비즈니스 프로세스 자동화

비즈니스 프로세스 자동화(BPA) 단순한 데이터 입력, 저장 및 조작을 넘어 비즈니스 프로세스를 자동화하기 위해 고급 기술을 사용하는 것입니다.

자동화는 실제로 새로운 개념이 아닙니다. 고대 그리스에서는 자동인형이 장난감, 분수, 석궁, 문, 심지어 전쟁 기계로 사용되었습니다. 그러나 프로세스 자동화는 기업이 간단한 작업과 프로세스를 수행하기 위해 컴퓨터를 사용하기 시작한 XNUMX세기에 비즈니스 도구로 발전하여 지능형 비즈니스 관리 시대를 열었습니다.

오늘날 비즈니스 프로세스 자동화는 제조 및 단순하고 일상적인 작업을 넘어 비즈니스 세계의 다양한 활동으로 진출하고 있습니다. 데이터 기반 기업 작업의 지능형 자동화는 1960년대 전사적 자원 관리 시스템의 도입과 함께 시작되었으며 이제는 AI, IDP 및 로봇 프로세스 자동화를 포함하도록 발전했습니다.

BPA 란 무엇입니까?

비즈니스 프로세스 자동화 비즈니스의 핵심 프로세스를 자동화하는 것이 포함됩니다. 프로세스는 이메일을 캡처하고 자동으로 응답하고 후속 조치를 예약하는 것처럼 간단할 수도 있고 복잡한 다단계 조직 워크플로를 다룰 수도 있습니다. ㅏ 측량 McKinsey의 연구에 따르면 완전히 자동화할 수 있는 직업은 거의 없지만(1%) 모든 직업의 60%는 작업/활동의 최소 34%를 자동화할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 자동화의 이점

일상적인 반복 작업의 자동화는 작업의 속도, 정확성 및 일관성을 높일 수 있습니다. 이는 비즈니스의 효율성과 수익성 향상으로 이어집니다.

BPA가 조직에 미치는 이점은 다양합니다.

1. 시간 절약 및 더 빠른 처리 시간: 수동 비즈니스 프로세스는 부서 및 작업 성격에 관계없이 많은 시간을 소비합니다. 예를 들어, 낮은 수준의 자동화 가능한 작업은 IT 부서 시간의 30%, AP 부서 시간의 47%, HR 및 급여 부서 직원 시간의 75%를 소비하는 것으로 보고되었습니다. 이는 자연스럽게 팀과 회사의 생산성에 파급 효과를 미치는 시간 지연 및 관련 처벌로 이어집니다. 자동화된 비즈니스 프로세스는 회사의 일상적인 운영에서 이러한 지연과 병목 현상을 방지하는 데 도움이 될 수 있습니다.
2. 비용 절감: 수동 비즈니스 프로세스에는 상당한 인적 자본이 필요합니다. McKinsey는 연간 총 임금 45조 달러에 해당하는 현재 유급 활동의 2%가 잠재적으로 자동화될 수 있음을 보여주었습니다. 또한 잠재적으로 자동화 가능한 중복 작업의 수동 수행으로 인해 회사의 생산성이 저하되고 낮은 생산성으로 인해 고용주는 연간 약 1.8억 달러의 비용을 부담할 수 있습니다. 프로세스 자동화의 설치 비용이 높다고 인식될 수 있는 것처럼 보이지만 운영 절감 효과가 이를 상쇄하고도 남습니다.
3. 오류 감소: 수동 작업은 피로나 부주의처럼 단순한 것에서부터 무지나 무관심과 같은 더 심각한 문제까지 발생하는 오류와 관련이 있습니다. 겉보기에 단순한 작업이라도 수동으로 수행하면 오류와 관련이 있습니다. 예를 들어 간단한 스프레드시트에 데이터를 수동으로 입력하면 18%~40%의 인적 오류가 발생하는 것으로 나타났습니다. 인간은 중복된 작업을 수행할 때 10단계마다 100개의 오류를 범할 확률이 높다고 합니다.
4. 전략적 작업에 대한 집중도 향상: 프로세스 자동화에 대한 글로벌 연구에 따르면 평균적인 작업자는 평범하고 반복적인 작업에 하루 3시간 이상을 소비하며, 이로 인해 조직 개선을 위한 인간의 전략 수립 및 계획이 포함되는 더 높은 가치의 작업에 대한 집중도가 낮아지는 것으로 나타났습니다. . CIO 보고서에 따르면 직원들이 업무의 흥미롭고 보람 있는 측면에 시간을 보낼 때 생산성과 만족도가 높아지고, 이로 인해 직원 이직률이 감소하고 직원 유지율이 향상됩니다.
5. 투명성: 수동 작업은 추적하기 어렵습니다. 프로세스 자동화는 프로세스를 중앙 집중화하고 전사적으로 투명성을 높이는 동시에 조직 전체에 분산된 비즈니스 기능을 논리적으로 통합할 수 있습니다. 비즈니스 프로세스 자동화는 또한 정보의 보안 조치와 추적성을 설정하여 관련 규정을 더 잘 준수하도록 보장합니다.
6. 감사 준비: 자동화된 비즈니스 프로세스는 운영 표준화를 허용할 뿐만 아니라 비즈니스 프로세스의 모든 단계에 대한 기록 유지 관리를 보장하여 감사 추적을 생성합니다.
7. 확장 지원: 클라이언트 기반과 운영 포트폴리오가 확장됨에 따라 수동 비즈니스 관리가 다루기 힘들고 불가능해질 수 있습니다. 프로세스 자동화를 통해 모든 비즈니스 프로세스를 간소화하여 비즈니스 규모를 확장할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 자동화의 요소

