사람들은 실수하기 쉽습니다. 비즈니스에서는 수동 프로세스로 인해 발생한 실수를 통제하기 어렵기 때문에 모든 규모의 기업이 사기에 취약합니다. AP(미지급금) 사기에 대한 우려가 점점 커지고 있습니다. 조직의 80 % 그것에 먹잇감이 된 것. 와 같은 거인들도 구글과 페이스 북 AP 사기의 희생자가 되어 100억 달러 이상의 손실을 입었습니다.
원활하고 효과적인 지급 계정 프로세스를 갖추는 것은 강력한 공급업체 관계 구축, 수익 증대, 시간 절약 및 사기 완화에 매우 중요합니다. 수동에서 자동화된 AP 프로세스로 전환하면 적시에 올바른 공급업체에 지불하는 데 도움이 될 수 있습니다. 지급 계정 워크플로우 자동화를 통해 회사는 연체, 사기 결제를 방지하고 수익에 영향을 줄 수 있는 처리 지연을 해결할 수 있습니다.
차례
수동 AP 워크플로 대 AP 워크플로 자동화
워크플로란?
워크플로는 처음부터 끝까지 작업을 완료하기 위해 수행되는 일련의 단계입니다. 지급 계정 워크플로 프로세스에서 순서는 송장을 받으면 시작되고 지불이 이루어지면 끝납니다.
수동 AP 워크플로
수동 AP 워크플로에서 회계 부서는 시스템에 입력하고 승인을 위해 서명 기관에 손으로 전달하는 송장을 받습니다. 승인되면 수표가 절단되고 지불이 공급업체에 전송됩니다. 수동 AP 워크플로에서는 잘못된 데이터 입력부터 승인이 서명 기관의 책상에 붙어 있는 것까지 모든 단계에서 오류 가능성이 발생합니다.
미지급금 워크플로 자동화
광학 문자 인식(OCR)을 사용하여 종이 청구서의 데이터를 캡처하여 디지털 청구서의 필드에 연결합니다. AP 자동화 소프트웨어는 입력된 모든 데이터가 구매 주문 및 판매 영수증과 일치하는지 확인하여 사기 및 실수 가능성을 제거합니다. 실수가 발견되면 이를 표시하고 수정/검증을 위해 관련 담당자에게 전달합니다. 송장이 승인되면 회사의 ERP(전사적 자원 관리) 또는 회계 시스템으로 전달되어 전자적으로 결제되거나 수표가 전송됩니다.
지급 계정 워크플로 자동화 솔루션은 클라우드 기반인 경우가 많습니다. 직원들은 중앙 집중식 시스템에 접속하여 정보를 확인하여 송장 처리가 어느 단계에 있는지 확인할 수 있습니다.
회계 부서는 더 이상 승인을 추적할 필요가 없으며 청구서가 누군가의 책상에 걸릴 가능성이 없어져 시간이 절약됩니다. 워크플로우 전반에 걸쳐 병목 현상을 쉽게 피할 수 있습니다. 송장 일치를 통해 지급 계정 워크플로 자동화를 통해 오류 및 사기 행위를 표시/감소할 수 있습니다.
수동 AP와 자동 AP 워크플로 비교
송장
수동 AP 워크플로 – 회계 팀은 시스템에 확인하고 입력해야 하는 수백 장의 종이 송장으로 인해 오류가 발생할 여지가 남아 있다는 사실을 알게 될 수 있습니다.
자동화된 AP 워크플로 – 회계팀이 쉽게 검색하고 찾을 수 있는 OCR 기술을 사용하여 종이 인보이스를 쉽게 변환합니다.
오류
수동 AP 워크플로 – 데이터 입력 또는 일치 오류로 인해 잘못된 결제 및 사기 결제가 발생합니다.
자동화된 AP 워크플로 – 송장은 구매 주문서 및 판매 영수증과 자동으로 일치되며, 발견된 불일치 사항은 검토 및 수정을 위해 관련 부서 또는 담당자에게 전자적으로 다시 전달됩니다.
의사 소통
수동 AP 워크플로 – 회계팀은 승인을 위해 서명 기관을 추적해야 합니다. 이로 인해 종이 인보이스가 분실되거나 서류 더미 아래에 끼일 수 있습니다.
자동화된 AP 워크플로 – 인보이스 승인은 자동으로 관련 부서로 전송됩니다. 지연이 있거나 설명이 필요한 경우 미리 알림을 보낼 수도 있습니다.
금융 사기
수동 AP 워크플로 – 데이터 입력 및 송장 일치에서 인적 오류가 발생할 가능성이 더 높습니다. 사기꾼은 종이 송장에서 정보를 훔쳐 회사에 여러 번 송장을 보낼 수 있습니다.
자동화된 AP 워크플로 – 과거 이력을 기반으로 추세를 감지하고 중복 송장을 감지할 수 있습니다. 결제가 처리되기 전에 벤더 이름, 계정 정보 등을 검토하고 확인합니다.
