Estrazione dati fatture: una guida completa

Estrazione dati fatture: una guida completa

Timestamp: 8 gennaio 2024 5:41
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Introduzione

Nel moderno ambiente aziendale, i team addetti alla contabilità fornitori devono essere in grado di elaborare fatture e pagamenti nel modo più rapido ed efficiente possibile. Man mano che l'organizzazione cresce, cresce anche il numero di fatture da elaborare, richiedendo un team di dimensioni maggiori e tempi di elaborazione più lunghi. Oltre a ciò, anche l’estrazione e l’elaborazione manuale dei dati delle fatture è piuttosto soggetta a errori e comporta un investimento di risorse maggiore del necessario. Uno dei passaggi più importanti nell'elaborazione delle fatture è l'estrazione dei dati della fattura. Se eseguito manualmente, questo passaggio non solo richiede più tempo ma è anche quello più soggetto a errori. La soluzione, quindi, non è assumere un team più numeroso per eseguire questa operazione manualmente, ma piuttosto investire nell’estrazione automatizzata dei dati delle fatture. In questo post del blog imparerai cos'è l'estrazione dei dati delle fatture, come procedere e alcuni dei metodi più diffusi di estrazione dei dati delle fatture.

Prima di addentrarci nell’estrazione dei dati della fattura, capiamo innanzitutto cos’è una fattura.

Una fattura è un documento che delinea i dettagli di una transazione tra un acquirente e un venditore, inclusa la data della transazione, i nomi e gli indirizzi dell'acquirente e del venditore, una descrizione dei beni o servizi forniti, la quantità di articoli, il prezzo unitario e l'importo totale dovuto.

Le fatture contengono informazioni importanti, come dettagli del cliente e del fornitore, informazioni sull'ordine, prezzi, tasse, ecc. Informazioni che devono essere estratte e abbinate ad altri documenti come moduli d'ordine, distinta merce, ecc. prima che il pagamento venga elaborato.

Anche se sembra semplice, l’estrazione dei dati dalle fatture può richiedere molto tempo poiché le fatture sono disponibili in diversi formati. Inoltre, le fatture contengono anche dati strutturati e non strutturati che possono essere difficili da estrarre manualmente e richiederebbero software di estrazione automatizzata dei dati delle fatture come nanonet per poter elaborare rapidamente le fatture.

Automatizza l'immissione manuale dei dati utilizzando il software OCR basato sull'intelligenza artificiale di Nanonet. Cattura istantaneamente i dati dalle fatture. Riduci i tempi di consegna ed elimina lo sforzo manuale.

L'estrazione dei dati delle fatture presenta una serie di sfide per i team AP perché le fatture sono disponibili in vari modelli e possono contenere una serie di informazioni, alcune delle quali possono o meno essere importanti per il team AP per elaborare la fattura. Alcune delle sfide sono elencate di seguito:

  • Diversi formati di fattura – Le fatture sono disponibili in vari formati tra cui cartaceo, PDF, EDI, ecc., il che può rendere difficile l'estrazione e l'elaborazione delle fatture.
  • Stili dei modelli di fattura – Oltre ai formati, le fatture sono disponibili anche in vari modelli. Alcune fatture potrebbero contenere solo le informazioni più essenziali, mentre altre potrebbero contenere anche molte informazioni indesiderate. Inoltre, i punti dati potrebbero essere presenti in punti diversi sulla fattura, rendendo quindi molto dispendiosa in termini di tempo l'estrazione manuale dei dati.
  • Qualità e accuratezza dei dati – L’estrazione manuale dei dati delle fatture può portare a ritardi e imprecisioni nelle informazioni estratte.
  • Grande volume di dati – Di solito le organizzazioni devono elaborare un numero enorme di fatture ogni giorno. Farlo manualmente è estremamente dispendioso in termini di tempo e denaro per queste aziende.
  • Lingue differenti – I fornitori internazionali di solito condividono fatture in lingue diverse che potrebbero essere difficili da elaborare manualmente per il team AP se non hanno familiarità con la lingua. Queste fatture sono difficili da elaborare anche per semplici software di automazione.

La preparazione dei dati prima dell'estrazione costituisce una fase cruciale nell'elaborazione delle fatture. Questo passaggio è fondamentale per garantire l'accuratezza e l'affidabilità dei dati, soprattutto quando si gestiscono quantità sostanziali di dati o si tratta di dati non strutturati che potrebbero comprendere errori, incoerenze o altri fattori in grado di influenzare la precisione del processo di estrazione.

Una tecnica chiave per preparare i dati delle fatture per l'estrazione è la pulizia e la pre-elaborazione dei dati.

