Come gestire i controlli interni per la contabilità fornitori

Tutte le aziende devono gestire in modo esperto i pagamenti dovuti ad altre persone o entità. Questa funzione, denominata è possibile pagare per questi account, è fondamentale per le operazioni aziendali, la gestione finanziaria e la costruzione di relazioni a lungo termine in ogni settore. 

I team della contabilità fornitori devono trovare l'equilibrio tra velocità e precisione per inviare i pagamenti giusti ai partner giusti puntuale. La possibilità di errori relativi ai pagamenti richiede l'implementazione di diversi controlli sulla contabilità fornitori durante tutto il processo processo di contabilità fornitori. 

I controlli interni sulla contabilità fornitori sono stati attentamente sviluppati, ampiamente implementati e continuamente perfezionati per proteggere le aziende dai rischi di pagamento, indipendentemente da dove abbiano origine nel processo AP. Esamineremo i diversi tipi di controlli AP, le migliori pratiche di controllo interno della contabilità fornitori e come gestire i controlli AP nel panorama digitale odierno.

Comprendere i controlli interni della contabilità fornitori

Quando si tratta di erogare fondi, che si tratti di un cliente che effettua un reso, di un fornitore che invia materie prime o di un ente governativo che riscuote tasse o commissioni, è importante che gli errori di elaborazione non siano d'intralcio. L'azienda a cui è dovuto del denaro invierà una fattura, tale fattura verrà elaborata dal team AP e quindi il team AP invierà i fondi al proprietario della fattura. Una volta che i fondi saranno disponibili, il processo sarà completo e l’attività potrà continuare come al solito. 

Controlli interni per la contabilità fornitori sono un insieme di standard e requisiti che rendono i processi AP più efficienti, riducono i rischi aziendali associati alla funzione e ottimizzano la gestione della liquidità a lungo termine. In breve, un team AP efficiente ed efficace avrà un impatto positivo su ogni funzione aziendale a valle. 

Rischi relativi alla contabilità fornitori

Debiti i rischi vanno ben oltre i ritardi di pagamento e il danneggiamento dei rapporti commerciali; se abbastanza grave, la sostenibilità aziendale può essere messa in discussione a causa di problemi di contabilità fornitori. Alcuni dei maggiori rischi all’interno di questa funzione aziendale sono:

• Prevenzione
• Pagamenti tardivi o incompleti
• Inosservanza dei requisiti di audit
• Gestione impropria delle fatture
• pagamenti in eccesso

La funzione aziendale dei controlli sulla contabilità fornitori

Se implementati correttamente, i controlli interni della contabilità fornitori dividono ruoli e responsabilità durante tutto il processo, garantiscono l’accuratezza delle fatture e dei pagamenti, mitigano il rischio di pagamenti multipli, mantengono una traccia cartacea che può essere verificata e riducono l’errore umano dall’inizio alla fine. 

Con i giusti controlli AP in atto, dirigenti aziendali, clienti e altri fornitori possono dormire sonni tranquilli sapendo che il rischio di frode è ridotto, il trasferimento di fondi sarà rapido e accurato e la gestione finanziaria della tua organizzazione è affidabile. Esistono molte migliori pratiche di controllo interno della contabilità fornitori a cui ogni azienda dovrebbe dare priorità; entriamo in loro.

Tipi di controlli interni per la contabilità fornitori

I controlli interni sulla contabilità fornitori sono suddivisi in tre sottocategorie principali: controlli sull'obbligo di pagare, controlli sull'immissione dei dati e controlli sull'immissione dei pagamenti. Ciascuna categoria è in linea con le fasi principali del processo di pagamento: convalida delle fatture in entrata, garanzia che i dati siano registrati correttamente internamente ed erogazione della giusta quantità di fondi al destinatario del pagamento. 

