מהי אוטומציה של זרימת עבודה במסמכים?

בעולם מונע המידע של היום, שיתוף פעולה ותקשורת בתוך צוותים מסתמכים במידה רבה על נתונים ומסמכים. מחוזים וחשבוניות ועד מדריכים ודוחות, למסמכים יש תפקיד חיוני בהעברת מידע מובנה שניתן לשתף, להבין אותו ולפעול עליו בקלות. עם זאת, כדי לרתום את מלוא הפוטנציאל של מסמכים, ניהול יעיל הוא חיוני. כאן נכנסים לתמונה זרימות העבודה של אישור מסמכים.

תהליכי עבודה של אישור מסמכים הם סדרה של שלבים הכוללים קלט אנושי, שמטרתם כולם להבטיח שמסמך עומד בסטנדרטים פנימיים לפני שניתן יהיה להשתמש בו. זרימות עבודה אלו משמשות כמנגנון הבטחת איכות, המבטיח שמסמכים ממלאים את ייעודם במסגרת הארגונית. על ידי הטמעת תהליכי עבודה של אישור מסמכים, ארגונים יכולים לייעל את תהליכי ניהול המסמכים שלהם ולשפר את היעילות הכוללת.

באופן מסורתי, ניהול זרימת העבודה של מסמכים הסתמך על משימות ידניות, כגון הדפסה, סריקה, דיוור, הזנת נתונים ידנית, שידור פיזי של מסמכים על פני ההיררכיה לצורך אישור וכו'. עם הופעת כלי האוטומציה, עסקים ממנפים כעת אוטומציה לניהול טוב יותר זרימות העבודה של המסמכים שלהם.

במאמר זה נגדיר ונחקור את תפקידה של אוטומציה בניהול זרימת עבודה במסמכים.

מהי אוטומציה של זרימת עבודה במסמכים?

אוטומציה של זרימת עבודה במסמכים היא חלק מהתחום הגדול יותר של אוטומציה של זרימת עבודה עסקית ומתייחסת לשימוש בכלים חכמים לניהול תנועת מסמכים בתוך ארגון הכוללים אנשים, עובדים ומחלקות שונות. זה משמש כאמצעי לעסקים לטפל ביעילות בניירתם על ידי הנחיית מסמכים דרך נתיבים מוגדרים מראש ופעולות תפעוליות עד שהם מגיעים ליעדם או לתוצאה הסופית שלהם. על ידי הטמעת אוטומציה של זרימת עבודה, ארגונים יכולים להשיג יעילות עבודה משופרת ופעולות ייעול.

אוטומציה של זרימת עבודה במסמכים שימושית כמעט בכל תחומי העסקים מכיוון שכל הפעילויות של כל חברה דורשות כמויות גדולות של ניירת. תן לנו, למשל, לראות כיצד זרימת עבודה של אוטומציה של מסמכים יכולה לעזור למחלקת תשלומים בתהליך הרכש לתשלום - פעולה עסקית שגרתית הכוללת כמות משמעותית של ניירת, אישורים וניתוב.

