그것의 다양한 이점.

인보이스 매칭이란 무엇입니까?

인보이스 매칭은 채무 회계 프로세스 에 대한 정보를 검증하고 비교하는 구매 주문서(PO) 공급업체 송장 및 제품 영수증과 함께.

조직이 공급업체의 상품이나 서비스를 사용하고자 할 때 세부 요구 사항이 포함된 구매 주문서를 작성합니다. 요청한 상품 또는 서비스가 배송되면 구매 조직에서 제품 영수증을 발행합니다. 그런 다음 공급업체는 결제 승인을 위해 송장을 발행합니다. 이때 인보이스 매칭이 이루어집니다.

일치하는 송장은 PO와 송장 사이에 오류나 불일치가 없도록 합니다. 판매자 수수료의 빠른 정산을 촉진하고 위험을 방지합니다. 벤더 사기 & 사기 송장에 대한 지불.

편차란 무엇입니까?

송장 예외라고 하는 편차는 송장 세부 정보와 PO 또는 상품/제품 영수증과 같은 검증 문서가 일치하지 않을 때 발생합니다.

편차는 수량과 가격의 두 가지 유형이 될 수 있습니다.

• 수량 편차: PO의 금액 또는 항목 수와 청구된 청구서의 불일치를 의미합니다.
• 가격 편차: PO에 기재된 비용과 인보이스에 기재된 금액이 일치하지 않는 경우를 말합니다.

편차를 식별하고 조정하는 것은 AP 부서에게 어려운 작업이 될 수 있습니다. 계속 진행하려면 편차가 허용 한계 내에 있는지 확인하기 위해 편차를 평가해야 합니다. 송장 처리 또는 정정을 위해 송장을 공급업체로 되돌리십시오.

허용 오차 수준은 인보이스의 백분율 또는 금액에서 발생할 수 있는 사소한 변동을 나타냅니다. 허용 한도 수준을 초과하는 송장은 '보류' 상태가 되며 수정을 위해 공급업체에 전송됩니다.

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인보이스 매칭 필요

인보이스 확인 또는 매칭이 비즈니스에 왜 중요한지 알아보겠습니다.

인보이스 매칭을 통해 지불을 해제하기 전에 지원 문서에 대해 공급업체 인보이스를 확인할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 다음을 수행할 수 있습니다.

• 공급업체로부터 받은 유효한 상품 또는 서비스에 대해서만 결제가 이루어졌는지 확인
• 더 빠르고 정확한 지불 릴리스 유지
• 오류 및 이중 지불을 제거하여 더 나은 투명성 촉진
• 여러 공급업체의 결제 기록 추적
• 회사 감사에 더 잘 대비하십시오.

아래의 다음 섹션에 자세히 설명된 대로 비즈니스마다 송장 일치의 다양한 방법을 따를 수 있습니다.

인보이스 매칭 방법

조직의 송장 매칭 프로세스는 일반적으로 2-way 매칭, 3-way 매칭 및 마지막으로 4-way 매칭의 방식으로 수행됩니다.

인보이스는 다른 관련 항목에 대해 검증됩니다. 문서 워크플로 포함할 수 있는 구매 주문서, 물품 수령 및 검사 전표. 이러한 일치 방법은 또한 송장이 결제되기 전에 해결해야 하는 송장 불일치 및 허용 오차 수준을 확인합니다.

2 방향 매칭

양방향 매칭은 인보이스를 확인하는 간단하고 일반적인 방법입니다. 여기에는 송장을 구매 주문과 일치시키고 허용 오차를 확인하는 작업이 포함됩니다. 송장이 필수 기준을 충족하면 지불이 예정되어 있습니다.

3 방향 매칭

3 방향 매칭 송장 일치의 가장 인기있는 방법입니다. 여기에는 XNUMX단계 프로세스가 포함됩니다. 인보이스는 구매 주문서 및 상품 수령에 나열된 세부 정보가 정확한지 확인합니다. 허용 오차 수준이 확인되면 인보이스를 지불할 준비가 된 것입니다.

4 방향 매칭

2방향 및 3방향 매칭보다 더 복잡한 4방향 매칭에는 또 다른 검증 단계가 포함됩니다. 구매 주문, 상품 수령 및 검사 전표와 일치하는 송장도 필요합니다.