Obbligo di pagare i controlli

Il primo tipo di controlli interni per la contabilità fornitori è incentrato sull'obbligo di pagamento di un'azienda. Quando le fatture in entrata vengono inviate a un'azienda, l'azienda deve convalidare ogni fattura. Dovrebbero essere in linea con i beni o servizi ricevuti e non devono essere duplicati di fatture già elaborate. In questa parte del processo, il tuo team AP deve eseguire la dovuta diligenza utilizzando i seguenti metodi:

1. Approvazione fattura

A seconda della struttura della tua organizzazione, l'esatto ruolo responsabile approvazioni delle fatture potrebbe variare, ma generalmente c'è una persona o un piccolo gruppo di persone che esamina le fatture in arrivo, verifica che l'importo dovuto sia corretto e approva il pagamento per tale fattura. 

Questo può essere più difficile da fare di quanto pensi. L'approvatore deve sapere la quantità di prodotto acquistata, qual è il prezzo di vendita concordato e se il prodotto è stato ricevuto. Con la fattura, l'ordine di acquisto originale e le ricevute di spedizione, possono effettuare un controllo incrociato delle informazioni per garantirne l'accuratezza.

2. Approvazione dell'ordine d'acquisto

Quando un'azienda decide di effettuare un acquisto, il team di procurement dovrebbe emettere e approvare il documento ordine di acquisto. Una volta approvato l'ordine di acquisto, gli viene assegnato un numero d'ordine e condiviso con il venditore. Ciò offre all'approvazione della fattura un semplice controllo prima di approvare il pagamento di ciascuna fattura. Questo è un ottimo modo per mitigare le spese eccessive e gestire le previsioni di spesa. 

3. Corrispondenza a tre vie

Viene chiamato il processo di confronto delle fatture con gli ordini di acquisto e di ricezione delle informazioni corrispondenza a tre vie. Ciò garantisce che gli articoli pagati siano stati ricevuti. L'abbinamento deve essere effettuato prima di autorizzare il pagamento. 

4. Fattura duplicata o verifica dei pagamenti

L'ultima cosa da fare è verificare che il pagamento non sia già stato inviato a un fornitore per le voci della fattura. In passato era manuale, ma ora la maggior parte delle aziende si affida a uno strumento software come Nanonets per analizzare il proprio sistema, cercare il numero di fattura e il numero di ordine associati e contrassegnare eventuali pagamenti duplicati.  

Controlli di immissione dati

Controlli di immissione dei dati, in particolare con le soluzioni digitali utilizzate nella maggior parte dei casi funzioni contabili e FP&A – sono oggi controlli interni fondamentali per i team addetti alla contabilità fornitori. Dopo aver determinato il tuo obbligo di pagamento, vengono messi in atto controlli di immissione dei dati per inserire i dati corretti nel software della tua contabilità fornitori. Sia che si utilizzi un ERP, una piattaforma di automazione o una combinazione di strumenti, è necessario dare priorità all’inserimento accurato dei dati. Esistono due modi per navigare tra questi controlli interni per la contabilità fornitori:

1. Registrare la fattura prima dell'approvazione

Con questo approccio, una fattura e il relativo addebito vengono registrati non appena il team AP la riceve dal mittente. Viene quindi inviato attraverso il processo di approvazione, che spesso comporta un'elaborazione e un esborso dei fondi più rapidi.

2. Registrare la fattura dopo l'approvazione

Se sei preoccupato per i pagamenti duplicati, scegli di registrare la fattura nel tuo sistema dopo che è stata emessa approvato internamente dall'autorità competente. Se stai esagerando con la cautela, questo è l'approccio consigliato. 

3. Controlli sull'immissione dei pagamenti

L'ultimo tipo principale di controlli interni per i processi di contabilità fornitori sono tutti i controlli sull'entrata dei pagamenti. Si concentrano sull'invio dei pagamenti associati alle fatture che sono state approvate e caricate nel tuo sistema. I controlli della contabilità fornitori in questa categoria sono:

4. Separazione dei compiti

Non incaricare la stessa persona di preparare e firmare assegni; tenerli separati per creare un ulteriore livello di sicurezza. Ciò garantisce anche che una seconda persona ricontrolli tutto prima che venga effettuato un pagamento. Ciò può sembrare semplice, ma svolge un ruolo importante nei controlli interni complessivi della contabilità fornitori. 

5. Firma assegno manuale

Stai lontano dai timbri delle firme e imponi la firma manuale degli assegni vecchio stile per tutti i pagamenti dei fornitori. I francobolli potrebbero essere utilizzati da individui non autorizzati, aumentando il rischio di frode e causando pagamenti duplicati accidentali.

