כיצד ארגונים יכולים ליצור אסטרטגיות מוצלחות לאוטומציה של תהליכים - DATAVERSITY

כיצד ארגונים יכולים ליצור אסטרטגיות מוצלחות לאוטומציה של תהליכים - DATAVERSITY

חותמת זמן: 16 ביוני 2023 3:25
צומת המקור: 2726349

אוטומציה של תהליכים ממשיכה לצבור תאוצה בתעשיות. תזמורת 2023 מצב התהליך לדווח מצאו כי 96% ממקבלי ההחלטות בתחום ה-IT רואים בכך קריטי למטרות הטרנספורמציה הדיגיטלית שלהם, ובא סקר גרטנר 2022, 80% מהמנהלים האמינו שניתן ליישם אוטומציה בכל החלטה עסקית. ובכל זאת, לא כל פרויקטי האוטומציה ממשיכים כמתוכנן. אותו סקר של גרטנר גילה שרק 54% מפרויקטי הבינה המלאכותית עוברים מפיילוט לייצור. וגם א 2022 סקר מהחברה שלי הראו ש-88% מפרויקטי אוטומציה של תהליכים פיגרו אחרי תחזיות ראשוניות.

למה הניתוק? בעוד שמנהיגי IT מציינים סיבות רבות, פורסטר, בין היתר, מגלה שחסרים רבים באוטומציה נובעים מ חוסר חזון או אסטרטגיה. אסטרטגיה היא ללא ספק אחד המעכבים הגדולים ביותר להצלחת האוטומציה של תהליכים. בהתבסס על הדוחות שלנו ועל שיחות בשטח, ראינו אסטרטגיות אוטומציה יורדות מהפסים על ידי מספר גורמים, החל מהשקעות יתר ללא הערכות מוקדמות, חוסר ידע טכני בקרב צוותי IT, ונתק בין טכנולוגיות שנפרסו ותהליכי החברה הפועלים בקנה מידה עבור אופטימיזציה.

כדי לבצע אסטרטגיית אוטומציה מוצלחת, מנהיגים צריכים לעשות יותר מאשר רק להתמקד בהוספת עוד טכנולוגיה. הם גם צריכים להבטיח שאנשים ופרויקטים מיושרים במשימה משותפת, שפרויקטים מתחילים לאט ועוקבים אחר ציפיות סבירות, ושמערכת חכמה של טכנולוגיות כוללנית מתזמרת תהליכים. הנה כמה צעדים שארגונים יכולים לנקוט לקראת מטרות אלה.

יישור מחזיקי עניין 

ארגונים התמודדו עם אתגרים בהצבת עסקים ו-IT על אותו עמוד במשך שנים. למרות שמגמה זו אינה חדשה, ארגונים עדיין נאבקים ב-IT והתאמה עסקית בכל הנוגע לביצוע אסטרטגיות אוטומציה של תהליכים. מחקרים מראים כי בעוד ש-95% ממובילי IT מסכימים שכדי שמאוטומציה של תהליכים תתרחש בצורה יעילה, מנהיגי עסקים ו-IT צריכים להיות מיושרים ומשתפים פעולה, 26% מזהים חוסר יישור כסיבה מרכזית לא לשאוף יותר לאוטומציה של תהליכים.

ברור שזה חייב להשתנות. ארגונים יכולים לקדם יותר שיתוף פעולה על ידי אימוץ גישת "מרכז מצוינות" (CoE) שונה. בחברות מסוימות, פירוש הדבר עשוי להרכיב קהילה המוקדשת למשימות ואסטרטגיות אוטומציה של תהליכים, שבה מתרגלים יכולים לחלוק שיטות עבודה מומלצות ולשאול שאלות אחד את השני. ה-CoE צריך לעזור לחברים מצוותי עסקים ו-IT לעבוד יחד טוב יותר על ידי תיאום משימות, הימנעות מהמצאת פרויקטים מחדש מאפס, ובאופן כללי להעצים אותם להניע יחד שיפור מתמיד.

ארגונים מסוימים עשויים לרצות ליצור התמקדות מרכזית באוטומציה של תהליכים מבלי להשתמש במונח ה-CoE בפועל. הטרמינולוגיה עצמה נושאת מעט מטען מדור קודם מתוכנת ניהול תהליכים עסקיים מרכזיים (BPM). חלקם הסתמכו על גישה מרוכזת עבור ה-CoE שלהם, בסמוך על צוות אחד שיטמיע אוטומציה של תהליכים עבור הארגון כולו. גישה זו הובילה לעתים קרובות לצווארי בקבוק הן עבור מפתחים והן עבור שורה של מנהיגים עסקיים, והעניקה ל-CoE מוניטין רע עם מעט תוצאות שניתן להוכיח. מסיבות אלו, ייתכן שיהיה הגיוני "למתג מחדש" את ה-CoE כצוות אוטומציה או תזמור. ללא קשר לשם המשמש, מודל CoE יכול לעזור להאיץ אוטומציה של תהליכים.