Un metodo importante per preparare i dati delle fatture per l'estrazione è attraverso la pulizia e la preelaborazione dei dati. Questo processo comporta il riconoscimento e la correzione di errori, incoerenze e vari problemi all'interno dei dati prima di avviare il processo di estrazione. A questo scopo possono essere impiegate varie tecniche, tra cui:

  • Normalizzazione dei dati: Trasformare i dati in un formato comune che può essere elaborato e analizzato più facilmente. Ciò può comportare la standardizzazione del formato di date, ore e altri elementi di dati, nonché la conversione dei dati in un tipo di dati coerente, ad esempio dati numerici o categorici.
  • Pulizia del testo: implica la rimozione di informazioni estranee o irrilevanti dai dati, come stop words, punteggiatura e altri caratteri non testuali. Ciò può aiutare a migliorare l'accuratezza e l'affidabilità delle tecniche di estrazione basate su testo, come OCR e NLP.
  • Convalida dei dati: Ciò comporta il controllo dei dati per eventuali errori, incoerenze e altri problemi che potrebbero influire sull'accuratezza del processo di estrazione. Ciò può comportare il confronto dei dati con fonti esterne, come database di clienti o cataloghi di prodotti, per garantire che i dati siano accurati e aggiornati.
  • Aumento dei dati: Aggiunta o modifica di dati per migliorare la precisione e l'affidabilità del processo di estrazione. Ciò può comportare l'aggiunta di ulteriori fonti di dati, come social media o dati Web, per integrare i dati della fattura o l'utilizzo di tecniche di apprendimento automatico per generare dati sintetici per migliorare l'accuratezza del processo di estrazione.

Esistono molti metodi diversi di estrazione dei dati. Scegliere il giusto metodo di estrazione dei dati delle fatture è molto importante affinché un team AP possa funzionare in modo efficace.

Estrazione manuale dei dati della fattura: l'estrazione manuale dei dati della fattura prevede che un essere umano esamini fisicamente la fattura e inserisca manualmente le informazioni pertinenti nel software di contabilità dove possono quindi essere ulteriormente abbinate ed elaborate prima che venga effettuato il pagamento. Questo processo richiede molto tempo e può essere soggetto a errori umani. Di solito, l'estrazione manuale dei dati delle fatture può causare ritardi e pagamenti e introdurre inutili attriti tra i fornitori.

  • Strumenti di estrazione dati online: se è necessario estrarre informazioni da un particolare tipo di documento in cui le informazioni e il formato rimangono sostanzialmente gli stessi, sono disponibili molti strumenti che possono aiutare ad affrontare un particolare caso d'uso. Ad esempio, se devi convertire un PDF in testo, molti strumenti online possono aiutare il team AP a semplificare questo processo. Il software di conversione fornisce un metodo di estrazione più affidabile e accurato. Tuttavia, forniscono funzionalità di automazione minime o nulle per processi di estrazione dei dati delle fatture di routine o complessi.
  • Estrazione dei dati delle fatture basata su modelli: L'estrazione dei dati delle fatture basata su modelli si basa sull'uso di modelli predefiniti per estrarre i dati da un particolare set di dati, il cui formato rimane in gran parte lo stesso. Ad esempio, quando un dipartimento AP deve elaborare più fatture dello stesso formato, è possibile utilizzare l'estrazione dei dati basata su modelli poiché i dati da estrarre rimarranno in gran parte gli stessi tra le fatture.

    Questo metodo di estrazione dei dati è estremamente accurato purché il formato rimanga lo stesso. Il problema sorge quando ci sono cambiamenti nel formato del set di dati. Ciò può causare problemi nell'estrazione dei dati basata su modelli e potrebbe richiedere un intervento manuale.
    Software

  • Estrazione automatizzata dei dati delle fatture tramite OCR: se disponi di più tipi di fatture o di un numero elevato di fatture da cui estrarre i dati, basato sull'intelligenza artificiale Software OCR, piace nanonet, fornire la soluzione più conveniente. Tali strumenti forniscono la tecnologia OCR (riconoscimento ottico dei caratteri) per riconoscere il testo da documenti o immagini scansionati.

    Questi strumenti sono estremamente veloci, efficienti, sicuri e scalabili. Usano una combinazione di AI, ML, OCR, RPA, riconoscimento di testo e pattern e numerose altre tecniche per garantire che i dati estratti siano accurati e affidabili. Non solo, questi strumenti di estrazione dei dati può supportare l'estrazione di testo da più fonti come estrarre il testo dalle immaginie persino estrarre testo scritto a mano dalle immagini.

Conclusione

In conclusione, automatizzare l'estrazione dei dati delle fatture è fondamentale affinché tutti i team AP possano elaborare le fatture in modo efficace ed efficiente. È importante essere in grado di elaborare le fatture entro un periodo di tempo prestabilito in modo che i pagamenti ai fornitori possano essere effettuati nei tempi promessi ed evitare attriti inutili.

La tecnica e il tipo di estrazione dei dati delle fatture utilizzati dal team AP dipendono dalle fonti di input e dalle esigenze specifiche dell'azienda e devono essere attentamente valutati prima dell'implementazione. Altrimenti, può portare a un inutile spreco di tempo e risorse.

Elimina i colli di bottiglia creati dai processi manuali di estrazione dei dati delle fatture. Scopri come Nanonets può aiutare la tua azienda a ottimizzare facilmente l'estrazione dei dati delle fatture.

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