상품이 배송되면 입고부서에서 수량을 확인하고 입고수량이 정확함을 확인하는 검사표를 발급합니다. 따라서 PO, 입고, 허용 오차 및 검사 전표와 일치하는 송장만이 지불에 적합한 것으로 간주됩니다.

이러한 인보이스 매칭 방법은 회사가 주문하고 받은 상품/서비스에 대해서만 지불하도록 합니다. 또한 허위 송장 및 지불 오류로부터 보호하여 기업이 제XNUMX자와의 거래를 더 잘 유지할 수 있도록 합니다.

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계약에 송장 대응

인보이스 매칭 방법과는 별도로 계약 매칭 프로세스를 사용하여 특정 구매를 수행할 수 있습니다. 비 PO 송장이라고도 하는 이 유형의 송장은 주기적으로 발생하는 반복 또는 유틸리티 지불에 사용됩니다.

계약 일치에서 송장은 기존 계약과 비교 및 ​​확인됩니다. 이러한 계약 구매의 예로는 월별 공과금(전기, 수도 등), 건물 임대료 및 유지 관리비, 광고비, 법률 또는 컨설팅 서비스 등이 있습니다.

이러한 유형의 일치는 내부 송장 승인 프로세스를 따릅니다. 계약이 일치하고 승인이 주어지면 비 PO 송장이 지불될 예정입니다.

송장을 구매 주문서 및 기타 증빙 문서와 일치시킬 필요가 없습니다. 또한 반복적인 지불의 조기 통관을 용이하게 하여 시간, 노력 및 비용을 절약합니다.

자동 인보이스 매칭이란 무엇입니까?

자동화된 송장 일치는 고급 도구 및 기술의 도움으로 회사의 송장 일치 프로세스를 디지털화하는 것을 말합니다. 송장은 사람의 개입 없이 자동으로 처리됩니다.

자동화된 인보이스 매칭 기술은 AP 부서의 업무 방식을 바꿀 수 있습니다. 수신된 인보이스는 스캔되고, 디지털 형식으로 변환되고, 알고리즘을 사용하여 일치되고, 허용 오차 설정에 대해 확인되고, 승인될 경우 결제를 위해 처리됩니다. 이 모든 작업은 사람에게 의존하지 않습니다.

인보이스를 검증하거나 일치시키고 자동화를 사용하여 처리하는 작업은 많은 이점을 제공할 수 있습니다. OCR 및 RPA와 같은 AI 기반 자동화 기술은 터치리스 송장 처리를 효율적이고 오류 없이 향상시킬 수 있습니다.

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자동화된 인보이스 매칭에서 AI 사용

머신 인텔리전스를 사용하여 프로세스를 처리하면 복잡하고 지루한 작업을 간단하고 쉽게 만들 수 있습니다. OCR 및 RPA와 같은 AI 기반 기술은 AP 프로세스를 자동화하고 비즈니스 효율성을 향상시키는 효과적인 도구가 될 수 있습니다.

광학 문자 인식

OCR은 편집을 위해 디지털 문서에서 정보를 읽고 추출하는 기술입니다. 많은 양의 데이터를 다루는 산업에 유용하며 인공 지능을 사용하는 OCR 기능은 AP 자동화.

OCR은 효과적인 수행이 가능합니다. 데이터 캡처, 관련 데이터를 추출하여 추출합니다. 그런 다음 송장을 PO와 자동으로 일치시키기 위해 라우팅합니다. 이 단계가 끝나면 2, 3 또는 4중 매칭을 사용하여 송장 매칭 프로세스를 완료할 수 있습니다. 이 모든 것이 수동 작업 노력, 시간 및 비용을 줄여 더 나은 프로세스 효율성을 보장합니다.

그러나 OCR은 AP 프로세스의 자동화를 최적화하는 데 크게 기여할 수 있지만 OCR만으로는 자동화 프로세스를 완료하기에는 충분하지 않을 수 있습니다. OCR과 함께 또 다른 강력한 기술을 사용하면 완전한 프로세스 자동화를 달성하는 데 더 도움이 될 수 있습니다.