BPA에는 세 가지 요소가 있습니다.

1. 비즈니스 규칙: 비즈니스 논리 및 작업 단계를 통해 운영 시 준수되는 비즈니스 정책입니다. BPA 시스템에서 비즈니스 규칙은 자동화 시스템이 구축되는 기준입니다.
2. 구조화된 데이터. 이는 회사와 운영에 의미가 있는 정리된 데이터입니다. 여기에는 일상 업무에 자주 참조되는 직원 명단, 송장, 판매 정보, 재무 데이터가 포함될 수 있습니다. BPA 도구는 컬렉션을 관리 및 구성하고 이 데이터를 다운스트림 프로세스에 효과적으로 사용할 수 있는 유용하고 간결한 보고서로 통합합니다.
3. 비정형 데이터: 정형화된 형식을 따르지 않지만 회사에 유용한 데이터입니다. 이러한 데이터는 제품 설명, 웹 페이지, 리뷰, 소셜 미디어, 이메일 등이 될 수 있으며 좋은 BPA는 이러한 데이터를 잘 관리하고 처리하여 전략 수립 및 계획 측면에서 회사에 유용합니다.

강력한 자동화 프로세스는 원활한 비즈니스 운영을 위해 이 세 가지 요소를 완벽하게 결합합니다.

비즈니스 자동화 프로세스의 유형

회사의 필요에 따라 사용될 수 있는 BPA에는 네 가지 유형이 있습니다.

1. 기본 자동화에는 조직 내 단순 작업의 디지털화 및 자동화가 포함되며 이러한 단순 작업과 관련된 모든 데이터를 쉽게 액세스할 수 있도록 구성합니다. 특정 프로젝트를 수행하는 직원으로 구성된 메시징 도구 또는 작업 그룹은 기본 자동화의 예입니다.
2. 프로세스 자동화는 작업, 프로세스 및 프로젝트를 관리합니다. 또한 처음부터 끝까지 프로세스/프로젝트의 원활한 전환을 위한 체크포인트, 승인 및 업데이트가 내장되어 있습니다. 이는 또한 비즈니스 프로세스의 모든 참가자에게 완전한 투명성을 제공합니다.
3. 통합 자동화는 특정 반복 작업에서 인간 직원을 대체한다는 점에서 더욱 발전되었습니다. 사람의 참여는 규칙 설정 및 모니터링에만 사용되며 BPA는 명확한 워크플로에 정의된 대로 작업을 처리합니다. 통합 자동화는 고객 의견/피드백이 자동으로 처리되고 추가 조치를 위해 분류/주석이 추가되는 고객 지원 플랫폼에서 흔히 볼 수 있습니다.
4. AI 자동화는 컴퓨터 소프트웨어 애플리케이션이 인간과 유사한 결정을 내리는 가장 진보된 형태의 BPA입니다. AI BPA 시스템은 인간의 행동을 상당 부분 모방하기 위해 훈련된 방식으로 데이터와 정보를 처리합니다.

비즈니스 내 비즈니스 프로세스 자동화의 사용 영역

비즈니스 프로세스 자동화는 다양한 수준의 사람 개입을 통해 조직 내 거의 모든 부서에서 사용할 수 있습니다. 일부 특정 사용 영역은 다음과 같습니다.