1. קבלה של מסמך: התהליך מתחיל בלכידת מסמכי רכש רלוונטיים כגון חשבוניות, הזמנות רכש וקבלות. ניתן לעשות זאת באמצעים שונים, לרבות סריקת מסמכים פיזיים או קבלתם אלקטרונית מהספקים.
2. חילוץ מסמכים: כלי אוטומציה יכולים לחלץ נתונים מרכזיים מהמסמכים שנלכדו באמצעות טכנולוגיות כגון זיהוי תווים אופטי (OCR) או זיהוי מסמכים חכם (IDR). זה מאפשר למערכת ללכוד מידע חשוב כמו מספרי חשבוניות, פרטי ספק, תיאורי פריט וסכומים.
3. אימות ואימות נתונים: הנתונים שחולצו מאומתים על פי כללים מוגדרים מראש ומותאמים להזמנות רכש וקבלות מתאימות כדי להבטיח דיוק ועקביות. מבוצעות התאמות דו כיווניות ותלת כיווניות. ניתן לסמן אי התאמות או חריגים לבדיקה נוספת ולפתרון.
4. ניתוב זרימת עבודה: המערכת האוטומטית מנתבת את המסמכים לבעלי העניין המתאימים לבדיקה ואישור בהתבסס על זרימות עבודה מוגדרות מראש. זה יכול לכלול אנשים שאחראים על אימות פריטי שורה, בדיקת תאימות לחוזה או אישור תשלומים. המערכת מבטיחה שמסמכים נשלחים לאנשים הנכונים באופן רציף או מקביל, בהתאם לתכנון זרימת העבודה.
5. אישור וטיפול בחריגים: בעלי עניין מקבלים הודעות ויכולים לעיין במסמכים באופן אלקטרוני. הם יכולים לאשר, לדחות או לבקש מידע נוסף לפי הצורך. ניתן לסמן חריגים, כגון אי התאמות במחיר או מידע חסר, לפתרון לפני שתמשיך בצעדים נוספים.
6. אינטגרציה עם מערכות ERP: מערכת זרימת העבודה האוטומטית של מסמכים משתלבת עם מערכת Enterprise Resource Planning (ERP) של הארגון, ומאפשרת העברת נתונים חלקה ועדכון רשומות פיננסיות. מסמכים מאושרים ונתונים רלוונטיים נקלטים אוטומטית במערכת ה-ERP, מה שמבטיח עקביות ומבטל את הצורך בהזנת נתונים ידנית.
7. עיבוד תשלום: לאחר שהמסמכים עברו את האישורים והאימותים הדרושים, המערכת מפיקה הוראות תשלום על סמך הנתונים המאושרים. זה יכול להפעיל את תהליך התשלום, בין אם הוא כולל הפקת צ'קים, ייזום העברות כספים אלקטרוניות או שימוש באמצעי תשלום אחרים.
8. נתיב ביקורת ודיווח: לאורך תהליך הרכש האוטומטי לתשלום, המערכת מקיימת נתיב ביקורת מקיף, המתעד כל פעולה שנעשתה במסמכים. נתיב ביקורת זה משמש כתיעוד למטרות ציות, ביקורות פנימיות ודרישות דיווח.

תחום נוסף שיכול להפיק תועלת רבה מאוטומציה של זרימת עבודה במסמכים הוא מחלקת משאבי אנוש. דוגמה מצוינת היא תהליך ההצטרפות עבור עובדים חדשים, שלעתים קרובות כרוך במשימות גוזלות זמן כמו בדיקות רקע והזנת נתונים ידנית. עם אוטומציה של זרימת עבודה של מסמכים, משימות אלו יכולות להיות אוטומטיות, ולפנות לעובדי משאבי אנוש להתרכז בפרויקטים משמעותיים ומרתקים יותר. אוטומציה זו לא רק משפרת את יעילות משאבי האנוש אלא גם משתרעת על מחלקות אחרות כגון IT, שיווק, פיננסים, משפטים ומכירות, ומאפשרת להן לבצע אוטומציה של משימות שגרתיות ולהגביר את הפרודוקטיביות הכוללת. על ידי הטמעת אוטומציה של זרימת עבודה במסמכים, מחלקות משאבי אנוש יכולות לייעל את התפעול שלהן, לשפר את הפרודוקטיביות ולהקצות משאבים ליוזמות אסטרטגיות יותר שמוסיפות ערך לארגון.

ניהול נתוני לקוחות הוא תחום נוסף שמרוויח מאוטומציה של זרימת העבודה של מסמכים. על ידי שימוש בתבניות סטנדרטיות ומינוף בקשות API, ארגונים יכולים להכניס באופן אוטומטי מידע לקוח דינמי למסמכים. לדוגמה, כאשר לקוח שולח את המידע שלו באמצעות טופס אינטרנט מקוון, ניתן להפיק הצעה אוטומטית עם הפרטים שלו, כולל שמו המלא, כתובתו, שם החברה, פרטי התקשרות ועוד. ניתן להגדיר תבניות שונות עבור זרימות עבודה ופעולות שונות, מה שמבטיח יצירת מסמכים מותאמת אישית ויעילה על בסיס מידע ספציפי של הלקוח.

בתעשיית הבריאות, ניהול יעיל של רישומי חולים הוא בעל חשיבות עליונה. אוטומציה של תהליך ניהול המסמכים מפשטת את היצירה והתחזוקה של רשומות רפואיות, ומאפשרת לספקי שירותי בריאות לספק טיפול מעולה בחולים. פלטפורמות אוטומציה מציעות מאגר מאובטח ומרכזי לאחסון וגישה לרשומות רפואיות, מידע על מרשם ותוכניות טיפול, מה שמעצים את אנשי מקצוע בתחום הבריאות לספק שירותי בריאות משופרים.