로봇 공정 자동화

로보틱 프로세스 자동화는 디지털 프로세스를 자동화하기 위해 OCR과 함께 가상 비서 역할을 할 수 있는 인기 있고 유용한 소프트웨어 기술입니다. 이 소프트웨어를 통해 사용자는 인간의 행동을 모방하는 '봇'을 만들 수 있습니다.

이 신뢰할 수 있는 로봇은 많은 산업 분야에서 빠르고 정밀하게 24/7 작동하는 데 사용됩니다. 시스템 애플리케이션과 상호 작용함으로써 이러한 봇은 자동으로 수행할 수 있습니다. 인지 데이터 캡처, 사람처럼 데이터를 추출하고 분석합니다. 이 외에도 추출된 데이터를 적절한 프로세스로 전달하고 라우팅하여 몇 초 만에 정확한 조치를 시작할 수 있습니다.

OCR이 포함된 RPA는 송장을 받는 즉시 속도, 정확성 및 단축된 시간 프레임으로 AP 송장 일치 프로세스를 지원할 수 있습니다. 업로드, 스캔, 수행 정보 추출, 2, 3 또는 4방향 일치를 시작하고 설정된 공차를 확인하고 수정 또는 지불 처리를 위해 송장에 표시합니다.

자동화된 인보이스 매칭의 이점

인보이스 매칭을 자동화하면 지불용 인보이스를 보다 쉽게 ​​처리할 수 있습니다. 인간 개입의 필요성이 제거됨에 따라 서류 작업 및 수동 검증 유지의 복잡성도 배제됩니다.

터치리스 인보이스 처리가 제공하는 몇 가지 주목할만한 이점은 다음과 같습니다.

• 시간 절약 – 수동 송장 일치는 지루하고 시간이 많이 걸립니다. 인보이스 내역을 개별적으로 확인하고 2,3 또는 4방향 프로세스로 검증하는 데 상당한 시간이 걸립니다. 따라서 회사 직원은 귀중한 시간을 다른 주요 작업에 할애하고 전반적인 생산성을 향상시킬 수 있습니다.
• 정확성 – AP 프로세스 자동화는 오류 발생을 줄이고 프로세스 간의 원활한 워크플로우를 보장합니다. 불일치 또는 불일치는 쉽게 감지되며 송장이 모든 수준에서 정리된 경우에만 지불이 예정됩니다.
• 중복 및 사기 송장으로부터 보호 – 송장 일치를 자동화하면 송장과 지원 문서 간의 일관된 검증이 수반됩니다. 수동 확인을 위해 모든 예외도 감지되고 표시됩니다. 이를 통해 사기 또는 중복 송장으로부터 보호하고 더 나은 비즈니스 제어를 보장합니다.
• 벤더 관계 촉진 – 송장 처리를 자동화하면 송장을 구매 주문과 신속하게 일치시키고 공급업체에 대한 지불을 신속하게 처리하여 만족을 유지할 수 있습니다. 결과적으로 비즈니스는 수익성 향상을 위해 더 나은 계약 제안 및 조기 지불 할인 혜택을 누릴 수 있습니다.
• 효율적인 비용 분석 – 터치리스 인보이스 처리는 가장 높은 가치를 제공하는 항목을 식별하는 데 도움이 되는 개별 항목에 대한 정보를 제공합니다. 이 신뢰할 수 있는 데이터는 더 나은 비용 분석 및 관련 공급업체 선택에 도움이 되어 회사에 더 많은 가치를 제공합니다.
• 감사에 적합 – 기타 지원 문서가 포함된 송장은 감사를 위해 필수입니다. 자동화된 송장 일치를 사용하면 감사 중에 쉽게 액세스할 수 있는 디지털 중앙 위치에서 구매 주문서, 상품 영수증, 검사 전표 및 송장을 사용하여 프로세스를 신속하게 처리할 수 있습니다.

결론

미지급금 인보이스 일치 및 처리는 복잡한 프로세스입니다. AI 지원 기술은 맞춤형 자동화를 통해 비즈니스에 영향력을 제공할 수 있습니다. 자동화를 통해 기업은 원활하게 통합할 수 있습니다. 문서 관리 워크플로 더 나은 투명성을 창출하고 최적화된 비즈니스 효율성과 성장을 위해 좋은 비즈니스 관계를 유지합니다.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/invoice-matching-explained/