6. Archiviazione sicura

Conserva gli assegni in un'area di archiviazione chiusa a chiave, separata da eventuali timbri di firma utilizzati dalla tua organizzazione.

7. Monitoraggio dei numeri di controllo

Tenendo d'occhio tutti gli assegni che sono stati inviati utilizzando un'esecuzione di assegni, i team AP possono identificare se degli assegni scompaiono e segnalare il problema attraverso i canali appropriati.

8. Doppia firma

I controlli sulla contabilità fornitori non sarebbero completi senza una politica di doppia firma per tutti i pagamenti superiori a un determinato importo. Un manager o un dirigente di livello superiore può fungere da protezione efficace quando ci sono molti soldi in gioco.

Migliori pratiche di controllo interno della contabilità fornitori

Tutte le categorie di controlli AP sono dotate di raccomandazioni sulle migliori pratiche. È importante rimanere aggiornati su quali siano le migliori pratiche di controllo interno dei conti correnti passivi, soprattutto perché le nuove tecnologie modificano il processo AP internamente ed esternamente. 

Migliori pratiche: Obbligo di pagare i controlli

Per ottenere la massima protezione dall'obbligo di pagare i controlli, assicurati di utilizzare una soluzione di archiviazione dei documenti coerente. Se la tua azienda accetta fatture cartacee, le conserva tutte in luoghi diversi e non dispone di un processo standard per dove vanno, le cose andranno perse.

Invece, investi in software AP come Nanonets, che può conservare una copia digitale di ogni fattura, tenere traccia del flusso di approvazione e abbinare i dati della fattura ad altri sistemi all'interno della tua organizzazione. Le soluzioni software possono anche contrassegnare i duplicati o avvisare le persone quando un pagamento è già stato inviato. Anche con uno strumento digitale, assicurati di evitare conflitti di interessi e di coinvolgere più persone nei processi di approvazione e pagamento per contribuire a separare ruoli e responsabilità. 

Migliori pratiche: controlli di immissione dati

L’immissione dei dati è un grande rischio di errore umano. Invece di fare affidamento su uno dei membri dello staff AP per inserire manualmente le informazioni di ciascuna fattura o ordine di acquisto, scansiona i documenti in uno strumento di lettura dei documenti in grado di estrarre automaticamente le informazioni e distribuirle attraverso i sistemi aziendali che utilizzi. Flow di Nanonets è personalizzato per eliminare l'immissione manuale dei dati e comunica perfettamente con tutti i migliori ERP, CRM e altri strumenti aziendali. 

Migliori pratiche: controlli di immissione dei pagamenti

In linea con gli stessi controlli di registrazione dei pagamenti, assicurati di mantenere una certa separazione dei compiti nel processo. Non vuoi che la stessa persona che ha approvato la fattura sia la persona che scrive e firma l'assegno; un altro paio di occhi dovrebbe controllare tutto prima che venga effettuato un pagamento. Ancora meglio, valuta la possibilità di passare ai pagamenti ACH o ai bonifici bancari anziché agli assegni stampati. Le cose non possono perdersi, la documentazione cartacea è indistruttibile e i pagamenti vengono ricevuti quasi immediatamente. 

I controlli interni per la contabilità fornitori proteggono la tua azienda, i tuoi fornitori e i tuoi clienti

Se desideri implementare nuovi controlli AP ma non sai da dove iniziare. Siediti e controlla il processo dall'inizio alla fine. Chi è coinvolto? Quali sono i passaggi esatti che avvengono dal ricevimento della fattura fino al suo pagamento? Quali sono i punti critici del processo attuale? In che modo influisce la tecnologia

Una volta che hai la risposta a queste domande come base, puoi iniziare a identificare i frutti più facili e i cambiamenti più complessi prima di iniziare. Avrai bisogno di persone che comprendano molto bene la funzione per aiutare a implementare nuovi controlli o processi aggiornati, ma una volta completati, questi controlli proteggeranno la tua azienda e ogni persona o organizzazione ad essa coinvolta.

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• Fonte: https://nanonets.com/blog/internal-controls-for-accounts-payable/