문서 워크플로우 자동화란 무엇입니까?

오늘날의 정보 중심 세계에서 팀 내 협업과 커뮤니케이션은 데이터와 문서에 크게 의존합니다. 계약서, 송장부터 매뉴얼, 보고서까지 문서는 쉽게 공유하고, 이해하고, 조치를 취할 수 있는 구조화된 정보를 전달하는 데 중요한 역할을 합니다. 그러나 문서의 잠재력을 최대한 활용하려면 효과적인 관리가 중요합니다. 여기서 문서 승인 워크플로가 시작됩니다.

문서 승인 워크플로우는 사람의 입력이 포함된 일련의 단계로, 모두 문서를 사용하기 전에 내부 표준을 충족하는지 확인하는 것을 목표로 합니다. 이러한 워크플로우는 품질 보증 메커니즘의 역할을 하여 문서가 조직 프레임워크 내에서 의도한 목적을 달성하도록 보장합니다. 문서 승인 워크플로우를 구현함으로써 조직은 문서 관리 프로세스를 간소화하고 전반적인 효율성을 향상시킬 수 있습니다.

전통적으로 문서 워크플로 관리는 인쇄, 스캔, 메일링, 수동 데이터 입력, 승인을 위해 계층 구조 전반에 걸친 문서의 물리적 전송 등과 같은 수동 작업에 의존했습니다. 자동화 도구의 출현으로 기업은 이제 자동화를 활용하여 더 나은 관리를 수행하고 있습니다. 그들의 문서 작업 흐름.

이 기사에서는 문서 워크플로 관리에서 자동화의 역할을 정의하고 살펴보겠습니다.

문서 워크플로우 자동화란 무엇입니까?

문서 워크플로 자동화는 비즈니스 워크플로 자동화의 더 큰 영역의 일부이며 지능형 도구를 사용하여 다양한 개인, 작업자 및 부서가 포함된 조직 내에서 문서 이동을 관리하는 것을 의미합니다. 문서가 최종 목적지나 결과에 도달할 때까지 미리 정의된 경로와 운영 조치를 통해 문서를 안내함으로써 기업이 문서 작업을 효율적으로 처리할 수 있는 수단으로 사용됩니다. 워크플로우 자동화를 구현함으로써 조직은 향상된 작업 효율성과 간소화된 운영을 달성할 수 있습니다.

모든 회사의 모든 활동에는 많은 양의 서류 작업이 필요하기 때문에 문서 워크플로우 자동화는 거의 모든 비즈니스 영역에서 유용합니다. 예를 들어, 상당한 양의 서류 작업, 승인 및 라우팅이 필요한 일상적인 비즈니스 운영인 조달-지불 프로세스에서 문서 자동화 워크플로가 지급 계정 부서에 어떻게 도움이 될 수 있는지 살펴보겠습니다.