באופן דומה, בתעשיית החינוך, אוטומציה של ניהול מסמכים יכולה לחולל מהפכה בתהליכים האדמיניסטרטיביים ולשפר את חווית הסטודנט. בתי ספר ואוניברסיטאות יכולים לאחד את כל רישומי התלמידים, כולל תמלול, טפסי רישום ומסמכי סיוע פיננסי, למקום אחד, תוך שיפור נגישות הנתונים והבטחת דיוק הנתונים. אוטומציה גם מסייעת למחנכים באופטימיזציה של תהליכים כמו ציון, הגשת מטלות ומעקב נוכחות, ובסופו של דבר משפרת את היעילות התפעולית הכוללת.

היתרונות של אוטומציה של זרימת עבודה במסמכים

לפי מחקר של מקינזי, ההערכה היא שכך 50% של עבודה יכול להיות אוטומטי, ומסביב 31% של עסקים כבר אימצו אוטומציה עבור לפחות אחת מהפונקציות שלהם. זה מדגיש את ההכרה ההולכת וגוברת ביתרונות המופקים מאוטומציה של היבטים שונים של תהליכים עסקיים. הדרישה לתקשורת יעילה, הקצאת משאבים יעילה ומערכות IT חזקות הזינו עוד יותר את הצמיחה של שוק האוטומציה של תהליכים עסקיים העולמיים. תחזיות מצביעות על כך שעד 2026, שוק זה צפוי להגיע לערך של 19.6 $ מיליארד. זה מסמל את האימוץ הנרחב של טכנולוגיות אוטומציה כדי לשפר את הפרודוקטיביות, להפחית את המאמץ הידני, ולמטב את היעילות התפעולית בין התעשיות.

אוטומציה של זרימת עבודה במסמכים התפתחה ממערכות ניהול מסמכים (DMS), שפותחו בסוף שנות ה-1980. מוצר ה-DMS המסחרי הראשון הוצג בתחילת שנות ה-1990, והתמקד בעיקר בארגון ואחסון מסמכים. עם זאת, ככל שארגונים זיהו את הצורך בפונקציונליות מתקדמות יותר, מערכות DMS התפתחו כדי לשלב תכונות כגון בקרת גרסאות מסמכים, מודולי אבטחה מקיפים ויכולות זרימת עבודה של מסמכים. השילוב של ניהול זרימת עבודה ב-DMS הוביל באופן טבעי לצמיחה מרשימה בגודל השוק שלה; בשנת 2021, גודל השוק העולמי של DMS, שהוערך ב-5.00 מיליארד דולר, אמור להגיע לרמה מרשימה 16.42 מיליארדים על ידי 2029.

כמה יתרונות ספציפיים של אוטומציה של זרימת עבודה במסמכים כוללים:

