Imparare a riconciliarsi con QuickBooks Online è un passo iniziale per utilizzare QuickBooks per gestire i libri. QuickBooks è uno strumento utile per aiutarti a riconciliare i tuoi account senza utilizzare strumenti esterni.
In questo articolo, esaminiamo il processo di riconciliazione in QuickBooks, affrontiamo problemi comuni e forniamo suggerimenti utili.
Cerca "Riconcilia" nella barra del menu di aiuto in alto. Scegli l'account che desideri riconciliare.
Passaggio 2: saldo di apertura della riconciliazione
Il saldo e la data di apertura vengono rilevati automaticamente in base al saldo finale e alla data della riconciliazione precedente.
Se è la prima volta che esegui la riconciliazione in QuickBooks Online (QBO), le transazioni verranno elencate dall'inizio del conto e il saldo di apertura sarà pari a zero.
Se desideri saperne di più sulle riconciliazioni precedenti, come la data di fine dell'estratto conto, puoi trovare queste informazioni nella sezione "Storico per conto".
Passaggio 3: saldo di chiusura della riconciliazione
Inserisci il saldo di chiusura e la data di fine. Puoi anche scegliere di aggiungere i campi "costo del servizio" e "interessi guadagnati".
Costo del servizio: inserisci eventuali importi delle spese di servizio imposte dalla tua banca. Inserisci i dati, l'importo e il conto spese. Puoi aggiungere un conto spese come "Costi dei servizi bancari".
Interessi attivi: Compila il campo per tenere conto degli interessi guadagnati dalla tua banca. Inserisci i dati, l'importo e il conto spese. Puoi aggiungere un conto spese come "Interessi guadagnati".
Passaggio 4: abbina e cancella le transazioni
La schermata di riconciliazione QBO mostra un segno di spunta e uno sfondo grigio per le transazioni liquidate. Mentre le transazioni non abbinate appaiono in alto.
Per ogni transazione senza corrispondenza, trova la transazione corrispondente sul tuo estratto conto. Se l'importo corrisponde, cancella la transazione. Ripeti questo processo fino a quando tutte le transazioni non saranno abbinate. Se la differenza raggiunge 0, congratulazioni, il tuo account è riconciliato. Premere "Finisci ora" per completare la riconciliazione.
Se la differenza non è zero, devi identificare le transazioni che non sono registrate in QuickBooks. Ciò può essere dovuto a errori contabili, addebiti non contabilizzati o transazioni non autorizzate.
Identificazione degli errori nella riconciliazione
1. Pagamenti e depositi in sospeso
A causa di ritardi bancari, gli assegni in sospeso e i depositi in transito non vengono registrati nell'estratto conto o possono essere registrati dopo la data di chiusura. Questo può non essere contabilizzato nel tuo estratto conto bancario.
2. Errore di registrazione contabile:
Gli importi o le date delle transazioni possono essere inseriti in modo errato. Ciò può portare a una mancata corrispondenza dei numeri, con conseguenti transazioni senza corrispondenza.
3. Spese bancarie o interessi maturati:
Se non ne hai tenuto conto all'inizio, ciò può portare il tuo saldo bancario a riflettere un importo diverso.
4. Transazioni non autorizzate, frode o furto
Le aziende di tutto il mondo perdono fino al 5% dei propri ricavi a causa di frodi e furti. Ciò potrebbe essere dovuto a transazioni non autorizzate dei dipendenti o al furto delle credenziali della carta di credito o del conto bancario. La riconciliazione è un processo davvero utile per identificare questo problema e segnalarlo rapidamente per salvaguardare l'azienda dalle perdite.
Automatizza la riconciliazione degli estratti conto bancari
La riconciliazione con QBO richiede molto sforzo manuale e può richiedere molto tempo. Questo è un problema più grande per le aziende con volumi elevati e tempi di consegna rapidi. La riconciliazione di centinaia di transazioni può richiedere giorni per essere risolta completamente.
Puoi ridurre il processo di riconciliazione a pochi minuti utilizzando il software di automazione. Ciò richiederebbe l’aggregazione di dati provenienti da più fonti finanziarie, l’estrazione di dati rilevanti dai documenti, la corrispondenza dei dati tra diverse fonti e il controllo delle frodi.
Se stai cercando di automatizzare il processo di riconciliazione bancaria, organizza una chiamata dimostrativa con i nostri esperti per automatizzare i tuoi flussi di lavoro utilizzando Nanonets.
Automatizza il rilevamento delle frodi, le riconciliazioni bancarie o i processi contabili con un flusso di lavoro personalizzato pronto all'uso.
Il software di riconciliazione può automatizzare 3 elementi chiave per te:
- Raccolta dei dati – I software di automazione come Nanonets possono integrarsi perfettamente con il tuo ERP o la tua posta elettronica per raccogliere documenti come libri cassa, estratti conto, fatture e ricevute. Il software estrarrà solo le informazioni rilevanti da ciascun documento tramite la tecnologia OCR.
dichiarazioni - Corrispondenza dei dati – Senza automazione del codice, puoi facilmente impostare regole per abbinare i due documenti. Puoi impostare nuove regole con il tempo e non devi lottare con le formule.
- Identificazione degli errori e controllo delle frodi – Imposta flag per identificare eventuali transazioni irregolari, duplicati o transazioni non autorizzate.
Il software di riconciliazione ti aiuterà a risparmiare tempo e consentirà a te e al tuo team di svolgere le attività che contano. Guardare nanonet per ulteriori informazioni sull'automazione della riconciliazione.
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