1. 서류 접수: 이 프로세스는 송장, 구매 주문서, 영수증 등 관련 조달 문서를 캡처하는 것부터 시작됩니다. 이는 실제 문서를 스캔하거나 공급업체로부터 전자적으로 받는 등 다양한 방법을 통해 수행될 수 있습니다.
2. 문서 추출: 자동화 도구는 OCR(광학 문자 인식) 또는 IDR(지능형 문서 인식)과 같은 기술을 사용하여 캡처된 문서에서 주요 데이터를 추출할 수 있습니다. 이를 통해 시스템은 송장 번호, 공급업체 세부 정보, 품목 설명 및 금액과 같은 중요한 정보를 캡처할 수 있습니다.
3. 데이터 검증 및 검증: 추출된 데이터는 사전 정의된 규칙에 따라 검증되고 해당 구매 주문 및 영수증과 일치되어 정확성과 일관성이 보장됩니다. 양방향 및 삼자 경기가 수행됩니다. 추가 검토 및 해결을 위해 불일치 또는 예외를 표시할 수 있습니다.
4. 워크플로 라우팅: 자동화된 시스템은 사전 정의된 워크플로를 기반으로 검토 및 승인을 위해 문서를 적절한 이해관계자에게 전달합니다. 여기에는 항목 확인, 계약 준수 확인 또는 결제 승인을 담당하는 개인이 포함될 수 있습니다. 시스템은 워크플로우 설계에 따라 문서가 순차적 또는 병렬 방식으로 올바른 개인에게 전송되도록 보장합니다.
5. 승인 및 예외 처리: 이해관계자는 알림을 받고 전자적으로 문서를 검토할 수 있습니다. 필요에 따라 추가 정보를 승인, 거부 또는 요청할 수 있습니다. 가격 불일치 또는 정보 누락과 같은 예외 사항은 추가 단계를 진행하기 전에 해결을 위해 플래그를 지정할 수 있습니다.
6. ERP 시스템과의 통합: 자동화된 문서 워크플로우 시스템은 조직의 ERP(Enterprise Resource Planning) 시스템과 통합되어 원활한 데이터 전송 및 재무 기록 업데이트가 가능합니다. 승인된 문서와 관련 데이터는 ERP 시스템에 자동으로 캡처되므로 일관성이 보장되고 수동으로 데이터를 입력할 필요가 없습니다.
7. 결제 처리 : 문서가 필요한 승인 및 검증을 거치면 시스템은 승인된 데이터를 기반으로 지불 지침을 생성합니다. 이로 인해 수표 생성, 전자 자금 이체 시작 또는 기타 결제 방법 활용 등 결제 프로세스가 시작될 수 있습니다.
8. 감사 추적 및 보고: 자동화된 조달-지불 프로세스 전반에 걸쳐 시스템은 문서에 대해 수행된 각 조치를 문서화하는 포괄적인 감사 추적을 유지합니다. 이 감사 추적은 규정 준수 목적, 내부 감사 및 보고 요구 사항에 대한 기록으로 사용됩니다.

문서 워크플로우 자동화로 큰 이점을 얻을 수 있는 또 다른 영역은 HR 부서입니다. 대표적인 예가 신입사원 온보딩 프로세스입니다. 여기에는 신원 조사, 수동 데이터 입력 등 시간이 많이 걸리는 작업이 포함되는 경우가 많습니다. 문서 워크플로우 자동화를 통해 이러한 작업을 자동화하여 HR 직원이 보다 의미 있고 매력적인 프로젝트에 집중할 수 있도록 해줍니다. 이러한 자동화는 HR 효율성을 향상시킬 뿐만 아니라 IT, 마케팅, 재무, 법률, 영업 등 다른 부서로 확장되어 일상적인 작업을 자동화하고 전반적인 생산성을 높일 수 있습니다. 문서 워크플로 자동화를 구현함으로써 HR 부서는 운영을 간소화하고, 생산성을 향상시키며, 조직에 가치를 더하는 보다 전략적인 이니셔티브에 리소스를 할당할 수 있습니다.

고객 데이터 관리는 문서 워크플로 자동화의 이점을 누릴 수 있는 또 다른 영역입니다. 표준화된 템플릿과 API 요청을 활용함으로써 조직은 동적 고객 정보를 문서에 자동으로 삽입할 수 있습니다. 예를 들어 고객이 온라인 웹 양식을 통해 정보를 제출하면 이름, 주소, 회사 이름, 연락처 정보 등을 포함한 세부 정보가 포함된 제안이 자동으로 생성될 수 있습니다. 다양한 워크플로 및 작업에 대해 다양한 템플릿을 설정할 수 있으므로 특정 고객 정보를 기반으로 개인화되고 효율적인 문서 생성이 보장됩니다.