על ידי יצירת מבנה המוקדש לאוטומציה של תהליכים, ארגונים יכולים להטמיע חשיבה תהליכית בכל הפעולות שלהם. אמזון ומנהיגים אחרים בתעשייה חושבים בתהליכים. הם מבססים תהליכים שיעזרו להם לפתור בעיות עסקיות, כגון יצירת חווית לקוח טובה יותר או שיפור היעילות הפנימית. הם מבינים שתהליכים יכולים לתת להם יתרון אסטרטגי בשוק. CoE לאוטומציה של תהליכים יכול לבשר אוטומציה של תהליכים. במילים אחרות, ה-CoE יכול לעזור לארגון לאמץ שפה משותפת לתהליכים עסקיים - כולל כיצד לתאר אותם ולבצע אותם.

ה-CoE יכול גם לנהוג ממשל ועקביות בתהליכים עסקיים בכל הארגון. זה יכול להיות כל דבר, החל מהקמת תשתית, תוכנה ושירותים משותפים ועד ניהול פרויקטים מקצה לקצה. צוות זה מספק לעתים קרובות "מאיצים" (כמו מחברים) או רכיבים הניתנים לשימוש חוזר, כדי לשפר את הזמן לערך עבור פרויקטי אוטומציה. ככל שחברות מתרחבות, רמה זו של עקביות וממשל הופכת קריטית יותר.

טרנספורמציה הדרגתית 

מודרניזציה של IT היא בעדיפות עליונה עבור רוב הארגונים העסקיים. עם זאת, חברות גדולות רבות עדיין עובדות עם מערכות מדור קודם שהן לא יכולות להרשות לעצמן להחליף בבת אחת. מערכות אלו מריצים לעתים קרובות תהליכים קריטיים למשימה, והחלפתם עלולה לגרום להשבתה פוטנציאלית. מלבד הפרעות, מאמצי המודרניזציה עשויים לעלות מיליוני דולרים בהשקעה בטכנולוגיה חדשה ובעלויות פיתוח/הנדסה.

טרנספורמציה הדרגתית, לעומת זאת, יכולה לפתור בעיות אוטומציה בעלות נמוכה יותר, עם מינימום עד ללא הפרעה. לדוגמה, כשלב ראשון בטרנספורמציה הדרגתית, חברה עשויה לשקול לפרק מונוליט מדור קודם על ידי ביצוע משימות ידניות המנוהלות על ידי נציגי שירות לקוחות ואוטומציה של חלק מהן באמצעות בוטים של אוטומציה של תהליכים רובוטיים (RPA). שלב שני עשוי להיות תזמור של בוטים RPA ​​אלה כדי להתחבר לתהליכים עסקיים בפועל שעשויים לכלול בוטים מרובים, מערכות IT אחרות או אישורי מפקח. שלב שלישי עשוי להיות השקה של הבוטים הללו והחלפתם ביישומים מודרניים מבוססי מיקרו-שירותים שהם הרבה יותר חזקים וניתן לחבר אותם בקלות לתהליך הקיים מקצה לקצה.

קביעת אסטרטגיה המציגה אוטומציה באמצעות סדרה של שלבים, החל מהוכחת קונספט, יכולה להעלות יוזמת אוטומציה על המסלול הנכון. 

תהליך תזמור

פעם הייתה קלה לתחזוקה של אוטומציה, כאשר ארגונים השתמשו בה לביצוע משימות קטנות ומוצקות. אבל ככל שארגונים עושים אוטומציה של יותר ויותר משימות בתהליכים מקצה לקצה קריטיים לעסקים, כעת חייבת להיות דרך להבטיח לכידות והמשכיות בין כל המשימות האוטומטיות - ללא קשר למי או מה מחזיק ומבצע את התהליכים הללו.

ניתן להשיג זאת על ידי הקמת שכבת טכנולוגיה חדשה השולטת במספר ההולך וגדל של משימות אוטומטיות, אשר מבוצעות על ידי נקודות קצה שונות כמו מערכות, אנשים או מכשירים. כלים אלה המכונים "תזמור תהליכים" מתאמים את נקודות הקצה השונות של תהליך עסקי, ולעתים אף קושרים מספר תהליכים יחד. תזמור תהליכים עוזר לבעלי עניין לעבוד עם האנשים, המערכות והמכשירים שכבר יש לארגון - תוך השגת אפילו היעדים השאפתניים ביותר סביב אוטומציה של תהליכים מקצה לקצה.

ללא תזמור תהליכים, יוזמות אוטומציה יכולות להיתקל במספר אתגרים, כולל הבאים:

  • אוטומציה שבורה מקצה לקצה; מכיוון שהאוטומציות המקומיות אינן משולבות זו בזו, התהליך מקצה לקצה אינו אוטומטי לחלוטין.
  • חוסר הבנה; התהליך מקצה לקצה אינו גלוי לחלוטין וקשה לעקוב אחר מדדי מפתח.
  • חוסר גמישות; קשה לשנות את התהליך מקצה לקצה מכיוון שהוא מוביל לשינויים פוטנציאליים במערכות רבות ושונות.

התגברות על בעיות אלו תסייע לארגונים להגביר את השימוש באוטומציה ולהוציא לפועל בהצלחה את אסטרטגיות האוטומציה שלהם.

סיכום

בעוד אוטומציה של תהליכים נותרה יעד אסטרטגי מוביל, היא דורשת עבודה כדי להצליח. ארגונים יכולים לשפר את סיכויי ההצלחה שלהם על ידי יישור מחזיקי עניין מרכזיים, התחלה לאט ויישום טכנולוגיות שמתזמרות תהליכים להשפעה מירבית.

בול זמן:

עוד מ קושי