지급 계정 애플리케이션

회사 운영의 재정적 측면을 자동화하는 것의 이점은 점점 더 많은 기업에서 인식되고 있습니다. 이로 인해 재무 작업 흐름 구조에 자동화를 도입해야 했습니다. 이는 특히 기업의 운영에서 확연히 드러난다. 지급 계정 부서 회사의 구매 과정에 재정적, 행정적, 사무적 지원을 제공하는 것입니다. AP 부서의 운영은 AP 부서의 다양한 기능을 원활하게 통합해야 합니다. 조달-지불 프로세스 그 범위는 구매 주문 관리, 공급 업체 커뮤니케이션, 송장 관리, 제품 추적 및 결제. 송장 관리, 구매 주문 관리 등 AP 운영을 자동화하면 기업의 조달 프로세스를 체계화하는 데 도움이 될 수 있습니다.

Nanonets와 같은 AI 기반 BPA 도구는 송장 승인과 같은 AP 작업을 자동화하여 번거로움 없는 프로세스로 만들 수 있습니다.

소싱 및 조달

기술과 자동화로 원활한 작업이 가능해집니다. 소싱 및 조달 활동 데이터/사실/정보/분석을 수집하고 모든 이해관계자에게 쉽게 접근할 수 있는 능력을 갖추고 있습니다. 자동화는 공급업체 관계의 연속성을 보장하고, 분석적 의사 결정을 지원하며, 비즈니스 및 공급업체 기반 전반에 걸쳐 데이터에 대한 액세스를 제공하고, 비용 대비 가치를 극대화하기 위한 전략과 조건을 설정할 수 있습니다. 또한 자동화는 비즈니스 결과의 지연 및 지연을 방지하기 위해 전략적 소싱 기능을 확장할 수 있도록 보장할 수 있습니다.

회계

회계 프로세스의 자동화에는 디지털 계정 조정, 재무 기록 유지 관리, 사람의 개입을 최소화한 재무제표 작성 등이 포함됩니다. 회계 자동화와 관련된 이점 중 일부는 데이터 무결성 향상, 효율성 향상, 감사 가능성 및 기록 유지 관리입니다. 좋은 회계 자동화 소프트웨어는 구매, 지급 계정, 급여 관리, 세금/재무 기록 처리 등 다른 부서와 겹치는 다양한 기능을 제공합니다.

인사부

인적 자원에는 자동화할 수 있는 많은 서류 작업과 시간이 소요되는 프로세스가 포함됩니다. HR BPA에는 직원 온보딩 관리, 급여, 시간 관리, 복리후생 관리 자동화가 포함될 수 있습니다. HR 자동화 시스템은 직원 프로필, 일정, 근태 기록, 관련 정보 등의 데이터를 정리하고 저장할 수 있습니다. 급여 자동화는 급여 계산 오류를 제거하고 세금 목적으로 급여 기록을 유지할 수 있습니다. 자동화된 평가 시스템은 직원과 고용주가 성과를 평가하고 성과 개선 및 협업을 촉진하는 데 도움을 줄 수 있습니다.

고객센터

고객 지원에 대한 인간의 개입을 완전히 없앨 수는 없습니다. 그러나 프로세스 자동화를 통해 회사는 시간과 비용을 절감하고 고객 관계를 개선할 수 있습니다. 맥킨지 고객 경험을 개선하기 위해 자동화를 사용하면 서비스 비용을 최대 40% 절감할 수 있다고 보고합니다. 자동화를 통해 연중무휴 고객 지원이 가능합니다. 수동 작업에 대한 24시간 고객 지원을 위해서는 교대근무를 위해 더 많은 인력을 모집해야 합니다. 또한 고객 서비스 자동화는 제품 개선 및 브랜드 구축에 대한 고객의 우려를 통합하고 정리하는 데 도움이 될 수 있습니다. 고객 서비스 자동화는 고객 지원을 위해 디지털 채널을 선호하는 젊은 고객에게도 서비스를 제공할 수 있습니다.

영업/CRM 프로세스

판매 자동화는 판매 유입 경로에서 고객에게 더 나은 서비스를 제공함으로써 판매 비용을 절감할 수 있습니다. 영업 팀, 파트너, 유통 채널 및 고객 전반에 걸쳐 영업 프로세스를 촉진하고 연락처 정보 업데이트, 일정 관리, 기회 처리와 같은 작업을 쉽게 할 수 있습니다. 통화 기록, 파일링, 핸드오프 등의 활동을 자동화하여 시간을 절약할 수 있습니다. 실제로 맥킨지는 보고서 영업 및 영업 운영 업무의 10분의 15이 자동화될 수 있으며, 이는 자동화 잠재력 측면에서 영업이 가장 유망한 기능 중 하나가 된다는 점입니다. 보고서에 따르면 판매 자동화를 통해 "전체 비용이 XNUMX~XNUMX% 감소하고 주문 확인부터 배송 확인까지의 주문 처리 시간이 XNUMX~XNUMX일에서 XNUMX~XNUMX시간으로 단축"될 수 있습니다.