의료 산업에서는 환자 기록의 효율적인 관리가 무엇보다 중요합니다. 문서 관리 프로세스를 자동화하면 의료 기록의 생성 및 유지 관리가 단순화되어 의료 서비스 제공자가 우수한 환자 치료를 제공할 수 있습니다. 자동화 플랫폼은 의료 기록, 처방 정보 및 치료 계획을 저장하고 액세스할 수 있는 안전한 중앙 집중식 저장소를 제공하여 의료 전문가가 향상된 의료 서비스를 제공할 수 있도록 지원합니다.

마찬가지로 교육 산업에서도 문서 관리 자동화는 관리 프로세스를 혁신하고 학생 경험을 향상시킬 수 있습니다. 학교와 대학에서는 성적 증명서, 등록 양식, 재정 지원 문서를 포함한 모든 학생 기록을 단일 위치에 통합하여 데이터 접근성을 향상하고 데이터 정확성을 보장할 수 있습니다. 또한 자동화는 교육자가 채점, 과제 제출, 출석 추적과 같은 프로세스를 최적화하는 데 도움을 주어 궁극적으로 전반적인 운영 효율성을 향상시킵니다.

문서 워크플로 자동화의 이점

맥킨지 연구에 따르면, 50% 작업이 자동화될 수 있으며, 31% 의 기업은 이미 업무 중 하나 이상에 자동화를 도입했습니다. 이는 비즈니스 프로세스의 다양한 측면을 자동화함으로써 얻을 수 있는 이점에 대한 인식이 높아지고 있음을 강조합니다. 간소화된 커뮤니케이션, 효율적인 리소스 할당, 강력한 IT 시스템에 대한 요구로 인해 글로벌 비즈니스 프로세스 자동화 시장의 성장이 더욱 가속화되었습니다. 예측에 따르면 2026년까지 이 시장은 $ 19.6 억. 이는 생산성을 향상하고 수작업을 줄이며 산업 전반에 걸쳐 운영 효율성을 최적화하기 위해 자동화 기술이 널리 채택되고 있음을 의미합니다.

문서 워크플로 자동화는 1980년대 후반에 개발된 문서 관리 시스템(DMS)에서 발전했습니다. 최초의 상용 DMS 제품은 1990년대 초반에 출시되었으며 주로 문서 구성 및 저장에 중점을 두었습니다. 그러나 조직이 보다 고급 기능에 대한 필요성을 인식함에 따라 DMS 시스템은 문서 버전 제어, 포괄적인 보안 모듈, 문서 워크플로우 기능과 같은 기능을 통합하도록 발전했습니다. 워크플로우 관리를 DMS에 통합함으로써 자연스럽게 시장 규모가 눈에 띄게 성장했습니다. 2021년에는 5.00억 달러 규모로 평가되는 DMS의 글로벌 시장규모가 역대 최대 규모에 도달할 것으로 예상된다. 16.42 억 2029에 의해.

문서 작업 흐름 자동화의 구체적인 장점은 다음과 같습니다.