• יצירת מסמכים מזורזת: יצירת מסמכים ידנית היא מאמץ רב וגוזלת זמן. אוטומציה של התהליך מבטלת את הצורך בהזנת נתונים ידנית ומייעלת את שיתוף הפעולה, ומאפשרת לעסקים להפיק חשבוניות, חוזים והצעות תוך דקות ולא בשבועות. לדוגמה, באמצעות דיגיטציה של תהליך התיעוד, מחוז בית הספר הציבורי של סנט לואיס הפחית את זמן גיוס העובדים משלושה שבועות ל- שלוש שעות.
• הפחתת שגיאות: הזנת נתונים ידנית עלולה להוביל להפתעה 40% הסתברות לטעויות אנוש, הגורמות לאתגרים טכניים ופיננסיים משמעותיים עבור ארגונים. אוטומציה של מסמכים ממזערת את הסבירות לטעויות על ידי אוטומציה של הזנת נתונים, סימון שגיאות פוטנציאליות ואימות נתונים בנקודת הכניסה.
• שיתוף פעולה טוב יותר: שיתוף פעולה ביצירת מסמכים ידנית כרוך לעתים קרובות במעקב ותקשורת מורכבים, וכתוצאה מכך לשגיאות ועיכובים. אוטומציה של מסמכים מספקת פלטפורמה מרכזית שבה בעלי עניין יכולים לעבוד יחד בזמן אמת, לצמצם את זמני ההמתנה ולמזער את הצורך בשרשראות דואר אלקטרוני ופגישות ממושכות.
• עקביות ובהירות גרסה: אוטומציה של מסמכים מבטיחה בהירות לגבי גרסת המסמך העדכנית ביותר, ומציעה בקרת גרסאות ושמירה על עקביות. אוטומציה עוקבת אחר שינויים, מזהה את הגרסה העדכנית ביותר ומאפשרת לעסקים להקים תבניות וסטנדרטים לעיצוב עקבי.
• אבטחת מידע: יצירת מסמכים ידנית טומנת בחובה סיכונים לפריצות מידע ואובדן. אוטומציה של מסמכים מספקת פלטפורמה דיגיטלית מאובטחת ליצירת ואחסון מסמכים, עם תכונות כגון בקרות גישה, הצפנה ומסלולי ביקורת, המבטיחות הגנה על מידע רגיש.
• הטבות סביבתיות: לפי ה-EPA, עובד המשרד הממוצע מייצר מסביב שני פאונד של מוצרי נייר וקרטון מדי יום, וכתוצאה מכך כמות משמעותית של פסולת משרדית. מקורות פסולת נפוצים כוללים שגיאות הדפסה, עותקים גרועים, תזכירים ודוחות מיושנים וכתבי עת מיושנים. למרבה הפלא, פסולת נייר מהווה כ-90% מכלל הפסולת המשרדית. הטמעת אוטומציה של מסמכים משפטיים אולי לא תבטל לחלוטין את בזבוז הנייר, אבל יכולה להיות לה השפעה משמעותית על שיפור הדיוק והפחתת שגיאות התורמות לבזבוז נייר
• שורה תחתונה משופרת: אוטומציה של מסמכים מניבה יתרונות כספיים משמעותיים על ידי הפחתת עלויות הקשורות לתהליכים ידניים, לרבות הדפסה, דיוור ואחסון פיזי. יתרה מכך, אוטומציה חוסכת זמן ומאמץ, ומאפשרת לצוות להתמקד בפעילויות בעלות ערך מוסף. זה גם משפר את תהליכי החשבוניות והתשלום, ומבטיח תשלומים מהירים ומדויקים.

כיצד להפוך תהליכי עבודה של מסמכים לאוטומטיים עם Nanonets?

Nanonets היא תוכנת אוטומציה חכמה מבוססת AI המציעה מגוון כלים ותכונות לאוטומציה של תהליכי אישור מסמכים באמצעות זרימות עבודה מבוססות כללים ללא קוד. עם Nanonets, צוותים יכולים לנהל ביעילות היבטים שונים של זרימת העבודה במסמכים, כולל האופן שבו מידע נכנס ונע בזרימת העבודה, נקודות ביקורת להערות ואישורים והקצאת משימות לחברי הצוות.

עם Nanonets, עסקים יכולים לשפר את ניהול זרימת העבודה במסמכים בכמה דרכים:

ביצוע משימות אוטומטי:

• אוטומציה של משימות שחוזרות על עצמן כמו חילוץ ואימות נתונים בתוך זרימת העבודה, חיסכון בזמן והפחתת עומס עבודה ידני.
• קבע תנאים וכללים לייעל את עיבוד המסמכים בהתבסס על ערכי שדות ספציפיים.
• סיווג אוטומטי של מסמכים נכנסים, כגון חשבוניות, הזמנות רכש, חוזים וקבלות, שיפור הארגון וחילוץ הנתונים.
• קבע את זכויות הגישה, ודא שרק צוות מורשה יכול להציג או לערוך מסמכים רגישים.

עיבוד מסמכים מתקדם:

• השתמש בטכנולוגיית OCR מתקדמת כדי לזהות במדויק טקסט, מספרים ותווים מסוגים שונים של מסמכים, כולל כתב יד וטקסט מודפס במכונה.
• רתום אלגוריתמי למידה עמוקה כדי להבין את ההקשר של הנתונים, מה שמאפשר חילוץ מדויק ממסמכים מורכבים ובלתי מובנים.
• התאם אישית את המודל על ידי התאמת כללי חילוץ והכשרתו באמצעות מסמכים לדוגמה המאפשרים חילוץ נתונים מדויק.