SNS 관리

회사의 소셜 미디어 콘텐츠 프로세스 자동화는 청중과의 사회적 상호 작용을 최적화하여 고객을 유치하고 기존 고객을 유지할 수 있습니다. 소셜 미디어 자동화에는 더 많은 관심을 끌고 브랜드를 구축하기 위해 소셜 게시물을 미리 예약하거나 인기 기사를 정기적으로 다시 게시하는 것이 포함될 수 있습니다. 소셜 미디어 관리 작업을 자동화하면 예산 책정 및 전략 수립과 같이 사람의 참여가 필요한 다른 마케팅 영역에 시간과 리소스를 재할당할 수 있습니다.

비즈니스 프로세스 자동화 시스템 설정

조직 내 BPA 시스템 설정은 회사의 비즈니스 프로세스를 평가하고 자동화 기회와 영역을 인식하는 것부터 시작됩니다. BPA 도구의 선택은 다음 요소에 따라 달라집니다.

• 필요한 자동화 수준:. 구매 프로세스와 관련하여 각 회사마다 고유한 요구 사항과 스타일이 있습니다. 회사의 관행과 정책을 통합하는 소프트웨어의 능력을 평가해야 합니다. 회사의 필요성을 평가하기 위해 물어볼 수 있는 몇 가지 유용한 질문은 다음과 같습니다.
  BPM 시스템은 비즈니스의 전반적인 규칙 및 실행 계획과 어떻게 조화를 이루나요?
  선택한 BPM의 핵심 역할은 무엇이며 누가 이를 채울 것인가?
  BPM이 조직의 전반적인 문화에 적합합니까?
• 예산: 프로세스 자동화 시스템 구축에 투자할 금액은 사업 규모, 기업의 수익 및 투자 잠재력에 따라 다릅니다.
• 사용 용이성: 고급 프로세스 자동화 시스템의 경우에도 설정 및 구현 중에 어느 정도 사람의 개입이 필요합니다. 소프트웨어를 사용하는 직원의 기술 수준에 따라 소프트웨어의 프런트 엔드가 얼마나 사용자 친화적이어야 하는지, 그리고 개발자에게 요구되는 기술 지원 수준이 결정됩니다. 목적에 맞는 도구를 선택하기 전에 교육 및 기술 지원의 필요성도 해결해야 합니다.
• 확산 및 협업 범위: 대기업의 대부분 부서/팀/단위는 활동에서 서로 연결되어 있습니다. 자동화 프로세스에 사용되는 소프트웨어 도구는 다양한 수준에서 액세스를 제공하고 모든 참가자 간의 손쉬운 협업을 허용할 수 있어야 합니다. 또한 프로세스에 다양한 수준의 승인을 포함하는 규정도 필요합니다.
• 회사에서 사용하는 다른 시스템과의 통합: BPA 도구는 회사에서 이미 사용하고 있는 회계 관리 도구 등 다른 시스템과 통합되어야 합니다. 회사에서 사용되는 디지털 도구와 통합되지 않는 독립형 프로세스 자동화 도구는 데이터 관리 실패 및 시간 손실로 이어질 수 있습니다.

BPM 시스템을 설정하는 데 있어 주요 과제 중 하나는 자동화를 위한 워크플로를 설계하는 것입니다. 자동화할 프로세스가 식별되면 프로세스를 효과적으로 완전히 자동화할 수 있도록 프로세스의 각 단계를 명확하게 정의해야 합니다. 또한 프로세스 자동화는 전체 비즈니스에 통합되기 전에 철저한 테스트가 가능하도록 단계적으로 구현되어야 합니다. 지속적인 모니터링도 필수적입니다. 설정하고 잊어버리는 것은 선택 사항이 아니며 모니터링이 부족하면 기능이 폐기될 수 있습니다.

결론

비즈니스 프로세스 자동화는 기업이 운영을 관리하고 성장하는 데 도움이 되는 중요한 도구로 빠르게 자리잡고 있습니다. 프로세스의 투명성 향상, 비용 절감, 직원 생산성 향상, 고객 만족도 향상 등 자동화된 프로세스의 이점은 비즈니스 영역과 수익을 확장하려는 기업이 채택하는 데 이상적입니다. BPA는 더 이상 인간 고용에 대한 위협으로 간주되지 않지만 인간 직원이 비즈니스 개발 및 기업 가치에 기여하는 기타 활동과 같이 덜 평범하고 가치가 높은 작업에 집중할 수 있도록 하는 시너지 도구로 간주됩니다.

출처: https://nanonets.com/blog/what-is-business-process-automation/