• 신속한 문서 생성: 수동으로 문서를 작성하는 것은 힘들고 시간이 많이 걸리는 작업입니다. 프로세스를 자동화하면 수동으로 데이터를 입력할 필요가 없어지고 협업이 간소화되므로 기업에서는 몇 주가 아닌 몇 분 만에 송장, 계약서, 제안서를 생성할 수 있습니다. 예를 들어, 세인트루이스 공립학교 구역에서는 문서화 과정의 디지털화를 통해 직원 모집 시간을 3주에서 1주로 단축했습니다. 세 시간.
• 오류 감소: 수동으로 데이터를 입력하면 엄청난 결과가 발생할 수 있습니다. 40% 인적 오류 가능성으로 인해 조직에 심각한 기술적, 재정적 문제가 발생합니다. 문서 자동화는 데이터 입력을 자동화하고, 잠재적인 오류를 표시하고, 입력 시점에서 데이터를 검증함으로써 실수 가능성을 최소화합니다.
• 더 나은 협업: 수동 문서 작성에 대한 공동 작업에는 복잡한 추적 및 의사소통이 포함되어 오류와 지연이 발생하는 경우가 많습니다. 문서 자동화는 이해관계자가 실시간으로 함께 작업할 수 있는 중앙 집중식 플랫폼을 제공하여 대기 시간을 줄이고 긴 이메일 체인 및 회의의 필요성을 최소화합니다.
• 일관성 및 버전 명확성: 문서 자동화는 최신 문서 버전에 대한 명확성을 보장하고 버전 제어를 제공하며 일관성을 유지합니다. 자동화는 변경 사항을 추적하고 최신 버전을 식별하며 기업이 일관된 형식을 위한 템플릿과 표준을 설정할 수 있도록 해줍니다.
• 데이터 보안: 수동으로 문서를 생성하면 데이터 유출 및 손실의 위험이 있습니다. 문서 자동화는 액세스 제어, 암호화, 감사 추적 등의 기능을 갖춘 문서 생성 및 저장을 위한 안전한 디지털 플랫폼을 제공하여 중요한 정보를 보호합니다.
• 환경적 이점: EPA에 따르면 평균적인 회사원은 XNUMX 파운드 매일 종이와 판지 제품을 대량으로 배출하여 상당한 양의 사무실 폐기물을 발생시킵니다. 일반적인 폐기물 원인으로는 인쇄 오류, 불량한 사본, 오래된 메모 및 보고서, 오래된 정기 간행물 등이 있습니다. 놀랍게도 종이 쓰레기는 전체 사무 폐기물의 약 90%를 차지합니다. 법률 문서 자동화를 구현한다고 해서 종이 낭비가 완전히 제거되는 것은 아니지만 정확성을 높이고 종이 낭비를 유발하는 오류를 줄이는 데 상당한 영향을 미칠 수 있습니다.
• 향상된 수익: 문서 자동화는 인쇄, 우편 발송, 물리적 보관 등 수동 프로세스와 관련된 비용을 줄여 상당한 재정적 이점을 제공합니다. 또한 자동화를 통해 시간과 노력을 절약할 수 있으므로 직원은 부가가치 활동에 집중할 수 있습니다. 또한 송장 발행 및 결제 프로세스를 개선하여 신속하고 정확한 결제를 보장합니다.

Nanonets로 문서 작업 흐름을 자동화하는 방법은 무엇입니까?

Nanonets는 코드 없는 규칙 기반 워크플로를 통해 문서 승인 프로세스를 자동화하는 다양한 도구와 기능을 제공하는 지능형 AI 기반 문서 자동화 소프트웨어입니다. Nanonets를 사용하면 팀은 정보가 워크플로우를 통해 입력 및 이동하는 방법, 의견 및 승인을 위한 체크포인트, 팀 구성원에게 작업 할당 등 문서 워크플로우의 다양한 측면을 효율적으로 관리할 수 있습니다.

Nanonets를 사용하면 기업은 여러 가지 방법으로 문서 워크플로 관리를 향상할 수 있습니다.

자동화된 작업 실행:

• 워크플로 내에서 데이터 추출 및 검증과 같은 반복 작업을 자동화하여 시간을 절약하고 수동 작업량을 줄입니다.
• 특정 필드 값을 기반으로 문서 처리를 간소화하기 위한 조건과 규칙을 설정합니다.
• 송장, 구매 주문서, 계약서, 영수증 등 수신 문서를 자동으로 분류하여 정리 및 데이터 추출을 개선합니다.
• 액세스 권한을 결정하여 승인된 직원만 중요한 문서를 보거나 편집할 수 있도록 합니다.

고급 문서 처리:

• 고급 OCR 기술을 활용하여 필기 및 기계 인쇄 텍스트를 포함한 다양한 유형의 문서에서 텍스트, 숫자 및 문자를 정확하게 인식합니다.
• 딥 러닝 알고리즘을 활용하여 데이터의 맥락을 이해하고 복잡하고 구조화되지 않은 문서에서 정확하게 추출할 수 있습니다.
• 추출 규칙을 조정하여 모델을 사용자 정의하고 정확한 데이터 추출이 가능한 샘플 문서를 사용하여 모델을 학습시킵니다.