אוטומציה של זרימת עבודה:

• צור זרימות עבודה של אישור בקלות באמצעות תבניות ופרמטרים הניתנים להתאמה אישית.
• הגדר בודקים, כללים ושלבים כדי להבטיח תהליכי סקירה ואישור יעילים של מסמכים.
• הפעל כללים מוגדרים על טייס אוטומטי עבור כל מסמך, מזעור שגיאות וביטול צווארי בקבוק באישור.
• ייעל שיתוף פעולה ותקשורת בין המחלקות, צמצום צווארי בקבוק ושיפור הפרודוקטיביות הכוללת.

ממשק ושילוב ידידותיים למשתמש:

• תהנה מממשק ידידותי למשתמש המאפשר סקירה ותיקון קל של נתונים שחולצו, תוך הבטחת דיוק הנתונים.
• ייצא נתונים שחולצו במספר פורמטים, כגון CSV, JSON ו-Excel, לשילוב חלק עם מערכות אחרות.
• השתמש בתמיכה מרובת שפות, המאפשר חילוץ ממסמכים שנכתבו בשפות שונות.
• מנף אינטגרציה של API כדי לשלב את Nanonets עם כלים ומערכות קיימים, כגון תוכנות הנהלת חשבונות, ERPs ו-CRMs.

תובנות ומדרגיות:

• השג תובנות חשובות באמצעות דיווח וניתוח מקיפים, המאפשרים ניטור ביצועים וזיהוי צווארי בקבוק.
• בצע אופטימיזציה מתמדת של זרימות העבודה בהתבסס על שיפורים מונעי נתונים כדי להשיג יעילות ופרודוקטיביות מקסימלית.
• הפיק תועלת מהמדרגיות של Nanonets, המאפשרת טיפול יעיל בכמויות גדולות של מסמכים ונתונים.

על ידי מינוף היכולות של Nanonets, עסקים יכולים לייעל את ניהול זרימת העבודה במסמכים, לשפר את הדיוק, לשפר את אבטחת הנתונים ולהשיג יעילות רבה יותר בתהליכים הקשורים למסמכים.

Take Away

לפי gitnux, הטמעת אוטומציה של זרימת עבודה מביאה לשיפור של 88% בדיוק הנתונים. מחקרים הראו שעד 72% מהעובדים מאמינים שלתהליכים לא יעילים יש השפעה מזיקה על שביעות הרצון שלהם בעבודה. בהיעדר דיגיטציה ואוטומציה, העובדים חווים לרוב רמות מוגברות של תסכול, מתח וחוסר שביעות רצון כללית.

אוטומציה של זרימת עבודה במסמכים היא פתרון טרנספורמטיבי המציע שפע של יתרונות שאין להכחישה. על ידי הטמעת אוטומציה, עסקים יכולים לראות פרודוקטיביות ותפוקה מוגברת, יחד עם שיפור משמעותי בדיוק הנתונים. אימוץ פלטפורמת אוטומציית תהליכים מבוססת כללים כמו Nanonets יכולה לעזור לחברות ליצור תהליך מרוכז ויעיל להפקה, עריכה וחתימה על מסמכים קריטיים. הממשק הידידותי למשתמש מאפשר למשתמשים לעקוב ולנהל ללא מאמץ את כל התיעוד, ומבטל את ההסתמכות על מערכות מבוססות נייר מיושנות.

אם אתה להוט לפתוח את היתרונות של אוטומציה של מסמכים ולשפר את הביצועים התפעוליים של הארגון שלך, המומחים שלנו זמינים לספק הדרכה. הם יכולים להדריך אותך דרך התכונות והיכולות המדהימות של Nanonets, לעזור לך לקבוע אם זה מתאים לדרישות הספציפיות שלך. אל תפספס את ההזדמנות לייעל את תהליכי ניהול המסמכים שלך ולייעל את זרימת העבודה שלך. אמצו את כוחה של אוטומציה והניעו את העסק שלכם לעבר יעילות והצלחה רבה יותר.

שאלות נפוצות

• הפצת תוכן ויחסי ציבור מופעל על ידי SEO. קבל הגברה היום.
• PlatoData.Network Vertical Generative Ai. העצים את עצמך. גישה כאן.
• PlatoAiStream. Web3 Intelligence. הידע מוגבר. גישה כאן.
• PlatoESG. רכב / רכבים חשמליים, פחמן, קלינטק, אנרגיה, סביבה, שמש, ניהול פסולת. גישה כאן.
• BlockOffsets. מודרניזציה של בעלות על קיזוז סביבתי. גישה כאן.
• מקור: https://nanonets.com/blog/document-workflow-automation/