미지급금 워크플로 자동화의 이점
1. 금융사기 방지 – AP 또는 벤더 사기 기업에서 모든 규모의 기업에 영향을 미치는 증가하는 관심사입니다. 수동 미지급금 워크플로에서 사기는 예를 들어 공급업체 X가 송장을 보냈지만 공급업체 X가 존재하지 않고 확인 없이 결제가 이루어지면 돈이 영원히 손실될 때 발생합니다. 다음과 같은 이유로 사기 지불이 발생할 수도 있습니다.
- 잘못된 데이터 입력
- 허위 청구
- 사기 수표
그러나 미지급금 워크플로 자동화를 사용하면 사기를 다음과 같이 방지할 수 있습니다.
- OCR을 사용하여 구매 주문서 및 판매 영수증을 송장에 3방향으로 일치시킵니다.
- 자동 송장 승인
- 회계팀 및 감사인이 따라야 하는 감사 추적
2. 과지급을 피하라 – 수동 AP 워크플로에서는 중복 송장 확인, 데이터 입력, 공급업체 확인 및 공급업체 변경에 대한 오류가 쉽게 발생할 수 있습니다. 그러나 미지급금 워크플로 자동화를 통해 중앙 집중식 자동화 시스템은 이러한 일반적인 오류를 제거할 수 있습니다. 이를 통해 회계에서 잘못된/과다 지불을 방지하고 일상적인 운영에 필요한 현금 흐름을 유지하기가 쉽습니다.
3. 감사 프로세스 개선 – 수동 미지급금 워크플로 프로세스를 사용하면 회계 팀이 끝없는 서류 작업을 거쳐 감사에 몇 주 또는 몇 달이 걸릴 수 있습니다. 자동화된 AP 시스템을 통해 감사 프로세스에 필요한 모든 데이터를 한곳에 정리 및 저장하여 감사를 간소화하고 시간을 절약할 수 있습니다.
4. 적시 지불 – 기존의 미지급금 워크플로 프로세스에서는 인적 오류를 피할 수 없습니다. 송장 누락은 수익과 공급업체 관계에 영향을 미칠 수 있는 벌금과 함께 누락되거나 지연된 지불을 초래합니다. 자동화된 프로세스로 전환하면 적시에 지불하기 전에 송장이 일치, 확인 및 승인되도록 하는 중앙 집중식 시스템으로 실수를 최소화할 수 있습니다.
5. 수익성 증대 – 자동화된 AP 워크플로 시스템을 통해 기업은 적시에 결제할 수 있으므로 벌금을 피할 수 있습니다. 지불이 제 시간에 이루어지면 긍정적인 관계를 구축하여 공급업체와의 관계를 개선할 수 있습니다. 이로 인해 향후 주문에 대한 잠재적 할인이 발생할 수 있어 회사 비용을 직접 절감할 수 있습니다. 또한 OCR 기술을 사용하면 사기성 지불도 방지할 수 있으므로 핵심 비즈니스 목표를 개선하고 수익을 늘리기 위해 필요한 곳에 정확히 수익이 활용됩니다.
6. 중앙 집중식 AP 프로세스 – AP 자동화를 통해 인보이스 정보를 중앙 데이터베이스에 저장할 수 있습니다. 이렇게 하면 송장, 구매 주문서, 승인 및 지불 정보를 쉽게 확인할 수 있습니다. 회계 팀은 더 이상 단일 주문과 관련된 모든 서류를 검색할 필요가 없습니다. 중앙 데이터베이스에서 쉽게 찾을 수 있어 시간을 절약할 수 있기 때문입니다. 또한 중앙 집중식 시스템을 통해 사내 누구나 쉽게 송장/결제 현황을 확인할 수 있습니다.
7. 자동 송장 승인 – 구매하기 전에 상급 직원/관리자의 서명/승인이 필요할 수 있습니다. 자동화된 AP 시스템은 입력한 정보를 기반으로 인보이스가 적절한 부서로 디지털 방식으로 전달되도록 사용자 지정할 수 있습니다. 이렇게 하면 회계 팀이 승인을 위해 서명 기관을 추적하지 않아도 되고, 서류 작업이 줄어들고, 시간이 절약되고, 서류 더미에서 승인이 손실될 위험이 줄어듭니다.
8. 데이터 입력이 필요 없음 – 송장에서 데이터를 추출하는 것은 지루한 작업일 수 있습니다. 인쇄, 이메일 또는 팩스 송장은 모든 형식으로 제공될 수 있습니다. 공급업체 및 인보이스의 수에 따라 시간이 많이 소요될 수 있으며 데이터 입력에 오류가 발생할 수 있습니다. OCR을 사용하여 프로세스를 자동화함으로써 소프트웨어는 전송되는 형식에 관계없이 필요한 데이터를 추출하고 테이블에 연결할 수 있습니다. 이를 통해 인적 오류 및 비싸고/비효율적인 수작업을 제거하고 시간을 절약하고 지불 처리 속도를 높일 수 있습니다.