워크플로 자동화:

• 템플릿과 사용자 정의 가능한 매개변수를 사용하여 승인 워크플로우를 쉽게 생성하세요.
• 효율적인 문서 검토 및 승인 프로세스를 보장하기 위해 검토자, 규칙 및 단계를 정의합니다.
• 각 문서에 대해 자동 조종 장치에서 정의된 규칙을 실행하여 오류를 최소화하고 승인 병목 현상을 제거합니다.
• 부서 간 협업과 커뮤니케이션을 간소화하여 병목 현상을 줄이고 전반적인 생산성을 향상시킵니다.

사용자 친화적인 인터페이스 및 통합:

• 추출된 데이터를 쉽게 검토하고 수정하여 데이터 정확성을 보장하는 사용자 친화적인 인터페이스의 이점을 누려보세요.
• 다른 시스템과의 원활한 통합을 위해 추출된 데이터를 CSV, JSON, Excel 등 다양한 형식으로 내보냅니다.
• 다국어 지원을 활용하여 다른 언어로 작성된 문서에서 추출이 가능합니다.
• API 통합을 활용하여 Nanonets를 회계 소프트웨어, ERP, CRM 등의 기존 도구 및 시스템과 통합합니다.

통찰력과 확장성:

• 포괄적인 보고 및 분석을 통해 귀중한 통찰력을 확보하여 성능 모니터링 및 병목 현상 식별이 가능합니다.
• 데이터 기반 개선을 기반으로 워크플로우를 지속적으로 최적화하여 효율성과 생산성을 극대화합니다.
• Nanonets의 확장성을 활용하여 대용량 문서와 데이터를 효율적으로 처리할 수 있습니다.

Nanonets의 기능을 활용함으로써 기업은 문서 작업 흐름 관리를 간소화하고 정확성을 높이며 데이터 보안을 강화하고 문서 관련 프로세스의 효율성을 높일 수 있습니다.

멀리 걸릴

에 따르면 gitnux, 워크플로 자동화를 구현하면 데이터 정확도가 88% 향상됩니다. 연구에 따르면 최대 72% 의 근로자는 비효율적인 프로세스가 직무 만족도에 해로운 영향을 미친다고 믿습니다. 디지털화와 자동화가 없으면 직원들은 높은 수준의 좌절감, 스트레스, 전반적인 불만족을 경험하는 경우가 많습니다.

문서 작업 흐름 자동화는 부인할 수 없는 다양한 이점을 제공하는 혁신적인 솔루션입니다. 자동화를 구현함으로써 기업은 생산성과 처리량이 증가하고 데이터 정확성이 크게 향상되는 것을 확인할 수 있습니다. Nanonets와 같은 규칙 기반 프로세스 자동화 플랫폼을 수용하면 기업이 중요한 문서를 생성, 편집 및 서명하기 위한 중앙 집중적이고 효율적인 프로세스를 구축하는 데 도움이 될 수 있습니다. 사용자 친화적인 인터페이스를 통해 사용자는 모든 문서를 쉽게 추적하고 관리할 수 있으므로 오래된 종이 기반 시스템에 의존하지 않아도 됩니다.

문서 자동화의 이점을 활용하고 조직의 운영 성과를 향상시키려는 경우 당사 전문가가 지침을 제공할 수 있습니다. Nanonets의 놀라운 기능을 안내하여 귀하의 특정 요구 사항에 맞는지 판단하는 데 도움을 드립니다. 문서 관리 프로세스를 간소화하고 작업 흐름을 최적화할 수 있는 기회를 놓치지 마십시오. 자동화의 힘을 활용하여 비즈니스를 더 큰 효율성과 성공으로 추진하십시오.

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• 출처: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/