9. 직원 사기 향상 – 중앙 집중식 자동화 시스템은 시간을 확보하여 기업의 회계 부서가 자신의 기술을 더 잘 활용하고 개발할 수 있도록 합니다. 직원들이 다양한 서류를 추적하고 데이터를 확인하고 각 부서의 주문/인보이스를 확인하는 데 끝없는 시간을 소비해야 하는 수동 AP 워크플로와 달리.
10. 비즈니스 신용 점수 향상 – 공급업체에 연체료를 지불하는 것은 단순한 처벌 이상의 결과를 가져옵니다. 지불 내역은 비즈니스의 신용 점수에 영향을 줄 수 있습니다. 신용 등급이 좋다는 것은 사업 대출을 받을 때, 사업 신용 카드를 신청할 때, 심지어 새로운 판매자를 찾을 때 도움이 될 것입니다. 신용 등급은 자금 조달 기회에 영향을 미치며 기업 대출에 대한 저금리 자격 요건에도 영향을 미칠 수 있습니다.
미지급금 워크플로를 자동화하는 방법은 무엇입니까?
변경할 때마다 현재 프로세스를 살펴보고 문제 영역과 새로운 자동화 시스템에 대한 기대치를 파악하는 것이 가장 좋습니다. 다음 단계는 자동화된 AP 프로세스의 이점을 극대화하는 데 도움이 될 수 있습니다.
당좌 지급 계정 프로세스 평가
자동화된 시스템으로 변경하기 전에 현재 프로세스를 평가하여 회사에서 손실을 보고 시간을 절약하고 오류를 제거할 수 있는 영역을 확인하는 것이 가장 좋습니다. 예를 들어, 송장을 구매 주문과 일치시키는 사람의 실수가 가장 문제가 되는 문제입니까? 현재 시스템의 결함이 확인되면 회사의 요구를 충족시키는 데 가장 효과적인 맞춤형 자동화 AP 워크플로 프로세스를 설정하는 것이 더 쉽습니다.
직원과 대화
수동에서 자동화된 AP 프로세스로 전환하는 것은 처음에는 어려울 수 있으며 저항에 부딪힐 수 있습니다. 따라서 전환을 원활하게 하려면 시스템을 사용할 직원과 이야기하는 것이 가장 좋습니다. 시간이 많이 걸리고 문제를 일으키고 비용이 많이 드는 프로세스를 찾으십시오. 또한 직원들에게 새로운 자동화된 AP 워크플로에서 기대하는 바가 무엇인지 물어보십시오. 초기 단계에서 수행된 실사는 전환을 더 쉽게 채택하고 회계/재무/AP 팀에서 효과적으로 사용할 수 있도록 합니다.
새로운 AP 워크플로에 대한 기대
최고의 자동 미지급금 솔루션을 선택하려면 목표를 식별하는 것이 중요합니다. 현재 워크플로를 개선하고, 비용을 절감하고, 시간을 절약하고, 오류를 제거하거나 사기를 감지하는 데 새 시스템이 가장 필요합니까?
회사에 가장 적합한 소프트웨어 선택
현재 AP 프로세스를 조사하고 가장 개선이 필요한 영역을 결정하면 올바른 소프트웨어를 선택하는 것이 더 쉬워집니다. 예를 들어, 구매 주문서나 판매 영수증에 대한 송장을 수동으로 확인하는 것이 가장 많은 오류와 비용을 발생시키는 영역인 경우 송장 데이터를 일치시키는 데 탁월한 소프트웨어를 선택하는 것이 올바른 선택이 될 것입니다.
종이 사용 없애기
종이 송장에서 전자 송장으로 전환함으로써 사기성 지불, 실수 및 지연을 줄이거나 피할 수 있습니다. 예를 들어 주문 승인이 병목 현상이 자주 발생하는 영역인 경우 새로운 자동화된 AP 시스템을 설계하여 청구서를 적합한 사람/부서에 자동으로 라우팅할 수 있습니다. 이렇게 하면 제출하는 즉시 승인을 받을 수 있습니다. 또한 각 관계자는 중앙 집중식 시스템에 쉽게 접근하여 구매가 어느 단계에 있는지 알 수 있습니다. 예를 들어 승인이 완료된 경우 주문한 상품/서비스, 송장 지불 등이 있습니다.
종이 사용량을 줄임으로써 청구서를 분실하거나 다른 사람의 책상에 붙이지 않습니다.
결론
비즈니스에서 적절한 수준의 통제력을 행사하면 성장과 수익에 영향을 미칠 수 있습니다. 지급 계정 워크플로우 자동화를 채택함으로써 기업은 중앙 시스템에서 송장, 지불, 승인 등을 쉽게 추적할 수 있습니다. 이는 종이 청구서가 할 수 없는 수준의 제어를 제공합니다. 즉, 자금 흐름을 쉽게 모니터링하고 지출 패턴을 분석하며 초과 지출을 줄여 수익을 높일 수 있습니다.
출처: https://nanonets.com/blog/accounts-payable-workflow-automation-benefits/
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